AUDITORIA DE LA CALIDAD

Julio del 2009

 AUDITORIA INTERNA
• Auditado
• Cliente de
auditoria
• Demostrar
conformida
d
PLANEACION DE LA
AUDITORIA
 PROGRAMA DE AUDITORIA
• ¿Qué es un programa de auditoría?
Entrevista con lista de verificación

Cumplimiento, certificación,
seguimiento

Procesos
Áreas
Normas de gestión Resultados de auditorías previas.
Políticas, procedimientos, manual operativo
Leyes, reglamentos y regulaciones
Otras: BPM
 Viene… PROGRAMA DE AUDITORIA

• Selección de los auditores

• Procedimiento documentado:
responsables, planeación,
ejecución, seguimientos,
resultados y registros
 DEFINIR EL OBJETIVO
• ¿Por qué se requiere la auditoria?

- DETERMINAR CONFORMIDAD
- DETERMINAR FUNCIONAMIENTO
- DETERMINAR EFECTIVIDAD
- PROVEER OPORTUNIDAD DE MEJORA
- ASEGURAR CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS LEGALES O REGULATORIOS
 CRITERIOS DE AUDITORIA
• Normas de gestión
• Políticas, objetivos
• Manual Operativos, Procedimientos
• Leyes, reglamentos
 DEFINICIÓN DE EQUIPO AUDITOR

• ¿Equipo auditor?
• ¿Cuántos?
• ¿Quiénes?
• ¿Líder?

• Auditores en entrenamiento
• Expertos técnicos
• Observadores
 PREPARACION DE LA
AUDITORIA
• El éxito o fracaso depende de la
preparación y planificación
• Se comienza con el programa de auditoria
• Enfoque el alcance y el propósito
• Limitada por tiempo y dinero
• Designar al auditor líder
• Obtener la documentación requerida
• Comenzar con anticipación
 COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
CALIDAD
MEDIO AMBIENTE
2. APTITUD
Conocimientos y para aplicar los Conocimientos y
habilidades Conocimientos
habilidades
específicas de y Continuo
específicos de
calidad habilidades Desarrollo
medio ambiente Profesional

Participar
en
EXPERIENCIA LABORAL FORMACIÒN COMO AUDITOR auditorias
EPERIENCIAS EN AUDITORIAS EDUCACION

1. ATRIBUTOS PERSONALES
 ATRIBUTOS PERSONALES
• Ético: imparcial, sincero,
honesto y discreto
• De mentalidad abierta
• Diplomático
• Observador
• Perceptivo
• Versátil
• Tenaz
• Decidido
• Seguro de si mismo
 CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES
a) Principios, procedimientos y técnicas de
auditoría
– Entrevistas eficaces, escuchar, observar, revisar
– De acuerdo al horario
– Asegurar confidencialidad
– Redactar informes de auditoria
b) Documentos del sistema de gestión,
comprender el alcance y los criterios
– SGC de diferentes organizaciones e interacción
– Orden de prioridad
– Sistemas de información y tecnología
 Viene… CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

c) Situaciones de la organización
– Tamaño, estructura, funciones, relaciones
– Procesos
– Costumbres locales (vestimenta, saludo,
horarios de comida, lenguaje, idioma)
d) Leyes, reglamentos y otros requisitos
aplicables.
 LIDERES DE LOS EQUIPOS
AUDITORES
• Conocimientos y habilidades adicionales de
liderazgo para:
• Planificar auditoria
• Uso eficaz de los recursos
• Comunicador
• Orientar a los auditores
• Llevar al equipo a las conclusiones
• Prevenir y resolver conflictos
• Preparar y completar el informe de auditoría
 CONOCIMIENTOS ESPECÌFICOS Y
HABILIDADES DE AUDITORES DE SGC
• Métodos y técnicas relativas a la calidad
– Terminología
– Principios de calidad
– Herramientas de gestión
• Procesos y productos, incluyendo
servicios para permitir al auditor
comprender el contexto tecnológico en el
cual se está llevando a cabo la auditoría
 EVALUACIÓN DE LOS
AUDITORES
• Paso 1.- Satisfacer el programa de
auditoria
• Paso 2.- Criterios de evaluación:
cuantitativos, cualitativos
• Paso 3.- Método de evaluación: registros,
retroalimentación, entrevista, observación,
examen.
• Paso 4.- Realizar la evaluación
• Ejemplo de evaluación de un auditor
MÁS SOBRE EL AUDITOR
 El papel del auditor

 Establecer para el cliente de la auditoría, la

información basada en hechos sobre el
grado de cumplimiento de los requisitos
 Las conclusiones basadas en evidencia
objetiva.
 Se puede nombrar un auditor líder y un
auditor.
 El auditor líder debe estar completamente a
cargo de la auditoría.
 Características Positivas

• Cortés Tenaz
• Amigable Mente abierta
• Servicial Diplomático
• Constructivo Honesto
• Informativo Maduro
• Perceptible Modesto
• Juicioso Tacto
 Características Negativas
• Criticón Inflexible
• Polémico Perezoso
• Capcioso Errático
• Saltar a Susceptible
conclusiones No práctico
• Agresivo “Sabelotodo”
• Desconsiderado Indeciso
• Inconsistente
 Responsabilidades del
Auditor
Cumplir con los requisitos
Seguir el plan y los
procedimientos
Permanecer dentro del
alcance.
Comunicar y clarificar los
requisitos de la auditoría.
Planear y ejecutar las
labores individuales
efectivamente.
Recolectar y analizar
evidencias
Permanecer alerta
Reportar las
observaciones.
Verificar las acciones
correctivas
Cooperar con y apoyar al
auditor líder
Retener y mantener
documentación
Mantener la
confidencialidad
Actuar de manera ética
Responsabilidades del Auditor Líder
• Revisar el alcance, propósito, programa y plan
de auditoria
• Seleccionar el equipo auditor
• Asegurar que el equipo sea competente y se
familiarice con la documentación
• Representar al equipo
• Coordinar el proceso
• Dirigir las reuniones de apertura, reporte y cierre
• Aceptar y verificar el plan de acciones
correctivas
• Asegurar que los resultados de auditoría sean
reportados de una forma clara, concluyente y
sin demoras
Auditor Interno
Poder limitado dependiendo
del respaldo gerencial
Un compromiso y respaldo
insuficiente de la gerencia,
puede arriesgar la
efectividad de las auditorías
internas
Conoce la gente, lo cual
puede ayudar a la
comunicación
Auditor Externo
Alto grado de poder, no
abuse de él.
Sus recomendaciones son
de gran importancia para el
auditado, asegúrese de que
están bien fundamentadas
Un punto de vista externo
ayuda a identificar
problemas
Ayuda a la auditoría interna
Imparte conocimiento
 SELECCIÓN DEL EQUIPO
AUDITOR
• De acuerdo a objetivos, alcance, criterios y
duración estimada de la auditoria
• Si es auditoria combinada o conjunta
• Competencias y habilidades
• Los requisitos
• Asegurar independencia y evitar conflictos de
intereses
• Capacidad para trabajar en equipo y comunicar
• Idioma, características sociales y culturales
DURACIÓN DE UNA AUDITORIA
• La guía 62 de la IAF – días # de
empleados
Días
auditor
auditor 1 – 10 2
• Revisión documental un 11 – 25 3
10% del tiempo total 26 – 45 4
• El descuento del tiempo 46 – 65 5
hasta el 30%
66 – 85 6
• La duración del tiempo
86 – 125 7
depende de factores que lo
126 – 175 8
incrementen o disminuyen.
176 – 275 9
 Factores que incrementan
tiempo de auditoria

• Logística complicada
• Utilización de un interprete
• Instalaciones muy amplias
• Muchos requisitos regulatorios
• Procesos muy complejos
 Factores que disminuyen el
tiempo
• No se hace diseño y desarrollo
• Procesos / productos de bajo riesgo, de
una sola actividad
• Experiencia con el sistema del auditado
• Instalaciones pequeñas
• Actividades repetitivas por turnos
• Madurez del sistema de gestión
 PLAN DE AUDITORIA
• Información del programa de auditoria
• Fechas y lugares
• Hora y duración para las actividades en
sitio
• Funciones y responsabilidades de los
miembros del equipo auditor
• Asignación de recursos

– Debe ser revisado y aceptado por el cliente

 DOCUMENTACIÓN APLICABLE
• Comprender los procesos y las interacciones.
• Entradas, salidas, recursos, flujos de secuencia
• Controles que se están implementando
(procedimientos, instrucciones, especificaciones,
etc.).
• Procedimientos de monitoreo
 PREPARACION DE LOS
DOCUMENTOS DE TRABAJO
– Lista de verificación y planes de muestreo de
auditoria
– Formularios para registrar información, tal
como evidencias de apoyo, hallazgos de
auditoria y registro de las reuniones
 LISTA DE VERIFICACIÓN
Son apoyo al proceso de auditoría, es una herramienta de
la “caja de herramientas” de los auditores

VENTAJAS
- Ayuda de memoria
- Asegura que se cubran todos los temas y puntos
- Asegura profundidad y continuidad de la auditoría
- Ayuda a administrar el tiempo
- Organiza la toma de notas
- Ayuda a la preparación del informe
- Es un registro de que se revisó el SGC
-Base de información para la planificación de futuras
auditorías
- Evidencia objetiva de que se llevó a cabo la auditoría
-Es una garantía de la objetividad del auditor
 Viene …LISTA DE VERIFICACIÓN

• DESVENTAJAS

• Intimidante para el auditado

• Perspectiva estrecha del SGC.
• No deben sustituir la planificación de la auditoría
• Pueden lentificar a la auditoría por la duplicación y repetición
• Las listas genéricas, pueden no agregar valor
• No puede ser el único apoyo del auditor
• Obstrucción de la comunicación.
• Omisión de temas importantes por estar fuera de la lista de
verificación.

• Ejemplos
Existen ventajas y desventajas en la utilización
de las listas de verificación. Ello depende de
muchos factores:
•Necesidades del cliente
•Restricciones de tiempo y costos,
•Experiencia del auditor
•Requisitos del esquema del sector.
AGENDA DE AUDITORIA
NOTIFICAR
AL
AUDITADO
ESTIMACIÓN DEL TIEMPO
• Asignación de exposiciones