ABC!!!

de la Evaluación de Capacidades – (CSO Capacity Assessment Tool)

INDICADOR ÁREAS EVALUADAS DESCRIPCION DOCUMENTOS/HERRAMIENTAS APLICABLES
1.1 Legal status and history - Degree of legal articulation and biographical indications
1.1.1 Estatus legal A. ¿La Organización se Con el Registro de Entidades Sin Animo de Lucro se hace pública la situación de A través de cuales documentos se puede
encuentra legalmente personas jurídicas sin animo de lucro. La constitución se puede dar por acta de verificar el cumplimiento del registro de una
constituida?. constitución junto con los estatutos, por documento privado y por escritura publica. organización:
Dentro de las organizaciones obligadas a registrarse ante Cámara de Comercio se
encuentran: • Certificado de Existencia y Representación
B. ¿Están conforme Legal, emitido por la Cámara de Comercio
todos los requisitos • Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común • Acta de Constitución
legales de identidad y (gremiales, de beneficencia, de profesionales, juveniles, sociales, democráticas y • Libros de Actas
registro? participativas, cívicas y comunitarias, de egresados, agropecuarios y campesinos, y • Estatutos
clubes sociales). 

• Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas.

• Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones

de segundo y tercer grado. 

• Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en

comunidades indígenas.

• Entidades ambientalistas. 

• Personas jurídicas extranjeras y ONG extranjeras de derecho privado sin ánimo de

lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en
Colombia a través de apoderados con facultades para representarlas judicialmente
(artículo 48 de CPC). 

• Cooperativas, federaciones y confederaciones, instituciones auxiliares de la

economía solidaria y precooperativas. 
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1.1.1 Estatus legal A. ¿La Organización se • En general todas las entidades del sector solidario sin importar que las mismas A través de cuales documentos se puede
encuentra legalmente tengan un objeto exceptuado ( y ) de la Superintendencia de Industria y Comercio). verificar el cumplimiento del registro de una
constituida?. organización:
Dentro del registro como persona jurídica la organización debe registrar los libros de
asociados, actas del máximo órgano social y demás respecto de los cuales la ley • Certificado de Existencia y Representación
B. ¿Están conforme establezca esta formalidad. Las entidades sin ánimo de lucro que requieren inscribirse Legal, emitido por la Cámara de Comercio
todos los requisitos en las cámaras de comercio deben presentar su solicitud de inscripción de libros en la • Acta de Constitución
legales de identidad y cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde van a tener su domicilio • Libros de Actas
registro? principal. • Estatutos
Las entidades sin ánimo de lucro deben renovar su inscripción ante las cámaras de
comercio dentro de los tres primeros meses de cada año.

Para los casos de aquellas organizaciones que su activo a 31 de diciembre del año
inmediatamente anterior es cero, debe adjuntar el formulario RUES diligenciado con el
balance firmado por el contador o revisor fiscal y representante legal, donde se
certifique que la información financiera está en cero.
Las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) no están matriculadas en el registro mercantil
por no tener la calidad de comerciantes.
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1.1.2 Antecedentes A. Fecha y edad de existencia de la Organización.
B. Razones y circunstancias para haber creado la
Organización
Analiza la antigüedad de la organización, de esta manera Como verificar y evidenciar:
podrás determinar si corresponde a una organización que • Con los informes de gestión anuales
está iniciando o por el contrario lleva un largo tiempo se • El objeto social que se encuentra en los
creada y ha logrado mantenerse en marcha demostrando estatutos.
su crecimiento y forlacimiento. • La historia publicada en su pagina web
• Demás documentación que se considere
Aquí puedes identificar cual es el fin y si su objetivo es importante y que permita evidenciar lo
común y no particular. Adicionalmente es posible analizar expuesto en la descripción.
sus valores, propósitos, actividades y reglas de
funcionamiento. Si bien su creación surge a raíz de una
necesidad, es importante evidenciar que la misma
obedece también a la contribución de resolver problemas
y atender necesidades convirtiéndose en apoyo para el
Estado y la comunidad.

El para qué y por qué de una organización es fundamental,

esto se traduce o se puede entrever a través de la Misión,
Visión y Objetivos de la misma.

Es importante poder observar de manera clara: objetivos,

valores, su estructura organizacional, la razón de existir,
que se quiere lograr, de que manera trabajar para obtener
los resultados esperados.

Todo lo anterior te permitirá concluir que la organización

se encuentra alineada con los propósitos del PNUD y no
en contravía de ellos.
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1.2 Mandate, policies and governance - Compatibility between the goals of the CSO with those of UNDP and a sound governance structure

1.2.1 Mandato y A. ¿Comparte la Organización los principios de
política PNUD sobre desarrollo humano?.
B. ¿Comparte la Organización las mismas líneas
de servicios de PNUD?.
C. ¿Existe claridad sobre su rol?
La misión del PNUD es: “trabaja en cerca de 170 países y • Misión
territorios, ayudando a reducir la pobreza, las • Políticas
desigualdades y la exclusión. Apoyamos a los países a • Informe de Gestión
desarrollar políticas, capacidades de liderazgo, de • Demás documentación que se consideres
asociación y a fortalecer sus instituciones, además de importante y que permita evidenciar lo
crear resiliencia con el fin de obtener resultados concretos expuesto en la descripción.
en materia de desarrollo” . Aquí es importante demostrar
y/o señalar como se encuentra alineada la organización
con el PNUD, si la organización se identifica realmente con
nuestros principios de desarrollo humano y si van en la
misma dirección sus líneas de servicio.

El Rol de la OSC se puede percibir y observar a través de su

Misión, visión, Políticas
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1.2.2 Dirección A. ¿Quién constituye el cuerpo directivo y cuál es su
mandato/encargo?.
B. ¿Cómo el cuerpo directivo expresa de manera
independiente su seguimiento?.
C. ¿Tiene la Organización una estructura organizacional
clara y comunicada?
El Cuerpo Directivo de una Organización hace referencia a los • Actas de Junta Directiva
Miembros del Equipo Directivo, del cual es importante poder • Actas de Asamblea
evidenciar lo siguiente: • Actas de Comités Directivo
• Copias de Reglas y Procedimientos internos.
• Perfiles (Manuales de procedimientos)
• Nivel Educativo • Organigrama
• Experiencia Profesional u otras • Código de conducta (Control Interno)
• Capacidades • Perfiles
• Misión/Visión que persigue el equipo • Listado de miembros de junta, asamblea y
demás equipo.
Adicional a lo anterior observar junto con el Organigrama: • Demás documentación que se consideres
importante y que permita evidenciar lo
• Descripción de las funciones principales, personas, expuesto en la descripción.
responsabilidades y el sistema de delegación existente.

• Si su estructura puede a ser flexible para permitir la adaptación

de la organización a nuevas circunstancias según la evolución
del proyecto.
Un punto para que lo tengas presente y que quizá te señale una
oportunidad de mejora para la organización; La segregación de
funciones es un método que usan las organizaciones para separar
las responsabilidades de las diversas actividades que intervienen en
la elaboración de los estados financieros, incluyendo la
autorización y registro de transacciones así como mantener la
custodia de activos. La segregación de funciones también
representa una actividad de control clave que afecta a todas las
aseveraciones en los estados financieros. Como resultado, una
segregación de funciones o inapropiada puede representar un
aspecto importante para las organizaciones originando debilidades
materiales o deficiencias significativas en los controles internos.
Esto es porque dichas deficiencias pueden resultar en una mayor
posibilidad de fraude, errores, o irregularidades en los procesos, en
el procesamiento de transacciones y en reportes financieros.
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1.3 Constituency and external support - Ability to build collaborative relationships and a reputable standing with other sectors

1.3.1 Membresía A. ¿Cuenta la Organización con una • Condición de miembro de una entidad. • Misión-Visión-Metas
membresía clara? • Página Web / Foro Web
• Conjunto de miembros. • Boletín
B. ¿Está la Organización basada en una • Informe de visitas de campo
membresía? • Esto se puede observar en detalle con los • Cobertura de prensa
Estatutos de la Entidad (Capitulo que haga Centro de
C. ¿Existe una visión a largo plazo sobre el referencia a la asamblea y/o miembros que información o espacio público.
desarrollo empresarial y comunitario? conforman la organización)

D. ¿Mantiene la Organización enlaces • Reune la evidencia que consideres y se pueda

regulares y participativos hacia su observar con claridad los interrogantes en los
membresía? puntos C,D y E. Los puntos A y B Estatutos.

E. ¿Están los miembros informados y

aportan a la Organización en sus
actividades?
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1.3.2 Enlaces A. ¿Forma parte la Organización de otras
locales y globales organizaciones y/o redes en su propio
sector?
B. ¿Mantiene la Organización enlaces
fuertes con la comunidad y otras
instituciones sociales?
• El trabajo en red es una estrategia para que se
articulen y se hagan intercambios entre
instituciones y organizaciones, con el objetivo
de aunar esfuerzos y experiencias para el
logro de fines comunes.
• La interacción con la comunidad debe ser uno
de los pilares más importantes de un OSC.
• Membresía / Afiliación a una
asociación de OSC
• Cartas de referencia
• Participación en reuniones y
conferencias de OSC regionales /
nacionales / internacionales
• Convenios/Acueros con OSC

• Indaga si la OSC se encuentra inscrita o es

miembro de alguna otra organización.

• Documenta en detalle toda la información que

consideres pertinente.
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1.3.3 Otras A. ¿Mantiene la organización relaciones • Es importante conocer los aliados de la OSC y • Convenios y/o Acuerdos de
Asociaciones, con el gobierno / Agencias de Naciones su experiencia con la interrelación que ha Entendimiento
redes y relaciones Unidas / sector privado / fundaciones / tenido con otros actores.
externas otros? • Lista de referencias y de
• Aquí puedes analizar otras fuentes de recursos financiamiento
B. ¿Constituyen estas asociaciones para la organización.
fuentes de financiamiento? • Informes de soporte técnico experto
de una agencia nacional y/o
internacional

• Minutas de interacción con otros

socios
 INDICADOR ÁREAS EVALUADAS DESCRIPCION DOCUMENTOS/HERRAMIENTAS APLICABLES
2.1 Technical capacity - Ability to implement a project
2.1.1 A. ¿Tiene la Organización las capacidades técnicas Debes argumentar el cumplimiento técnico una vez • Publicaciones sobre actividades, asuntos
Especialización requeridas? analizada su experiencia, capital humano, habilidades específicos, artículos analíticos, políticas.
y competencias. Algunos de los númerales anteriores
B. ¿Provee la Organización información de base sobre su pueden reforzar las respuestas que señales aquí, no Informes de
membresía? obstante es importante dejar aquí la claridad de tipo participación en reuniones
técnico los potenciales de la organización para que internacionales, regionales, nacionales o
C. ¿Posee la Organización el conocimiento necesario? sea la beneficiaria del grant. locales

D. ¿Está la Organización actualizada sobre lo último en • Herramientas y metodologías

técnicas/competencias/políticas/tendencias en su área
de especialización? • Evaluaciones y pruebas
E. ¿Tiene la Organización las habilidades y competencias
para complementar las del PNUD?
 INDICADOR ÁREAS EVALUADAS
2.1.2 A. ¿Tiene la Organización acceso a información/recursos y
Implementación experiencia relevante?
B. ¿Tiene la Organización contactos y redes útiles?
C. ¿Sabe la Organización cómo acceder a datos de línea de
base y desarrollar indicadores?
D. ¿Sabe aplicar acercamientos eficaces para lograr sus
metas (por ejemplo métodos participativos)?
DESCRIPCION DOCUMENTOS/HERRAMIENTAS APLICABLES
• Tener a su disposición la información que estima • Evaluaciones y pruebas
necesaria (por ejemplo sobre acciones,
propuestas, programas) habilita a que se pueda • Metodologías/material de entrenamiento
generar participación con mayor capacidad de
incidencia. La capacidad de opinar, realizar • Uso de herramientas, indicadores y y
sugerencias o plantear alternativas está asociada a herramientas de desarrollo de
la cantidad y la calidad de información a la que se capacidades.
puede acceder.
• Base de datos (de Organizaciones
• El acceso a las herramientas que ofrecen la Comunitarias, Socios, etc.)
informática e internet son indispensables para el
desarrollo comunicacional de las Organizaciones
(tanto a la interna como hacia afuera).
• Trabajar en red permite a una organización:
• Aprender de otras experiencias, enriquecer con
nuevos conocimientos.
• Complementarse: compensar debilidades,
aprovechar fortalezas.
• Maximizar impactos: concentrar energías,
optimizar esfuerzos y recursos.
• Lograr más alcance: llegar a ámbitos y lugares más
allá de nuestro alcance.
• Integrar perspectivas: para un proyecto más
completo.
• La participación es un proceso, donde se crean
aprendizajes, acuerdos y objetivos comunes.
• Documenta toda la información que consideres y
que permitan identifi
 TIPS - para realizar la Evaluación de Capacidades
• Las evaluaciones deben ser realizadas por el equipo de profesionales del PNUD.

• La evaluación es un documento interno del PNUD, su diligenciamiento y el resultado de la misma debe ser
conocido únicamente por el personal del PNUD.

• La organización no debe evaluarse así misma, pues el resultado seria sesgado, no habría objetividad, no
pueden actuar como juez y parte.

• Es conveniente desarrollar la evaluación en las instalaciones de la organización y verificando sobre

documentación original y fidedigna.

• Conocer el equipo de trabajo de la organización.

• Una evaluación planificada garantizará su éxito. 

• Utilizar técnicas de indagación apreciativa y escucha activa.

• La evaluación debe quedar con el nombre, cargo, firma y fecha de la persona responsable que la elaboró.
 TIPS - para realizar la Evaluación de Capacidades
• Una vez concluido el cuestionario de la evaluación de capacidades puedes constatar que el proceso de
Control Interno ejecutado por los órganos de administración de la organización, equipo directivo y el personal
está diseñado específicamente para proporcionar seguridad razonable en: La efectividad y eficiencia de las
operaciones; ii) Suficiencia y Confiabilidad de la información financiera y iii) cumplimiento de las leyes y
regulaciones.

• Puedes verificar que hay un Ambiente de Control, en donde se estimula e influencia la actividad del personal
con respecto al control de sus actividades, esta es la base de los componentes de un control interno efectivo,
adicionalmente provee disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como: a) Se estructuran
las actividades de la organización, b) Se asigna autoridad y responsabilidad, c) Se organiza y desarrolla la
gente, d) Se comparten y comunican los valores y creencias, e) El personal toma conciencia de la importancia
del control.

• Adicionalmente es importante identificar los siguientes factores en la organización por cuanto contribuyen a
generar un Ambiente de Control adecuado: La integridad y los valores éticos, el compromiso a ser
competente, las actividades de la junta directiva y el comité de auditoría, la mentalidad y estilo de operación
de la gerencia, la estructura de la organización, la asignación de autoridad y responsabilidades, las políticas y
practicas de recursos humanos.
 TIPS - para realizar la Evaluación de Capacidades
• Evaluación de Riesgos: Toda organización enfrenta una variedad de riesgos provenientes de fuentes externas
e internas que deben ser evaluados por la gerencia, quien a su vez, establece objetivos generales y específicos
e identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos no se logren o afecten su capacidad para salvaguardar
sus bienes y recursos, mantener ventaja ante la competencia. Construir y conservar su imagen, incrementar y
mantener su solidez financiera, crecer, etc.

• Objetivos, Su importancia es evidente en cualquier organización, ya que representa la orientación básica de

todos los recursos y esfuerzos y proporciona una base sólida para un control interno efectivo. La fijación de
objetivos es el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito.

• Objetivos de Cumplimiento. Están dirigidos a la adherencia a leyes y reglamentos, así como también a las
políticas emitidas por la administración.

• Objetivos de Operación. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la
organización.

• Objetivos de la Información Financiera. Se refieren a la obtención de información financiera confiable.

 TIPS - para realizar la Evaluación de Capacidades
• Los controles internos efectivos proporcionan una garantía razonable de que los objetivos de información
financiera y de cumplimiento serán logrados, debido a que están dentro del alcance de la administración.

• Actividades de Control: Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para cumplir
diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y
procedimientos.

• Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o sistematizadas,
administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas o detectivas. Sin embargo, lo
trascendente es que sin importar su categoría o tipo, todas ellas están apuntando hacia los riesgos (reales o
potenciales) en beneficio de la organización, su misión y objetivos, así como la protección de los recursos
propios o de terceros en su poder.

• Las actividades de control son importantes no solo porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer
las cosas, sino debido a que son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de objetivos.
 TIPS - para realizar la Evaluación de Capacidades
• Información y Comunicación: Están diseminados en toda la organización y todos ellos atienden a uno o más objetivos e
control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de
información.

• Controles Generales: Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen al control sobre el
centro  de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y software, así como la
operación propiamente dicha. También se relacionan con las funciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte
técnico y administración de base de datos.

• Controles de Aplicación: Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento,
integridad y confiabilidad, mediante la autorización y validación correspondiente. Desde luego estos controles cubren las
aplicaciones destinadas a las interfases con otros sistemas de los que se reciben o entregan información.

• Supervisión y Seguimiento: La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o
innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su robustecimiento e implantación. Esta evaluación
puede llevarse a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la
organización; de manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades
(incluidas las de control) y mediante la combinación de las dos formas anteriores.