MEDICION DE ARCHIVOS

ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION
mario quiñones abusaid
• Normas jurídicas
• Normas Técnicas
• Icontec
Normas publicadas
• NTC 3723: Procedimientos en
microfilmación.
• NTC 4080: Simbología en microfilm.
• NTC 4095: Descripción de archivos.
• NTC 4436: Papel para documentos de
archivo.
• NTC 5029: Medición de archivos.
• NTC 5174: Procesado y almacenamiento
de microfilmes.
Etapas
1. Investigación
2. Análisis
3. Pruebas de campo
4. Parametrización
5. Estudio en comité de normalización
6. Consulta pública
7. Ajustes finales
8. Aprobación y publicación
Equipo de trabajo
• Conformado por personal del Archivo
General de la Nación de todas las áreas
técnicas.
• Resultados ante el comité de
normalización
Metrología
Estudia los sistemas de pesas y
medidas.

• Volumen * Masa
• Longitud * Area
• Temperatura * Fuerza
• Energía
Importancia de un archivo
ASPECTOS CUALITATIVOS
* Valor histórico o cultural
* Contenido Científico
* Vigencia administrativa o legal
ASPECTOS CUANTITATIVOS
* Longitud
* Peso
* Volumen
Conocer el tamaño de un archivo
sirve para:
• Planificar tareas archivísticas:
organización, selección, clasificación,
restauración, microfilmación,
digitalización, descripción, difusión,
etc.
• Diseñar espacios físicos
• Presentar informes
• Transferencia de documentación
APLICACIÓN NORMA NTC
5029
• Documentación en papel
• Formatos carta y oficio
• Tolerancia del 10%
Cantidad de Folios
Es la más precisa forma de conocer el
tamaño de un archivo pero la más
dispendiosa.
Metros lineales
Toma la medida de la documentación
de canto o filo.

Es la más utilizada universalmente.

Fórmula de conversión

Q = #metros X PFM

Q: Cantidad de folios
#metros: Número de metros lineales
PFM: Promedio de folios por metro
lineal
Metros cúbicos
Forma volumétrica

V= Area de la base
multiplicada por
la altura
Metros cuadrados

No es considerado un método de
medición de archivos como tal por
ser inexacto. Sin embargo, es útil
cuando se trata de proyectar áreas
para depósitos de archivo.

1 mt. cuadrado = 5.8 metros lineales

Ejemplo
Forma volumétrica

V = 1/3 (Pi) r² h
Medidas

Altura (h) = 1 mt.

Radio (r) = 1.3 mts., r2 = 1.69
Pi = 3.1416
Entonces:
V = 1/3 ( 3.1416 ) 1.69 X 1
= 1.8 metros cúbicos
V/4 = 0.45 metros cúbicos
Cálculos finales
• Folios: 0.45 mts. cub X 126000=56700

• Mts linea: 0.45 mts cub X 14.4362=6.5

• Mts Cuad: 0.45 mts cub X 2.49= 1.12
• Peso: 0.45 mts cub X 0.48484=
0.4 Toneladas
De los anexos de la norma

Anexo B : Tabla de equivalencias

Anexo C : Tablas de Conversión

 3
TIPO DE PAPEL UNIDAD DE PFM PFM
CONSERVACION
Antiguo para documentos N
Legajo 7000 98000

entre 1550 a 1900. Carpeta 6800 95200

Caja de Archivo 4800 67200

Otros no 6450 90300

archivísticos
Documentación Legajo 9450 132300
2
Gramaje: 75 grs/mto Carpeta 9000 126000

Caja de Archivo 6300 88200

Otros no 8700 96000

archivísticos
 Para pasar de: Multiplicar por: Obtiene:

Metros lineales 0.172413 Metros cuadrados

Metros lineales 0.06927 Metros cúbicos

Metros lineales 0.0336 Toneladas

E: mail:
Metros cuadrados 5.8 Metros lineales

Metros cuadrados 0.4015384 Metros cúbicos

Metros cuadrados 0.1948799 Toneladas

agnnal@attglobal.net
Metros Cúbicos 14.4362 Metros lineales

Metros Cúbicos 2.49 Metros cuadrados

Cra
Metros 6 Nº 6-91
Cúbicos Tel:0.48484
3373111
Toneladas

Toneladas 29.7619 Metros lineales

Fax: 3372019
Toneladas 5.1313655 Metros Cuadrados

Toneladas 2.062536 Metros cúbicos

Cálculos finales
• Folios: 0.45 mts cub X 126000=56700
• Mts linea: 0.45 mts cub X14.4362=6.5
• Mts Cuad: 0.45 mts cub X 2.49= 1.12
• Peso: 0.45 mts cub X 0.48484=
0.4 Toneladas
Archivo General de la Nación

Carrera 6 Nº 6-91 - Bogotá

PBX 3373111
Fax 3372019
E Mail: agnnal@attglobal.net
Web: archivogeneral.gov.co