Está en la página 1de 92

Norma ISO 19011 : 2002

DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE


CALIDAD Y/O AMBIENTAL

1990 ISO 10011-1


ISO 14010 1996

1991 ISO 10011-2 ISO 19011


ISO 14011 1996

1991 ISO 10011-3


ISO 14012 1996

Guías para Auditar Sistemas de


Seguridad y Salud Ocupacional
ISO 18011
Borrador
Norma ISO 19011 : 2002

El Numeral 1, el alcance, y 3 términos y definiciones.

2 referencias normativas

 ISO 9000:2000, Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y


vocabulario.
ISO 14050: 1998, Environmental Management – Vocabulary.

El numeral 4 describe los principios de auditoría. Entender estos principios


ayudará al usuario a apreciar la naturaleza esencial de las auditorías y es
una introducción necesaria a los numerales 5, 6 y 7.
 
El numeral 5 proporciona orientación acerca del establecimiento y gestión
de programas de auditoría, es decir, grupos de una o más auditorías
planeadas dentro de un período de tiempo específico y dirigidas hacia un
propósito específico. En este numeral se tratan aspectos tales como la
asignación de responsabilidades para la gestión de programas de auditoría,
el establecimiento de objetivos, la coordinación de actividades de auditoría
y el suministro de recursos suficientes a los equipos de auditoría.
 
Norma ISO 19011 : 2002

El numeral 6 brinda orientación acerca de la realización de auditorías de


sistemas de gestión y/o ambientales, incluida la selección de los equipos
auditores.
El numeral 7 proporciona orientación sobre la competencia de los
auditores. Presenta a grandes rasgos las habilidades y el conocimiento
necesarios para ser competentes en el manejo de una auditoría.
Proporciona orientación sobre los atributos personales necesarios para
ser un auditor, sobre educación, experiencia laboral, formación del auditor
y experiencia en auditoría, que son los indicadores que revelan si una
persona ha adquirido las habilidades y conocimiento apropiados.

Finalmente, el numeral 7 esboza un proceso para la evaluación de


auditores.
Norma ISO 19011 : 2002

Aunque la norma se aplica a la auditoría de sistemas de gestión de la


calidad y/o ambiental, el usuario puede considerar adaptar o ampliar la
orientación suministrada aquí, para aplicarla a otros tipos de auditorías,
incluidas las de otros sistemas de gestión.

OHSAS 18001 : 2000


QUE ES UNA AUDITORIA ?

“PROCESO SISTEMATICO,
INDEPENDIENTE
Y DOCUMENTADO PARA OBTENER
EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA Y
EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON
EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSION
EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE
AUDITORIA”.
REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO

ANALISIS DE LA INFORMACION

ADECUACION PROPOSITO
ANALISIS DE LA
INTERRELACION DOCUMENTACION
EXISTENCIA REQUISITO

DOCUMENTOS
DIFUSION
Vs
OBJETIVOS
Conocimiento de Generación de
los encargados Evidencias
de aplicar el documento Efectiva
Implementación
REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO

RECOLECCION DE INFORMACION

Entrevista, Observación, etc


INFORMACION
Recolección mediante muestreo
EVIDENCIA
Verificación

Evaluación vs. criterios


HALLAZGOS
Revisión Conclusiones
de Auditoría
REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO
FUENTES DE INFORMACION

DIRECTRICES
PERSON
AS

PROCES CRTERIOS:
OS
MQ, P, I,R
EJEMPLO DE EVIDENCIAS

EQUIPO EN
FUNCIONAMIENTO DATOS CONDICIONES DE
OPERACION

REGISTROS
MEDICION
ESTADISTICAS CONDICIONES DE ENSAYO
CRITERIOS DE AUDITORIA ?
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados
como referencia.
Normas Políticas internas

Prácticas aceptadas
Cliente de la auditoría
Organización (3.3.1) o persona que solicita una
auditoría (3.1).
 
NOTA El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organización que
tenga derecho reglamentario o contractual para solicitar una auditoría.

Experto técnico
Persona que suministra un conocimiento específico o
experiencia al equipo auditor (3.9).
 
NOTA 1 El conocimiento específico o experiencia es aquel relacionado con la
organización, proceso o actividad que van a ser auditados, con el idioma o la
cultura.
 
NOTA 2 Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor .
QUE ES UNA AUDITORIA?

“Proceso sistemático, independiente y documentado, para


obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de
determinar en qué grado se cumplen los criterios de auditoria”
ISO 19011
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
“Proceso sistemático, independiente y
documentado, para obtener evidencia y evaluarla
objetivamente, con el fin de determinar en qué
grado se cumplen los criterios de auditoria”
ISO 19011
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
Sistemático: No aleatorio. La auditorias debe ser una actividad planificada y
programada
Independiente: Los auditores no deben pertenecer al área auditada
Documentado: El proceso de auditoria debe tener un procedimiento escrito
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
“Proceso sistemático, independiente y
documentado, para obtener evidencia y evaluarla
objetivamente, con el fin de determinar en qué
grado se cumplen los criterios de auditoria”
ISO 19011
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
Evidencia: Elementos verificables
Evaluar objetivamente: Comparar la evidencia con los criterios de la auditoria,
utilizando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones y sentimientos
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)
“Proceso sistemático, independiente y
documentado, para obtener evidencia y evaluarla
objetivamente, con el fin de determinar en qué
grado se cumplen los criterios de auditoria”
ISO 19011
QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont.)

Criterios de auditoria: Los requisitos de la


auditoria de acuerdo con el tipo de auditoria
Se cumplen: Ocurren realmente
PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS?

Determinar si el SG cumple con:


◦ Los requisitos de la norma
◦ Los requerimientos legales
◦ Los objetivos de la organización

Determinar si el SG está implementado y mantenido


PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS? (Cont.)

Comprobar si los procesos se realizan de acuerdo con


un procedimiento establecido

Verificar la correcta implementación de un proceso


nuevo o que ha sufrido cambio
PORQUÉ REALIZAR
AUDITORIAS? (Cont.)
Identificar áreas que:
◦ Estén trabajando bien, de manera que el esquema de trabajo se pueda recompensar
y replicar
◦ con oportunidades de mejora

Mantener una acreditación o certificación


PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS?
(Cont.)
LA AUDITORIA AGREGA VALOR SIGNIFICATIVO A UNA
ORGANIZACIÓN
¡INCLUSO SI EL RESULTADO ES CONFIMAR QUE TODO
ESTA BIEN!
CUANDO REALIZAR UNA
AUDITORIA?
Auditorias de conformidad
De acuerdo con un plan o programa
Cuando hay cambios en los procesos, productos o servicios
Auditorias de seguimiento
Como respuesta a acciones correctivas o preventivas
QUE RESULTADOS ESPERAR DE
UNA AUDITORIA?
Conocimiento acerca de cómo funciona una organización, departamento o
sección
Confirmación que el sistema de gestión funciona eficazmente
Identificación de oportunidades de mejora
Productividad y eficiencia mejoradas de los procesos
CLASES DE AUDITORIA
a) Auditorías Internas de Primera Parte

b) Auditorías Externas de Segunda Parte

c) Auditorías Externas de Tercera Parte


TIPOS DE AUDITORIA
a) Auditorias de proceso

b) Auditorias de producto o servicio

c) Auditorias de registros

d) Auditorias del sistema


EL EQUIPO AUDITOR
COMPETENCIAS,
HABILIDADES Y REQUISITOS
EL COORDINADOR DE
AUDITORIAS
Establece:
Los objetivos y alcance de las auditorias
El equipo auditor (incluyendo experto, interpretes)
Las responsabilidades, recursos y procedimientos
de auditoria
El programa de auditoria
EL COORDINADOR DE
AUDITORIAS (Cont)

Hace seguimiento y revisa:


◦ al progreso de las acciones correctivas
◦ el programa para mejorar su eficacia

Lleva registros de auditoria


Reporta a la dirección los resultados de la auditoria
EL LIDER DEL EQUIPO
AUDITOR (Cont)

Define los objetivos de la auditoria, alcance, profundidad y tipo


Revisa la documentación existente para determinar su suficiencia
Prepara un plan general de auditoria
Dirige el equipo auditor y asigna deberes a los auditores
EL LIDER DEL EQUIPO (Cont)

Coordina las actividades de los expertos


Presenta el equipo auditor al auditado
Reporta:
◦ Cualquier obstáculo importante encontrado al ejecutar la auditoria
◦ No conformidades

Elabora el informe de auditoria


EL
AUDITOR
 Tratar la información confidencial con discreción
 Reportar los resultados
 Verificar la implementación de acciones correctivas

Debe
Haber recibido formación en auditorias
Ser independiente con relación al área auditada
Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo
Permanecer dentro del alcance de la auditoria
COMPETENCIAS DE LOS
AUDITORES
Formación en el proceso de auditoria
Conocimiento y experiencia en métodos y técnicas de auditoria
Capacidad para gestionar el proceso de auditoria
COMPETENCIAS DEL AUDITOR
Habilidad para :
Formular preguntas y realizar entrevistas
Redacción de reportes
Hacer presentaciones
COMPETENCIAS DEL AUDITOR (Cont)

Conocer y comprender la norma, legislación, códigos de conducta, etc.


Tener la capacidad de evaluar su aplicación
Conocer y comprender los sistemas de gestión de la organización
Conocer y tener experiencia en las prácticas, procesos y tecnologías pertinentes
CALIFICACION DE LOS AUDITORES

Mantenimiento
Mantenimiento Evaluación
Evaluación
Evaluación
Evaluación dedelala de
de
inicial
inicial calificación
calificación desempeño
desempeño

Calificaciones
Calificaciones
Auditor Selección
Selección
Auditor Equipo

Experiencia
Experiencia Equipo
 Entrenamiento Auditor
Auditor
 Entrenamiento

Educación
Educaciónformal
formal
 Aptitudes
 Aptitudes
ATRIBUTOS DE UN AUDITOR EXITOSO
Etico
Buen observador
Perceptivo
Brinda apoyo
Buen comunicador
Diplomático
Tiene mente abierta
Es justo
Es versátil
MANDAMIENTOS DEL AUDITOR

I. Recordar siempre el objetivo de la auditoria


II. Ajustarse a los hechos observados
III. Indagar en las causas
IV. Concentrarse en las cosas importantes
V. Comportarse con un espíritu de colaboración
VI. Comunicarse correctamente con los
entrevistados
VII. Actualizarse
ETAPAS DE LA AUDITORIA
Planificación
P
Ejecución R
O
C
Presentación de informes E
S
Actividades complementarias O

Seguimiento y revisión
PLANIFICACION
Programa de auditorias: Establece la frecuencia de las auditorias que dependerá de
◦ la importancia y el estado de las actividades auditadas
◦ los resultados obtenidos de las mismas

Selección del equipo auditor


PLANIFICACION (Cont)

Determinar los requisitos generales contra los cuales debe ser realizada:
◦ Criterios norma
◦ Procedimientos, instrucciones, planos
◦ Documentos de regulación y contratos.

Revisar previamente la documentación


◦ Información pertinente (procedimientos, instrucciones
◦ Reportes de auditorias previas de trabajo, registros)
◦ No conformidades/acciones correctivas previas
PLANIFICACION (Cont)

Lista de chequeo de la auditoria


Lista de requisitos o preguntas básicas
elaborada por el equipo auditor. Cada
miembro del equipo debe trabajar con la
misma lista
PLANIFICACION
Plan de auditoria
(Cont)

◦Objetivo y alcance
◦Documentos de referencia
◦Equipo auditor
◦Lugar y fecha
◦Itinerario
◦Programación de la reunión de apertura y
cierre
EJECUCION
Etapas
Reunión de apertura
Evaluación del SG
Revisión de Hallazgos
Reunión de Cierre
REUNION DE APERTURA
Asistentes y presentación
◦ a) Equipo auditor
◦ b) Miembros de la organización
◦ c) Representante del SG
Revisión del Plan de Auditoria
◦ Recursos disponibles
◦ Resumen del método de Auditoria
◦ Canales de Comunicación
◦ Presentación de la Agenda
EVALUACION
Evidencia objetiva: Información cualitativa o cuantitativa, registros ó
informes de hechos pertinentes a los SG de la organización y su
implementación

“Información que se puede comprobar que es verdadera, con base en


hechos obtenidos”
EVALUACION
Evidencia objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
EJECUCION (Cont)

Técnicas
◦ Revisión de documentos

◦ Caminata de observación

◦ Entrevistas al personal

◦ Observación del proceso


FORMULACION DE PREGUNTAS
Las actitudes influyen no solamente en el tipo de preguntas empleadas para recolectar la
información, sino también en la forma en que se plantean dichas preguntas:

“El inspector” / “caza brujas” => posiciones

defensivas u hostilidad

“Auditor participativo” =>posiciones abiertas


... Y COMO AUDITO?
APTITUD Y ACTITUD DEL AUDITOR

Nerd come libros?


... Y COMO AUDITO?
APTITUD Y ACTITUD DEL AUDITOR

Nazista - Tirano - Narcista?


... Y COMO AUDITO?
APTITUD Y ACTITUD DEL AUDITOR

Analista - Detallista?
FORMULACION DE
PREGUNTAS (Cont.)

Propósito de las preguntas


◦ Recolectar la información requerida
◦ Aclarar ideas
◦ Verificar la exactitud de lo que ha oído
FORMULACION
Estilo de preguntas DE PREGUNTAS (Cont.)

◦ Abiertas: Estimulan el pensamiento y hacen que el auditado


se exprese permitiendo extraer información sin crear un
comportamiento defensivo
◦ Cómo
◦ Qué
◦ Cuándo
◦ Porqué
◦ Dígame
◦ Muéstreme
◦ Descríbame
FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont.)

Estilo de preguntas
◦ De sondeo o aclaración: Diseñadas para
extraer información específica y profunda,
aclaran temas, confirman la comprensión del
significado de palabras y afirmaciones, ayudan
a evitar malos entendidos:
◦ Dígame más acerca de …….
◦ Qué quiere decir con ………
◦ Déme un ejemplo de ………
◦ Podría explicarme algo más sobre ……..
FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont.)

Estilo de preguntas
◦ Cerradas: Diseñadas para obtener
respuestas breves. Permiten verificar la
comprensión información suministrada,
confirmar las apreciaciones del auditor y
eliminar malos entendidos
FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont.)

Preguntas que se deben evitar


◦ Preguntas capciosas que sugieran al
auditado que responder
◦ Preguntas agresivas
◦ Preguntas múltiples
LA ENTREVISTA
Tiene como objetivo establecer una relación de colaboración en la que la comunicación fluya
libremente y los auditados tengan confianza en que el auditor está verdaderamente interesado
en cómo se realizan los procesos y no sólo deseando sorprenderlos en sus errores
Resalte que: la auditoria es para el procedimiento no para las personas
LA ENTREVISTA (Cont)

El auditor debe estar en capacidad de reconocer cuando sus actitudes interfieren con el proceso
de la entrevista:
Cuando impone sus valores y actitudes sobre
el auditado
Cuando el auditado proyecta sus valores,
actitudes y actitud defensiva hacia el auditor,
y éste los toma como algo personal
PROCESO DE
ENTREVISTA
1
Establezca
contacto y
escuche

2
4
Mantenga
comunicación
Verifique y
y escuche
escuche

Pregunte y
escuche
PROCESO DE
ENTREVISTA
2 SI
Pregunta
Inicio de
son
deo Se requiere
mas
información?
1
Pregunt
a NO
abierta
NO

NO 3
Respuesta Pregunta
Respuesta OK? cerrada
OK?
SI

SI NO
SI
Respuesta
Final OK?
DURANTE LA ENTREVISTA
Sea cortés
Solicite explicación de las situaciones
Escuche cuidadosamente
Mantenga un contacto cara a cara con el auditado
DURANTE LA ENTREVISTA
Muéstrese interesado en las explicaciones
Tome notas en corto tiempo
Incline la cabeza (como prueba de aceptación)
Observe el lenguaje corporal
DURANTE LA ENTREVISTA

Hable clara y cuidadosamente


Conozca sus preguntas
Formule de otra forma la pregunta si no es bien entendida por
el entrevistado
DURANTE LA ENTREVISTA
Formule preguntas abiertas
Confirme las respuestas que le suministran
Utilice opciones alternativas
DURANTE LA ENTREVISTA
Use preguntas silenciosas
Busque entender completamente las explicaciones que le dan
Agradezca al auditado por su tiempo
AUDITORIA DE CAMPO
ENTREVISTAS

Pregunta especifica de auditoría

Cómo evidencia la efectividad de su proceso?


Resumen de la respuesta con palabras claves

Si entendí bien, Usted mantiene indicadores de.........

Preguntas secundarias, vinculada con la respuesta anterior:

Como verifica el cumplimiento de los objetivos


mediante esos indicadores?

Otras preguntas secundarias basicas


Podría indicarme................
Cómo realiza la operación............
Cómo Asegura
PROVOQUE RESPUESTAS !

Presentando una
“Supongamos ...” “Qué pasaría si ...”
situación hipotética

Pidiendo una “Lo siento, no entiendo. Pudiera explicarme eso


explicación de nuevo ?”

A veces el silencio es oro. Después de una breve


Pidiendo una respuesta, asienta con la cabeza y cállese un
explicación momento. Seguramente el entrevistado le dará
más información.
Convierte al empleado en el experto y le da
Haciendo confianza para discutir el proceso o
preguntas procedimiento en cuestión. También sirve como
obvias un recordatorio al auditor para no hacer
suposiciones.
HALLAZGOS DE LA
AUDITORIA

Resultados de la evaluación de la
evidencia de la auditoria recopilada
frente a los criterios de auditoria
Son “hechos”que se han encontrado
HALLAZGOS MAS COMUNES
No es evidente la planificación del SG
No hay instrucciones operacionales
No se cumple con lo establecido en los
procedimientos
Cambios en los documentos no autorizados y
sin control
HALLAZGOS MAS COMUNES
No se han atendido las acciones correctivas
de auditorias previas
No se ha realizado la revisión gerencial
No se han probado los procedimientos
establecidos para la preparación y respuesta
a emergencias
ACTITUDES PARA CONTROLAR LA AUDITORIA

a) Permanezca siempre seguro


b) Administre el tiempo adecuadamente
c) No se dejar conducir o engañar por el
auditado
d) Sea detallista y eficiente
e) Evite apartarse del tema
f) Evite saturarse
TACTICAS DEL AUDITADO
Perder tiempo
Tratar de manejar al auditor
Dar como respuesta “la situación
inesperada”
Probar la fortaleza del auditor
TACTICAS DEL AUDITADO
Dar respuestas limitadas
Tratar de engañar al auditor
Distraerlo con otros asuntos
No presentar las evidencias oportunamente
Actitudes a evitar como Auditor

 * Generar controversia
 * Ser negativo
 * Ser indisciplinado
 * Criticar actitudes
 * Discutir personalidades
 * Comparar al auditado
 * Ser sarcástico
 * Mentir
PARA RECORDAR

 Pregunte
 Escuche
 Observe
 Piense
 Evalúe
 Registre
REDACCION DE HALLAZGOS
Cuando se redacta un hallazgo se tiene en cuenta dos aspectos:

1. Descripción del hallazgo = incumplimiento


2. Correlación al numeral y norma, procedimiento o requisito legal que
implica la no conformidad

“Durante la auditoria al proceso Directivo no se evidenció que los


responsables hayan ejecutado la Revisión por la Dirección
incumpliendo los numerales 5.6 de la Norma ISO 9001 y 4.6 de
las Normas ISO 14001 y OHSAS 18001”
CLASIFICACION DE LOS
HALLAZGOS
No Conformidad:
¿Qué tanto afecta el hallazgo el Sistema de gestión?

 Mayor
 Menor¿Está documentado el hallazgo?
CLASIFICACION DE LOS
HALLAZGOS
MAYOR
◦ Ausencia total de un procedimiento requerido por Norma.
◦ Riesgo inmediato con graves consecuencias en términos de calidad, medio ambiente,
seguridad o salud ocupacional
CLASIFICACION DE LOS
HALLAZGOS
MAYOR
◦ Falla total de un procedimiento, proceso, instrucción de trabajo (Implementación)
◦ Número de NC menores indicando una falla total del Sistema de Gestión.
CLASIFICACION DE LOS
HALLAZGOS
MENOR
◦ Un incumplimiento parcial de un procedimiento, instrucción de trabajo o requerimiento del
Sistema de Gestión.
◦ Incidente con menor grado de afectación
REVISION FINAL

Estudio critico del auditor líder


Confirmar que todos los puntos programados han sido efectivamente auditados
Diferenciar entre las observaciones y los hallazgos
Evaluar los hallazgos y determinar su grado de importancia frente al SG
Ser armonizador para asegurar que los hallazgos son entendidos por la organización
REUNION DE CIERRE
 Recordar: Objetivo, alcance y método de muestreo
empleado
 Presentación General (Cómo encontró el Sistema)
 Presentación de Hallazgos
 Entrega de SAC y hacerlas firmar (prueba de
aceptación)
REUNION DE CIERRE
 Señalar la importancia del Plan de Acción

 Informar cuando será entregado informe de Auditoria


y cómo se llevará a cabo el seguimiento

 Agradecer las atenciones de toda la organización


INFORME DE LA AUDITORIA
Elaboración del reporte (Auditor líder)
◦ Declaración de la conformidad
◦ Resumen de hallazgos
◦ Retroalimentación positiva
◦ Reporte de no conformidades
◦ Recomendaciones

Las recomendaciones no deben decir cómo mejorar, sino solamente que mejorar
INFORME DE LA AUDITORIA
Contenido
Alcance y Objetivo
Itinerario de la auditoria (lugares y fechas)
Identificar la documentación de referencia
Integrantes del equipo auditor
Personal auditado
INFORME DE LA AUDITORIA
Indicar el motivo por el cual se llegó a omitir algún elemento (cuando aplique).
Resumen con declaración del equipo auditor sobre el cumplimiento del SG hacia los objetivos y
metas
Detalles de las acciones de seguimiento para la próxima auditoria
Lista de distribución del Informe de auditoria
INFORME DE LA AUDITORIA
Resumen de Hallazgos detallado, fácil de leer y comprensible
Identificar las No-conformidades y la Solicitud de Acción correctiva (SAC), al igual que las
observaciones
Listas de Verificación
INFORME DE LA AUDITORIA
Qué no incluir:
 Opiniones Subjetivas
 Información Confidencial
 Crítica hacia individuos
 Declaraciones ambiguas
 Detalles triviales
 Sugerencias, recomendaciones
 Observaciones, hallazgos o no conformidades no
discutidas durante la reunión de cierre
RECOMENDACIONES FINALES
Las acciones correctivas elaboradas por la organización durante la auditoria, deben entregarse ANTES de la
reunión de cierre
Manténgase calmado
Este preparado para ser retado
El auditor debe partir de la buena fé del auditado
ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS
Auditoria complementaria
◦ Mismo equipo auditor
◦ Se “re-audita las áreas específicas donde se encontraron No Conformidades
◦ Es una auditoria separada, que implica realizar nuevamente todo el proceso y un nuevo
informe.
SEGUIMIENTO Y REVISION
Al programa
A los indicadores claves de desempeño:
◦ Número de auditorias realizadas en comparación con el programa
◦ Porcentaje de auditorias “conformes” (que no presentaron No Conformidadess)
◦ Número de acciones correctivas no resueltas.
El resultado de la
auditoría!

POBRECITO!
No pudo encontrar
ninguna no
conformidad

También podría gustarte