ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas

al día, tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer más cosas,
de hecho, no tiene nada que ver con hacer más cosas; se trata más bien
de concretar lo que es más importante.
 Definición

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y

una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los
recursos más importantes y críticos de los administradores.
Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos,
de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.

Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para

que podamos lograr resultados más eficaces.
 Beneficios

Facilitar la
obtención de Organizar mejor
Guiar hacia los
Evitar el estrés. resultados el trabajo y las
objetivos y metas.
eficientes y actividades.
eficaces.
 Prioridades

IMPRESCINDIBLE DE HACERSE: actividades decisivas. Algunas de

ellas estarán en esta categoría debido a órdenes administrativas,
requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u
oportunidades de éxito o desarrollo.
 Lo que debe hacerse y es deseable de hacer

DEBE HACERSE: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son
tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.

DESEABLE DE HACER: categoría de menor valor; al incluir actividades tan solo interesantes o
divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión. 
 Lo urgente y lo importante

URGENTE Lo que hay que hacer ya, que es vital en ese momento

IMPORTANTE Lo que contribuye a realizar la misión personal

NO URGENTE Que se pueden dejar para después

NO IMPORTANTE Que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio
 URGENTE NO URGENTE

Planificación, visión, valores, prevención

IMPORTANTE Crisis, presión, proyectos con fechas de crisis, preparación, recreación
limites, problemas de seguridad verdadera.

NO IMPORTANTE Interrupciones, algunas reuniones Actividades de evasión, trivialidades,

imprevistas, visitas inesperadas perdidas de tiempo, retrabajos
 Desperdiciadores de tiempo

Los DDT se dividen en:

• EXTERNOS cuando son provocados por otras personas o situaciones: excesivo/falta flujos de papeles,
teléfono, visitantes, reuniones, información, fallas de comunicación, políticas y procedimientos.

• INTERNOS si son provocados por nosotros mismos: Falta de planificación, falta de prioridades,
objetivos no claros, dejar cosas a medias, falta de autodisciplina, falta de habilidades o conocimientos.
 Desperdiciadores de tiempo

Es cualquier cosa que impida que un ingeniero alcance sus objetivos de la

manera más efectiva posible.
 Posibles soluciones

• Antes de llamar, planifica la conversación.

• Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo específico a todas ellas.
• Busca excusas para cortar las conversaciones innecesarias.
• Durante las conversaciones, ve directo al grano y permanece en él. 
• No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes.
• Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
• Al escribir usa palabras sencillas.
• Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
• Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
• Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina
documentos y queda todo registrado en la misma hoja.
• Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
• No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento, atiéndelos fuera de tu oficina
• No contribuyas a conversaciones innecesarias
• Aprende a decir NO especialmente cuando te preguntan ¿tienes un minuto?.
EL BENEFICIO DE LA PLANEACIÓN
Principio de PARETO
Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del
siglo XIX postuló la teoría que originó el
principio 80-20 el cual dice que un 80% de los
resultados se obtienen con un 20% del tiempo
empleado.
Necesitamos identificar cual 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso
más constructivo y cual es usado en tareas menos productivas.
Para hacer esto tenemos que analizar hacia donde dirigimos nuestro
tiempo. 
 Eficiencia vs efectividad

Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. 

Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr
efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados, va directo al objetivo.
La efectividad engloba a la eficiencia, ya que la efectividad es un equilibrio
entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos
resultados.
Cada hora empleada en planear, ahorrará 3 o 4 horas más a la hora de la
ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose 

“¿Qué es lo que tengo que – y quiero – hacer hoy?” si se escribe en una
lista de pendientes y se jerarquiza, se manejará mejor.
Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la
realización demasiado correcta de tareas que no son la que se tienen que
hacer. 

Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su

barco dispuesto para la acción.
Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos
del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en
términos de importancia y urgencia cosas que no son necesariamente lo
mismo.
Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho
tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la
retroalimentación o feedback.
“Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas , estos
dejan pasar de largo las oportunidades.”
 Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo” destacando
Ejercicio los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad.  1= poca
gravedad, 5 máxima gravedad.
Haz una de los enemigos externos y otra de los enemigos internos
Enlista después las posibles soluciones para ellos. 

MIS ENEMIGOS P O S I B L ES S O LU C I O N ES   MIS ENEMIGOS P O S I B L E S S O LU C I O N ES  

EXTERNOS  INTERNOS 

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5 
 REFERENCIAS Y CITAS BIBLIOGRÁFICAS
• Silva, R. Administración del tiempo . 2015, de Sitio web: https://www.emagister.com/ shared/es/cgratis_
uploads_courses/5/5/3/52419.pdf

• Popular Impulsa. (2015). Importancia de la planeación., de Foro Empresarial Impulsa Sitio web:
https://www.impulsapopular.com/gerencia/importancia-de-la-planeacion/
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Lic. Alberto Gibrán Lavalle Cervantes

lavalle_alberto@hotmail.com