Planificación de las Comunicaciones

SENA Cali, 2020

Isabel Cristina Muñoz
Instructora Centro de la Construcción
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS

ESTRUCTURA LINEAL

Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a
generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de
organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.
Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores
y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho de la especialización,
“se dificulta encontrar a un buen gerente puesto que se requiere un conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo a
la planeación, la investigación y el control”
Como la autoridad está centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el control, los empleados están sujetos a las
decisiones del gerente u propietario, llevando a cabo las operaciones para cumplir las metas.
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS
ESTRUCTURA LINEAL
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS

ESTRUCTURA MATRICIAL
Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos
que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir
con la conclusión del mismo.
Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de
los asuntos relacionados con aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales, todos los empleados
que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes de subproyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre
las funciones y proyectos.
 Estructura Organizacional

TIPOS DE ESTRUCTURAS GERENTE

ESTRUCTURA MATRICIAL
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS

ESTRUCTURA POR DEPARTAMENTALIZACIÓN

Esta estructura consiste, como su nombre lo indica, en crear departamentos dentro de una organización; esta creación por lo general se basa
en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y
el proceso utilizado para convertir insumos en productos.

El método o los métodos usados deben reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría al logro de los objetivos de la organización y las
metas de cada departamento. De acuerdo a lo anterior la departamentalización se puede dar de varias formas:
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS
ESTRUCTURA POR DEPARTAMENTALIZACIÓN
a. Funcional
Una compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para
obtener un determinado resultado final.
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS
ESTRUCTURA POR DEPARTAMENTALIZACIÓN
b. Por Producto
Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta forma de organización es empleada en las grandes compañías
donde cada unidad que maneja un producto se le denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias para su operación.
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS
ESTRUCTURA POR DEPARTAMENTALIZACIÓN
c. Por Territorio
Esta se da ya que algunas compañías encuentran que sus operaciones se adaptan de una mejor manera a grandes cadenas organizacionales basadas en
zonas geográficas determinadas donde su empresa tiene cobertura, como las grandes cadenas de hoteles, compañías telefónicas, entre otras, que están
divididos y organizados sobre la base de su ubicación. También se presentan en compañías cuyas principales actividades son las ventas.
En esta se da un eje central de control, sin embargo la organización en cada área forma sus propios departamentos para satisfacer los requerimientos de
la misma.
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS
ESTRUCTURA POR DEPARTAMENTALIZACIÓN
d. Por Clientes:
El tipo particular de clientes que una organización busca alcanzar, puede también ser utilizada para agrupar empleados. La base de esta
departamentalización está en el supuesto de que los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltos
teniendo especialistas departamentales para cada uno.
Aquí el cliente es el eje central, la organización se adapta y se subdivide agrupándose el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las
necesidades de cada tipo de cliente.
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS
ESTRUCTURA CIRDULAR
Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos, formados; por un cuadro central, que corresponde a la autoridad
máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un nivel de organización.
En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con las líneas que representa los canales de autoridad y responsabilidad.
 Estructura Organizacional
TIPOS DE ESTRUCTURAS
ESTRUCTURA HIBRIDA
Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de
enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o producto y geografía.
Este tipo de estructuración es utilizada mayormente cuando las empresas crecen y tienen varios productos o mercados, es característico que las funciones
principales para cada producto o mercado se descentralicen y se organicen en unidades específicas., además algunas funciones también se centralizan y
localizan en oficinas centrales cuya función es relativamente estable y requiere economías de escala y especialización profunda. Cuando se combinan
características de las estructuras funcionales y divisionales, las organizaciones pueden aprovechar las fortalezas de cada una y evitar alguna de sus
debilidades.
DEPERTEMENTALIZACIÓN POR
FUNCIONES

DEPERTEMENTALIZACIÓN POR
PRODUCTO
DEPERTEMENTALIZACIÓN POR
ZONA
 Actividad de aprendizaje 1
Describa su posición dentro del esquema organizacional de la empresa, con
quien se comunica y como se comunica.
1. Escojan una caso de estudio el cual puede corresponder a una empresa en
la cual haya laborado y puedan compartir información.
2. En un documento Excel describa gráficamente la estructura organizacional
3. Ubique el cargo que usted ocupa u ocupaba en la organización
4. En el mismo documento describa con quien se comunicaba regularmente
y como realizaba dicha comunicación.
5. En el espacio asignado por la instructora publique individualmente la
evidencia-
 Registro de los Interesados
Una vez se ha realizado la identificación total de todos los interesados el siguiente paso, como es lógico,
sería la elaboración de un registro de los mismos. Este registro será la base sobre la que se apoyarán las
comunicaciones en la obra, donde estarán plasmados todos los datos necesarios de los interesados y
participantes.
Se recomienda realizar el registro de los interesados el PMI, desde su guía del PMBOK. El PMBOK
simplemente define los datos que debería contener este registro. Divide los datos necesarios en tres
subgrupos. En primer lugar estaría la información de identificación de cada interesado. Aquí se incluiría el
nombre, el cargo que ostenta, el rol que va a desempeñar en el proyecto y la información de contacto
(teléfono, e-mail, etc.). Posteriormente, el siguiente subgrupo sería la información de evaluación. Aquí se
encontraría ubicada toda la información sobre requisitos, expectativas, influencia y fase del ciclo de vida
del proyecto en la que el interesado tiene un mayor grado de impacto o interés. Para finalizar, el ultimo
subgrupo incluye la clasificación relativa a si se trata de un interesado externo o interno, si apoya el
objetivo del proyecto, es neutral o se opone. A continuación se puede observar un ejemplo de un registro
realizado apartir de las pautas definidas desde el PMBOK.

PMI: El Project Management Institute (PMI) es una organización estadounidense sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos. Desde principios de 2011, es la más grande del mundo
en su rubro, dado que se encuentra integrada por cerca de 500 000 miembros en casi 100 países. La oficina central se encuentra en la localidad de Newtown Square, en la periferia de la ciudad de Filadelfia, en Pensilvania (
Estados Unidos). Sus principales objetivos son: Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos, Generar conocimiento a través de la investigación, Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de
sus programas de certificación.
La Guía del PMBOK (del inglés Project Management Body of Knowledge), desarrollada por el Project Management Institute, contiene una descripción general de los fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos
como buenas prácticas para lograr un gerenciamiento eficaz y eficiente del proyecto. Observar que no es una metodología de gestión de proyectos.
Registro de los Interesados
 Actividad de aprendizaje 2
Construya el registro de los interesados con base en la Estructura
organizacional y las políticas institucionales de la empresa.

1. Con base en el ejercicio anterior y de manera individual construya el

registro de interesados en un documento Excel con base en el
ejemplo de la diapositiva número 15.

2. En el espacio asignado por la instructora publique individualmente

la evidencia.
 Análisis de responsabilidades
Ejecutar una obra de construcción conlleva la realización de una suma
de tareas. El problema es que esta suma puede resultar ser un numero
desmesurado, por tanto, analizar quién es el responsable de cada una
de ellas se convierte en un proceso arduo. Sin embargo, se puede ser
pragmático y agrupar estas tareas según distintos criterios y
posteriormente determinar quién o quiénes son responsables de su
ejecución. Para clasificar las responsabilidades en la gestión de
proyectos existe una herramienta llamada matriz de asignación de
responsabilidades, que dispone de tres variables.
 Análisis de responsabilidades
Matriz RACI:
En el margen izquierdo de esta matriz se sitúan las tareas que se van a realizar.
Por tanto, cada línea horizontal corresponde a una tarea a realizar. En el margen
superior van dispuestos todos y cada uno de los participantes. Las siglas RACI,
corresponden a las iniciales en inglés, Responsible (Responsable), Accountable
(Aprobador), Consulted (Consultado) e Informed (Informado). El responsable es
el encargado de ejecutar esa tarea. El aprobador es el rango superior del
responsable, que ordena la ejecución de esa tarea y el modo en que debe
hacerlo, por tanto, es quien tiene la mayor responsabilidad. El consultado es la
persona que debe ser consultada, previamente a la realización de la tarea. El
Informado es la persona que debe ser informada, previamente a la realización
de una tarea. Este sería el formato de una matriz RACI.
Análisis de responsabilidades
 Análisis de responsabilidades
Matriz RASCI
El formato de esta matriz es totalmente idéntico a la matriz RACI,
simplemente se añade un rol nuevo, Support (Apoyo). El apoyo se
encarga de ayudar al ejecutor de la tarea (R), sin tener ningún tipo de
responsabilidad. En el caso de una obra, el apoyo serían los peones,
que ayudan a la ejecución de las tareas, pero no tienen responsabilidad
alguna. Realizar una matriz RASCI para una obra, puede llegar a ser
inviable, por el tiempo que conllevaría determinar cada uno de los roles
en todas las tareas del proceso de ejecución.
 Análisis de responsabilidades
Matriz VARISC
Esta variante sustituye la S de Support por el de Sign (Aprobador) y
añade un nuevo rol, Verify (Verificador). El aprobador es el que, una vez
ejecutada la tarea y ésta ha sido realizada correctamente, da el visto
bueno, y el verificador simplemente se encarga de comprobar que la
tarea se lleva a cabo con éxito en el momento de realizarla. En las obras
el verificador puede ser el jefe de obra o el departamento de calidad, y
el aprobador o aprobadores, la dirección facultativa.
 Actividad de aprendizaje 3
Identificar las responsabilidades inherentes a los diferentes cargos
requeridos en todos los procesos de la ejecución de un proyecto de
obra civil teniendo en cuenta las políticas organizacionales.
1. Con base en la actividad anterior, en un documento Excel construya
la Matríz Raci para la estructura organizacional de la empresa.
Tenga en cuenta en primer lugar priorizar aquellas actividades que
desde la perspectiva de las obras civiles son importantes y con base
en ellas realice el análisis.
2. Publique de manera individual la actividad realizada en el espacio
que compartirá la instructora.
 Tipos de comunicación
Existen dos tipologías de comunicaciones que definen la primera de las
clasificaciones importantes: la comunicación interna y la externa.

La comunicación interna es la que se da entre los participantes que se

encuentran trabajando de forma directa o indirecta en la obra, como
son los recursos humanos de la empresa constructora, los de las
empresas subcontratadas, la dirección de la obra, etc. Mientras que la
externa es la que se da entre estos y los participantes exteriores, como
son las empresas suministradoras, laboratorios de control,
administración pública, colegios profesionales, etc.
 Tipos de comunicación
La siguiente clasificación es según la forma en la que se realicen. Se
distingue entre comunicación formal y comunicación informal. Según la
mayoría de los estudios, la comunicación formal es la que sigue las
líneas de comunicación prestablecidas, en función de los niveles de
jerarquías y rangos. En cambio, la comunicación informal es la que se
salta todos los niveles jerárquicos, canales y medios que la empresa o
dirección preestablece.
 Tipos de comunicación
Otra de las clasificaciones es la que define la dirección en la que se produce
cada una de las comunicaciones. Existen 4 tipos de comunicaciones en este
caso, comunicación ascendente, descendente, horizontal y diagonal.
• Comunicación ascendente: es la que se produce entre distintos niveles
jerárquicos, pero de forma ascendente, desde un nivel inferior a otro
superior siguiendo las líneas jerárquicas. Suele tratarse de directrices u
órdenes.
• Comunicación descendente: es la que se produce entre distintos rangos,
en este caso desde un nivel superior a otro inferior siguiendo las líneas
jerárquicas, suele tratarse de consultas, seguimiento de tareas, etc.
 Tipos de comunicación
• Comunicación horizontal: Es la que se produce entre niveles del
mismo rango, puede producirse, incluso, entre personas de distintos
departamentos. Suele tratarse de reuniones interdepartamentales,
para acordar criterios a la hora de ejecutar una tarea que requiere la
participación de varios departamentos.
• ·Comunicación diagonal: Es la que se produce entre distintos rangos,
pero sin seguir las líneas jerárquicas y de forma interdepartamental.
Tipos de comunicación

Dirección de las comunicaciones

 Tipos de comunicación
El PMBOK establece tres tipologías de comunicación más, en lo que
llama métodos de comunicación, describiéndolas del siguiente modo:

• Comunicación interactiva. Entre dos o más partes que realizan un

intercambio de información de tipo multidireccional. Resulta la
manera más eficiente de asegurar una comprensión común entre
todos los participantes sobre temas específicos, e incluye reuniones,
llamadas telefónicas, mensajería instantánea, videoconferencias, etc.
 Tipos de comunicación
• Comunicación de tipo push (empujar). Enviada a receptores específicos que necesitan
recibir la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no
garantiza que efectivamente haya llegado, ni sea comprendida por la audiencia
prevista. Este tipo de comunicación incluye cartas, memorandos, informes, correos
electrónicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa, etc.

• ·Comunicación de tipo pull (tirar). Utilizada para grandes volúmenes de información o

para audiencias muy grandes, requiere que los receptores accedan al contenido de la
comunicación según su propio criterio. Estos métodos incluyen los sitios intranet, el
aprendizaje virtual (e-learning), las bases de datos de lecciones aprendidas, los
repositorios de conocimiento, etc” (Project Management Institute, Inc., 2013, pág.
295)
 Canales y Medios de
comunicación
El canal de comunicación, es el medio por el que se transmite la
información. Existen dos agrupaciones de canales de comunicación,
dentro de los cuales se encuentran cada uno de los canales que existen:
• Los personales, en los que las comunicaciones se dan entre dos
personas. Un ejemplo de comunicación personal sería una
conversación telefónica o la transmisión de una orden de manera
presencial
• Los masivos, en los que la comunicación se produce entre un grupo
de personas. Como ejemplo más representativo de canal de
comunicación masivo estarían las reuniones.
 Canales y Medios de
comunicación
Dentro de estas dos agrupaciones la herramienta para la trasmisión de
las comunicaciones se divide en tres tipologías: escritas, orales y
digitales. A continuación se presenta una matriz donde se pueden
observar ejemplos de herramientas de transmisión según canales de
comunicación.
 Otros aspectos del proceso de
comunicación
El proceso de comunicación requiere de tres componentes:

Otro aspecto involucrado en el proceso de comunicación es el análisis de

necesidades de comunicación las cuales se pueden agrupar en:

Comunicar inicios Comunicar finalizaciones

Comunicar ordenes Comunicar consultas
Comunicar imprevistos/Incidencias Comunicar modificaciones
Comunicar estado actual Comunicar planificaciones
 Matriz de comunicación
La matriz de comunicaciones es una herramienta creada para la dirección de
proyectos, que resulta de gran utilidad no solo para representar gráficamente las
necesidades, sino que, además, se pueden con ella ver datos relativos al modo en que
la información será comunicada y entre qué participantes fluirá.
El primer paso para elaborar una matriz de comunicaciones es formularse las
siguientes preguntas:
¿Qué información vamos a comunicar?
¿Cómo vamos a comunicar esta información?
¿Cuándo y cada cuando va a ser comunicada?
¿Quién va a comunicarla?
¿Quién va a recibirla?
 Matriz de comunicación
Este es un ejemplo 1 de una Matriz de comunicación
 Matriz de comunicación
Descripción del ejemplo: Cada una de las filas corresponde a una
unidad de comunicación. Esto es algo que no suele variar en las
matrices de comunicación. En el caso de este ejemplo 1, las columnas
de la matriz contienen, en primer lugar, qué tipo de información se va a
comunicar en cada una de las unidades comunicativas y su contenido,
además del formato de la información y el nivel de detalle.
Posteriormente se indica quién será el emisor y el receptor; a
continuación, se detalla la metodología y el canal en el que se
distribuye la información y, para finalizar, la frecuencia en la que se
realiza esta comunicación.
 Matriz de comunicación
Ejemplo 2 de la Matriz de comunicación

En este ejemplo se incide sobre cada uno de los interesados existentes y las necesidades de información que estos
tienen. El resto de las columnas comparten prácticamente los mismos datos que en el ejemplo anterior
 Matriz de comunicación
Ejemplo 3 de la Matriz de comunicación
 Matriz de comunicación
Como se ha observado, por mucha variedad que exista a la hora de
diseñar la matriz de comunicaciones, todas contienen al menos lo
siguiente, de forma más o menos desagregada o detallada:
• Descripción de la información
• Emisor y receptor
• Medio o canal
• Frecuencia de las comunicaciones
 Actividad de aprendizaje 4
Elabore la Matriz de Comunicación del proyecto de Obra Civil al que se encuentra
vinculado teniendo en cuenta los lineamientos de la organización y la estructura que
define el PMBOK.
1. Con base en la actividad anterior, en un documento Excel construya la Matriz de
Comunicación para la estructura organizacional de la empresa. Para la matriz
tenga en cuenta realizar su diseño solamente en el proyecto en que se
encuentra vinculado actualmente.
2. En la Matriz tenga en cuenta vincular no solo los actores internos de la
organización sino además, los actores externos que se ven vinculados en el
proyecto o tienen interés en el.
3. Publique de manera individual la actividad realizada en el espacio que
compartirá la instructora.