Gestión documental

Ley 594
julio 14 de 2000
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
 Archivos

Conjunto de documentos, sea cual sea su

fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una
persona o Entidad pública o privada.
 Documento

Información registrada, cualquiera que

sea su forma o el medio utilizado.
 Ley 594/2000
Conceptos de archivo
Archivo público: Conjunto de documentos
pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se deriven de la prestación de
un servicio público por entidades privadas.
 Ley 594/2000
Archivo privado con interés público:
Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de
interés público.
 Ley 594/2000
Archivo electrónico: Es el conjunto de
documentos electrónicos, productos y
tratados archivísticos.

Archivo total: Hace referencia al proceso

integral de los documentos en su ciclo vital.
 Ley 594/2000
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta
dirección, responsable de cumplir las
políticas archivísticas.
 Ley 594/2000

Documento original: Es la fuente primaria de

información con todos los rasgos y
características.
 Ley 594/2000

Fondo Documental: Conjunto de

documentos producidos por una
persona natural o jurídica.
 Ley 594/2000

Función archivística: Actividades

relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico.
 Ley 594/2000
Hemeroteca: Lugar donde se conservan
periódicos, diarios, revistas.

Inventario documental: Instrumento de

recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de
un fondo documental.
 Ley 594/2000
Legajo: Conjunto de documentos
empastados.

Patrimonio documental: Conjunto de

documentos conservados para su valor
histórico y cultural
 Ley 594/2000
Sección Documental: Estructura
archivística, unidad administrativa
productora de documentos.

Sistema de archivo: Instrumento que

permite la racionalización y uso de los
documentos
 Ley 594/2000
Soporte Documental: Medios en los cuales
se mantiene información, según los
materiales empleados.

Unidad Documental: Unidad de análisis en

los procesos de identificación y
caracterización documental.
 Ley 594/2000
Valoración Documental: Labor intelectual
por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos.
 Ley 594/2000

Obligatoriedad.

• Crear los anteriores archivos. Art. 10.

• El Estado está obligado a: La creación,

organización, preservación y control

Procedencia Orden - original

 Producción
o recepción

Disposición Distribución
final
Procesos
Archivísticos

Recuperación Consulta

Organización
 Salida de documentos
Motivos legales,
Documentos Salida temporal,
Administrativos Entidades del
Estado.

10 años
Medidas: integridad,
Seguridad, reintegro,
Documentos conservación.
Históricos •Motivos legales
•Procesos técnicos
•Exposiciones
 Firma digital
Valor numérico adherido al mensaje
de datos, vinculado a la clave del
iniciador y al texto.
 Entidades de certificación

Personas jurídicas

Cámaras de Comercio

Públicas Privadas

Superintendencia de Industria y
Comercio
 Sistemas de ordenación archivística
A,B,C,D, 1,2,3,4,

Acosta, Jorge Numérico

Alfabético 01- Abril 2002
Barrera, Luis Simple
General 05- abril 2002
Martínez, Felipe
Zea, Elvira 13- abril 2002
Cronológico
Onomástico
Sala 1
Sección b
Método Topográfico Estante 6
Actas Asuntos Bandeja 3
Contrato o materia Convencional
Informes
Historia Decimal
Geográfico 1
Laboral 1.1
Armenia Mac Bee 1.2
Cali 2.
Ibagué 2.1.
Tunja… 2.1.1.
E-mail: agnnal@attglobal.net

Pág WEB: www.archivogeneral.gov.co