MEDICIÓN DE ARCHIVOS

NTC 5029:2001
 MEDICIÓN DE ARCHIVOS

La metodología de la NTC • Especifica métodos para

5029:2001, se basó en medición de archivos.
pruebas de campo en varios
archivos, se establecieron • No aplica para medición de
promedios y fórmulas, planos, mapas,
teniendo en cuenta cartografías. (Grandes
información de fabricantes de formatos).
papel, estantería y unidades
de conservación.

• NO SE DEBE USAR PARA CALCULAR COSTOS

 CONCEPTOS

Canto o filo:
Corte, arista o borde de la
documentación.

Depósito:
Espacio destinado a
conservación de
documentos. Debe reunir
condiciones ambientales,
dotación, mantenimiento.
 CONCEPTOS

Documento:
Información registrada,
cualquiera sea su forma o
soporte. Puede estar
conformado por más de
un folio.
 CONCEPTOS
Entrepaño:
Cada una de las láminas
horizontales de que consta un
anaquel o estantería.

Estantería para archivo:

Mueble metálico con
anaqueles y entrepaños o
bandejas para colocar
documentos en sus
respectivas unidades de
conservación.
CONCEPTOS

Folio:
Hoja de libro, de
cuaderno o de
expediente al que
corresponden dos
páginas.
 CONCEPTOS

Gramaje:
Peso en gramos por unidad
de área.

35 gr, 60 gr, 75 gr y 90 gr
metro 2

= g/m2

Micrómetro o Palmer
 CONCEPTOS
MEDICIÓN LINEAL: Estimación comparativa de la longitud
ocupada por la documentación ubicada de filo o canto.
 BENEFICIOS DE REALIZAR MEDICIÓN
DE ARCHIVOS

Permite el desarrollo de tareas, estudios y

programas encaminados a optimizar espacios y
racionalizar costos.

Facilita la labor de planificación de tareas

archivísticas como la organización,
conservación, descripción, restauración,
microfilmación, entre otros.

Permite diseñar y proyectar áreas de depósito de

archivos, teniendo en cuenta, el volumen actual de
los documentos, peso, tipo de estantería y
crecimiento documental.
ASPECTOS A CONSIDERAR

 Los resultados de la medición de archivos pueden

variar en un 10% por encima o por debajo del valor
calculado.

 Aplica solo para documentos que se encuentren en

tamaño carta y oficio.
 
 No se aplica para la medición de planos, cartografías
y mapas.

 Se deben tomar los datos en las mismas unidades

de medida, por ejemplo, en mm, cm, m, entre otros.

 Se debe conocer el instrumento de medición, por

ejemplo, el metro, decámetro, entre otros.
ASPECTOS A CONSIDERAR
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

2. Medición en metros
1. Medición por folios
lineales

3. Medición en metros 4. Medición en metros

cúbicos cuadrados

5. Medición de
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

1. Medición por folios:

• Cuantificación del archivo

en término de folios.
• Es más exacta, pero
dispendiosa en archivos
de más de 1 millón de
folios.
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

2. Medición en metros
lineales:
 Precisa y fácil de obtener la medición.

 Hay que tener en cuenta que la cantidad de

folios que contiene cada metro lineal varía
de acuerdo con el gramaje de papel.

 Se mide la documentación puesta de manera

vertical u horizontal

 Variables: gramaje del papel, tipo de unidad

de conservación (carpetas, legajos, cajas, AZ
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

2. Medición en metros lineales:

Q = número de metros x PFM

 
Q= Cantidad de folios
Número de metros= número de metros
lineales
PFM= promedio de folios por metro lineal.
 TABLA DE EQUIVALENCIAS

Otros: sacos, costales, cajas o cualquier otro de este tipo que no son unidades de
conservación adecuadas
 TABLA DE EQUIVALENCIAS

Otros: sacos, costales, cajas o cualquier otro de este tipo que no son unidades de
conservación adecuadas
TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSIÓN
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

3. Medición en metros cúbicos:

 Espacio tridimensional ocupado

por la documentación.

 Uso: archivos que se encuentren

en pisos, costales o cajas de
cartón de diferentes tamaños.

 Variables: Gramaje del papel y

unidad de conservación.
MÉTODOS DE MEDICIÓN
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

Metros cúbicos (m3) = ancho x largo x Altura

Q = número de metros cúbicos (m3) x PFM3

Q= Cantidad de folios/metro cúbico

Número de metros cúbicos= número de metros cúbicos
PFM3= promedio de folios por metro cúbicos
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

Para conocer la totalidad de folios que tiene un espacio de

almacenamiento que presenta diferentes unidades de
almacenamiento y disposición física (documentos en el piso, en
estantería, en cajas, entre otros, se realiza el siguiente cálculo:

Q total = Q metros lineales + Q metros cúbicos

 MÉTODOS DE MEDICIÓN

4. Medición en metros cuadrados:

 Calcular el espacio físico que ocupará la

documentación, inexacto,

 Uso: Almacenar documentación con

proyección de crecimiento de un archivo.

 Variables: tipo de estantería, espacio

entre estantería, número de bandejas por
estante, tipo de unidad de conservación.

 1 metro cuadrado (m2) =5,8 metros Metros cuadrados (m2) = largo x ancho
lineales de folios.
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

5. Medición de volúmenes a través de

fórmulas de figuras geométricas:
 
 Se utilizan estos métodos de medición
cuando el espacio físico que ocupa una
documentación tiene alguna figura
geométrica.
 En la norma, se recomiendan las
figuras de cono recto, cubo,
paralelepípedo recto, cono recto
truncado, cono rectangular truncado y
cono rectangular.
 Lo importante de este tipo de medición
es identificar la fórmula matemática, la
base, la altura, y demás unidades
necesarias para calcular el volumen de
la figura geométrica.
 
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

CONO RECTO:
FÓRMULA:

V= volumen
r= radio
h= altura
π= constante matemática (relación entre la
longitud de la circunferencia y su diámetro en
geometría euclidiana)= 3,14159265359
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

CUBO:
FÓRMULA:

V= volumen
a= arista del cubo
 MÉTODOS DE MEDICIÓN
PARALELEPÍPEDO RECTO:
FÓRMULA:

V= volumen
a= longitud de la arista a
b= longitud de la arista b
c= longitud de la arista c

Las aristas convergen en un mismo vértice.

 MÉTODOS DE MEDICIÓN

1. Identifique las figuras

geométricas en el espacio donde
se encuentra almacenada la
documentación.

2. En este caso, las dos figuras

geométricas identificadas
corresponden a una pirámide y a un
paralelepípedo, entonces las fórmulas
matemáticas para calcular el volumen
en cada figura son las siguientes:
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

 Para la pirámide el volumen:

Para calcular el volumen de un paralelepípedo:

V = Pirámide + paralelepípedo
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

 3. Teniendo en cuenta lo anterior, se reemplazan los valores de cada figura

geométrica en la fórmula correspondiente:
 
Para la pirámide, se tiene: ab= 2m2 y h= 3m, entonces:

 
Para el paralelepípedo, se tiene: a x b x c = 5m x 4m x 6m, entonces:
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

 Se suman los dos volúmenes:

 
Ahora para pasar a metros lineales, se emplea los datos de la
tabla de coeficientes de conversión, y para este caso, se
utiliza el coeficiente: 14,4362
 
Entonces:
Metros lineales= 23m3 x 14,4362
Metros lineales= 332 metros lineales
 
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

MÉTODOS

No probabilístico Probabilísticos
(Prácticos y (Dan muestras
económicos) representativas)
Seleccione el método que mas le convenga a su entidad.
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

POBLACIÓN
POBLACIÓ
POBLACIÓ N
N ARCHIVO
ARCHIVO GESTIÓN
CENTRAL
POBLACIÓN
ARCHIVO
HISTÓRICO Y
FONDO
ACUMULADO

% Muestra
Seleccionar el tipo
MUESTRA REPRESENTATIVA de muestreo
 MÉTODOS DE MEDICIÓN

6543mm

E
J
E
2257cm 3872mm
R
C 3,6m
I
C 132cm
I
O 5,6m