Gestión de proyecto

MBA. Raphael Calixto Santillán Tema: Conoce las actividades , procesos y alcances de la Gestión
del Alcance de un proyecto
 La Gestión del Alcance del Proyecto

La Gestión del Alcance del Proyecto es el Proceso encargado de

definir y planificar que trabajos son necesarios en el Proyecto, se

trata de asegurarnos de que solo ese trabajo es el que se realizará

durante el Proyecto
Cuando abordamos un Proyecto es crítico asegurarnos que la gestión del
alcance del Proyecto ha sido definida con exactitud. Se debe establecer un
valor medible que determine si hemos cumplido ese alcance
 Como hacerlo?

•Juicio de Expertos

•Análisis del Producto, incluye técnicas tales como el desglose del

producto, el análisis de sistemas, el análisis de requisitos, la
ingeniería de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis del
valor.

•Identificación de alternativas, incluye técnicas tales como la

tormenta de ideas, el pensamiento lateral, la comparación entre
pares, etc.

•Otros
Qué es Definir el Alcance del Proyecto: es como realizar una segunda acta de constitución. Pero así
como el acta de constitución del Proyecto la hicimos en el inicio del Proyecto, a solas con el sponsor,
definir correctamente el alcance del Proyecto requiere que se haya hecho a captura de requisitos del
proyecto, es decir, que hayamos capturado exactamente lo que se quiere conseguir con el Proyecto.

El objetivo de definir el Alcance del Proyecto: el objetivo es definir los límites, claramente

especificados, del Proyecto. Además buscamos definir los entregables resultantes del Proyecto, es
decir, los productos o servicios que se entregarán al final del Proyecto.

La metodología que seguiremos en el Proyecto: debemos definir la estrategia metodológica que

seguiremos en el Proyecto, además, definiremos todos los factores internos que será importante
considerar.

El Control del Alcance del Proyecto: es sumamente importante establecer mecanismos de control

del alcance del Proyecto. Debemos indicar cómo se medirá el éxito del Proyecto, definir con total
claridad que se entiende por éxito del Proyecto. La consideración de lo que será el éxito del Proyecto
también deberá ser medible y ponderable.

Los Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto: el proceso de la gestión del alcance del
Proyecto está compuesto por cuatro procesos de planificación que son, planificar la gestión del
alcance + recopilar los requisitos + definir el alcance + crear la estructura de desglose del trabajo
(EDT) + dos procesos de seguimiento y control del Proyecto, validar el  alcance y controlar el alcance.
 La Línea Base del Alcance del Proyecto

La linea base del Alcance del Proyecto es un componente del plan para la dirección del
Proyecto

Qué es la Linea Base del Alcance del Proyecto: es un componente del plan para la
dirección del Proyecto que incluye los siguientes elementos.

El Enunciado del Alcance del Proyecto: el Enunciado del Alcance del Proyecto incluye la descripción del
alcance del producto + la descripción de los entregables del Proyecto + la definición de los criterios de
aceptación establecidos por el usuario del producto del Proyecto.
La EDT del Proyecto: la EDT (estructura de desglose de trabajo) del Proyecto define cada entregable del
Proyecto así como la descomposición de cada entregable del Proyecto en paquetes de trabajo más
pequeños, que los hacen mas manejables y controlables en la complejidad del Proyecto.
La EDT, Estructura de Desglose de Trabajo del Proyecto (WBS)

La EDT del Proyecto ayuda a garantizar que los entregables del Proyecto se entregan
dentro de la estructura acordada en el Proyecto

Contenido de la EDT del Proyecto: la EDT del Proyecto desglosa el Proyecto en piezas
más pequeñas y que son más manejables en el Proyecto. Muestra una jerarquía completa del Proyecto
haciendo más fácil ver como se relaciona un entregable del Proyecto  con otro.
Importancia de la EDT del Proyecto: la EDT del Proyecto es imprescindible en Project Management.
Sin ella el Proyecto tardará más, los riesgos serán mayores y el Proyecto tendrá más probabilidad de
ser impactado negativamente.
Crear EDT

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la descomposición jerárquica descendente

de todo el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar hasta
llegar a un nivel mas detallado conocido como paquetes de trabajo.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado
en la declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente.

El propósito de la EDT es desarrollar una lista de todas las tareas requeridas por el
proyecto para cumplir el objetivo deseado. A partir de la identificación de las tareas será
posible estimar el tiempo, costo, recursos, etc. Es decir, la EDT sirve de base para generar
el cronograma del proyecto y otros documentos de planificación.
 Crear EDT

La Estructura de Desglose del Trabajo tiene la forma de un árbol invertido y ayuda a

visualizar todo el proyecto y sus principales componentes.
No existe fórmula para calcular el nivel de profundidad de la EDT, esto dependerá del
tamaño y complejidad del proyecto. Comúnmente tenemos:

• El primer nivel es la meta/objetivos del proyecto,

• El segundo nivel son las fases del proyecto
• El tercer nivel son los entregables del proyecto
• El cuarto nivel, el paquete de trabajo

Una Estructura de Desglose del Trabajo bien diseñada hace fácil asignar cualquier
tarea, actividad u entregable del proyecto a uno y sólo un componente de la estructura..
Nivel 1: Objetivo del Proyecto

Nivel 2: Fases

Nivel 3: Entregables

Nivel 4: Paquete de Trabajo

Resultado del EDTT::

Como resultado de este proceso tenemos:

EDT

Diccionario de la EDT

Línea base del Alcance, la que

incluye la declaración del alcance del
proyecto, la EDT, el diccionario de la EDT

Actualizaciones a los documentos del

proyecto
 Verificar el alcance

Verificar el alcance es el proceso que consiste en

formalizar la aceptación de los entregables del
proyecto que se han completado por parte del
cliente.

Verificar el alcance incluye revisar los entregables (resultados de los

trabajos y servicios) con el cliente o el patrocinador para asegurarse de
que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su
aceptación formal.

Verificar el alcance implica ejecutar actividades de inspección,

validación, medición y comprobación que los entregables cumplan los
criterios de aceptación acordados.
 Características:
• Deben ser:
• concretos, no generales
• verificable objetivamente que se alcanzó el objetivo
• realistas y alcanzables
• Consistentes con los recursos disponibles o previstos
• Consistentes con los planes, políticas y procedimientos de
la empresa
• No excesivamente complejos.
 Entregables

• ¿Cómo alcanzo los objetivos específicos?

• ¿Qué debo tener al final del proyecto para decir que cada
objetivo específico se alcanzó?

• Entregables: Resultados tangibles y verificables que marcan que

uno o varios objetivos se alcanzaron.
 Entregables

• Están relacionados con el “cómo” voy a realizar el proyecto.

¿ Qué productos voy a entregar para alcanzar el objetivo?
• Ej.: para poder obtener la información de un cliente en menos de
10 segundos puedo tener distintos entregables según como lo
implemente:
– Una bibliorato con un sistema fácil de índice
– Un software con una base de datos .......
 Lógica básica.
• SI son ciertos los supuestos explicitados y se logran todos los objetivos
específicos, medidos a través de los entregables definidos,
• ENTONCES se logra el objetivo general del proyecto dentro de las
restricciones establecidas.
 Ahora sí:
• La definición de los entregables dispara toda la metodología
analítica conocida y en uso.

• A lo largo de la ejecución del proyecto toda la gestión de los

cambios, la delegación y la gestión de riesgos se ve a la luz de
la línea estratégica de la empresa.
 Dos realidades
• Las empresas que realizan proyectos en su seno: el producto del proyecto se
integra a la empresa.

• Las empresas que ejecutan proyectos para terceros: viven de ejecutar

proyectos para otros.
 El para qué de ambas organizaciones

OBJETIVO ACTORES

CRITERIOS SUPUESTOS
OBJETIVOS
de ÉXITO. Criterios
De aceptación
RESTRICCIONES

Objetivo(s) específico(s)

Entregable(s)
 Definición de alcance
Subdivisión de proyecto en entregables
mas pequeños y manejables tal que:
• Permita asegurar costo, tiempo y recursos estimados.
• Definir una línea de base para medir y controlar
performance.
• Facilitar una clara asignación de responsabilidades.
 Definición de alcance
• Técnicas
– Descomposición
• Identificar Actividades de mayor nivel del proyecto

• Conciliar Costos y Duración con nivel de detalle

• Identificar componentes de los entregables
• Verificar la correcta descomposición

• Salidas
– Work breakdown structure
• Contractual WBS
• WBS Organizacional
• WBS de recursos
Curso de Gestión de Proyectos
• Bill of Material
 Work Breakdown Structure: WBS

Es un entregable orientado al agrupamiento de

los elementos de proyecto que organizan y
definen el alcance total del mismo.
No trabajar en el WBS es estar fuera del
proyecto, lo que no está no se hace.

Curso de Gestión de Proyectos

 N u e v o C e n tr o d e
D is t r ib u c ió n

P la n e a m ie n t o R e q u e r im ie n t o s ............... ................

O r g a n iz a c ió n F a s e O r g a n iz a c ió n F a s e

E s t u d io F a c t ib ilid a d A rm a d o g ru p o P ro y e c to

Im p a c t o C o m e r c ia l S e le c c ió n P r o v e e d o r e s

A n á lis is E c o n ó m ic o S o lic it u d d e p e r m is o s
m u n ic ip a le s
A n á lis is F in a n c ie r o ......................

Im p a c t o L o g is t ic o
Ejemplo...
Curso de Gestión de Proyectos

Im p a c t o A m b ie n t a l
 Un ejemplo simple
Colocar el WEB de la empresa en Internet

Diseñar Definir Contenido Definir Sitio Publicar

Redactar el resumen Seleccionar el ISP Compaginar la

de la empresa versión final y
Definir fonts,
ponerla on-line
colores, templates, Convertir el reporte anual Registrar la
Etc. a html compañía Registrarla
y su dirección en buscadores
Definir el mapa Escribir la página de
del sitio los productos
Curso de Gestión de Proyectos

Convertir información
impresa a html
Gestión del Alcance -
Verificación de alcance

Es el proceso de aceptación formal de alcance del proyecto,

entregable o fase por parte de los interesados del proyecto (sponsor,
cliente, usuario)
 Gestión del Alcance -
Control de cambio del alcance

Es el proceso que permite evaluar si los cambios a introducir

son beneficiosos, determinar los cambios que implican en las
definiciones del alcance y sus consecuencias, y manejar los
cambios actuales si finalmente deciden hacerse.

Curso de Gestión de Proyectos

 Dos tipos de problemas
1.Incorrecta definición inicial del alcance y la especificación
del mismo.
2. Modificaciones al alcance durante el desarrollo del proyecto

Por ej.
– Un proyecto tiene un presupuesto de 1000
– Si se hubiera planificado desde el inicio, con el nuevo alcance
costaría 2000.
– Pero al introducir la modificación durante la ejecución del proyecto
lleva los costos a 5.000 en lugar de 2000.
¡Gracias!