C O N S E R V A C I Ó N

D E L O S
D O C U M E N T O S
DORIS
CONSTANZA
CASTRO
LEY 594 DE 2000
A RT Í C U L O 1 3

Instalaciones para los archivos. La administración

pública deberá garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construcción de edificios públicos, adecuación de
espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en
cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre
áreas de archivos.
L A S TA B L A S D E R E T E N C I Ó N
D O C U M E N TA L
Y L O S I N V E N TA R I O S D O C U M E N TA L E S

Se define como el listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se
Inventario documental. Es obligación de las
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
entidades de la Administración Pública
ciclo vital de los documentos, es decir se considera
elaborar inventarios de los documentos que
como el Instrumento que permite establecer cuáles
produzcan en ejercicio de sus funciones, de
son los documentos de una entidad, su necesidad e
manera que se asegure el control de los
importancia en términos de tiempo de conservación
documentos en sus diferentes fases
y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.
C O N S E R VA C I Ó N
D O C U M E N TA L
DE LOS ARCHIVOS DE COMERCIO

Los libros y papeles transcurrido el lapso establecido, podrán

ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier
medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.

Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados

los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la
copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que
anotará los libros y papeles que se destruyeron y el
procedimiento utilizado para su reproducción.
T I E M P O D E C O N S E R VA C I Ó N
DE LOS ARCHIVOS DEL COMERCIANTE

Deberán ser conservados cuando menos por diez (10) años, contados
desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o
comprobante.
GRACIAS