COMPLEMENTO DE

PLANEACION

PROCESO ADMINISTRATIVO

Olivares

Sonia Ortega Galan

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SOCIAL MEDIA
La palabra política proviene del griego politiké que
significa “arte de gobernar una nación”; el diccionario
señala que la política es el arte o traza con que se
maneja un asunto. A su vez. traza significa ‘ ‘plan para
realizar un fin”.

Políticas
 Generalmente, este vocablo tiene dos acepciones:

El que se utiliza en la burocracia gubernamental, y que se

refiere a la red de interac­ciones por medio de las cuales se
adquiere, transfiere y ejerce el poder, que no tiene nada
que ver con las metas de un determinado grupo so­cial y
otro, en el que se le considera una etapa del proceso de la
pla­neación y que será el que se acepte en este texto:
Las políticas son guías para orientar
la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de
decisiones, sobre problemas que se
repiten una y otra vez dentro de una
organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de
ejecución que auxilian el logro de objetivos y facilitan la
implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas
en función de éstas. En ocasiones se confunde a las políticas
con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son
mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o
comportamiento, que deberá seguir o evitar en situaciones
específicas el personal de una empresa; de tal manera que,
mientras las reglas son estrictas, las políticas son flexibles.
Reglas

Las operaciones de ventas se

realizarán únicamente de contado.

Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha

cubierto el importe de los mismos.
 Políticas

Las comisiones de los vendedores se

pagarán de acuerdo con el volumen
de ventas que éstos efectúen.

Al seleccionar agentes vendedores, será preferible

que sean personas del sexo femenino.
Como se observa en las reglas, las personas que ejecutan la
acción deben cumplirla tajantemente y al pie de la letra; son rígidas
y determinan lineamientos muy precisos que deben cumplirse tal y
como se especifica; comúnmente, su incumplimiento se sanciona.
En cambio, las políticas determinan límites más amplios y permiten
mayor iniciativa por parte de las personas que realicen la acción.
En síntesis, tanto las políticas como las reglas determinan un
esquema de conducta que debe seguir el personal de una
empresa; su diferencia básica es que las políticas proporcionan
libertad de reflexión y elección, mientras que las reglas no dan
margen de interpretación.
Clasificación de las políticas

Las políticas, de acuerdo con el

nivel jerárquico en que se
formulen y con las áreas que
abarquen, pueden ser:
Estratégicas o generales. Se formulan a nivel de
alta gerencia y su función es establecer y emitir
lineamientos que guíen a la empresa como una Operativas o específicas. Se aplican
unidad integrada. Ejemplo: Los empicados que principalmente en las decisiones que
laboran en la empresa tendrán la posibilidad de tienen que ejecutarse en cada una de
ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia las unidades de las que consta un
y antigüedad.
1 3 departamento. Por lo regular, se
asignan a los niveles inferiores.
Ejemplo: Sección de tomos: De ocurrir
una falla en el equipo, es conveniente
Tácticas o departamentales. Son lineamientos
específicos que se refieren a cada
2 reportarla al supervisor en tumo o, en
su caso, al servicio de mantenimiento.
departamento. Ejemplo: El departamento de
producción, determinará los tumos de trabajo
conforme a sus necesidades, siguiendo las
disposiciones legales
Las políticas, no interesando
su nivel, deben estar
interrelacionadas y deben
contribuir a lograr las
aspiraciones de la empresa.
Asimismo su redacción debe
ser clara, accesible y de
contenido realista, de tal
forma que su interpretación
sea uniforme.
 En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:

Externas. Cuando se Implícitas. En las actividades diarias de una

Consultadas. Formuladas. Son
originan por factores empresa el personal e enfrenta a situaciones de
Normalmente, dentro emitidas por
externos a la decisión en donde no existe una política
de una empresa diversos niveles
empresa, previamente establecida, lo que origina ciertos
existen actos superiores, con lineamientos que sin estar escritos se aceptan por
por ejemplo: la
esporádicos que dan el propósito de costumbre en la organización, por ejem­plo: una
competencia, el
lugar a que el personal guiar la correcta
gobierno, los empresa no ha determinado cuál será el límite de
tenga que recurrir a su acción y
sindicatos, las entrada de su personal y a éste se le acepta
jefe inmediato para decisión, del
asociaciones hasta con 15 minutos de retraso; esto puede
poder solucionar un personal en sus
comerciales e originar una política implícita.
problema, actividades.
industriales,
originándose, así,
asociaciones
estas políticas.
profesionales,
proveedores,
clientes, etc.

4
3
2
1
Importancia

Las políticas son imprescindibles para el éxito del

plan, dado que:
Facilitan la delegación de autoridad.
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su
libre arbitrio cier­tas decisiones.

Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al

minimizar las con­sultas innecesarias que pueden
hacer sus subordinados.
Otorgan un margen de libertad para tomar
decisiones en deter­minadas actividades.

Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

Proporcionan uniformidad y estabilidad en las
decisiones.

Indican al personal cómo debe actuar en sus

operaciones.
Facilitan la inducción del nuevo personal.
Lineamientos para su formulación
a) Establecerse por
escrito, y dársele e) Revisarse
validez. periódicamente.
b) Redactarse f) Ser razonable y
claramente y con aplicable a la
precisión. práctica.
c) Darse a conocer a g) Estar acorde
todos los niveles con los objetivos
donde se va a de la empresa,
interpretar y aplicar. h) Debe ser
d) Coordinarse con estable en su
las demás políticas. formulación,
i) Ser flexible.
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Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la
planeación, es necesario elaborar un programa, el cual puede
definirse como: Un esquema en donde se establecen: la
secuencia de actividades es­pecíficas que habrán de realizarse
para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aque­llos eventos involucrados en
su consecución.

Programas
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en
sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades
dentro de un programa más general. Así, vemos que se pueden
establecer progra­mas que van desde un área general, como
mercadotecnia, hasta activi­dades más detalladas como la
publicidad de un producto. La elaboración técnica de un
programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
Importancia

1
Identificar y determinar las actividades comprendidas.

2
Ordenar cronológicamente la realización de las
actividades.

3
Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar
qué activi­dad debe realizarse antes de otra, qué
actividades se dan simultánea­mente y, por último,
qué actividades deben efectuarse posteriormente

4
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de
su duración, así como los recursos necesarios.
La gráfica más comúnmente
utilizada para un programa, es
la grá­fica de Gantt (bautizada con
el nombre del autor que la
desarrolló, Henry Lawrence
Gantt). Su uso e interpretación
estará de acuerdo con el criterio
que se utilice, con el grado de
profundidad y con el tipo de
actividad a que se refiera.
Un programa establece la ejecución completa de las
actividades. Las técnicas que se pueden utilizar para
elaborar un programa son múlti­ples, aunque los métodos
PERT (Program Evaluation Review Techni- que) y el CPM
(Critical Path Method), mejor conocido en nuestro medio
como el Método de Ruta Crítica, son los más
aconsejables. El éxito de un programa es directamente
proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades
de acuerdo con su grado de importancia y, a su
ejecución en cuanto a la fecha de iniciación y terminación de
cada actividad.
 Clasificación
Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:

Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente

para un área de actividad, ejemplo: un programa de
producción muestra una gráfica típica de Gantt, que
en este caso se utiliza para la fabricación de
tractores.

Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las

unidades o secciones de las que consta un área de actividad. Tomando
como base el ejemplo del programa de fabricación de tractores, un
programa operativo será un programa de fabricación de motores.
Importancia
La elaboración de los programas es fundamental, debido a que:

• Suministran información e indican el estado de avance de acti­vidades.

• Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramien­ta de
control.
• Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se
determina un programa para cada centro de responsabilidad.
• Determinan los recursos que se necesitan.
• Disminuyen los costos.
• Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben reali­zar
específicamente.
• Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las activi­dades.
• Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. • Evitan
la duplicidad de esfuerzos.
 Lineamientos para elaborar un programa

Para la elaboración de un programa hay que tener en

cuenta las si­guientes observaciones:

Deben participar en su formulación: tanto el

responsable del programa, como aquellos que
intervendrán en la ejecución.

• La determinación de los recursos y el periodo para completar­

lo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
• La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe co­
municarse a todos aquellos que estén involucrados en el mismo.
• Deben ser factibles.
• Evitar que los programas se contrapongan entre sí.
• Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos
y de fá­cil comprensión.
• El programa debe ser adaptable a las modificaciones o
cambios que se presenten; asimismo, debe considerar las
consecuencias que operarán en el futuro.
Presupuestos

Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les

asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo
de dinero dentro de la organización; implican una estimación del
capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o
productos, requeridos para lograr los objetivos. El presupuesto es
un plan de todas o algunas de las fases de activi­dad de la
empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto
con la comprobación subsecuente de las realizaciones de di­cho
plan.
Los presupuestos son un elemento
indispensable al planear, ya que a través
de ellos se proyectan, en forma
cuantificada, los elementos que necesita
la empresa para cumplir con sus
objetivos; sus principales finalidades
consisten en determinar la mejor forma
de utilización y asignación de los
recursos, a la vez que controlar las
actividades de la organización en
términos financieros.
Un presupuesto es un esquema
escrito de tipo general y/o
específico, que determina por
anticipado, en términos
cuantitativos (mo­netarios y/o no
monetarios), el origen y asignación
de los recursos de la empresa, para
un periodo específico.
 Características distintivas

El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeación en que:

• Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, or­denado

sistemáticamente.
• Es un plan expresado en términos cuantitativos.
• Es general porque se establece para toda la empresa.
• Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está
dividida la organización.
• Es diseñado para un periodo determinado.
Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que se determinen, pueden ser:

Estratégicos o corporativos

1
Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de
la empresa y determinan la asignación de recursos de
toda la organización. Ejemplo: el presupuesto de
resultados.

Tácticos o departamentales

2
Aquellos que son formulados para cada una de las áreas
de actividad de la empresa. Ejemplo: el presu­puesto de
ventas.

Operativos.

3
Se calculan para secciones de los departamentos.
Ejemplo: presupuesto de la sección de mantenimiento.
De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pue­den ser:

Fijos o rígidos

1
Cuando se estiman las diferentes operaciones con base
en metas definidas de operación

Flexibles.

2
En éstos se hacen cálculos a distintos niveles de
operación, lo que permite conocer los resultados en
diversas situaciones sin necesidad de hacer cálculos
sobre la marcha

Por programas

3
Se calcula con base en programas de cada una de las
áreas de la empresa, para que la distribución de los
recursos se di­rija a las actividades que reditúen mayores
beneficios.
La elaboración de los presupuestos se
hace a partir de los objetivos generales
establecidos por la dirección; se calculan
aquéllos de acuerdo con los pronósticos y
datos numéricos de ejercicios anteriores.
En su determinación participan los
responsables de los departamentos
y/o secciones involucradas. Como ya se
mencionó, existen diversos presupuestos;
las empresas generalmente utilizan
algunos, pero son una minoría las que
tienen un sistema presupuestal integral.
mismo que debe incluir:

Presupuestos de operación.

1
Que abarca presupuestos de: Ventas,
producción, compras, mano de obra, gastos diversos

Presupuestos de capital

2
Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizabas
que realiza la empresa, y de activos fijos tales
como: maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario
mantenimiento

Presupuesto financiero

3
En el que se contemplan: balance, estados de
resultados, de origen y de aplicación de recursos, de flujo
de caja.
 Importancia del presupuesto
• Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de medida
comparables.
• Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas
comparables en cada uno de los departamentos de la empresa.
• Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
• Coordina las actividades de los departamentos y secciones, en forma conjunta.
• Es un medio de control que permite controlar operaciones.
• Determina el límite y alcance de las erogaciones.
• Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son
fácilmente identificadas.
• Estipula, por centros de responsabilidad, quiénes son responsables de su uso
y aplicación.
• Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.
• Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
• Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarras
en materiales, tiempo, etc.
Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos

• Hay que mantener una revisión

constante de las cifras fijadas.
• Es difícil precisar la estabilidad del
dinero, sobre todo en planes • Deben manifestar el
a largo plazo. límite y alcance de
las cifras
establecidas.

• Tienen que
proporcionar libertad de
acción a los dirigentes, • No hay que olvidar
por que el presupuesto
lo tanto, no deben ser muy se basa en
rígidos. estimaciones y
y por ello puede ocultar
defectos.
Procedimientos

Los procedimientos permiten establecer la secuencia para

efectuar las actividades rutinarias y específicas; se
establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de
su estructura organizacional, clase del producto, tumos de
trabajo, disponibilidad del equipo y material, incentivos y
muchos otros factores.
Los procedimientos establecen el orden cronológico y la
secuencia de actividades que deben seguirse en la
realización de un trabajo repetitivo.
El procedimiento determina el orden en que debe realizarse
un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben
realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que
van implícitos en el procedimiento.

Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una

actividad previamente establecida.
Los métodos son más detallados que
los procedimientos y se establecen en
las actividades rutinarias y repetitivas.

Tanto los procedimientos como los

métodos están íntimamente
relacionados, ya que los primeros
determinan el orden lógico que se debe
seguir en una serie de actividades, y
los segundos indican cómo efectuar
dichas actividades, por tanto, los
métodos son parte de los
procedimientos.
Un ejemplo de un procedimiento puede ser la
fabricación del soporte de un motor

1. Corte de lámina.
2. Doblez de la lámina.
3. Embutido de tomillos.
4. Fosfatizado de estas
piezas.
5. Preparación de gomas.
6. Rebabeo.
7. Ensamble.
8. Pintura y acabado.
9. Almacenamiento.
Los métodos indicarían la forma de realizar el corte y doblez de la
lámina, la manera de llevar a cabo el fosfatizado, el modo de
realizar el ajuste, etc.

Dadas las características de los procedimientos en lo que se refiere

a que son muy específicos y detallados, su establecimiento,
básicamente, corresponde al nivel operativo. Cada unidad de las
que forman un área tendrá un procedimiento específico. Ejemplo,
el procedimiento para la función de crédito y cobranzas, difiere del
procedimiento de caja. El término básicamente no elimina la
posibilidad de que un procedimiento se implante en el nivel táctico.
De hecho se implantan a este nivel, abarcando, específicamente,
un área de actividad.
 Importancia
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado
que:
Determinan el orden lógico que deben
01 seguir las actividades.

Promueven la eficiencia y
02 especialización.

Delimitan responsabilidades, evitan

03 duplicidades.

Determinan cómo deben ejecutarse las

04 actividades, y también
cuándo y quién debe realizarlas.

05 Son aplicables en actividades que se

presentan repetitivamente.
 Lineamientos para su implantación
Para que los procedimientos cumplan su función, es necesario que:

• Previamente a su aplicación, se capacite al

personal.
• Sean muy accesibles y fáciles de interpretar.
• Se representen gráficamente.
• Que se evite la automatización del personal.
• Al implantarlos se adecúen a situaciones reales y
factibles.
• Se revisen periódicamente.
• Deben adecuarse a las necesidades y
características de cada departamento y/o sección.
• No deben ser demasiado rígidos.
• Deben ser estables, los cambios continuos
confunden al personal.
• La supervisión no debe ser muy rigorista.
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Como ya se estudió, los planes son esquemas resultantes de la
planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas
de la planeación, vertidas por escrito en un formato, son planes.
Aunque cada una de dichas etapas tiene lineamientos específicos
para su elaboración, existen algunas observaciones, comunes a
todas, que deben regir cualquier plan, para que su diseño sea
efectivo.

Planes
 Autorización. Sólo De naturaleza Sencillez.
los planes Actualización. confidencial. Cualquier plan Completo. Que Ventajoso. Que
oficialmente Objetividad. La aplicación Existen ciertas debe ser abarque todas las proporcione
autorizados deben Debe de los planes situaciones en fácilmente actividades ventajas visibles a
ser elaborados y fundamentar requiere de el contenido del comprensible. necesarias para el cada uno de los
ejecutados. La se en datos y su adaptación plan que no 6. Adecuación. logro de los participantes en
autorización debe elementos constante a deben ser Debe adaptarse a objetivos. su realización.
existir para: cientí­ficos. los cambios conocidas por las necesidades
de la todos los de quienes lo
• Iniciar el estudio del empresa. integrantes pondrán en
plan. . de la empresa. práctica.
• Prepararlo.

8
• Ejecutarlo.

7
• Controlarlo.

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