GERENCIA DE

PROCESOS
 Tener en cuenta…

Uso de equipos de comunicación

Utilización del tiempo

Intervenciones constructivas
CONCEPTOS
BASICOS
 GERENCIA DE PROCESOS
Implementación de manera rigurosa,
disciplinada y estructurada, la ejecución del
ciclo gerencial básico o ciclo PHVA, para
mejorar el desempeño de los procesos, y lograr
los resultados esperados.
 ESQUEMA GERENCIAL BÁSICO
Ciclo Deming
ACTUAR PLANEAR
Definir las
metas
Definir los
Actuar métodos
(Corregir / que permitirán
Estandarizar) alcanzar las metas
propuestas

Educar y
Verificar los entrenar
resultados de la
Ejecutar
tarea ejecutada
la tarea
(Recolectar
datos)

VERIFICAR HACER
 ¿QUÉ ES UN PROCESO?

Organización de personas, Son estructuras mediante las

recursos y actividades ordenados cuales una organización hace lo
en secuencia lógica, para lograr necesario para producir un valor
unos resultados determinados. agregado a sus clientes.

Un conjunto estructurado y Conjunto de actividades

medible de actividades designadas interrelacionadas o que
para producir una salida especifica interactúan y transforman
para un cliente particular. entradas en salidas.

Es un ordenamiento de las “Conjunto de actividades mutuamente

actividades de trabajo a través del relacionadas, las cuales transforman
tiempo y el espacio, con un elementos de entrada en resultados”.
principio, un fin e insumos y ISO 9000:2000 apartado 3.4.1
salidas claramente identificados.
 RECURSOS
Personas
Equipos
Servicios
Hardware
Software
Información

Proveedor
Cliente

ENTRADAS SALIDAS
Información PROCESO Servicios / productos
Necesidad Transformación finales y/o parciales
Producto parcial

ACTIVIDADES:
Las acciones que
agregan
valor a las
entradas, para
transformarlas en salidas
 CONCEPTO DE CLIENTE
Entrada Proveedor Proceso Resultado Cliente

E P R C
Producto/
Servicio

• Cliente: es quien recibe el resultado de mi trabajo

• “Mi trabajo tiene calidad en la medida en que es

percibido como satisfactorio por el cliente”
 CLIENTES/USUARIOS
 Beneficiario de los productos que resultan de la
ejecución de un proceso. Puede ser una persona,
organización o un grupo social, externo o interno a
la organización.

 Es el destinatario de esfuerzos, es decir, aquella

persona, área, u organización que recibe los
productos y a la cual, se debe satisfacer a través de
respuestas a sus necesidades y expectativas.
 TIPOS DE CLIENTES

CLIENTES EXTERNOS CLIENTES INTERNOS

• USUARIOS. • LOS VECINOS EN
• SUS FAMILIAS. LA CADENA
• COMPRADORES. CLIENTE
• CORPORACIÓN / PROVEEDOR.
ACCIONISTAS. • LOS EMPLEADOS
• PROVEEDORES. DE LA
• COMUNIDAD. ORGANIZACIÓN.
 PROVEEDOR
 Es la entidad, área, persona o grupo de personas que entregan los
INSUMOS que necesita el proceso para poder realizar las actividades
o tareas y lograr los resultados esperados.

 Estos insumos pueden ser materiales, datos, normas, requerimientos o

información.

 Para el proveedor yo soy su cliente.

 ENFOQUE POR PROCESOS

PROCESO:
Matriculas
PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE

Estudiantes con Listado de Actividades

Evaluación
el cumplimiento estudiantes académicas
Pagos de requisitos inscritos en
académicos y un grado y
administrativos un grupo,
listos para
iniciar
actividades
académicas
 ENFOQUE POR PROCESOS
Es la visión sistémica del funcionamiento de la
Institución.

Pensar la institución como un conjunto de procesos

interrelacionados que buscan satisfacer un cliente.

Identificar quien se afecta por los resultados de nuestro

trabajo.

Eliminar las barreras de un área, departamento o función.

P1 P2 P3 P4 P5 P6 CLIENTE
 TALLER
1. Establezca cinco beneficios de la implementación de la gestión por procesos.

2. Defina cinco obstáculos de la implementación de la gestión por procesos.

Beneficios Obstáculos

1. 1.

2. 2.

3. 3.

4. 4.

5. 5.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Beneficios
•Entendimiento de la responsabilidad E
•de cada persona dentro de un S
T
proceso. U
•Ver a la Institución como D
I
•un sistema.
A
•Resultados enfocados al cliente N
•(hacer las cosas bien y cada vez T
E
mejor)
 BENEFICIOS

• Permite predecir y controlar el cambio

• Aumenta la capacidad de competir, mejorando el uso de los
recursos disponibles.
• Apoya a la organización para manejar de manera efectiva sus
interrelaciones
• Mantiene a la organización centrada en el proceso
• Previene posibles errores
• Ayuda a comprende como se convierten los insumos en productos
• Ayuda a tomar mejores decisiones.
• Reduce costos
 CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCESOS

• Según su jerarquía
• Según su función
• Por la combinación de ambos
SEGÚN SU JERARQUÍA

Primer Nivel:
Macroproceso

Segundo Nivel:
Procesos

Tercer Nivel:
Subprocesos (Procedimientos)
 CLASIFICACIÓN SEGÚN SU JERARQUÍA
Conjunto de procesos de la institución que reúne todos aquellos
procesos claves que se llevan a cabo en las diferentes áreas.
MACRO (Administrativo – Pedagógico y/o Académico – Social Comunitario –
PROCESOS Financiero)
Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas (o
productos) utilizando recursos y aplicando controles.
Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los
objetivos estratégicos y son críticos para el éxito de la institución,
PROCESOS contienen subprocesos.
Son partes bien definidas en un proceso. Es la división que puede
tener un proceso.
Son procesos de menor dimensión que evidencian operatividad.
Procedimiento: Descripción de las formas especificas de llevar a
cabo un proceso. Descripción paso a paso.
SUBPROCESOS
Actividad: Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un
procedimiento para facilitar su gestión.
 SEGÚN SU FUNCIÓN

DIRECTIVOS
ESTRATEGICOS

MISIONALES
SERVICIO
CLAVES
PRINCIPALES

ADTIVOS
APOYO
SOPORTE
• Estratégicos/Directivos:Establecen lineamientos hacia el
alcance de los propósitos fundamentales, son ejecutados por la
dirección, gerencian y administran. Son decisivos en relación
con el futuro de la Institución.

• Misionales: Son la razón de ser de la Institución. Son

Procesos involucrados directamente en la transformación para
la realización del producto o servicio que el cliente desea.

• Apoyo/Soporte: Permite que la Institución funcione a partir del

suministro de recursos.
 JERARQUIA FUNCIÓN
Macro- Proceso Subproceso Actividad Misional Apoyo Directivo
proceso

Auditorias
Planeación
académica
Retro-
alimentación
de logros
Planeación
estratégica
Revisión de
exámenes de
admisión
Cartera
Firma de
contratos de
docentes
Evaluación
institucional
 JERARQUIA FUNCIÓN
Macro- Proceso Sub-proceso Actividad Misión Apoyo Estratégico
proceso

Auditorias Adtivo x

Planeación Académico x x
académica
Retroalimenta Académico Evaluación x x
ción de logros
Planeación Estratégico x x
estratégica
Revisar Adtivo Admisión x x
exámenes de
admisión
Cartera Fciero x x

Firma de Adtivo Admón de Contra-tación x x

personal
contratos de
docentes
Evaluación Estratégico x x
institucional
 CARACTERÍSTICAS DE LOS
PROCESOS
• Se pueden describir las entradas y las salidas. Tienen limites bien definidos.

• Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al “COMO".

• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de

la Institución.

• El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y

actividades incluidos en el mismo.

• Tienen un responsable.

• Tienen interacciones y responsabilidades internas bien definidas.

RED DE PROCESOS
 CADENA DE VALOR
• 1985 el Profesor Michael E. Porter de la Escuela de
Negocios de Harvard, introdujo el concepto del análisis
de la cadena de valor en su libro la “Ventaja
Competitiva” (Competitive Advantage).

• Es una forma de análisis de la actividad institucional,

mediante la cual descomponemos una organización y
sus funciones en las actividades individuales que la
constituyen, buscando identificar fuentes de ventaja
competitiva en aquellas actividades generadoras de
valor.
 RED DE PROCESOS
• Identifica las principales actividades de la Institución,
• agrupándolas y clasificándolas en Macroprocesos,
• Procesos y Subprocesos.
• Es la representación de la estructura de Gestión
• Institucional que permite identificar, controlar y realizar
• seguimiento a cada uno de los procesos Institucionales.
ES UNA FORMA ESCRITA DE ORGANIZAR LOS
PROCESOS

No existe una forma única de establecer la red de procesos,

está depende de las necesidades de cada institución.
 RED DE PROCESOS – IE AMERICA

MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

Identidad Institucional Apropiar el horizonte institucional realizar diagnóstico y plan de mejora 1
Garantizar mecanismos de participación a través de quejas, sugerencias y
cultura de la calidad felicitaciones 2
DIRECTIVO Gestionar acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento 3
Realizar auditorias internas a los procesos institucionales 4
Gobierno Escolar Elegir, conformar y hacer seguimiento gobierno escolar 5
Comunicación Conformar el comité de comunicaciones y fortalecer la comunicación 6
Construir e implementar modelo pedagógico 7
Diseño y planeación
curricular Recontextualizar plan de estudios 8
ACADÉMICO Establecer políticas claras para planeaciones académicas 9
Revisar e implementar el SIEE 10
Seguimiento académico
Hacer seguimiento a los resultados de evaluaciones internas y externas 11
Gestionar capacitación a docentes 12
Talento humano Evaluar el desempeño docente 13
Reconocer y estimular la comunidad educativa 14
ADTIVO Y
Adquirir y administrar los recursos institucionales 15
FINANCIERA Administración de recursos
Mantener y optimizar los bienes 16
Realizar proceso de matricula a estudiantes 17
Admisiones y registros
Realizar proceso de registro académico 18
Fortalecer y mejorar procesos de convivencia 19
Convivencia
Revisar, ajustar y dar cumplimiento al manual de convivencia 20
Hacer seguimiento a egresados 21
Bienestar institucional
COMUNIDAD Coordinar acompañamiento de otras entidades. 22
Inclusión Garantizar a la comunidad educativa igualdad de condiciones 23
Mejorar la relación entre padres de familia e institución 24
Proyección comunitaria Revisar y hacer seguimiento al servicio social 25
MAPA DE PROCESOS
 MAPA DE PROCESOS
ES UNA FORMA GRÁFICA DE REPRESENTAR LOS
PROCESOS

Permite a todos los colaboradores comprender

como la institución funciona integralmente.

Facilita que todos en la institución

entiendan como afectan el trabajo de otros.
 MAPA DE PROCESOS
DEBE:
• Responder a la red de procesos y las necesidades de la Institución.
• Identificar los macroprocesos, procesos y subprocesos, resaltando
cuales son principales y de apoyo.
• Ser entendible por todos.
• Ser un diseño único (No copiar de otros).
• Mostrar a la Institución como un todo.
• Mostrar las interacciones internas.
• Explicar las relaciones con el entorno.
• Reflejar la cadena de valor de la Institución.
 MAPA DE PROCESOS
PERMITE

• Ver articulaciones que deben ser atendidas por los procesos.

• Ver la organización como un sistema (un todo) y las interacciones entre

los procesos.

• Ayudar a gestionar la interacción entre equipos de trabajo, no entre

personas.
 MEJORA COMUNICACIÓN
CONTINUA INTERNA
N GESTIÓN DIRECTIVA C
E L
C I
DIRECCIONAM.
ESTRATÉGICO
CLIMA
INSTITUCIONAL
ALIANZAS
ACUERDOS
GOBIERNO ESC.
OTROS ORG. AP E
E
CONVENIOS PARTICIPACIÓN
SI VH N
TE
D -
A S
D A
E GESTIÓN ACADÉMICA T
S IS
DISEÑO PRÁCTICAS SEGUIMIENTO
FA
CURRICULAR PEDAGÓGICAS EVALUACIÓN
C
D ACADÉMICA
C
E AP I
L GESTIÓN COMUNITARIA Ó
VH N
PARTICIPACIÓN Y PERMANENCIA E PROYECCIÓN A /
CONVIVENCIA PREVENCIÓN INCLUSIÓN LA COMUNIDAD B
C
E
L N
I EF
E IC
N I
GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA O
T
E ADMÓN. DE
PERSONAL
ADMÓN. REC
FISICOS E
ADMÓN. DE
INFORMAC
ADMÓN.
FINANCIERA
APOYO A
GESTIONES AP
INFRAEST.
VH

COMUNICACIÓN MEJORA
INTERNA CONTINUA
 IED DELIA ZAPATA OLIVELLA-BOGOTÁ

Mapa de Procesos
PROCESOS DIRECTIVOS
Gestión de talento Gestión de la
humano Gestión directiva
calidad
Intereses, necesidades y

PROCESOS CLAVES O MISIONALES

expectativas por
cumplir

Intereses, necesidades y
Gestionar Seguimien
Administrar

SATISFACCIÓN
el La to y

expectativas
currículo convivencia promoción

PROCESOS DE APOYO
Administrar recur. Administrar Administrar servicios
financieros información adicionales
 COLEGIO MARÍA AUXILIADORA DE CHÍA

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

IE VILLAMARÍA - CALDAS
 MAPA DE PROCESOS

COMUNIDAD EDUCATIVA
IDENTIDAD TALENTO HUMANO
INSTITUCIONAL

ADMINISTRACIÓN DE
CULTURA DE CALIDAD
RECURSOS

GOBIERNO ESCOLAR
ADMISIONES Y
NECESIDADES

RESULTADOS
REGISTRO
COMUNICACIONES

AMERICALIDOSOS

CONVIVENCIA
DISEÑO Y PLANEACION
CURRICULAR
BIENESTAR
INSTITUCIONAL

SEGUIMIENTO
ACADÉMICO INCLUSIÓN

MEJORAMIENTO CONTINUO
 IE LICEO LEÓN DE GREIFF - MANIZALES

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

 IE FE Y ALEGRÍA LAS GAVIOTAS - CARTAGENA

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

 IE MADRE GABRIELA - CARTAGENA

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

 IE TÉCNICA DE PASACABALLOS - CARTAGENA

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

IE JORGE ARDILA DUARTE - BUCARAMANGA
 COLEGIO SALESIANO SAN JOSE

COMPONENTE
PEDAGÓGICO
DIRECCIONA- DESARROLLO
DESARROLLO DE LA
MIENTO CURRICULAR
ESTRATÉGICO
GESTIÓN GESTIÓN CONVIVENCIA
GESTIÓN SOCIAL-
SOCIAL
DIRECTIVA ACADÉMICA
COMUNITA-
EVALUACIÓN GOBES:
GESTIÓN DE INSTITUC. Y RIA
PARTICIPACIÓN Y
CALIDAD Y PROMOCIÓN DEMOCRACIA
ADMINISTRA MEJORA INTEGRAL PROYECCIÓN
CIÓN DE
A LA
RECURSOS
GESTIÓN COMUNIDAD
FINACIEROS
ADMINISTRA GESTIÓN
TIVA- PASTORAL
ADMINISTRA FINANCIE- ASOCIACIO –
CIÓN DE RA NISMO Y ORIENTACIÓN
RECURSO PROTAGONIS – VOCACIONAL
HUMANO AD. RECURSOS MO JUVENIL EVANGELIZA-
FÍSICOS E CIÓN Y
INFRAESTRUC CATEQUESIS
TURA
 INSTITUTO DIVERSIFICADO ALBERT EINSTEIN

GESTIÓN DE LA
DIRECCIÓN
ESTRATÉGICA
ESPECTATIVAS – INTERESES - NECESIDADES

C O M U N I D A D
ADMÓN DE RECURSOS
HUMANOS
ADMÓN DE PROCESOS
ADMON DE
PROCESOS RECURSOS
RECURSOS DIRECTIVOS
FISICOS
MISIONALES FINANCIERO
COMUNIDAD

S
PROCESOS

SATISFACCION
GESTION DE LA
CONVIVENCIA DE APOYO
SOCIAL

GESTIÓN DE LA
FORMACIÓN
INTEGRAL Y
PROYECTO DE
VIDA
GESTION
ACADÉMICA GESTIÓN DE LA
GESTION DE LA
CALIDAD
EVALUACIÓN Y
PROMOCIÓN

R E Q U I S I T O S
 IEANDRES PAEZ SOTOMAYOR

Planeación Estratégica Gestión

PEI de Calidad

Entradas. Salidas.
Necesidades de Usuarios
los usuarios. satisfechos.

Partes interesadas Partes interesadas

vinculadas: Gestión de vinculadas:
Proyección
- Estudiantes Gestión Académica Proyectos - Estudiantes
- Profesores Social - Profesores
- Funcionarios Pedagógicos - Funcionarios
- Proveedores - Proveedores
- Egresados - Egresados
- Padres de Familia - Padres de Familia
- Pensionados - Pensionados
- Entes Gubernament. - Entes Gubernament.

Partes afectadas Partes afectadas

vinculadas: vinculadas:

-
Gestión de Bienestar
Vecinos Gestión de Gestión - Vecinos
- Empresarios Talento - Empresarios
- Generaciones Futur. Matrículas de recursos - Generaciones Futur.
Humano Estudiantil
 Proceso de Proceso de
Dirección Desarrollo de la
Comunidad

CLIENTE Proceso de
Proceso de
Convivencia Desarrollo
productiva Curricular

Proceso de Proceso
Gestión de Financiero y de
La Calidad Recursos
Físicos
DOCUMENTACIÓN DE
PROCESOS
 ESTÁNDAR

Documento obtenido por consenso con el

objetivo de unificar y simplificar, de tal
manera que, de forma honesta, sea
conveniente y benéfico para las personas
involucradas.
 RECORDEMOS QUE

• La estandarización es un medio, no un fin.

• Es un proceso participativo y continuo, liderado por la

• alta dirección.

• Es un proceso que tiene que ser gerenciado utilizando

• el PHVA.

• Es una actividad sistemática (no termina).

• La estandarización es una tarea para especialistas.

EFECTOS DE NO ESTANDARIZAR
Muchos problemas,
mala programación,
falta de insumos,
indefinición en
procesos, etc.

Todo el mundo ESPIRAL Pocos mejoramientos

ocupado
apagando incendios NEGATIVA efectivos en el sistema

Sin tiempo para

planear el futuro
 e C lases
e l aci ón d
Canc c i as
e ten
o mp
l t anC
Fa
Equipos obsoletos

n e c es arias
o m p r as In
C
Falta
de ay
udas
Fal d i d ác
ta d ticas
eP
rep
ara
del mundo para corregirlos.
ció
n
MANEJO ACTUAL DEL TIEMPO

No hay tiempo para prevenir los errores, pero hay todo el tiempo
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

• Es llevar a formas gráficas y escritas el modo de hacer

el trabajo.

• Documentos
• Videos
• Fotos
• Plantillas
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

Un proceso se documenta a través de:

'Procedimiento y/o flujograma

'Formatos
Instructivos
'Caracterización
 PROCEDIMIENTOS
•Conjunto de pasos que
explican la forma de llevar a
cabo una actividad.

•Especifican el QUÉ se hace,

CÓMO se hace y quien es el
RESPONSABLE.
Los flujogramas sólo explican el
QUE
 FORMATOS

• Son documentos donde se 00004

0000 3
consignan los datos 0 00 0 2
0 00 0 1

obtenidos en el desarrollo de
una actividad, convirtiéndose
en registros que dan
evidencia de una actividad
ejecutada.
 INSTRUCTIVOS

Son documentos que

amplían y detallan la
información de una
actividad.

A P R O B A D O
 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
• Describe en forma resumida:
•Entradas - Proveedor
•Salidas - Clientes
•Proceso - Actividades

•Documentos
•Seguimiento y control
•Requisitos

•Indicadores
•Recursos
PROCEDIMIENTOS
 BENEFICIOS DE LA
DOCUMENTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
'Brinda herramienta para el entrenamiento del personal, permitiendo
que las tareas se repitan siempre de la misma manera.

'Conserva el conocimiento de la institución.

'Asegura una buena comunicación entre las áreas.

'Mejora y simplifica los procesos.

'Establece cuales son los registros que se deben conservar para

demostrar los resultados alcanzados.
 ASPECTOS A TENER EN CUENTA
PARA LA ELABORACIÓN DE UN
PROCEDIMIENTO
 El nombre debe ser igual en todos los documentos
 Debe definir el alcance del proceso
• La información debe ser actual
• Integridad de la información: Principio a fin del proceso
• Claridad y simplicidad: Fácilmente comprendidos por todos en la
organización
• Flexibilidad: Adaptables a cambios
• Definir responsables
• Preferiblemente iniciar las actividades con un verbo en infinitivo
(planear, definir, revisar…)
• Cumplir el ciclo PHVA
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE
UN ESTÁNDAR
• Ser lo más sencillo posible.
• Fácilmente comprendido y aplicado por el
usuario.
• Concreto y basado en la práctica.
• Coherente con otros estándares.
• Autorizado por la organización.
• Tener nombres y formas estandarizadas.
• Contener fecha de emisión y actualización.
 CICLO DE CALIDAD

P
A DEFINIR (PLANEAR)
(ACTUAR) LAS METAS
DEFINIR
ACTUAR LOS
CORRECTIVAMENTE METODOS
QUE PERMITIRAN
ALCANZAR LAS METAS

EDUCAR Y
ENTRENAR
VERIFICAR LOS
RESULTADOS DE EJECUTAR
LA TAREA LA TAREA
EJECUTADA (RECOGER
LOS DATOS) H
V
(HACER)
(VERIFICAR)
 RECOMENDACIONES PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
El control de los documentos busca que los usuarios posean documentos cuya
información sea correcta, este vigente y se mantenga actualizada

Se debe definir las responsabilidades para:

'Elaborar y actualizar documentos: Deben ser elaborados por el responsable del

proceso quien conoce muy bien su funcionamiento.

'Revisar y aprobar documentos: Definir quienes dan el visto bueno para que el
documento sea difundido y aplicado.

'Identificar los cambios: Contar con versiones y fecha de aprobación. Código.

 RECOMENDACIONES PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
'Garantizar que las versiones vigentes estén disponibles: Ya sea a través de la
Intranet o de una copia con acceso general que pueda ser actualizada en caso
de algún cambio. Preferiblemente no entregar copias o tener control de estas
entregas.

'Garantizar que los documentos son legibles e identificables: Evitar tener copias
de fax o a lápiz, en carpetas que conserven los documentos.

'Evitar el uso de obsoletos: Controlando los accesos y las versiones.

'Llevar un listado maestro: Para relacionar el total de documentos elaborados y

controlar las versiones, fechas de actualización y estado.
 EJEMPLO LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO NOMBRE DEL FECHA DE VERSIÓN MACROPROCESO ESTADO
DOCUMENTO ACTUALIZACIÓN VIGENTE

PC-01- Procedimiento 1 de Marzo de 1 Social Elaborado

SC Gobierno 2007 Comunitario
Escolar

PC-02- Procedimiento 5 de Marzo de 2 Administrativo y Aprobado

AF matriculas 2007 financiero

Anulado
 PROCEDIMIENTO XXX

FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3

MACROPROCESO: PROCESO:
SUBPROCESO: RESPONSABLE

ALCANCE: OBJETIVO:

No ACTIVIDAD P RESPONSA BLE DESCRIPCIÓN REGISTROS

H
V
A

REVISÓ: APROBÓ:
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO CARGO:
FLUJOGRAMAS
 DIAGRAMA DE FLUJO
Gráfico que representa el flujo de un proceso o una
secuencia normal del origen de un producto, servicio o
documento.
•Símbolos utilizados en Diagramas de Flujo
SIMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

Entrada o salida para otro flujo, anotar la identificación del flujo

Conexión conectado.

Proceso Describir brevemente la operación en el interior del símbolo.

Decisión Anotar la pregunta sobre la cual se tomará la decisión.

Documento Anotar el nombre del documento.

Archivo Anotar el nombre del documento.

 PLANEAR LAS FLUJOGRAMA EVALUACIÓN
ACTIVIDADES PARA
LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL
Comité

NO
HACER EVALUACION APROBAR PLANES
Rector
INSTITUCIONAL
POR GRADOS
Jefes de Grado

AJUSTAR PLANES
SI Comité
CONSOLIDAR
LA EVALUACIÓN
INSTITUCIONAL
POR SECCIÓN SOCIALIZAR PLANES DE
Coordinadores de MEJORAMENTO
Sección Coordinador Académico

CONSOLIDAR UNA
SOLA EVALUACIÓN
PARA LA
INSTITUCIÓN HACER SEGUIMIENTO
Coordinador Académico A LOS PLANES DE
MEJORAMENTO
Comité

ESTABLECER PLANES
DE MEJORAMIENTO
Comité Código: Versión Fecha:
 Trim e stra l
Fa se Dire c c ió n De pto . Se c c ió n RRHH Lug a r Pro c e d.
1 2 3 4

De finir po lític a de Dire c c ió n 001

Ase so ría
Entre na m ie nto

Le va nta r ne c e sida de s de e ntre na m ie nto

ba sa do s e n lo s pla ne s de a c c ió n Po r
P a pro ba do s De p to .
002
Po r
Pla ne a r e l Entre na mie nto Anua l De p to . 003

Apro ba r

Pro ve e r RRHHH 004

Re c urso s
H
Eje c uta r e l De a c u e rd o
Entre na m ie nto c o n e l p la n 005

V Eva lua r lo s re sulta do s de Entre na m ie nto Po r

De p to .
005

Pre pa ra r sug e re nc ia s de Me jo ra mie nto Po r

De p to . 006
A Apro ba r
Ase so ría
Dire c c ió n 001
Pro ye c to s
Dire c c ió n 001
Re visa r Po lític a s
Pre pa ra da to s
pa ra e l pró xim o RRHH 003
a ño
 INSTITUCIÓN PROCEDIMIENTO: Código: PR - 452
EDUCATIVA JOSE PERMISO A ESTUDIANTES Versión: 1
ANTONIO GALAN Fecha: Mayo-06

REGISTRO PASOS SECUENCIA RESPONSABLE

Inicio

P Establecer los Requisitos para Solicitud de GESTIÓN ADMON

Permisos

Socializar a Coordinador GESTIÓN ADMON

COORDINADOR
Socializar a Comunidad
Educativa

Recibir Solicitud de ORIENTADOR GRUPO

Permiso
H

Aplicar POE- NO Está dentro de COORDINADOR

FO - 452-1 452-1 la Institución

FO - 452-2
SI

SI
Aplicar POE-452-2
COORDINADOR

Es SI
V Efectivo? GESTIÓN ADMON

NO

A Realizar Ajustes GESTIÓN ADMON

CARACTERIZACIÓN
IMPORTANCIA DE CARACTERIZAR
LOS PROCESOS
• Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los
procesos.

• Establece claramente la interacción entre los procesos.

• Crea conciencia de los resultados de cada proceso.

• Facilita el despliegue de los objetivos institucionales.

 Al caracterizar un proceso se debe identificar…
NOMBRE: CÓDIGO:

OBJETIVO: RESPONSABLE:

ALCANCE:

ENTRADAS / PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS / CLIENTE

DOCUMENTOS REQUISITOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
•Entradas: Aquellos requerimientos o pre-requitos que necesito para
desarrollar el proceso y que a través de las actividades transformo en
una o varias salidas.

•Proveedor: Cargo o proceso que me suministra las entradas.

•Salidas: Son los resultados o productos del proceso, pueden ser

tangibles o intangibles.

•Cliente: Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de

la ejecución del proceso.

•Actividades: Acciones necesarias para lograr los resultados

previstos del proceso.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
•Documentos: Información escrita relacionada con el proceso.
Internos o Externos.
•Seguimiento y control: Aspectos que se deben tener en cuenta para
realizar control y seguimiento del proceso. Parámetros de control.
•Requisitos: Aspectos legales que debe cumplir el procesos, así
como requisitos de los padres, estudiantes y requisitos internos de la
institución (ISO). (Ley 115 de 1994, Ley General de Educación, Dec 0230 Currículo
y plan de estudios, Dec 1095 escalafón docente, Dec 1278 Estatuto de
profesionalización docente, Dec 0709 Programas de Formación de Educadores…)

•Indicadores: Medición del proceso.

•Recursos: Aquellas insumos que utilizo para transformar las
entradas. Humanos, técnicos, infraestructura, otros.
 CARACTERIZACIÓN XXX
FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3

MACROPROCESO: PROCESO:

RESPONSABLE OBJETIVO:

ALCANCE:

ENTRADAS PROVEEDOR SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE

DOCUMENTOS REQUISITOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES

Humanos:

Técnicos:

Infraestructura:

Otros:

REVISÓ: APROBÓ:
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO CARGO:
 CARACTERIZACIÓN XXX
FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3

MACROPROCESO: PROCESO:

SUBPROCESO: RESPONSABLE
ALCANCE: OBJETIVO:

ENTRADAS PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE

DOCUMENTOS REQUISITOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES

Humanos:

Técnicos:

Infraestructura:

Otros:

REVISÓ: APROBÓ:
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO CARGO:
MEDICIÓN DE
PROCESOS
“Lo que no se mide,
no se puede
mejorar ni tampoco
gerenciar”
 LA MEDICIÓN
La Medición es asignar números a un proceso o
acontecimiento, según una regla establecida. A
través de ella, podremos tomar decisiones sobre el
proceso y establecer parámetros de mejoramiento.

Podemos utilizar la medición para saber cómo van

nuestros procesos y comunicar esta información a
aquellos que nos pueden ayudar a operarlos y
mejorarlos.
 LA MEDICIÓN PERMITE

Conocer cómo se encuentra la Institución (gestión global).

Establecer tendencias en los Procesos más importantes.

Mantener siempre los mismos parámetros para evaluar el

desempeño de los Procesos.

Aprender a utilizar la Medición como herramienta clave para el

mejoramiento.
 INDICADORES DE GESTIÓN
Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en
un momento determinado.

Los indicadores, en conjunto, pueden proporcionar un panorama de la

situación de un Proceso.
LOS INDICADORES NOS PERMITEN

 Administrar objetivamente, basándose en hechos y datos.

 Evaluar el desempeño del Proceso contra las metas de

mejoramiento, midiendo el grado de cumplimiento.

 Mostrar tendencias, evaluar la efectividad y proveer señales

oportunas mejoramiento.

 Establecer si el grado de mejoramiento obtenido es suficiente y si el

Proceso sigue siendo suficientemente competitivo.
CARACTERÍSTICAS DE LOS
INDICADORES
Medibles

Simples

Válidos en el tiempo

Participativos

Útiles

Oportunos
 ELABORACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN DE LOS
INDICADORES DE GESTIÓN
• Nombre del indicador
• Cálculo del indicador
• Meta
• Frecuencia
• Fuente de Verificación - Origen de datos
• Área responsable
• Persona Responsable
• Descripción
 EJEMPLOS
PROCESO NOMBRE FUENTE FRECUENCI META RESPONSA RESULTADO/
A
CALCULO DE VERIFI- BLE OBSERVACIÓN
DEL CACIÓN
INDICADOR

Comuni- Personas Listas de Trimestral 80% de los Comunicador 70%

cación informadas: entrega docentes De 500
Interna No de docentes reciban la docentes 350
que reciben la revista reciben la
revista/No de revista. El
docentes. próximo tiraje
debe ser mayor

Financiero Incremento de Consig- Mensual Incrementar Tesorería 5% El mes

los ingresos: naciones un 50% anterior
Ingresos del ingresaron
mes /ingresos $9.500.000 este
del mes mes ingreso
pasado $10.000.000

Desarrollo Rendimiento Registros Trimestral 5% Comité de 30%

académico académico: del evaluación De los 100
Numero de Comité de estudiantes
estudiantes con evaluación totales, 30
deficiencias tienen
académicas/ deficiencias
Numero total académicas
de estudiantes
 SEGUIMIENTO
Control de Indicadores de Gestión

FCE / Área Indicador

•ICFES
•Saber
•Promoción interna
•Índice de recuperación
Académico
•Retención de estudiantes
•Índice de deserción
•Ubicación del egresado
•Cumplimiento del plan de estudios

•Índice de conflicto escolar

Social Comunitaria •Índice de solución de conflictos
(solucionados/presentados)

•Cumplimiento del plan estratégico

Área Administrativa/
•Satisfacción de la Comunidad educativa
Directiva
 MEDICIÓN DE PROCESOS

PROCESO NOMBRE CALCULO META FRECUENCIA FUENTE DE RESPONSABLE RESULTADO

DEL DEL VERIFICACIÓN
INDICADOR INDICADOR 1 2 3 4

Actualización
de Currículo
Programación
Académica
Gobierno
Escolar
MANUAL DE CALIDAD
 MANUAL DE CALIDAD

¿Cuál es su importancia?
¿Quiénes lo deben redactar?
¿Cuándo elaborarlo?
¿Cuál debe ser su extensión?
¿Qué debe contener?
¿Cuáles son los aspectos críticos en la
elaboración?
 MANUAL DE CALIDAD
¿Cuál es su importancia?
Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una
organización para:
• Recopilar la información del sistema de calidad.

• Presentar todas las acciones que realiza la institución para conseguir la

calidad.

• Presentar la institución interna y externamente.

• Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.

• Comunicar la política de calidad, los procedimientos y los requisitos de la

organización.
• Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de
aseguramiento.
 MANUAL DE CALIDAD

¿Quiénes lo deben redactar?

•Se recomienda sea un equipo de trabajo, de alto nivel jerárquico,

que se capacite en el tema y luego redacte el manual (Comité de
Calidad).

•No delegarlo a una sola persona sin el conocimiento necesario.

 MANUAL DE CALIDAD
¿Cuándo elaborarlo?

•Iniciar un borrador de manual a medida que se documentan los

procesos, no es necesario esperar a que todo el sistema de calidad
esté implementado.
 MANUAL DE CALIDAD
¿Cuál debe ser su extensión?

• Un manual muy extenso no resulta práctico. Debe ser una

descripción completa, pertinente y breve.

• Su extensión máxima debe ser de 50 páginas.

 MANUAL DE CALIDAD
¿Qué debe contener?

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO Y ALCANCE

CONTROL DEL MANUAL

PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN / INTRODUCCIÓN

Descripción de la institución: Referente histórico, Servicios, Estructura
Organizacional.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición.
Política de calidad, Objetivos de calidad.
Sistema de Medición: matriz de Indicadores

GERENCIA DE PROCESOS
Mapa de procesos
Descripción de procesos claves: objetivo y alcance, responsables,
indicadores de gestión, documentos y descripción)
Caracterización de procesos claves
 MANUAL DE CALIDAD
OBJETIVO En este Manual manifestamos nuestro compromiso con el logro de
una Gestión de Calidad para lograr los objetivos de la Institución….
ALCANCE El manual presenta ….. aplica a las actividades de prestación de
servicios educativos de preescolar, básica, media … en las sedes de
… de las ciudades de ….
CONTROL Elaboración Difusión
DEL Revisión Cambios
MANUAL Que y como
Aprobación
PRESENTACIÓN Descripción de la institución:
DE LA Referente histórico (Creación, No de docentes, No de estudiantes)
INSTITUCIÓN /
INTRODUCCIÓN Servicios (Preescolar, Básica Secundaria, Media…enfasis…)
Estructura Organizacional (organigrama)
DIRECCIONA- Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición…
MIENTO
Política de calidad, Objetivos de calidad.
ESTRATEGICO
Sistema de Medición: Matriz de Indicadores
GERENCIA Mapa de procesos
DE
Descripción de procesos claves:
PROCESOS
Revisión y Actualización del Currículo
Objetivo:
Revisar los planes de estudio para mantenerlos actualizados a las
necesidades de la legislación, del medio y el Colegio en particular
Alcance:
Aplica para la revisión y la actualización del currículo de todo el
Colegio incluyendo preescolar, básica, media.
Responsables:
Comité Académico
Indicadores de gestión:
Actualización de planes de estudio
Rendimiento académico
Documentos:
Xxx Instructivo
Xxx Formato Planes de Estudio
Descripción:
La información relacionada con los planes de estudio existentes y la
legislación actual, es recopilada mediante un instrumento o formato
revisado y aprobado por el Colegio, su fin es tener un resultado
conjunto de todas las dependencias para ser sistematizado y articulado
con el PEI, finalmente los resultados son desarrollados en las aulas de
clase.
 MANUAL DE CALIDAD
•¿Cuáles son los aspectos críticos en su elaboración?

•No existe una única estructura o formato para los manuales de

calidad
•Puede ser una compilación de los procedimientos documentados
•Puede ser más de un documento o nivel con anexos apropiados
•Tener numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidades
•organizacionales
•Se recomienda estructurar por sesiones y solo referenciar los
procedimientos
•Centrarse en los aspectos vitales y dejar el detalle para otros
documentos
•El manual debe ser revisado y aprobado
•Debe ser difundido
•Se debe garantizar la comprensión del documento