¿Qué es Kanban?

Kanban es un método para gestionar el trabajo que surgió en Toyota

Production System (TPS). A finales de los años 40. es una técnica que se
utiliza para controlar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de
producción. El Kanban está dentro de la estrategia Kaizen, es decir, la
mejora continua y continuada.
La palabra Kanban viene del japonés y traducida literalmente quiere
decir tarjeta con signos o señal visual. Su objetivo es gestionar de manera
general como se van completando las tareas, que todos tengan algo que
hacer y se aprecie claramente la prioridad de las tareas. Además nos
brinda información sobre que se va a producir, en que cantidad,
mediante que medios y como transportarlo.
Kanban se basan en el desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en
partes. Una de las principales aportaciones es que utiliza técnicas
visuales para ver la situación de cada tarea, y que quizás habrás visto
representado en pizarras llenas de post-it.
El trabajo se divide en partes, normalmente cada una de esas partes se
escribe en un post-it y se pega en una pizarra. Los post-it suelen tener
información variada, si bien, aparte de la descripción, debieran tener la
estimación de la duración de la tarea. La pizarra tiene tantas columnas
como estados por los que puede pasar la tarea
Quizás una de las principales ideas del Kanban es que el trabajo en
curso (Work In Progress o WIP) debería estar limitado, es decir, que el
número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase debe ser
algo conocido.
En Kanban se debe definir cuantas tareas como máximo puede
realizarse en cada fase del ciclo de trabajo a ese número de tareas se le
llama límite del “work in progress”. A esto se añade otra idea tan
razonable, que para empezar con una nueva tarea alguna otra tarea
previa debe haber finalizado. La idea es centrarse en cerrar tareas y no
en comenzar tareas. Por ello limitar el WIP impide empezar actividades
hasta que se han cerrado aquellas en las que se está ya trabajando.
El tiempo que se tarda en terminar cada tarea se debe medir, a ese
tiempo se le llama “lead time”. El “lead time” cuenta desde que se hace
una petición hasta que se hace la entrega de ésta.
Aunque la métrica más conocida del Kanban es el “lead time”,
normalmente se suele utilizar también otra métrica: el “cycle time”. El
“cycle time” mide desde que el trabajo sobre una tarea comienza hasta
que termina. Con el “lead time” se mide lo que ven los clientes, lo que
esperan por su pedido y con el “cycle time” se mide el rendimiento del
proceso.
Practicas de Kanban
Hay seis prácticas centrales que deben estar presentes para una implementación
con éxito del sistema kanban.
Visualizar el flujo de trabajo
Haciendo uso de tarjetas de tareas y columnas que muestren el proceso completo
así como la fase en que se encuentra cada tarea.
Determinar el limite del trabajo
Establecer el numero máximo de tareas por etapa asegura que una tarea pasara a
la siguiente fase solo cuando hay capacidad disponible, lo cual ilumina las áreas
problemáticas del flujo para así resolverlas.
Gestionar el flujo
Gestión del movimiento de elementos de trabajo a través del proceso de
producción buscando un flujo rápido e ininterrumpido, creando valor y evitando
costes por retraso.
Hacer las políticas explícitas
El proceso debe estar bien definido, publicado y promovido. Las personas no se
asociarían ni participarían en algo que no creen que sea útil. Cuando todos estén
familiarizados con el objetivo común, podrán trabajar y tomar decisiones con
respecto a cambios que les moverán hacia una dirección positiva.
Circuitos de retroalimentación
Organizar reuniones regulares maximiza la transferencia de conocimiento. Reuniones
de pie de 10 a 15 min. frente al tablero kanban y que cada miembro del equipo
comparta con los demás las actividades que ha realizado y cuales realizará. También
se recomiendan reuniones de revisión de entrega de servicios, operaciones y riesgos.
Mejorar colaborando
Generar equipos que tengan un entendimiento compartido de las teorías
sobre el trabajo, el flujo de trabajo, el proceso y el riesgo, así tendrán más
probabilidades de crear una comprensión compartida de un problema y
sugerir acciones de mejora que pueden acordarse por consenso.