Material Didáctico

Curso: Administración de la Imagen y Protocolo, Material Didáctico.

 LA IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

Se entiende por protocolo empresarial el conjunto de  reglas sociales y formales que deben cumplirse en el
seno de una empresa. En él se establecen las pautas y los límites que rigen el accionar de la compañía en
cuestión. Los protocolos empresariales recopilan las normas que deben seguirse para planificar, desarrollar y
controlar acciones promovidas por una empresa: visitas, reuniones, negociaciones, al realizar el papel de
anfitrión en un determinado acto, etc… junto con los comportamientos donde la cortesía, el respeto y la
educación llevan la voz cantante.
 LA IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

El protocolo sirve para lograr una buena y armoniosa convivencia en el ámbito laboral. Ayuda a
comprender la necesidad de adaptarse, integrarse y conocer cuáles son las reglas para seguir y para
observar el trato correcto tanto con los superiores como con los subalternos El protocolo empresarial
regula  el comportamiento de la empresa tanto en su interior como hacia el exterior y con él se fijan
normas de convivencia entre los empleados y se establecen criterios de comunicación puertas afuera.
Las secretarias ejecutivas son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los
clientes o invitados,  y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.
 CINCO UTILIDADES DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL
• El Protocolo en la actualidad tiene hoy un componente de organización
imprescindible para la empresa que no quiera ser un ente aislado sin relación de
ningún tipo. Es la herramienta que permite ordenar las relaciones sociales de la
empresa, empleados y  directivos.
• El Protocolo ayuda a comprender la necesidad de adaptarse, integrarse y conocer
cuáles son las reglas para seguir y para observar el trato correcto tanto con los
superiores como con los subalternos
• El Protocolo incluye desde las normas de etiqueta y cortesía hasta las visitas de
autoridades a la empresa, la celebración de almuerzos de trabajo o la firma de
convenios con otras compañías o instituciones.
 CINCO UTILIDADES DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

• El objetivo que esta disciplina, en el ámbito empresarial, es convertir a los

responsables/asistentes o invitados a cualquier evento, en un correcto anfitrión, basándose en
unas simples reglas de cortesía.
• El protocolo corporativo o empresarial es un factor clave no solo a la hora de generar
imagen de las empresas, sino también es un punto a tener en cuenta a la hora de ofrecer a
trabajadores y consumidores un plus llamado Calidad, el cual, se une a la fidelidad  a través
de los detalles que el protocolo en este sector lleva a cabo.
El protocolo aporta a la empresa una serie de valores
fundamentales, entre los que podemos destacar:
• Imagen: ayuda a difundir la imagen de la empresa mediante actos y apariciones
públicas.
• Proyección: favorece la proyección social de la empresa
• Comunicación: comunica los mensajes de la empresa de modo eficaz.
• Procedimiento: establece unas normas y unas técnicas de organización
El protocolo aporta a la empresa una serie de valores fundamentales, entre los
que podemos destacar:

• Rentabilidad: consigue incrementar los beneficios optimizando el resultado de cada acto.

• Prestigio: ayuda a construir  una imagen favorable de la empresa.
• Por todos los elementos que lo componen, el protocolo empresarial impulsa la creación de una
propia imagen de marca, junto con el fomento de la unidad y de un concepto positivo tanto a nivel
interno como externo de la corporación, sin olvidar que es parte imprescindible en aquellos
aspectos en los que se encuentran involucradas diversas culturas y tradiciones, ya que nos dará las
pautas y procesos de cómo actuar ante determinados momentos para seguir promoviendo el
respeto, la cortesía y el buen hacer mientras alcanzamos los objetivos sociales y económicos de
nuestra organización.
Las características de un buen protocolo empresarial son
• 1- No está regulado por la ley, pero es de estricto cumplimiento en el interior de la empresa
por parte de sus miembros.
• 2- Es práctico, porque regula situaciones habituales que ocurren en la empresa. De esta
forma se evita que sea un documento banal sin observancia laboral.
• 3- Es accesible para todos los miembros de la organización, porque establece pautas de
comportamiento para cada situación laboral.
• 4- Es comprensible, porque debe estar escrito en un lenguaje claro para que todos los
empleados de la compañía lo asimilen y cumplan sin excusa.
• 5- Es flexible, en principio porque las normas establecidas deben ajustarse a cada situación
de la compañía, incluso en los momentos de crisis. Pero también porque pueden variar con
el tiempo y adaptarse a los cambios.
Para qué sirve el protocolo empresarial
• Fija normas de conducta
• Fijar las pautas de comportamiento dentro de una empresa en un manual de protocolo sirve para regular la conducta
de sus miembros y crea cultura organizacional.
• Sin un protocolo, las relaciones laborales y la comunicación entre la empresa y los clientes sería un total caos. No
habría respeto alguno por las jerarquías y la ausencia de un código de comportamiento resultaría en constantes faltas
de respeto y enfrentamientos internos.
• Guía para actividades sociales
• Desde el punto de vista de la etiqueta también el protocolo es necesario para la organización y realización de
actividades sociales que son relevantes para la empresa.
• El protocolo ayuda a consolidar el prestigio de la compañía entre sus empleados y con sus relacionados: clientes,
accionistas, proveedores, autoridades, etc.
• Establece la imagen corporativa
• Es parte de la imagen corporativa de la empresa, porque orienta y canaliza las acciones positivas de los miembros de
la compañía. La imagen de una empresa no depende solo del producto o servicio per se que presta; sino de la
totalidad de elementos que giran en torno a eso.
• Ejemplos de protocolo empresarial
• El protocolo empresarial abarca los procedimientos establecidos en la organización empresarial
para organizar eventos: reuniones, visitas, conferencias, negociaciones, actos protocolares, etc.
• Pero además involucra la forma de comunicarse (comunicación interna) entre los miembros de
la organización y con los clientes y relacionados (comunicación externa). Esto incluye desde la
manera como se responde una llamada telefónica, hasta la forma de llevar el uniforme o la
manera de vestir.
• Protocolo en llamada telefónica
• – Buenos días Sr/Sra.
• – Soy Judith, ¿en qué le puedo ayudar/ servir?
• – Revisaré su caso, por favor, no se retire.
• – Gracias por llamar, estamos a sus órdenes.
• – Que tenga un feliz día Sr/Sra.
• Protocolo en presentación, saludo y despedida
• Ponerse de pie al saludar.
• Estrechar la mano con sutileza y sonreír.
• Evitar los besos y abrazos efusivos.
• Mirar a la persona a los ojos cuando se habla.
• Evitar el tuteo y el uso de términos coloquiales.
• Sea cordial y amable en el trato.
• Tratar de llamar a la persona por su nombre si lo sabe.
• Evitar los excesos de confianza.
• Evitar hablar en exceso, de usted y de su vida personal.
• Protocolo de vestimenta
• No utilizar prendas de vestir inapropiadas o llamen demasiado la atención.
• Utilizar prendas que ayuden a complementar su personalidad.
• Utilizar tallas de ropa apropiadas.
• Vestir con corbata/chaqueta/falda /blusa.
• Los hombres deben rasurarse adecuadamente y cuidar su aspecto físico.
• Las mujeres maquillarse adecuadamente.
• Mantener manos y uñas limpias y cuidadas.
• Usar perfumes o lociones discretos.