COORDINACION ADMINISTRATIVA

INFORME GENERAL - 2019

NUESTROS PROCESOS…
1. SERVICIO AL CLIENTE
2. FACTURACION ELECTRONICA
3. GESTION DOCUMENTAL
4. MANTENIMIENTO Y SERV. GRLES.
5. LEGALES
 FACTURACIÓN POR MES

El presente hace referencia a la facturación por mes

facturación acumulada hasta el mes de
septiembre 2019 DICIEMBRE ENERO
15% 8% FEBRERO
MESES PORCENTAJE SUMA VALOR TOTAL
8%
ENERO 7,67% $ 70.988.187.805
FEBRERO 8,13% $ 75.260.448.118 NOVIEMBRE MARZO
MARZO 7,71% $ 71.437.249.643 8% 8%
ABRIL 5,90% $ 54.682.815.478 OCTUBRE ABRIL
MAYO 8,82% $ 81.722.721.231 7% 6%
JUNIO 7,48% $ 69.298.979.725
JULIO 7,59% $ 70.251.178.429
AGOSTO 7,71% $ 71.428.913.554
MAYO
SEPTIEMBRE 8,78% $ 81.323.288.511 9%
SEPTIEMBRE
OCTUBRE 7,47% $ 69.155.597.708 9%
NOVIEMBRE 7,63% $ 70.638.321.094 AGOSTO JUNIO
DICIEMBRE 15,10% $ 139.868.961.402 8% JULIO 7%
TOTAL 100,00% $ 926.056.662.698 8%
 ESTADO DE RADICACIÓN

Podemos visualizar el estado de Radicación, del

total de las facturas y NC generadas.
ESATDO DE RADICACIÓN PORCENTAJE CANT. VALOR TOTAL.
FACTURA DE VENTA 92,93% 86941 $ 662.057.955.511
Aceptado 90,34% 84521 $ 638.621.995.687
Acusado 0,01% 12 $ 187.178.181
Por radicar 0,07% 68 $ 159.077.486
Radicado 2,34% 2187 $ 19.036.543.212
Rechazado 0,16% 153 $ 4.053.160.945
NOTA CRÉDITO 7,07% 6614 -$ 45.383.958.777
Aceptado 0,09% 80 -$ 1.668.673.033
Acusado 0,004% 4 -$ 518.059
Por radicar 0,13% 117 -$ 422.183.548
Radicado 6,85% 6410 -$ 43.289.956.533
Rechazado 0,003% 3 -$ 2.627.604
VALOR TOTAL. 100% 93555 $ 616.673.996.734
 ESTADO DE RADICACIÓN CON LA DIAN

ESTADO DE
PORCENTAJE CANT. VALOR TOTAL.
RADICACIÓN DIAN

FACTURA DE VENTA 92,93% 86941 $ 662.057.955.511

Entregado 0,88% 822 $ 6.186.623.149
Validación exitosa 92,03% 86101 $ 655.828.978.445
Validación fallida 0,02% 18 $ 42.353.918
NOTA CRÉDITO 7,07% 6614 -$ 45.383.958.777
Entregado 0,09% 85 -$ 809.737.738
Validación exitosa 6,98% 6529 -$ 44.574.221.039
VALOR TOTAL. 100% 93555 $ 616.673.996.734
 NOVEDADES DE NO ACEPTACION DE FV
NOVEDADES DE RADICACIÓN PORCENTAJE CANT. VALOR TOTAL.
FALTA DE SOPORTES 33,7% 114 $ 10.720.834.733
DIFERENCIA EN VALORES 15,7% 53 $ 998.069.626
FALTA DE FORMATO F.E 14,2% 48 $ 2.592.664.098
FALTA DE DECLARACIONES 8,3% 28 $ 2.637.753.253
DEVOLUCION DE MERCANCIA 5,0% 17 $ 49.450.016
FACTURA VENCIDA 5,0% 17 $ 125.343.444
POR RAZON SOCIAL 2,7% 9 $ 61.518.551
PRODUCTO NO CONFORME 2,4% 8 $ 100.645.355
CLTE DESCONOCE LO FACTURADO 2,1% 7 $ 6.834.569
FV NO CUMPLE CON CONDICIONES 1,8% 6 $ 136.426.428
SE DESCONOCE EL MOTIVO 1,8% 6 $ 2.066.828.665
CLTE. CANCELA LA O.C 1,5% 5 $ 7.385.678
ERROR DEL EJECUTIVO 1,5% 5 $ 36.621.479
PRODUCTO NO SOLICITADO 1,5% 5 $ 162.831.584
DIA ESPECIAL PARA RADICAR 0,9% 3 $ 142.169.256
DIRECCION INCORRECTA 0,9% 3 $ 297.763.501
ERROR DE LA PLATAFORMA 0,9% 3 $ 21.073.708
NO SE EFECTUO EL CURSO 0,3% 1 $ 17.503.496
TOTAL GENERAL. 100% 338 $ 20.181.717.439

Se evidencian las causales por las cuales la

facturas en su primer instancia no quedan
radicadas.
TIPO DE GESTIÓN A LA NOVEDADES

Dando alcance a la anterior

diapositiva, aquí se refleja la
gestión que se realizó.

TIPO DE GESTIÓN PORCENTAJE CANT. VALOR TOTAL.

GESTIONADA POR CARTERA 46,7% 158 $ 6.111.638.291
EJECUTIVO REMITE SOPORTES 23,1% 78 $ 7.621.865.170
EJECUTIVO APLICA CMNC 10,7% 36 $ 1.009.039.069
EJECUTIVO INDICA RE ENVIAR 9,2% 31 $ 850.528.206
OPERACIONES REMITE SOPORTES 8,9% 30 $ 4.549.872.258
SIN RESPUESTA 1,5% 5 $ 38.774.445
VALOR TOTAL. 100% 338 $ 20.181.717.439
MEDIO RECEPTOR DE SERV. CLTE.

MEDIO RECEPTOR PORCENTAJE CANT.

CORREO 86,6% 2356
CORREO/ SERV. CLTE 10,4% 282
TELEFONO 2,8% 77
WHATSAPP 0,1% 4
TOTAL GRAL. 100% 2719
 TIPO DE SOLICITUDES
SOLICITUD PORCENTAJE CANT.
REENV. 18,35% 499
RAD. ESP 16,07% 437
ACTUAL. 11,07% 301
PRUE. ENTR. 9,08% 247
FV NO RAD 8,79% 239
PRUE. RADIC 8,64% 235
DECL. SUB 4,45% 121
FV RECH. 4,27% 116
LIST. NEGRA 3,38% 92
USUA. Y CONTR. 3,31% 90
NOV. FACT 3,24% 88
QUEJA 2,61% 71
REINT. 2,43% 66
SOLICITUD 2,28% 62
BONOS MERC 0,85% 23
RE FACT. 0,59% 16
DEV. FV 0,22% 6
CONS. NO RAD FV 0,22% 6
GARANTIAS 0,15% 4
TOTAL GRAL. 100% 2719
 GESTION DE SOLICITUDES
AREA RESPONSABLE PORCENTAJE CANT.
FACT. ELECT 54,3% 1477
VENTAS 16,3% 444
ARCH. 8,0% 217
SIST. 7,6% 206
OPER. 6,7% 181
SERV. CLTE 4,2% 114
ARCH. MKC 0,8% 22
MERC. 0,8% 21
CARTERA 0,7% 19
LOG. INT 0,3% 8
AUDIT. 0,2% 6
JURIDICO 0,1% 2
TESORERIA 0,1% 2
TOTAL GRAL. 100,0% 2719
RESUELTOS POR EL AREA 1808
% 66%
RAZON SOCIAL CANT CANT VALOR TOTAL
ESPECIAL 100% 2006 $ 35.353.399.025
CONTROLES EMPRESARIALES S.A.S 39,1% 784 $ 12.863.912.061
HP COLOMBIA S.A.S
LENOVO (ASIA PACIFIC) LIMITED SUCURSAL COLOMBIA
11,4%
9,3%
229
187
$ 1.832.749.999
$ 777.301.410
RADICACION ESPECIAL
CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS S.A.S. 4,4% 88 $ 1.279.130.215
BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC. 3,2% 64 $ 335.010.683
EYS SOLUCIONES EMPRESARIALES IT S.A.S 3,0% 61 $ 124.292.321
DELL COLOMBIA INC 2,8% 56 $ 4.281.762.287
TELMEX COLOMBIA S A 2,5% 50 $ 2.904.375.382 En el presente cuadro encontramos los 41
COMUNICACION CELULAR COMCEL S A 2,4% 49 $ 4.095.087.922
SODIMAC COLOMBIA S A 2,1% 43 $ 57.738.385 clientes especiales, que su proceso de
BANCO DE OCCIDENTE
COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S A E S P
2,0%
1,7%
40
35
$ 2.006.171.138
-$ 1.917.125.981
radicación se realiza por medio de correo
COMPAÑIA INTERNACIONAL DE INTEGRACION S.A 1,6% 32 $ 239.032.263 electrónico y físico, ya que nuestra plataforma
RENTASIST. S A 1,5% 30 $ 256.661.512
OPENLINK SIST. DE REDES DE DATOS S A S 1,4% 28 $ 151.430.746 de FACTURE no se encuentra apta para que
OLIMPIA MANAGEMENT S A 1,0% 21 $ 325.834.144
ISOPTIC GROUP SAS 1,0% 20 $ 101.666.259
viajen los adjuntos que requiere el cliente en
GIRON ZAMBRANO OSCAR ORLANDO Y/O C SYSTEMS 0,9% 19 $ 41.663.521 su radicación, ni los tiempos se acomodan
INFOTRANS COLOMBIA SAS 0,9% 19 $ 210.063.885
ASIC S.A.S 0,7% 15 $ 82.599.307 para la consecución de soportes.
BANCOLOMBIA S.A 0,6% 13 $ 1.362.790.319
COMPUFACIL S A S 0,6% 13 $ 32.350.241
HELIOS TECHNOLOGY & INNOVATION S.A.S - HELIOS T&I SAS 0,6% 12 $ 31.148.700 • Declaraciones
AXITY COLOMBIA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA AXITY COLOMBIA
0,5% SAS 11 $ 63.852.747
INDRA SIST. S A SUCURSAL COLOMBIA 0,5% 10 -$ 83.806.587 • Ordenes de compra
INGENIERIA JM SAS
SION TECH SAS
0,4%
0,4%
9
9
$ 3.377.870
$ 16.065.520 • Pruebas de entrega
SOLUTIONS 2 GO COLOMBIA LLC SUCURSAL COLOMBIA
CARVAJAL SOLUCIONES EN TECNOLOGIA S.A.S
0,4%
0,4%
9
8
$ 26.151.845
$ 662.435.208
• Acta
SIST. Y COMPUTADORES S.A 0,4% 8 $ 62.772.335 • Contratos
PROSEGUR TECNOLOGIA SAS 0,3% 6 $ 13.446.767
E GLOBAL TECHNOLOGY S A S 0,2% 5 $ 13.316.741 • Seriales en Excel
PANAMERICANA LIBRERIA Y PAPELERIA S.A.
UPSIST. S A S
0,2%
0,2%
5
5
$ 39.162.172
$ 2.898.963
• N° RD
BANCO BILBAO VIZCAYA ARGENTARIA COLOMBIA S A - BBVA COLOMBIA0,2% 4 $ 1.847.665.220
INVERSER LTDA. INVERSIONES Y SERVICIOS 0,1% 3 $ 1.937.581
BANCO DAVIVIENDA S A 0,1% 2 $ 838.461.348
CARVAJAL SOLUCIONES DE COMUNICACION S.A.S 0,05% 1 $ 4.998.000
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTA SA ESP ETB S A ESP 0,05% 1 $ 85.725.000
ITAU CORPBANCA COLOMBIA SA 0,05% 1 $ 238.318.332
TIVIT COLOMBIA TERCERIZACION DE PROCESOS SERVICIOS Y TECNOLOGIA
0,05%SAS Y/O
1 TIVIT COLOMBIA
$ 40.973.245
SAS
VALOR TOTAL. 100% 2006 $ 35.353.399.025
 CASOS ESPECIALES SERV. CLTE POR CATEGORIA.

CATEGORIAS CANT. CANT. 50% 44%

REINTEGRO 44% 53 40%

REQUERIMIENTO 23% 28 30% 23%

20% 13% 13%
QUEJA 13% 15 10% 3% 2% 1% 1% 1% 1%
GARANTIAS 13% 15 0%

RECHAZO DE FACTURA / SALDO A FAVOR

PAGO ARREGLO DE TALANQUERA

EVALUACION DE PROVEEDOR

FACTURA NO RADICADA
REQUERIMIENTO
REINTEGRO

MANIFIESTOS
GARANTIAS
QUEJA

RECHAZO DE FACTURA
EVALUACION DE PROVEEDOR 3% 3
FACTURA NO RADICADA 2% 2
RECHAZO DE FACTURA / SALDO A FAVOR 1% 1
MANIFIESTOS 1% 1
RECHAZO DE FACTURA 1% 1
PAGO ARREGLO DE TALANQUERA 1% 1
TOTAL GRAL. 100% 120

Aquí encontramos los 120 casos especiales, registrados desde del mes de mayo hasta
octubre en Servicio al cliente, que tiene un proceso mas de estudio y escalamiento, de
los cuales se encuentran abiertos 10.
 OBSERVACIONES
 Se sigue presentando problemas con los re envíos de los correos de lista
negra. (actualización nueva plataforma)
 Alcance, Tiempos de respuesta, socialización.
 Definir acciones correctivas.
 En el mes de Octubre se realizo la actualización de datos de nuestros clientes
para la nueva fase de Facturación electrónica.
 A partir del mes de Septiembre nos entregaron el manejo de la creación de
usuario y contraseña en la pagina web de MPS como distribuidores.
 Estamos pendientes de retomar el chat de la pagina Web.
 Estamos pendientes de la puesta en marcha del CRM.
 Para el próximo año en el primer trimestre vamos a implementar Work Flow
bajo Share Point, con el fin de unificar la Gestión documental electrónica y los
procesos aplicables a flujos en las diferentes áreas de la Compañía.