Secretaría de

Agricultura, Ambiente y
Tierras
Fecha: 24/04/2020
Tema: Herramientas SGC – Sistema de Gestión de Calidad
Elaboro: Diego Alexander Galindo Soracipa
Técnico Operativo
 Responsable
Dependencia: Desarrollo Institucional
Sistema Interno de Calidad: Drive
Acceso: Solicitud de acceso al correo electrónico
desarrolloinstitucional@fusagasuga-cundinamarca.gov.co
Mapa de
procesos
 Tipos de documentos
Manual:
Manual: Se
Se trata
trata de
de una
una guía
guía
que
que ayuda
ayuda aa entender
entender el el Procedimiento:
Procedimiento: Es Es una
una forma
forma
funcionamiento
funcionamiento de de algo,
algo, oo específica
específica para
para llevar
llevar aa cabo
cabo una
una
bien
bien que
que educa
educa aa sus
sus lectores
lectores actividad
actividad oo un
un proceso.
proceso.
acerca
acerca de
de un
un tema
tema dede forma
forma
ordenada
ordenada yy concisa.
concisa.
 Tipos de documentos
Instructivo:
Instructivo: Descripción
Descripción escrita
escrita yy Guía:
Guía: Documento
Documento que
que establece
establece
detallada
detallada sobre
sobre cómo
cómo efectuar
efectuar las
las recomendaciones
recomendaciones oo sugerencias.
sugerencias.
actividades
actividades de de manera
manera coherente,
coherente,
llegando
llegando aa un
un nivel
nivel de
de detalle
detalle amplio.
amplio. Busca
Busca dar
dar lineamientos
lineamientos técnicos
técnicos aa una
una
Adicionalmente
Adicionalmente se se utiliza
utiliza para
para aclarar
aclarar intervención.
intervención.
el
el diligenciamiento
diligenciamiento dede los
los formatos.
formatos.
 Tipos de documentos
Formato:
Formato: Plantilla
Plantilla destinada
destinada Documento
Documento transversal:
transversal: Documento
Documento
especialmente
especialmente aa la
la consignación
consignación oo de
de aplicación
aplicación transversal
transversal aa todos
todos los
los
anotación
anotación de
de datos.
datos. procesos
procesos y/oy/o dependencias
dependencias dede la la
Alcaldía
Alcaldía Municipal
Municipal de de Fusagasugá,
Fusagasugá,
que
que implica
implica participación
participación de de
funcionarios
funcionarios de de varias
varias dependencias
dependencias
y/o
y/o afectan
afectan aa la
la comunidad.
comunidad.
 Documentos
fundamentales
generales
 Manual de Calidad
Clientes
Clientes Externos
Externos
Código:
Código: MA-DI-001
Versión:
MA-DI-001
Versión: 22

Proceso
Misional Servicios Clientes

Gestión rural, 1. Planes Operativos Anuales Comunidad

ambiental y del 2. Cronograma de visitas Técnicas Ministerio de Agricultura
riesgo de 3. Asistencia Técnica Rural Gobernación de Cundinamarca
desastre. 4. Carne en canal Ministerio de Ambiente
5. Planes, programas, proyectos y INVIMA
políticas ejecutados Secretaria de Agricultura del Departamento
DANE
Universidades
Entes de Control
Ministerio de Minas y Energía
INCODER
Organizaciones y/o agremiaciones Locales, Regionales y
Nacionales.
 Manual de Calidad
Clientes
Clientes Internos
Internos
Código:
Código: MA-DI-001
Versión:
MA-DI-001
Versión: 22

Proceso
Misional Servicios Clientes

Gestión 1. Planes Operativos Anuales Proceso Direccionamiento

rural, 2. Cronograma de visitas Técnicas Estratégico.
ambiental y 3. Programación de Capacitaciones Proceso Control y Seguimiento.
del riesgo de 4. Actas de entregas y reportes de visitas
desastre. 5. Encuestas de Satisfacción, Indicadores
6. Planes de Mejoramiento
7. Informes
Documentos del
proceso
Caracterización
Objetivo
Objetivo del
del proceso:
proceso: Planear,
Planear, dirigir
dirigir yy controlar
controlar la
la
gestión
gestión yy políticas
políticas ambientales,
ambientales, agropecuarias
agropecuarias yy
de
de gestión
gestión del
del riesgo
riesgo dentro
dentro del
del marco
marco de de las
las
normas,
normas, las
las condiciones
condiciones económicas
económicas yy sociales
sociales del
del
entorno
entorno local
local

Alcance:
Alcance: Inicia
Inicia con
con la
la planeación
planeación yy ejecución
ejecución de
de las
las
estrategias,
estrategias, planes,
planes, políticas
políticas yy acciones
acciones dede lala
Secretaría
Secretaría de de Agricultura
Agricultura yy Medio
Medio Ambiente
Ambiente yy lala
Dirección
Dirección de de Medio
Medio ambiente
ambiente en en temas
temas
ambientales,
ambientales, agropecuarios
agropecuarios yy de de gestión
gestión del
del riesgo
riesgo
que
que permitan
permitan la la satisfacción
satisfacción dede las
las necesidades
necesidades dede Código:
Código: CA-GR-001
CA-GR-001
la
la comunidad
comunidad yy terminatermina con con el el seguimiento,
seguimiento, Versión:
Versión: 22
control
control yy las
las correcciones
correcciones pertinentes.
pertinentes.
 Planeación Ejecución Satisfacción de las
necesidades de la
Estrategias Temas: comunidad
Planes Ambientales
Políticas Agropecuarios
Acciones Gestión del riesgo

Seguimiento
Control
Corrección
Procedimientos
 Procedimientos
1. Visita técnica Código: PR-GR-001
2. Compra de predios de reserva hídrica Código: PR-GR-002
3. Gestión ambiental Código: PR-GR-003
4. Implementación seguimiento y control a los planes ambientales
Código: PR-GR-004
5. Prestación de apoyo Interinstitucional en acciones, Operativos,
diligencias y obras Ambientales Código: PR-GR-005
Nombre: Visita técnica Código:
Código: PR-GR-001
Versión:
Versión: 11
PR-GR-001
 Oficio

1. Recibir la solicitud del

Correo electrónico
usuario.
Vía telefónica

Registrar en el formato de solicitud

de servicio asistencia técnica. (FO-
GR-002)
2. Programar las visitas técnicas de
acuerdo con las solicitudes recibidas.
 3. Confirmar la visita técnica con el
usuario.

4. Realizar la visita técnica solicitada.

Formato reporte de
visita y seguimiento FO-
5. Diligenciar y entregar al solicitante GR-003
y/o dar respuesta escrita al usuario.
FO-GR-001 Formato
6. Realizar el Informe de visita técnica y
informe de visita
entregar al Jefe de Oficina o de área y/o
técnica
entidades relacionadas para que emitan los
conceptos que haya lugar.

7. Archivar los formatos de solicitud

de servicio asistencia técnica y de
Reporte de Visita y Seguimiento.
Acta de Reunión 8. Evaluar mensualmente los resultados de
General. FO-GR-004 las visitas técnicas en reuniones internas del
equipo de la Secretaria de Agricultura y
Medio Ambiente, si es el caso, definir
acciones correctivas, preventivas, o planes
de mejoramiento.

9. Implementar y hacer seguimiento

a las acciones correctivas,
preventivas o planes de
mejoramiento.
Nombre: Compra de predios
de reserva hídrica
Código:
Código: PR-GR-002
PR-GR-002
Versión:
Versión: 11
 Nombre del predio
Oficio del
Ubicación
propietario
1. Radicar una carta Vereda-municipio
de intención de Matricula inmobiliaria y código catastral
venta dirigida al Adjuntado un certificado de tradición y libertad
Alcalde
2. Recibir del A partir de la fecha de
despacho del radicación, el funcionario de la
Alcalde la carta de Secretaria tiene un límite
intención de venta. máximo de 10 días hábiles para
dar la contestación al
propietario del predio referente
al inicio o no del procedimiento
de compra del predio.
Formato Visita Predios
FO-GR-009 3. Solicitar a la CAR visita de
priorización (importancia
hídrica del predio.)
Propietario
4. Realizar la visita
El representante
técnica
de la CAR
importancia
Media
hídrica

Alta

Muy alta

6. Verificar ante presupuesto
la disponibilidad del rubro
correspondiente.
5. Solicitar al propietario el
avalúo comercial, elaborado
por una persona natural o
jurídica inscrita en el Registro
Nacional de Avaladores.

7. Remitir un oficio al Alcalde manifestando

las condiciones del predio potencialmente
de ser adquirido, adjuntando la
documentación.
9. Remitir la
documentación del
predio a la Secretaría 8. Recibir respuesta del
General para Alcalde sobre la aprobación o
posteriormente no de la compra del predio
programar la reunión
Propietario
Director de Asuntos Jurídicos y Contratación
Secretario General
Secretario de Agricultura y Medio Ambiente

Reunión

Acta de
negociación
Dirección de Asuntos Jurídicos
Dirección de Contratación
Secretaría General
10. Dar inicio a los
Secretaría de Hacienda trámites precontractuales
y contractuales de
compra del predio
Nombre: Gestión ambiental
Código:
Código: PR-GR-003
PR-GR-003
Versión:
Versión: 11
Formato de Acta FO-GR- 005
SIGAM – Sistema de Gestión
Ambiental Municipal
CAM - Consejo Ambiental Municipal
CIDEA – Comité Técnico
1. Conformar el comité
Interinstitucional de Educación
respectivo de acuerdo con
Ambiental
los lineamientos de la
política pública PGIRS – Plan de Gestión Integral de
Residuos Solidos
Jóvenes de Ambiente
Metas del Plan de Desarrollo
 Medio electrónico
2. Citar a las reuniones a los comités
Medio físico
correspondientes de acuerdo a los plazos
Medios de comunicación
establecidos en los actos administrativos
municipales para cada uno de ellos.

3. Llevar a cabo las reuniones, toma de Formato de Acta FO-GR- 005

decisiones, y definición de compromisos
en materia técnica e inversión de
recursos. Formato Listado de Asistencia FO-GR-007

4. Gestionar la consecución de los elementos y

demás recursos de acuerdo con los
compromisos pactados en cada reunión. El
registro se llevará en consenso con el ente
cooperador.
 5. Hacer seguimiento y control al
cumplimiento de las metas establecidas
en cada comité.

Formato de Acta FO-GR- 005

6. Realizar la evaluación del desempeño a

cada uno de los comités y las actividades
que realicen los mismos para tomar las
decisiones correspondientes para el
mejoramiento continuo.
Nombre: Implementación
seguimiento y control a
los planes ambientales
Código:
Código: PR-GR-004
PR-GR-004
Versión:
Versión: 11

1. Coordinar con la comunidad y
los gremios organizados, la
implementación y/o apoyo de los
Planes.
PUEAA - El Programa de Uso
Eficiente y Ahorro del Agua
PUEAE - El Programa de Uso
Eficiente y Ahorro de Energía
Educación ambiental
PGIRS – Plan de Gestión Integral de
Residuos Solidos.
PGIRS–H Plan de Gestión Integral de
Residuos Solidos Hospitalarios.
PMA – Plan de Manejo Ambiental.
Vertimientos
Minería
O.T
Otros
Proyectos con Universidades
 2. Efectuar el seguimiento y
control al cumplimiento de las
metas establecidas por parte de
la comunidad y los gremios
organizados en relación a los
compromisos asumidos en cada
plan.
3. Archivar los
documentos
correspondientes en
cada carpeta.
Nombre: Prestación de apoyo
Interinstitucional en acciones,
Operativos, diligencias y obras
Ambientales
Código:
Código: PR-GR-005
PR-GR-005
Versión:
Versión: 11
Formato de Informe de Visita Técnica FO-
GR- 001. CAR – Corporación Autónoma

solicitud externa
Regional
Inspecciones de policía
Corregimientos
1. Realizar el apoyo y
Gobernación
acompañamiento a los
Secretarías de la administración
operativos y diligencias
de la Dirección o
solicitudes.
formato de visitas técnicas FO-GR-002
Formato de Informe de Visita Técnica FO-
GR- 001.
Formato Inspección Medioambiental FO-
GR- 008
2. Apoyar a las campañas
ambientales en temas de
Contaminación visual auditiva,
espacio público, Hídrica, al suelo,
atmosférica; que se realicen con
las Empresas de servicios públicos.
 3. Implementar proyectos de
reforestación en los predios
4. Administrar los predios
adquiridos por el municipio y en
de propiedad del
los predios pertenecientes al
municipio ubicados en las
espacio público como las rondas
zonas de reserva hídrica.
hídricas.

5. Evaluar mensualmente los resultados de Acta de Reunión General

actividades realizadas, en reuniones FO-GR-004
internas del equipo de la Secretaria de
Agricultura y Medio Ambiente, si es el caso,
definir acciones correctivas, preventivas, o
planes de mejoramiento.
Formatos
 Formatos
1. Informe de visita técnica Código: FO-GR-001
2. Solicitud servicio de asistencia técnica Código: FO-GR-002
3. Reporte visita y seguimiento Código: FO-GR-003
4. Acta de reunión general Código: FO-GR-004
5. Acta reunión de consejos Código: FO-GR-005
6. Acta entrega de insumos Código: FO-GR-006
7. Lista de asistencia Código: FO-GR-007
8. Inspección ambiental Código: FO-GR-008
9. Formato de visita Código: FO-GR-009
 Relación procesos y procedimientos

Código Nombre procedimiento Código formato asociado

FO-GR-001 FO-GR-003 FO-GR-006
PR-GR-001 Visita técnica FO-GR-004
FO-GR-002
PR-GR-002 Compra de predios de reserva hídrica FO-GR-009
FO-GR-001 FO-GR-005
PR-GR-003 Gestión ambiental FO-GR-004 FO-GR-007
Implementación seguimiento y control a
PR-GR-004 Sin formatos asociados
los planes ambientales
Prestación de apoyo Interinstitucional en
FO-GR-001 FO-GR-004
PR-GR-005 acciones, Operativos, diligencias y obras
FO-GR-002 FO-GR-008
Ambientales
 Otros
Documentos
•• Guía
Guía de
de elaboración
elaboración de
de documentos.
documentos. Código:GU-GC-002-V1.
Código:GU-GC-002-V1.
•• Manual
Manual dede procesos
procesos yy procedimientos.
procedimientos. Código:
Código: MA-DI-002
MA-DI-002
•• Listado
Listado Maestro
Maestro de
de documentos
documentos internos
internos
•• Manual
Manual usuario
usuario modulo
modulo observatorio
observatorio MA-PT-004
MA-PT-004
Gracias