FONDO DE CAJA CHICA

* CONCEPTO, OBJETIVO,
AMBITO
Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que
CONCEPTO sirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes,
de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer
mediante la emisión de cheques

Tiene como objeto el de regular y establecer las normas

FONDO DE OBJETIVO y la utilización del Fondo de Caja Chica a fin de que estos
CAJA CHICA cumplan con el propósito para el cual se los autoriza.
Estos fondos servirán únicamente y exclusivamente para
cancelar pagos en efectivo.

AMBITOS DE Se sujetarán a las disposiciones establecidas en este

APLICACIÓN reglamento a las que asignen Fondos de Caja Chica y a
los funcionarios y empleados responsables de su
administración y manejo.
*SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN
El monto del Fondo de Caja Chica será hasta un monto que
DE LA no excederá de US$ 500.00, el mismo que será aprobado
CUANTÍA por el Presidente, y será utilizado únicamente y
DEL FONDO exclusivamente para el fin creado.

Para la creación del Fondo de Caja Chica, los

vicepresidentes o la máxima autoridad del
DE LA
área que estableciere la necesidad de
SOLICITUD
ampliar el fondo, formulará la solicitud
DEL FONDO
SOLICITUD correspondiente al Presidente, en la que
•Obtener la
justificará el requerimiento de apertura o
ampliación del Fondo de Caja Chica caso autorización del
contrario se devolverá al área solicitante Presidente Ejecutivo
señalando las razones ·Aprobada la solicitud
Y será enviada al
PROGRAMACIÓN
En función de las necesidades de las áreas Vicepresidente
Y APERTURA DEL
correspondientes que lo soliciten y la ·Estos recursos no
FONDO DE CAJA
disponibilidad presupuestaria. serán utilizados para
CHICA.
AUTORIZACIÓN mantener cuentas.
·En caso de que el
El valor máximo por cada pago no podrá administrador incurra
CUANTIA DE sobrepasar el 20% incluido impuestos del en pagos no
LOS monto asignado como Fondo de Caja contemplados, se
DESEMBOLSOS Chica. objetará por escrito
con sus razones
En caso contrario, se realizará con
aprobación de la máxima autoridad hasta
el 40% del fondo.
DESIGNACIÓN, UTILIZACIÓN Y PROHIBICIÓN
Ser empleado o funcionario
DESIGNACIÓN DE LA La designación de la de la Empresa.
CUSTODIA, MANEJO custodia la realizará la
DESIGNACIÓN Y CONTROL. máxima autoridad de cada
área. Haber recibido la inducción
del manejo de Caja Chica por
parte de las autoridades.
En caso de vacaciones,
UTILIZACIÓN enfermedad, comisión o
Y ausencia temporal En caso de rotación o traslado
CAMBIO DE justificada de la persona administrativo de la persona responsable,
ADMINISTRADOR responsable, el superior la máxima autoridad delegará a otra
jerárquico se encargará de persona con una acta de custodia saliente
PROHIBICION su administración. y otra acta de custodia entrante.
ES
Se utiliza para pagar la Arreglo
UTILIZACIÓN adquisición en efectivo con Adquisición de registros oficiales
DEL FONDO visto bueno del jefe Adquisición de mapas, planos, etc.
DEL FONDO inmediato. Suministros y materiales de menor
DE cuantía
Adquisición útil de aseo y limpieza.
Certificados de cheques, etc.
Pago de servicios personales.
Gastos de uso personal de los
CAJA CHICA funcionario o empleados
Anticipo de viáticos.
Cambio de cheques
PROHIBICIONES personales.
Reposición de gastos con
fechas anteriores, etc.
*MANEJO, USO Y REPOSICIÓN
No se incluirá facturas o planillas de pago que por su
naturaleza no están determinadas para el fin al cual
MANEJO Y USO DEL
fueron destinadas.
FONDO DE CAJA Los gastos se resumirán en un formulario en orden
CHICA
numérico y secuencial, legalizada con firma de
responsabilidad, haciendo constar las retenciones.
MANEJO, El responsable de la custodia velará que se cumpla
todas estas normas de control y el incumplimiento dará
lugar a establecer responsabilidades.
USO Y
RESPONSABILIDAD Y
REPOSICIÓN Cuando esté utilizado el 60% del Fondo de Caja Chica
LIQUIDACIÓN DEL
Por efectos del Régimen Tributario los comprobantes
FONDO DE CAJA
de venta y retenciones deben quedar contabilizados en
DEL FONDO CHICA
el mismo mes.
Entregar con los documentos soporte.
DE CAJA
CHICA DOCUMENTOS PARA La orden de pago por concepto de reposición.
EL TRÁMITE DE El formato consolidado de pagos y retenciones.
RESPONSABILIDAD Soporte de los pagos originales.
Las copias de los comprobantes de retención.
En los comprobantes de venta, debe incluir en
anverso el cancelado y el reverso el sello de
responsabilidad del área.
 * LIBRO
LIBRO CAJA
CAJA CHICA
CHICA
Es un Libro
Libro voluntario
voluntario que
que no
no
necesita
necesita legalizarlo
legalizarlo
Un
Un memorado
memorado
autorizado
autorizado por
por el
el
Mediante gerente
gerente se
se designa
designa un
un
monto
monto determinado.
determinado.
Este libro
De
De este
este libro
libro es
es renovable
renovable sese
Es destinado para los gastos
Es destinado para los gastos liquida
liquida los que se ha gastado y
los que se ha gastado y se
se Este
Este fondo
fondo estará
estará a a cargo
cargo
menudos y diarios de la empresa
menudos y diarios de la empresa El importe rembolsa
rembolsa automáticamente por el
automáticamente por el de un cajero; este fondo
de un cajero; este fondo
tales como: Movilidad local,
tales como: Movilidad local, mismo importe gastado para
mismo importe gastado para que que debe
debe ser
ser cuidado
cuidado
Útiles de escritorios, correos,
Útiles de escritorios, correos, se
se mantenga
mantenga siempre
siempre con
con ll monto
monto celosamente
celosamente en en su
su
llamadas por teléfono, faxes,
llamadas por teléfono, faxes, fijado.
fijado. Según el memorando, por
Según el memorando, por utilización,
utilización, debiendo ser
debiendo ser
etc.
etc. eso se llama FONDO
eso se llama FONDO FIJO FIJO gastado en oros fines
gastado en oros fines y y
propósito
propósito de
de la
la empresa
empresa
Es
Es en
en forma
forma resumida
resumida en
en cada
cada
a

El arqueo quincena
quincena o fin de mes recibe el
o fin de mes recibe el
i
nc

nombre de centralización REGISTROS

re

nombre de centralización
fe

Se
Se hace
hace en
en cualquier
cualquier momento
momento
as
tr

y
y de manera sorpresiva y
de manera sorpresiva y debe
debe EN
EN LA
LA COLUJMNA
COLUJMNA DELDEL DEBE:
DEBE:
La

ser arqueado por el gerente,

ser arqueado por el gerente, importe del dinero disponible
Un importe del dinero disponible
administrador
administrador o
o contador.
contador. Un libro
libro contable
contable o
o también
también los
los en
movimientos son contralados en caja
caja
movimientos son contralados EN
en EN LA
LA COLUMNA
COLUMNA DELDEL HABER:
HABER:
en formatos
formatos especiales
especiales llamado
llamado importe de egresos
VOHUCHER, conjuntamente importe de egresos
VOHUCHER, conjuntamente
con
con los
los comprobantes
comprobantes
Se puede utilizar sustentados.
sustentados.
*El manejo correcto de la cuenta caja chica le va
a posibilitar aplicar en forma personal y
profesional.
*Se transfiere que el fondo es manejado por 2
personas diferentes, el Contador solo emite el
cheque y contabiliza, mientras la persona
encargada del manejo de este fondo, deberá
conocer la parte legal y tendrá que manejar con
ética profesional.

*CONCLUSIONES
 COMPROBANTE DE CAJA MENUDA
   

FECHA: ____________________________ NO. ____________________

PAGADO A: _________________________ CANTIDAD ______________

POR: ______________________________  

CARGUESE A: _______________________ APROBADO POR: _____________________

PAGO RECIBIDO: ____________________ CIA. ________________________________

   
             
 LIBRO DE CAJA MENUDA

Fondo de Caja No. Nombre de la

Fecha Descripción Distribución de los Cargos General
Menuda Comp. Cuenta
      Útiles
Flete y Viáticos
Recibido Pagado   de ITBMS
Acarreo y Pases
Oficina    
                      
                      
                    
                      
                      
                      
                      
                      
0.00 0.00  31TOTALES   0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 
  0.00   EFECTIVO EN CAJA              
 PRÁCTICA 1
LIBRO DE CAJA MENUDA

Fondo de Caja Menuda Fecha Descripción No. Comp. Distribución de los Cargos General Nombre de la Cuenta

     
Recibido Pagado   Útiles de Oficina ITBMS Flete y Acarreo Viáticos y Pases

   
60.00   ENERO              
1 FONDO DE CAJA

15.52   48 14.50 1.02  

  1 DOC DE PAPEL  
   
    1.75  
1.75   3 PAGO DE TRANSPORTE 49  
   

  8.83   4 400 CARTUCHOS 50   0.58     8.25G.VARIOS

  3.29   5 ITBMS DE FACTURA 647 51         3.29ITBMS DE MOBILIARIO

  3.00   20 TRANSPORTE DE MERCANCIA 52     3.00      

  3.20   24 INTERESES NO PAGADOS 53         3.20INTERESES POR PAGAR

  8.03   27 ARTICULOS DE LIMPIEZA 54 7.50 0.53        

60.00 43.62   31 TOTALES   22.00 2.13 4.75 0.00 14.74 

  16.38     EFECTIVO EN CAJA              

60.00 60.00                    

16.38       EFECTIVO EN CAJA              

43.62       CH No.179 REEMBOLSO