GESTION DE RECUROS FISICOS Y FINANCIERO

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ZULLY LILIANA LOZANO
MAYERLI SOLIS
RUBEN DARIO JIMENEZ
JULIO CESAR ALVAREZ
ANGELICA MARIA FERNANDEZ ARCE
 INTRODUCCIÓN

Los recursos físicos y financieros son las

herramientas más importantes en una
organización dado que son necesarios para la
prestación y uso del servicio el cual ayudan a
conseguir un fin o a satisfacer una necesidad
independientemente si nos referimos a
público o privado y sin importar el proceso.
 TECNICAS Y CONCEPTOS

En la gestión de los recursos físicos y financieros existen técnicas

que permiten realizar verificaciones de la información contenida en
soportes documentales contra la existencia en almacenes
depósitos, oficinas, bancos, cajas etc.
Estos procesos son muy útiles porque permiten efectuar
verificaciones matemáticas de las cifras sobre asientos contables
referente a los valores de los bienes, su depreciación, su
amortización y demás.
Esto ayudando a determinar si se están invirtiendo adecuadamente
los recursos y si se esta logrando los impactos que se espera con
ellos.
LOS RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS CUENTAN CON DOS BASES.
1. HERRAMIENTAS DE VERIFICACIÓN.

2. INDICADORES DE GESTIÓN DEL AREA DE RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS.

  
HERRAMIENTAS DE VERIFICACIÓN

Es el monitoreo y evaluación de la gestión de los recursos

físicos y financieros para poder identificar con cada una de
ellas la eficiencia y eficacia de los procesos.

Tipos de herramientas.
Comparación:

Consiste en observar la similitud o la diferencia entre dos o más variables, con

el objeto de determinar su cambio a través del tiempo.
Ej. Comparar precios de compra, grados de utilización de los equipos,
presupuesto ejecutado en inversiones, presupuesto ejecutado en gastos puros
de funcionamiento, recaudo de cartera entre dos o más organismos
ejecutores.
Observación:
Es considerada la más general de las técnicas de verificación y su aplicación es de
utilidad en todas las etapas de cualquier proceso de administración de bienes
físicos o financieros. Por medio de ella, el evaluador se cerciora de ciertos
hechos y circunstancias, principalmente relacionados con la forma de ejecución
de las operaciones.
Ej.: Observa discreta o abiertamente la realización de los procesos y evidencia
• SABER CÓMO ESTAMOS NOS
como se usan los bienes y materiales.
Revisión colectiva:
DEBE LLEVAR A SABER HACIA
Constituye una técnica frecuentemente aplicada a las áreas que por su volumen DÓNDE VAMOS Y CÓMO
de operaciones y otras circunstancias no pueden estar comprendidas totalmente
en una revisión. HAREMOS PARA LLEGAR AL
Ej: Revisar selectivamente algunas operaciones como las de caja menor,
comprobantes de egresos, saldos en almacén de algún elemento en particular. MEJORAMIENTO DE LOS
En la aplicación de esta técnica se debe prestar especial atención a la
identificación de operaciones o transacciones fuera de lo común o fuera de lo
RECURSOS ESPERADO.
esperado.
Prueba de recorrido:
Consiste en seguir una operación de un punto a otro, siguiendo los pasos que
normalmente se ejecutan.
Ej: recorrer físicamente los flujos de transporte de materiales, recorrer paso a
paso los procedimientos de almacenamiento o los desplazamientos de los
bienes terminados.
Inspección:
La inspección involucra el examen físico y ocular de un suceso determinado. La
aplicación de esta técnica es útil en la constatación de dinero en efectivo,
documentos que evidencien valores, activos fijos y similares.
Ej. Quien la realiza debe contar con alta experiencia para escudriñar
minuciosamente procesos de dinero, funcionamiento de maquina equipos y
software.

Indagación:
Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho específico. El empleo cuidadoso
de esta técnica puede determinar la obtención de información valiosa que sirve
como apoyo en el juicio definitivo del evaluador.
Ej.: Personal experto en plantear preguntas dirigidas al personal de la empresa o
terceros donde pueda obtener información sobre las operaciones o de la entidad.
Conciliación:
Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre conceptos
interrelacionados.
Ej.: la conciliación bancaria, que consiste en validar la información de los
extractos bancarios contra los registros en libros de la cuenta bancaria y sus
soportes.

Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre conceptos

interrelacionados
Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre conceptos
interrelacionados
Confirmación:
• Consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc., mediante la
afirmación escrita de una persona que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza
y requisitos de la operación consultada o porque exista una instrucción independiente de la
entidad.
• Ej. Para que el proceso tenga valor,(el) Debe tener control estricto y directo y tener claro los
medios para que se pueda confirmar.

• Comprobación:
• Consiste en examinar la autenticidad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc., de una
transacción, acto u operación, verificando la evidencia que lo respalda.
 Ej. Obtener una razonable seguridad respecto a la autenticidad del
documento.
 Examinar que la operación se realice en interés de la entidad.
 Tener en cuenta que la operación haya sido aprobada por el
funcionario competente para tal fin, mediante las firmas
autorizadas en los documentos que la fundamentan.
• Determinar si las operaciones han sido registradas en forma correcta.
• Pruebas Aritméticas:
• Consiste en realizar cálculos o conteos de datos con el objeto de asegurar que las
operaciones matemáticas previamente efectuadas sean correctas. Esta técnica
prueba solamente la exactitud aritmética de un cálculo, por lo tanto se requerirá de
otras pruebas para determinar la validez de las cifras incluidas en una determinada
transacción.
• Ej. Dependiendo de la situación a evaluarse, puede usarse la fotografía
INDICADORES DE GESTION DEL AREA DE RECURSOS
FISICOS Y FINANCIEROS EN LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA.

Con el objeto de medir, analizar, evaluar y hacer seguimiento a la

gestión institucional, el gobierno nacional estableció instrumentos
de medición que le permiten evaluar permanentemente, y de
acuerdo a su periodicidad, el cumplimiento de su misión
institucional. Aquellos instrumentos como la Matriz de Indicadores  y
la Matriz de Indicadores de Objetivos de Calidad son herramientas
que permiten tomar decisiones que mejoran la gestión Institucional.
Los indicadores son un instrumento de control de gestión y, en
consecuencia, son una ayuda para las instituciones en el
cumplimiento de sus objetivos y metas.
Para la elaboración de los indicadores es necesario tener en cuenta
los planes y programas de la entidad, los planes específicos de cada
una de las dependencias, su actividad específica y las variables que
maneja expresadas en términos de cantidad (Q), Calidad (C), Tiempo
(T), Recursos (Humanos, Físicos, Financieros) y Productos esperados
y obtenidos (Pe y Po).
 Los indicadores constan de los siguientes componentes.

• Una denominación, mediante la cual se individualiza y diferencia de otros indicadores. El nombre debe ser suficientemente representativo y
claro para saber qué se quiere medir. Un ejemplo sencillo: “Índice de recaudo de cartera” o “Índice de recuperación de cartera” es una
denominación que rápidamente da idea de lo que se está midiendo.
• Un objetivo, mediante el cual se precisa qué se quiere medir con dicho indicador. En el ejemplo señalado, puede decirse que se busca
identificar cómo evoluciona a través del tiempo la recuperación de la cartera a cargo de la entidad.
• Un responsable de su aplicación, señala cuál es el área u oficina que tiene a su cargo la obtención de la información para el cálculo del
indicador y en consecuencia, a quién corresponde aplicarlo y analizar los resultados.
• Identificación de la periodicidad, señala cada cuánto tiempo es necesario o conveniente aplicar el indicador. En el ejemplo señalado, puede
especificarse que la medición se realizará diariamente, semanalmente o mensualmente, según la importancia del tema y según su impacto
en la gestión.
• Una fórmula de cálculo, es aquella expresión que muestra la relación entre las variables y que permitirá obtener el resultado del indicador.
En el caso señalado, seguramente la medición compara el valor recaudado de la cartera en un período x, contra el valor total de la cartera a
cierta fecha.
• Una guía de interpretación del resultado y descripción de las acciones recomendadas, muestra las principales posibilidades del
resultado y señala los análisis que es posible efectuar sobre el mismo. Adicionalmente, muestra una orientación de lo que el área u
oficina usuaria puede hacer dependiendo de los resultados de la aplicación del indicador.
 El Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados
SINERGIA.

• Fue creado con el fin de hacer seguimiento y

evaluación de las políticas públicas estratégicas del
país, especialmente aquellas estipuladas en el PND.
Este sistema se ha consolidado en Colombia como
una de las fuentes de información más relevantes
en materia de seguimiento y evaluación de Políticas
Pública.
• La Constitución de 1991 introdujo la necesidad de
implementar en el Estado colombiano, un sistema de
evaluación que midiera los resultados de las políticas y
proyectos del Gobierno. Este interés respondía a la
necesidad de modernizar el Estado, garantizar y mejorar la
eficiencia de los recursos públicos, y democratizar la
administración pública mediante un permanente y
completo seguimiento y evaluación de las políticas
públicas.