DOCUMENTOS

COMERCIALES
Qué es un documento?
 Un documento es toda aquella
información contenida y
registrada sobre cualquier soporte
material y que es producido,
recibido y conservado por las
instituciones, organizaciones o
personas, durante el desarrollo de
sus actividades. Es, por tanto, un
testimonio de la actividad
humana.
¿Qué son los tipos documentales?

 Son las unidades de información contenidas en los

documentos. Se clasifican en:
 TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
 Formado por un solo tipo documental, cuyo
contenido mantiene una unidad de información.
Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un
libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.
 TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

 Formado por dos o más tipos documentales que se

sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una
unidad de información. Se le conoce comúnmente
como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de
pago, trámites para licencias, etc.
¿Qué es una serie documental?

 Es
 el conjunto de documentos que tiene
características comunes; el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que,
por consiguiente, es archivado, usado,
transferido o eliminado como unidad.
Ejemplos: Resoluciones,
Supervisiones, Legajos de personal,
Planillas, Órdenes de compra, etc.
¿Qué es una sección documental?

 Es el conjunto total de los

documentos producidos y recibidos
por las diferentes unidades
orgánicas o dependencias.
Ejemplos: Alcaldía, Gerencia
Municipal, Secretaría General,
Gerencia de Administración y
Finanzas, Gerencia de
Planificación, Registro Civil,
Jefatura de Personal, Tesorería, etc.
¿Qué es un fondo documental?

 Es
 el conjunto total de los
documentos producidos y recibidos
por una institución pública o privada
en el ejercicio de sus actividades.
Ejemplos: Ministerio de Transportes
y Comunicaciones, Gobierno
Regional de Madre de Dios, Instituto
Nacional de Cultura, Municipalidad.
Clases de documentos
 Se clasifican de acuerdo a su actividad:

 1. Personales,
 2. Comerciales,
 3. Judiciales,
 4. Religiosa,
 5. Militares
OBJETIVO DE LA
COMUNICACIÓN ESCRITA…
 Comunicar
 de manera directa un hecho, situación,
acontecimiento, etc.; redactando párrafos basados
en las normas ortográficas, con el propósito de
comunicar un mensaje.
1. Ventajas y desventajas de la Comunicación Escrita.

 1.
1. Ventajas.
Ventajas.


 a.
a. Permanencia,
Permanencia, se
se registra
registra la
la información.
información. ConCon esto
esto nos
nos referimos
referimos aa que
que
siempre
siempre poseemos
poseemos la
la información
información en
en escritos
escritos para
para volverla
volverla aa usar.
usar.

 b.
b. Reflexión
Reflexión antes
antes de
de Escribir.
Escribir. Podemos
Podemos pensar
pensar yy definir
definir bien
bien lo
lo que
que
queremos
queremos expresar
expresar antes
antes de
de escribirlo
escribirlo definitivamente
definitivamente enen un
un documento
documento para
para
posteriormente utilizarlo.
posteriormente utilizarlo.



 c.
c. Es
Es Fuente
Fuente de
de Consulta.
Consulta. Como
Como se
se entiende,
entiende, esta
esta comunicación
comunicación siempre
siempre
puede
puede tener un uso posterior como medio de información, ya que está escrita
tener un uso posterior como medio de información, ya que está escrita
permanentemente.
permanentemente.


 2.
2. Desventajas
Desventajas

 1.
1. No
No hay
hay retroalimentación
retroalimentación Inmediata.
Inmediata. Puede
Puede haber
haber una
una Interpretación
Interpretación
equivoca
equivoca del
del mensaje.
mensaje. Como
Como no
no existe
existe una
una persona
persona que
que explique
explique el
el mensaje
mensaje
de
de la
la información
información ..
DIPLOMÁTICA
 Estudio científico de los diplomas y otros
documentos, tanto en sus caracteres internos como
externos, principalmente para establecer su
autenticidad o falsedad.
 - la autenticidad
 - el origen y la transmisión
 - la fecha del documento
 - la fijación del texto
 COMUNICACIONES OFICIALES

 Son
Son aquellas
aquellas recibidas
recibidas oo producidas
producidas enen desarrollo
desarrollo de
de las
las funciones
funciones
asignadas
asignadas legalmente
legalmente aa la
la entidad,
entidad, independientemente
independientemente del del medio
medio
utilizado,
utilizado, que sean recibidas, enviadas y radicadas a través de
que sean recibidas, enviadas y radicadas a través de las
las
entidades públicas.
entidades públicas.


Los
Los Documentos
Documentos Públicos
Públicos son
son aquellos
aquellos expedidos
expedidos por
por la
la
autoridad correspondiente, con gran grado de validez probatoria.
autoridad correspondiente, con gran grado de validez probatoria.

A.
A. -Para
-Para que
que sirven
sirven

Para
Para realizar
realizar los
los trámites
trámites especiales
especiales oo específicos,
específicos, depende
depende de
de
cada documento.
cada documento.

B.-
B.- La
La importancia
importancia de
de llenar
llenar correctamente
correctamente los
los documentos
documentos

Muy
Muy alta,
alta, debido
debido aa que
que cualquier
cualquier error
error puede
puede costar
costar la
la validez
validez del
del
documento, y en ocasiones hasta convertirse en un delito.
documento, y en ocasiones hasta convertirse en un delito.
COMUNICACIÓN
EMPRESARIALES
 Los documentos empresariales:
son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los
que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en
la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las
disposiciones de la ley. Ej:
Currículum vitae, contrato
laboral, la nomina, etc.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA

 Brinda herramientas que faciliten la gestión

documental en las organizaciones, con el fin de
simplificar y organizar la presentación y el manejo
de las comunicaciones impresas y electrónicas.
QUÉ ES ICONTEC?
 ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin
ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para
brindar soporte y desarrollo al productor y
protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país,
para lograr ventajas competitivas en los mercados
interno y externo.
CONTENIDO DE LA NORMA
 1. Términos y definiciones
 2. Aspectos Generales para las comunicaciones.
 Zonas
 Márgenes
 Estilos
 Fuentes
 Elementos esenciales de la documentación
organizacional
 3. Cartas
 4. Memorandos
 5. Circulares
 6. Actas
 7. Informes
 8. Certificados y Constancias
 9. Hoja de Vida corporativa
 10. Sobres Comerciales
 11. Mensajes Electrónicos
 12. Tarjetas Protocolarias
 La GTC 185 fue ratificada por el Consejo
Directivo de 2009-09-30.
 Esta guía está sujeta a ser actualizada
permanentemente con el objeto de que responda
en todo momento a las necesidades y exigencias
actuales.
 No debe estar escrita nunca a mano
 Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho
de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc.
 Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una
buena presentación.
 El papel, siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo, o
simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de
la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y
dirección web si se tiene.
 El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de
doblar y ensobrar.
IDENTIFICAR CARPETAS
 SECCION: SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
 SUBSECCION: ARCHIVO CENTRAL
 SERIE DOCUMENTAL: ACTAS
 SUBSERIE DOCUMENTAL: ACTAS DE COMITÉ
 UNIDAD DOCUMENTAL : ACTAS DE COMITÉ DE
ARCHIVO 2009
 FECHAS EXTREMAS:
 FECHA INICIAL: 25-02-2009
 FECHA FINAL: 14-12-2009
 FOLIOS: 63
 LEGAJO: 1 DE 1
IDENTIFICAR ARCHIVADORES
 0400.01 ACTAS
 0400.01.02 Actas de Consejo
 Actas de Consejo de Gobierno 2009
 Actas de Consejo de Gobierno 2010
ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS

 Ubicar documentos: (Copia de los enviados u

original de los recibidos) cuyo asunto esté
relacionado exclusivamente al respectivo expediente,
 y ordénelos en forma ascendente atendiendo el orden
natural en que fueron elaborados o tramitados. De
esta forma estará aplicando el Principio de Orden
Original. El de fecha reciente a continuación del
anterior. (De izquierda a derecha).
 Determinación de los sistemas de ordenación: El
sistema de ordenación de los expedientes
 pertenecientes a una serie o subserie documental
deberá facilitar la localización y recuperación de
 la información. Los sistemas de ordenación
existentes son: Alfabético, Numérico,
Cronológico,
 geográfico, entre otros.
FOLIACIÓN
 Numerar cada folio en el momento en que se
genere. La documentación deberá numerarse
consecutiva y cronológicamente al interior de la
misma, teniendo en cuenta lo siguiente:
RECOMENDACIONES

 1. Si el documento recibido no tiene relación directa
con las funciones de su dependencia, entonces
remítalo a la oficina competente según el caso.
 2. Cerrar los expedientes por años, excepto para

aquellos en que se cierra cuando finaliza el
respectivo proceso. Ejemplo: contratos, convenios,
proceso disciplinario, entre otros.
 3. Para evitar deterioro físico de la documentación

cada carpeta deberá conservar máximo 200 folios.