MANUALES

ADMINISTRATIVOS
¿Qué es un manual administrativo?
“Un registro inscrito de información e instrucciones
que conciernen al empleado y pueden ser utilizados
para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa”
Terry George

“Un
“Un documento
documento queque contiene,
contiene, en
en forma
forma ordenada
ordenada yy sistemática,
sistemática,
información
información y/o
y/o instrucciones
instrucciones sobre
sobre historia,
historia, organización
organización
política
política y
y procedimientos
procedimientos dede una
una empresa,
empresa, que
que se
se consideran
consideran
necesarios
necesarios para
para la
la mejor
mejor ejecución
ejecución del
del trabajo”.
trabajo”.
Galindo
Galindo Martínez
Martínez García
García
 Manual administrativo

• Un documento que contiene en forma

ordenada, sistemática y accesible,
información relevante e instrucciones con el
fin de asistir a los miembros de una
organización o a terceros que se relacionan
con ella en su actuación con respecto a
dicha organización.
 CLASIFICACIÓN

Manual de organización

Manual de procedimientos

Manual de servicios
 CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
 Portada
Nombre de la Dependencia o Entidad, Logotipo oficial, Título y alcance
del documento (manual general o específico), lugar y fecha de elabora-
ción.

 Índice
Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto, colocar las
referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos, enunciar
cada capítulo con sus secciones, temas y números de página.

 Presentación
Importancia de contar con un manual, metodología utilizada en el
desarrollo del trabajo, contenido del documento y una breve descripción o
propósitos básicos que se pretenden alcanzar.
 CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

Antecedentes
Comprende una breve descripción de cómo se originó
la Dependencia o Entidad, la Ley o Decreto que le da
sustento y los principales aspectos de su evolución
histórica hasta la actualidad.
Marco Jurídico
Constitución, Tratados, Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, Leyes, Códigos, Decretos, Reglamentos,
Convenios, Acuerdos.
 CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
 Estructura Orgánica
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la Dependencia o
Entidad autorizada por las instancias correspondientes, misma que muestra
de manera general los puestos o áreas que la integran y establece los
niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad
y asesoría
 Descripción de Puestos
Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos
contenidos en la estructura orgánica autorizada, que le permiten a la
Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales
 Directorio
Relación de los principales funcionarios del área descrita en el manual y los
cargos que ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad
 Firmas de Autorización
Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia o entidad
que autorizan el manual, así como de las áreas que los elaboran y revisan.
MANUAL DE
PROCESOS
 MANUAL DE PROCESOS
• Los manuales de proceso o procedimiento
describe en detalle los procesos o
procedimientos que ser realizan en una
organización.
• Según las características y necesidades
de cada empresa es posible encontrar
manuales que describen los
procedimientos, los procesos o ambos.
Contenido de un manual de procesos
• Carátula
• Índice
• Introducción y objetivos
• Mapa general de procesos o cuadro de índice
de los procedimientos incluidos
• Organigrama de la organización
• Políticas y reglas generales que guían la
ejecución de los procesos y procedimientos
Contenido de un manual de procesos

• Glosario de términos utilizados y símbolos

• Descripción literal de cada procedimiento
• Plano de planta física (en ocasiones)
Formularios del manual de procedimientos de una
empresa de plaza
Formularios del manual de procedimientos
de una empresa de plaza
Formularios del manual de procedimientos
de una empresa de plaza
 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE
SERVICIO
 Manual de procedimientos de
servicio
El manual de servicio deberá de contener los
siguientes detalles:

1.- PORTADA
- Logo símbolo del SAT.
- Datos del servicio.
- Versión.
- Datos del manual: En la parte inferior el numero
de la versión, la fecha de vigencia y el numero
de paginas.
2.- Formato de identificación de firmas
de validación

Garantizan que el manual este debidamente

autorizado por los responsables de normar y
establecer las reglas de negocio para la
operación del servicio y por los responsables de
su operación por los diversos canales definidos.
3.- ÍNDICE

Es la relacion de los apartados que

integran el manual.
La paginación deberá ser progresiva y
en forma arábiga.
4.- Introducción
5.- Objetivo
6.- Políticas de operación del servicio
7.- Flujo de operaciones del servicio
8.- Actividades del servicio y su detalle
La relacion de actividades se debe
vincular a una tabla con el detalle de las
tareas que componen la actividad
9.- Glosario
Actividades de servicio y su detalle
 9.- Control de versiones
Permite identificar el histórico de las modificaciones que ha
tenido el manual.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA
LA ELABORACION DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
 Elaboración

1.- Recopilación de la información pertinente

2.- Redacción propiamente dicha

3.- Encabezado
 Encabezado
Es recomendable que el encabezado incluya:

 Identificación de la organización
 Identificación del manual
 Numeración de las páginas
 Fecha de vigencia del manual
 Fecha de revisión del manual
 Responsable por la elaboración del manual
 Responsable por la aprobación y revisión del
manual
• Un ejemplo de encabezado:
 Elaboración

4.- Formato

5.- Normas de redacción

6.- Edición
 Formato
Para los manuales en formato papel, algunos
aspectos que es recomendable acordar son:
 Tamaño y tipo de papel
 Espacio para márgenes, encabezado y pie de
página
 Tipo y tamaño de letra
 Tabuladores y sangría
 Interlineado de párrafos
 Uso de colores e imágenes
 Normas de redacción
Los manuales deben de ser claros breves y
concisos y mostrar un estilo de redacción
profesional y uniforme.

Algunos aspectos que se deben de tomar en

cuenta al redactar son los siguientes:

Se recomienda no utilizar la voz pasiva.

Por ejemplo, en lugar de decir: ”Se firma por
parte del jefe la factura” es preferible decir:
“El jefe firma la factura”
 Normas de redacción
 Los cuadros, tablas o graficas a incluir
deben de tener títulos, ser claros y
agregar información relevante.
 Cuado en un documento presentado en
forma vertical, sea necesario incluir un
cuadro apaisado, debe hacerse de tal
forma que el cuadro o grafico se aprecie al
girar 90º hacia la derecha.
 Edicion
 La edición del manual procura verificar
tanto la inexistencia de errores de
tipografía y composición como la
uniformidad de los estilos e redacción y
formato.