INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL

EL INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL

Es un instrumento archivístico esencial en la gestión documental de las instituciones, ya que este

sirve para controlar, recuperar y localizar la información contenida en los documentos de
archivo. Además, el uso de inventario documental está presente en todas las fases del ciclo vital
de los documentos (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico).
 NORMATIVIDAD QUE RIGE EL INVENTARIO ÚNICO
DOCUMENTAL.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000. T I T U L O V. GESTION DE DOCUMENTOS.

ACUERDO 38 DE 2002. ACUERDO No. 042

Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000
El Consejo Directivo del Archivo General de
la Nación
En uso de las facultades que le confieren la
Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley
General de Archivos 594 de 2000
Por el cual se establecen los criterios
para la organización de los archivos
de gestión en las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000
 FINALIDAD DEL INVENTARIO UNICO
DOCUMENTAL
• Realizar el control durante los procesos de
transferencia documental primaria y secundaria.
• Procesos de eliminación documental.
• Procesos de valoración y fondos documentales.
• Inventario individual por vinculación, traslado o
desvinculación
 INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL.

1. SEDE 9. FOLIOS.
2. UNIDAD ADMINISTRATIVA 10. SOPORTE.
3. OFICINA PRODUCTORA 11. FRECUENCIA DE
4. OBJETO CONSULTA
5. CÓDIGO SERIE Y SUBSERIE 12. NOTAS
6. NOMBRE DE LAS SERIES, 13. ELABORADO POR
SUBSERIES O ASUNTOS. 14. ENTREGADO POR
7. FECHAS EXTREMAS. 15. RECIBIDO POR
8. UNIDAD DE CONSERVACIÓN. 16. GD-F-004-V3
FORMATO UNICO INVENTARIO DOCUMENTAL
 VENTAJAS DEL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

 Facilita el acceso y la consulta de los documentos.

 Normaliza las transferencias documentales
 Evita perdida, destrucción y ocultamiento de documentación.
 Facilita la organización de los fondos acumulados .
 Transparencia en la entrega de los cargos y funciones.