Unidad V

V. INSTRUMENTOS Y
TECNICAS DE
ORGANIZACIÓN
1. ORGANIGRAMAS
1.1 Concepto
Es la representación gráfica de la estructura
orgánica de una empresa, en la que se
demuestran las relaciones que guardan entre sí.

1.2 Utilidad
 Proporciona una imagen formal de la organización.
 Facilita el conocimiento de las relaciones de
jerarquía y coordinación de la organización.
 Constituye un elemento técnico de análisis de la
organización.
1.3 Criterios para su elaboración
Precisión:
Definir con exactitud las unidades administrativas y sus
relaciones.

Sencillez:
Claridad y comprensible.

Uniformidad:
Homogeneidad de nomenclaturas y líneas.

Presentación:
Adecuada ubicación en el espacio, dimensión, forma de
figuras.

Vigencia:
Actualizada la estructura de la organización.
1.4 Líneas de conexión

Relación lineal: Transmite autoridad y responsabilidad

a los subordinados a través de una línea.
 Relación de Asesoría: Proporcionan información
técnica o conocimientos especializados a las
unidades de línea.

Existen dos tipos de asesoría:

 Asesoría interna: Funciona como parte de la
organización y se une por medio de líneas continuas.
 Asesoría externa:
Funciona en forma independiente y se une por medio
de líneas discontinuas (guiones), sin depender
jerárquicamente de la unidad.

Relación de asesoría externa

Relación de coordinación: Establecen la relación entre
diferentes unidades administrativas para el desarrollo de
las respectivas funciones. No ejercen autoridad entre sí.

Relación de coordinación
Relación con comisiones: Se integran con representantes de
distintas unidades o instituciones para apoyar o proponer para la
toma de decisiones. No ejercen autoridad. Pueden ser
interinstitucionales o internas.
1.5 Tipología
 Por su ámbito

General: Muestra la estructura de todas las unidades

administrativas de una organización.
Específico: Muestra la estructura de una unidad
administrativa o área de la organización
POR SU PRESENTACION
 Vertical: Presentan las unidades administrativas
de arriba hacia abajo a partir del nivel superior.
Las líneas de relación lineal (autoridad) son
verticales y las de asesoría son horizontales.
 Horizontal: Presentan las unidades
administrativas de izquierda a derecha a partir
del nivel superior. Las líneas de relación lineal
son horizontales y las de asesoría son verticales.
Mixto: Combina unidades administrativas en
forma vertical y horizontal. Se recomienda para las
organizaciones con gran número de unidades.
De bloque: Parten del diseño vertical e integran un número
mayor de unidades en espacios más reducidos, al
desagregar varias unidades administrativas en los últimos
niveles jerárquicos.
Órganos desconcentrados:
Son instancias subordinadas a las dependencias, con
facultades específicas para resolver asuntos en la materia
encomendada. Cuentan con autonomía administrativa,
pero no tienen personalidad jurídica ni patrimonio
propio.
Gerente General

Asesor Jurídico Asistente

Gerente Gerente Gerente de Gerente de

Financiero Administrativo Ventas Mercadeo

Agencia
Huehuetenango
2. FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS
DE FLUJO
2.1 Concepto
Es la representación gráfica de la secuencia
de pasos de una operación o proceso para
producir un resultado, que puede ser un
producto, un servicio o información.

Para la representación gráfica se utilizan

símbolos estandarizados a nivel
internacional.
2.2 Símbolos
Norma ANSI (American National Standard
Institute)
Para diagramación administrativa

= Inicio o fin = Actividad

= Documento = Decisión

= Archivo = Conector

= Conector de página
Norma ISO-9000
Para diagramación de procesos de producción

= Operaciones

= Inspección y medición

= Operación e inspección

= Transporte = Demora

= Decisión = Entrada de bienes

= Almacenamiento
Norma DIN (Deutsches Institut Norming)
Para diagramación de procesos de información

= Datos = Comienza ciclo

= Documento = Proceso

= Decisión = Operaciones

manuales
2.3 Tipos

2.3.1 De bloque

 Bloque vertical
 Bloque horizontal

2.3.2 Tabular

 Tabular vertical
 Tabular horizontal
3. Formas o
formularios
3.1 CONCEPTO
Es una herramienta de comunicación escrita
diseñada para ordenar, sistematizar, recopilar o
guardar información y constituye un documento
fuente para efectos legales y/o de consulta.

3.2 USO DE LAS FORMAS

Control de pedidos
Presentación de resultados
Secuencia de procedimientos
Solicitudes
Reportes
Captura o recopilación de datos
3.3 PARTES
3.3.1 Identificación
• Logotipo
• Título
• Número de hoja
• Nombre de quien elabora
• Fecha
• Y otros datos de acuerdo con el tipo de forma

3.3.2 Contenido
• Datos que se requiere recopilar o almacenar

3.3.3 Instrucciones
• Al final o en el dorso. Algunos casos requieren
consignar en cada casilla
4. CLASES DE FORMAS
4.1 De línea
4.2 De columnas
4.3 De casillas
4.4 Combinada (Casillas y bloques)
DE LINEA RECADO TELEFONICO

 De línea simple Para:        

Hora     Fecha    

El Sr.          

         

Asunto          

         

         

         
         
         

Recibió          
 De línea con datos debajo de cada línea

SOLICITUD DE EMPLEO

DATOS GENERALES

                   
Apellido paterno Apellido materno Nombres

DOMICILIO

                   
Dirección Municipio Departamento

                 
Lugar y fecha de nacimiento Edad Sexo Estado Civil
DE COLUMNAS
JULIO AGOSTO
No. NUMERO CARNÉ NOMBRES Y APELLIDOS
14 21 28 4 11 18 25
                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       
DE CASILLA
M DATOS PERSONALES

I. IDENTIFICACION
Anote los datos actualizados hasta la fecha.
Primer apellido Segundo apellido Primer nombre Segundo nombre
APELLIDOS Y NOMBRES
       
                           
No. De orden Número Registro Municipio donde Departamento
CEDULA DE VECINDAD fue extendida
       
                           
No. carné afiliación al IGSS Tipo licencia conducir Numero licencia Fecha vencimiento licencia
CARNE AFILIACION IGSS conducir
LICENCIA CONDUCIR        
                           
FECHA Y LUGAR DE Fecha nacimiento Muicipio Departamento
NACIMIENTO      
                           
Dirección Ciudad Departamento
RESIDENCIA
     
                           
Teléfono residencia Teléfono Celular Teléfono lugar Correo electrónico
TELEFONO Y CORREO de trabajo
ELECTRONICO
       
                           
EN CASO EMERGENCIA Nombres y apellidos Parentesco Teléfono
COMUNICARSE CON      
 MIXTO DATOS PERSONALES

I. IDENTIFICACION
Anote los datos actualizados hasta la fecha.
Primer apellido Segundo apellido Primer nombre Segundo nombre
APELLIDOS Y NOMBRES
       
                           
No. De orden Número Registro Municipio donde Departamento
CEDULA DE VECINDAD fue extendida
       
                           
No. carné afiliación al IGSS Tipo licencia conducir Numero licencia Fecha vencimiento licencia
CARNE AFILIACION IGSS
conducir
LICENCIA CONDUCIR
       
                           
FECHA Y LUGAR DE Fecha nacimiento Muicipio Departamento
NACIMIENTO      
                           
Dirección Ciudad Departamento
RESIDENCIA
     
                           
Teléfono residencia Teléfono Celular Teléfono lugar de Correo electrónico
TELEFONO Y CORREO
trabajo
ELECTRONICO
       
                           
EN CASO EMERGENCIA Nombres y apellidos Parentesco Teléfono
COMUNICARSE CON      

II. NIVEL ACADEMICO

En cada casilla anote los datos de cada carrera concluida o pensum cerrado.
Pensum
Graduado
Número de Cerrado
Nivel académico Nombre de la carrera Año graduación (Marque con
título (Marque con
una X)
una X)
MAESTRIA              
LICENCIATURA              
TITULO UNIVERSITARIO
             
NIVEL INTERMEDIO
DIVERSIFICADO (NIVEL
             
MEDIO)
ESTUDIA ACTUALMENTE Si No Nombre carrrera:  
4. DIAGRAMA DE
DISTRIBUCION DE ESPACIO

Es la gráfica de distribución de los espacios de

la infraestructura del edificio.