TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

IMPORTANCIA DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las organizaciones como entidades o grupos
que componen la sociedad enfrentan un
ambiente dinámico y cambiante, que
demanda de estas una reestructuración y
una adaptación en la cual día a día cada uno
de los procesos que rigen su funcionamiento
se crean, cambian o se eliminan es
importante realizar el
seguimiento correspondiente para conocer
como cada una de estas actividades impacta
de forma esencial en los resultados de
los mismos, ya que solo de esta manera se
podrá justificar los cambios efectuados en
ellos.
 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

Es el traslado ordenado y clasificado de los

documentos que cumplen su ciclo vital en cada una
de las etapas de retención estipulado en la TRD
(Tabla de Retención Documental).
Que el artículo 74 de la Constitución Política y la Ley 57 de
1985, establecen el derecho de toda persona a acceder y
consultar los documentos públicos, lo cual exige la adopción
de sistemas adecuados que garanticen su conservación; que
el acceso a la información conservada en los archivos
públicos del Estado, en todos los niveles, requiere de una
adecuada organización y descripción de los documentos de
archivo, así como de su inventario, transferencia y
protección.
 NORMATIVIDAD APLICADA

LEY 594 DE 2000. Ley General de Archivos.

Artículo 15.

T I T U L O V. GESTION DE DOCUMENTOS.

Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de

Retención Documental. Decreto 004 de 2019.
Artículo 26. Inventarios Documentales. Acuerdo
042 de 2000.
TÍTULO XI. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTTOS.
Artículo 46. Conservación de Documentos.
DECRETO 2609 DE 2012. Por el cual se
reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
en materia de Gestión Documental para todas
las Entidades del Estado.”
 CLASES DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
TRANFERENCIA PRIMARIA:
consiste en el traslado de los documentos de
archivos de gestión al archivo central, una vez, estos
han cumplido su trámite administrativo y han
agotado su tiempo de retención establecido en la
TRD.

TRANFERENCIA SECUNDARIA:
Consiste en el traslado de documentación del
archivo central al archivo histórico cuya disposición
final es la conservación total y/o selección, de
acuerdo con lo establecido en la TRD.
 RECOMENDACIONES PARA PREPARAR UNA TRANFERENCIA
DOCUMENTAL
• Consultar la Tabla de Retención Documental.
• Depuración de duplicidad de documentos.
• No perforar los documentos más de 1 veces.
• Alinear la documentación al tamaño de papel oficio.
• Realiza la foliación en el lado superior derecho acorde
cómo va el texto.
• Quitar el material metálico de los documentos.
• Rotular el expediente con su serie y subserie.
• Realizar el inventario documental.
 LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN:
 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
 Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
 Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación.
 Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la
acumulación de documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
 Concentrar la información útil, ya sea para la toma de
decisiones administrativas o para el conocimiento del
desarrollo histórico institucional.
 Guardar definitivamente la documentación, en las mejores
condiciones de conservación.
En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los
archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o
permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada
entidad.