Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
2 referencias normativas
“PROCESO SISTEMATICO,
INDEPENDIENTE
Y DOCUMENTADO PARA OBTENER
EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA Y
EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON
EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSION
EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE
AUDITORIA”.
REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO
ANALISIS DE LA INFORMACION
ADECUACION PROPOSITO
ANALISIS DE LA
INTERRELACION DOCUMENTACION
EXISTENCIA REQUISITO
DOCUMENTOS
DIFUSION
Vs
OBJETIVOS
Conocimiento de Generación de
los encargados Evidencias
de aplicar el documento Efectiva
Implementación
REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO
RECOLECCION DE INFORMACION
DIRECTRICES
PERSON
AS
PROCES CRTERIOS:
OS
MQ, P, I,R
EJEMPLO DE EVIDENCIAS
EQUIPO EN
FUNCIONAMIENTO DATOS CONDICIONES DE
OPERACION
REGISTROS
MEDICION
ESTADISTICAS CONDICIONES DE ENSAYO
CRITERIOS DE AUDITORIA ?
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados
como referencia.
Normas Políticas internas
Prácticas aceptadas
Cliente de la auditoría
Organización (3.3.1) o persona que solicita una
auditoría (3.1).
NOTA El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organización que
tenga derecho reglamentario o contractual para solicitar una auditoría.
Experto técnico
Persona que suministra un conocimiento específico o
experiencia al equipo auditor (3.9).
NOTA 1 El conocimiento específico o experiencia es aquel relacionado con la
organización, proceso o actividad que van a ser auditados, con el idioma o la
cultura.
NOTA 2 Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor .
QUE ES UNA AUDITORIA?
c) Auditorias de registros
Debe
Haber recibido formación en auditorias
Ser independiente con relación al área auditada
Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo
Permanecer dentro del alcance de la auditoria
COMPETENCIAS DE LOS
AUDITORES
Formación en el proceso de auditoria
Conocimiento y experiencia en métodos y técnicas de auditoria
Capacidad para gestionar el proceso de auditoria
COMPETENCIAS DEL AUDITOR
Habilidad para :
Formular preguntas y realizar entrevistas
Redacción de reportes
Hacer presentaciones
COMPETENCIAS DEL AUDITOR (Cont)
Mantenimiento
Mantenimiento Evaluación
Evaluación
Evaluación
Evaluación dedelala de
de
inicial
inicial calificación
calificación desempeño
desempeño
Calificaciones
Calificaciones
Auditor Selección
Selección
Auditor Equipo
Experiencia
Experiencia Equipo
Entrenamiento Auditor
Auditor
Entrenamiento
Educación
Educaciónformal
formal
Aptitudes
Aptitudes
ATRIBUTOS DE UN AUDITOR EXITOSO
Etico
Buen observador
Perceptivo
Brinda apoyo
Buen comunicador
Diplomático
Tiene mente abierta
Es justo
Es versátil
MANDAMIENTOS DEL AUDITOR
Seguimiento y revisión
PLANIFICACION
Programa de auditorias: Establece la frecuencia de las auditorias que dependerá de
◦ la importancia y el estado de las actividades auditadas
◦ los resultados obtenidos de las mismas
Determinar los requisitos generales contra los cuales debe ser realizada:
◦ Criterios norma
◦ Procedimientos, instrucciones, planos
◦ Documentos de regulación y contratos.
◦Objetivo y alcance
◦Documentos de referencia
◦Equipo auditor
◦Lugar y fecha
◦Itinerario
◦Programación de la reunión de apertura y
cierre
EJECUCION
Etapas
Reunión de apertura
Evaluación del SG
Revisión de Hallazgos
Reunión de Cierre
REUNION DE APERTURA
Asistentes y presentación
◦ a) Equipo auditor
◦ b) Miembros de la organización
◦ c) Representante del SG
Revisión del Plan de Auditoria
◦ Recursos disponibles
◦ Resumen del método de Auditoria
◦ Canales de Comunicación
◦ Presentación de la Agenda
EVALUACION
Evidencia objetiva: Información cualitativa o cuantitativa, registros ó
informes de hechos pertinentes a los SG de la organización y su
implementación
Técnicas
◦ Revisión de documentos
◦ Caminata de observación
◦ Entrevistas al personal
defensivas u hostilidad
Analista - Detallista?
FORMULACION DE
PREGUNTAS (Cont.)
Estilo de preguntas
◦ De sondeo o aclaración: Diseñadas para
extraer información específica y profunda,
aclaran temas, confirman la comprensión del
significado de palabras y afirmaciones, ayudan
a evitar malos entendidos:
◦ Dígame más acerca de …….
◦ Qué quiere decir con ………
◦ Déme un ejemplo de ………
◦ Podría explicarme algo más sobre ……..
FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont.)
Estilo de preguntas
◦ Cerradas: Diseñadas para obtener
respuestas breves. Permiten verificar la
comprensión información suministrada,
confirmar las apreciaciones del auditor y
eliminar malos entendidos
FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont.)
El auditor debe estar en capacidad de reconocer cuando sus actitudes interfieren con el proceso
de la entrevista:
Cuando impone sus valores y actitudes sobre
el auditado
Cuando el auditado proyecta sus valores,
actitudes y actitud defensiva hacia el auditor,
y éste los toma como algo personal
PROCESO DE
ENTREVISTA
1
Establezca
contacto y
escuche
2
4
Mantenga
comunicación
Verifique y
y escuche
escuche
Pregunte y
escuche
PROCESO DE
ENTREVISTA
2 SI
Pregunta
Inicio de
son
deo Se requiere
mas
información?
1
Pregunt
a NO
abierta
NO
NO 3
Respuesta Pregunta
Respuesta OK? cerrada
OK?
SI
SI NO
SI
Respuesta
Final OK?
DURANTE LA ENTREVISTA
Sea cortés
Solicite explicación de las situaciones
Escuche cuidadosamente
Mantenga un contacto cara a cara con el auditado
DURANTE LA ENTREVISTA
Muéstrese interesado en las explicaciones
Tome notas en corto tiempo
Incline la cabeza (como prueba de aceptación)
Observe el lenguaje corporal
DURANTE LA ENTREVISTA
Presentando una
“Supongamos ...” “Qué pasaría si ...”
situación hipotética
Resultados de la evaluación de la
evidencia de la auditoria recopilada
frente a los criterios de auditoria
Son “hechos”que se han encontrado
HALLAZGOS MAS COMUNES
No es evidente la planificación del SG
No hay instrucciones operacionales
No se cumple con lo establecido en los
procedimientos
Cambios en los documentos no autorizados y
sin control
HALLAZGOS MAS COMUNES
No se han atendido las acciones correctivas
de auditorias previas
No se ha realizado la revisión gerencial
No se han probado los procedimientos
establecidos para la preparación y respuesta
a emergencias
ACTITUDES PARA CONTROLAR LA AUDITORIA
* Generar controversia
* Ser negativo
* Ser indisciplinado
* Criticar actitudes
* Discutir personalidades
* Comparar al auditado
* Ser sarcástico
* Mentir
PARA RECORDAR
Pregunte
Escuche
Observe
Piense
Evalúe
Registre
REDACCION DE HALLAZGOS
Cuando se redacta un hallazgo se tiene en cuenta dos aspectos:
Mayor
Menor¿Está documentado el hallazgo?
CLASIFICACION DE LOS
HALLAZGOS
MAYOR
◦ Ausencia total de un procedimiento requerido por Norma.
◦ Riesgo inmediato con graves consecuencias en términos de calidad, medio ambiente,
seguridad o salud ocupacional
CLASIFICACION DE LOS
HALLAZGOS
MAYOR
◦ Falla total de un procedimiento, proceso, instrucción de trabajo (Implementación)
◦ Número de NC menores indicando una falla total del Sistema de Gestión.
CLASIFICACION DE LOS
HALLAZGOS
MENOR
◦ Un incumplimiento parcial de un procedimiento, instrucción de trabajo o requerimiento del
Sistema de Gestión.
◦ Incidente con menor grado de afectación
REVISION FINAL
Las recomendaciones no deben decir cómo mejorar, sino solamente que mejorar
INFORME DE LA AUDITORIA
Contenido
Alcance y Objetivo
Itinerario de la auditoria (lugares y fechas)
Identificar la documentación de referencia
Integrantes del equipo auditor
Personal auditado
INFORME DE LA AUDITORIA
Indicar el motivo por el cual se llegó a omitir algún elemento (cuando aplique).
Resumen con declaración del equipo auditor sobre el cumplimiento del SG hacia los objetivos y
metas
Detalles de las acciones de seguimiento para la próxima auditoria
Lista de distribución del Informe de auditoria
INFORME DE LA AUDITORIA
Resumen de Hallazgos detallado, fácil de leer y comprensible
Identificar las No-conformidades y la Solicitud de Acción correctiva (SAC), al igual que las
observaciones
Listas de Verificación
INFORME DE LA AUDITORIA
Qué no incluir:
Opiniones Subjetivas
Información Confidencial
Crítica hacia individuos
Declaraciones ambiguas
Detalles triviales
Sugerencias, recomendaciones
Observaciones, hallazgos o no conformidades no
discutidas durante la reunión de cierre
RECOMENDACIONES FINALES
Las acciones correctivas elaboradas por la organización durante la auditoria, deben entregarse ANTES de la
reunión de cierre
Manténgase calmado
Este preparado para ser retado
El auditor debe partir de la buena fé del auditado
ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS
Auditoria complementaria
◦ Mismo equipo auditor
◦ Se “re-audita las áreas específicas donde se encontraron No Conformidades
◦ Es una auditoria separada, que implica realizar nuevamente todo el proceso y un nuevo
informe.
SEGUIMIENTO Y REVISION
Al programa
A los indicadores claves de desempeño:
◦ Número de auditorias realizadas en comparación con el programa
◦ Porcentaje de auditorias “conformes” (que no presentaron No Conformidadess)
◦ Número de acciones correctivas no resueltas.
El resultado de la
auditoría!
POBRECITO!
No pudo encontrar
ninguna no
conformidad