Transferencia documental

• Grupo #6
• Cindi moreno
• Sandry Tovar
• Wendy Yanes
• Cesar palacios
• Johan serna
Transferencia documental
OBJETIVO
 Analizar los distintos tipos de
transferencia documental para
contribuir en nuestro conocimiento
como aprendices
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
PRIMARIA
Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión o de
oficina al archivo central.

Archivo de gestión Transferencia Archivo central

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA

• Remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para

su conservación permanente.

Archivo central Transferencia Archivo histórico

CICLO VITAL DOCUMENTAL
ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE OFICINA

En esté archivo reposan

los documentos generados
en los procesos de
gestión administrativa
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
A este archivo son transferido
los documentos de los archivos
de gestión cuya
consulta no están frecuente.
ARCHIVO HISTÓRICO
El archivo histórico es el "archivo cuya
función es la custodia y conservación
de los documentos calificados como
de conservación permanente".
PASO A PASO PARA LA PREPARACIÓN
DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA
• Paso 1: Clasificación documental.
• Paso 2: Limpieza de la documentación
• Paso 3: Eliminación de material metálico.
• Paso 4: Identificación del material afectado por biodeterioro.
• Paso 5. Revisión
• Paso 6: Foliación
• Paso 7. Identificación de Unidades Documentales (carpetas).
• Paso 7: Legajado y Amarre.
REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSFERENCIAS

• Evita la acumulación de documentos en las dependencias de la Entidad.

• Mejoran el manejo administrativo de la documentación.
• Conservan preventiva o definitivamente la documentación de interés para
la administración, para el ciudadano, o para el conocimiento del
desarrollo histórico institucional.
• Aseguran la conservación de documentos de aquellas entidades que han
sido objeto de liquidación, función o supresión.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
IMPORTANCIA

• En toda entidad se debe realizar transferencias internas de los

archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o
permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en
cada entidad
BENEFICIOS
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras
• Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico
institucional
• Guardar precaución o definitivamente la documentación, en las mejores
condiciones de conservación
Tablas de Retención Documental – TRD
​Las Tablas de Retención Documental – TRD del DNP, constituyen un instrumento
archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a su
estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición
final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones
documentales.