GERENCIA DE LA

INFORMACION

POLITECNICO GRAN
COLOMBIANO
POLITECNICO GRAN COLOMBIANO //GESTION DE LA
INFORMACION
PORTADA
ENTREGA FINAL TRABAJO COLABORATIVO

TUTOR: GIOVANNY ALEXANDER BAQUERO

LUZ MARY BELTRAN CANO COD. 1121020254

YENIFER ARIZA ARIZA COD. 1111640223

CRISTIAN CAMILO SARMIENTO BELTRAN COD. 1211070090

NORA MARCELA JAIMES SOLER COD. 1121020354

YANETH CONSTANZA HERNANDEZ ROJAS COD. 1221480104

LIDA KARINA PEREZ PINZON COD. 1211020342

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GESTION DE LA INFORMACION
INTRODUCCION
• Este sistema integrado y automatizado para proveer la información
que optimice las funciones de operatividad, gestión y toma de
decisiones en una organización.
• La gestión de la información es fundamental para la administración y
organización donde se define la planeación, control y supervisión,
con el fin de cumplir con los objetivos y metas a corto, mediano y
largo plazo de la empresa.
• Este sistema inicia con la definición de un modelo que presente
una realidad; es necesario identificar el tipo de información
requerida dando a conocer la problemática, efectuando los datos
dinámicamente, analizándolos, diseñando, generando reportes para
resolver el problema.
• Mediante el proceso de la gestión de información se desarrollan
nuevos conocimientos que facilitan, calidad, eficiencia y servicio en
los productos y servicios ofrecidos por una organización, lo cual
contribuye a que la productividad y rentabilidad crezcan de manera
sostenible. POLITECNICO GRAN COLOMBIANO
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DESCRIPCION DEL PROBLEMA
• A continuación veremos uno de los sectores económicos que
representa la mayor economía a nivel mundial, donde el
manejo interno de información tanto de los productos como
del departamento comercial presenta fallas dejando faltantes
y un porcentaje de perdidas significante.
• La Empresa Farco S.A Distribuidora de Medicamentos
requiere implementar un sistema que felicite consultar las
ventas por vendedor, por cliente, por producto, por
presentación, y así tener mayor control de la demanda de los
productos por clientes en las diferentes ciudades.
• Es un proceso y a la vez un subproceso que debe estar
presente en cada uno de los pasos de la organización.
Requiere acción, decisión y evaluación. Hoy en día grandes
compañías presentan falencias frente al manejo y uso
adecuado de información;
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OBJETIVOS
• 1. Comprender la importancia de establecer un sistema de
información y sus ventajas.
• 2. Obtener las herramientas para implementar un sistema de
información fácilmente a través del programa de Excel.
• 3. Realizar la implementación de un sistema, a través del
ejercicio de definir y resolver un problema de alguna
organización.
• 4. Desarrollar una base de datos de los clientes o de productos.
• 5. Diagnosticar y establecer las necesidades de información,
generando reportes e indicadores.
• 6. Automatizar los procesos operativos de una forma
organizada.

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MODELO DE ENTES

Ventas de
Medicame
ntos

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DESCRIPCION DE ENTES
Descripcion de entes
Ente 1 Vendedores
Ente 2 Clientes
Ente 3 Producto
Ente 4 Presentación

Requerimientos
No Reporte Descripcion
1
Vendedores Listado de vendedores en el país

2
No. De clientes Reporte de cuantos clientes existen por vendedor

3
Productos por clientes Listado de los productos vendidos por cliente

4
Cantidad de productos vendidos Reporte de cantidad de productos vendidos por cliente

5
Presentación por producto Listado de presentación por producto vendido

6
Cantidad por presentación de producto Reporte de cantidad por presentación de los productos vendidos

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 DICCIONARIO DE DATOS

Vendedor Tipo Longitud Descripción Presentación

Tipo Longitud Descripción
Idvendedor Auto numérico 4 Id consecutivo del vendedor Idpresentación
Auto numérico 4 Id consecutivo de la presentación
Nombres Texto 50 Nombre del vendedor Idproducto Auto numérico 4 Id consecutivo del producto
Apellidos Texto 50 Apellidos del vendedor DescripciónTexto 50 Descripción de la presentación
Dirección Texto 50 Dirección del vendedor Cantidad Numérico 4 Cantidad de venta
Teléfono Texto 50 Teléfono del vendedor Valor Decimal 8 Valor de venta
Ciudad Numérico 4 Ciudad del vendedor

Cliente Tipo Longitud Descripción Producto Tipo Longitud Descripción

Idcliente Auto numérico 4 Id consecutivo del cliente Idproducto Auto numérico 4 Id consecutivo del producto
Razon Social
Texto 50 Nombre del cliente Idcliente Auto numérico 50 Id consecutivo del cliente
Dirección Texto 50 Dirección del cliente DescripciónTexto 50 Descripción del producto
Teléfono Texto 50 Teléfono del cliente Cantidad Numérico 4 Cantidad de venta
Ciudad Numérico 4 Ciudad del cliente Valor Decimal 8 Valor de venta
Nit Texto 15 Documento del cliente

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MAPA DE RELACIONES
Como 70% de
indicador nuestros
de Clientes clientes
son
potencial
90% de es
nuestros Analgésic Como
vendedor os y indicador
es son antibiótic de
lab os productos
especiali
zados 80% de
ventas en
Como medicame
indicador ntos y
de suplement Como
vendedor os indicador
es de ventas

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 TABLAS
Vendedores Cliente

Idvendedor Nombre Apellidos Dirección Teléfono Ciudad Idcliente Razon Social Dirección Teléfono Ciudad Nit
1 Eduardo Moreno Cr 80 27 104 2654789 Bogotá R66380 Duana y Cia Ltda Cr 47 84 79 3658498 Barranquilla
830080649-2
2 Karina Martinez Cl 26 7 52 6416587 Bucaramanga R65650 Mas Salud Ips Cr 47 80 172 3197770 Barranquilla
802021040-4
3 Norberto Ossa Cr 2 71 11 5658794 Monteria B13020 Epsifarma Dg 22 a 68 a 36 2602122 Bogotá 900067659-6
4 Alberto Gordillo Cr 100 N 15 05 6524841 Cali B11420 Farmasanitas Dg 22 a 68 a 70 4146221 Bogotá 800149695-1
5 Cristian Rojas Dg 45 89 81 3512658 Barranquilla S66290 Colpromed Cr32 w 71 36 6379999 Bucaramanga
804012730-7
6 Camilo Castrillon Tr 58 65 12 5145865 Medellin S66030 Dis Hospital Cr 35 54 70 6351007 Bucaramanga
900365786-1
7 Luz Acosta Cl 30 8 20 7265189 Pasto C32350 Copidrogas Cl 15 27 a 176 6900123 Cali 860026123-0
8 Fabio Ochoa Cl 40 30 70 8596547 Zona Cafetera C31140 Fundacion Valle de Lili Cr 98 N 18 49 3319090 Cali 890324177-5
M41030 Cooperativa de HospitalesCrde48Antioquia
24 104 3548850 Medellin890985122-6
M41330 Corpaul Cr 52 a 39 80 5114555 Medellin890981683-8
R66180 Clinica Zayma Cl 28 7 11 7900406 Monteria800074112-6
R65880 Coodescor Cl 29 19 03 7821514 Monteria812001561-0
C32300 Distribuidora InpormedicalCl 20 28 53 7296060 Pasto 900465064-1
C31570 Clinica Nuestra Señora deClFatima
21 26 40 9305063 Pasto 891200032-7
C33560 Hospyclinic Cl 35 11 67 3263131 Zona Cafetera
816008130-6
C32160 Coodesca Centro Mayorista Via8894459
Panamericana
Zona Cafetera
Bodega
800088098-1
13

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IdproductoIdcliente Descripción Cantidad Valor Idpresentación Idproducto Descripción Cantidad Valor
301 R66380 Adrenalina 1.300 74.060.000 301010001 301 Adrenalina Caja x 10 500 5.290.000
302 R65650 Amikacina 340 60.674.000 301100001 301 Adrenalina Caja x 100 600 63.480.000
303 B13020 Atropina 850 49.461.500 301025001 301 Adrenalina Caja x 25 200 5.290.000
304 B11420 Bicarbonato de sodio 600 132.480.000 302100004 302 Amikacina Caja x 100 200 55.200.000
305 S66290 Ciprofloxacina 800 206.050.000 302020004 302 Amikacina Caja x 20 140 5.474.000
306 S66030 Cloruro de potasio 775 140.760.000 303010005 303 Atropina Caja x 10 300 3.174.000
307 C32350 Cloruro de sodio 1.550 457.440.000 303100005 303 Atropina Caja x 100 400 42.320.000
308 C31140 Dexametasona 600 76.725.000 303025005 303 Atropina Caja x 25 150 3.967.500
309 M41030 Diclofenaco 830 35.409.000 304100006 304 Bicarbonato de sodio Caja x 100 400 66.240.000
310 M41330 Dipirona Magnesica 350 20.843.200 304200006 304 Bicarbonato de sodio Caja x 200 200 66.240.000
311 R66180 Dipirona Sodica 255 18.525.000 305001008 305 Ciprofloxacina Caja x 1 300 4.800.000
312 R65880 Dopamina 820 67.500.000 305050008 305 Ciprofloxacina Caja x 50 500 201.250.000
313 C32300 Fenitoina 578 102.400.000 306100010 306 Cloruro de potasio Caja x 100 700 115.920.000
314 C31570 Furosemida 224 26.109.000 306200010 306 Cloruro de potasio Caja x 200 75 24.840.000
315 C33560 Gentamicina 560 77.237.120 307100011 307 Cloruro de sodio Caja x 100 700 133.420.000
316 C32160 Hioscina Simple 300 37.980.000 307200011 307 Cloruro de sodio Caja x 200 850 324.020.000
317 R66380 Hioscina Compuesta 600 91.104.000 308010045 308 Dexametasona Caja x 10 200 6.600.000
301 R65650 Adrenalina 850 49.461.500 308100045 308 Dexametasona Caja x 100 150 49.500.000
302 B13020 Amikacina 2.610 128.110.000 308025045 308 Dexametasona Caja x 25 250 20.625.000
303 B11420 Atropina 6.250 52.910.580 309010014 309 Diclofenaco Caja x 10 600 7.326.000
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 Etiquetas de columna
Etiquetas deBarranquilla
fila Bogotá Bucaramanga Cali Medellin Monteria Pasto Zona Cafetera Total general
Clinica Nuestra Señora de Fatima
Clinica Zayma
Colpromed
Coodesca
Coodescor
Cooperativa de Hospitales de Antioquia
Copidrogas
Corpaul
Dis Hospital
Distribuidora Inpormedical
Duana y Cia Ltda
Epsifarma
Farmasanitas
Fundacion Valle de Lili
Hospyclinic
Mas Salud Ips
Total general
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Etiquetas de Suma
fila de Cantidad
Suma de Valor
Adrenalina 2150 123.521.500
Amikacina 2950 188.784.000
Atropina 7100 102.372.080
Bicarbonato de sodio850 182.160.000
Ciprofloxacina 1760 318.035.000
Cloruro de potasio 1225 231.840.000
Cloruro de sodio 2070 651.852.000
Dexametasona 1500 287.100.000
Diclofenaco 1085 52.808.250
Dipirona Magnesica 1170 46.897.200
Dipirona Sodica 1255 90.025.000
Dopamina 1100 124.500.000
Fenitoina 918 230.400.000
Furosemida 1024 97.659.000
Gentamicina 1410 264.284.320
Hioscina Compuesta600 91.104.000
Hioscina Simple 300 37.980.000
Total general 28467 3.121.322.350

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 PORTAL GRAFICO
Número de clientes por ciudad sistema de
información Distribuidora de Medicamentos

Cantidad de productos vendidos sistema de información Distribuidora de Medicamentos

8000 7100
7000 Adrenalina Amikacina
6000 Atropina Bicarbonato de sodio
Ciprofloxacina Cloruro de potasio
5000
Cloruro de sodio Dexametasona
4000 Diclofenaco Dipirona Magnesica
3000 2150 2070 Dipirona Sodica Dopamina
1760 1500 Fenitoina Furosemida
1410
2000 850
1225 1085117012551100 918 1024 Gentamicina Hioscina Compuesta
600
1000 300 Hioscina Simple
0
Total

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DOCUMENTO PORTAL
MEDICAMENTOS LTDA.
Número de clientes por ciudad

Cuenta de Ciudad
Etiquetas de columna
Etiquetas de fila
Barranquilla Bogotá BucaramangaCali Medellin Monteria Pasto Zona CafeteraTotal general
Clinica Nuestra Señora de Fatima 1 1
Clinica Zayma 1 1
Colpromed 1 1
Coodesca 1 1
Coodescor 1 1
Cooperativa de Hospitales de Antioquia 1 1
Copidrogas 1 1
Corpaul 1 1
Dis Hospital 1 1
Distribuidora Inpormedical 1 1
Duana y Cia Ltda 1 1
Epsifarma 1 1
Farmasanitas 1 1
Fundacion Valle de Lili 1 1
Hospyclinic 1 1
Mas Salud Ips 1 1
Total general 2 2 2 2 2 2 2 2 16

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INFORMACION
POLITECNICO GRAN COLOMBIANO GESTION DE LA
INFORMACION
 MEDICAMENTOS LTDA.
Cantidad de Medicamentos por cliente

Suma de
Cantidad Etiquetas de columna

Etiquetas de Total
fila 224 250 255 280 300 340 350 450 520 560 578 600 775 800 820 830 850 900 960 1.000 1.300 1.550 2.610 6.250 general

B11420 600 6250 6850

B13020 850 2610 3460

C31140 520 600 1120

C31570 224 340 564

C32160 300 850 1150

C32300 280 578 858

C32350 450 1550 2000

C33560 560 800 1360

M41030 830 900 1730

M41330 255 350 605

R65650 340 850 1190

R65880 820 1000 1820

R66180 255 820 1075

R66380 600 1300 1900

S66030 775 960 1735

S66290 250 800 1050

Total general 224 250 510 280 300 680 350 450 520 560 578 1800 775 1600 1640 830 2550 900 960 1000 1300 1550 2610 6250 28467

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CONCLUSIONES
• Los sistemas de información son una gran herramienta
empresarial porque permiten:
• Consultar información relevante y en tiempo real para la toma
de decisiones.
• Alinear e Integrar las diferentes áreas de la empresa al
reorganizar tanto los procesos como el personal, logrando
hacerlos más efectivos y rentables con base en la misión y
visión de la organización.
• Garantizar la competitividad en los mercados y su sostenibilidad a
través del tiempo.
• Aumentar la efectividad del modelo de ventas implementado, y del
personal comercial de acuerdo a la ubicación geográfica, al tipo de
cliente, al tipo de producto y a la presentación del producto.

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• Facilitar la gestión al administrar mejor el tiempo y los costos de
producción generando valor agregado para la compañía.
• Garantizar la satisfacción del cliente al conocer sus expectativas
y a través de la excelencia de los servicios y productos.

• Del correcto manejo de la información depende, en gran medida,

la implementación de la gerencia de calidad:
1. Mejoramiento continuo de los procesos o subprocesos.
2. Simplificación de tareas.
3. Minimizar el error y re procesos, ya que la información
proviene de una sola fuente oficial.
4. Mejor uso de los recursos humanos físicos y tecnológicos.
5. Asegurar que la organización desarrolle las competencias
necesarias para su adaptación continua a los cambios internos y
externos del medio en el que se desarrolle.

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• http://es.slideshare.net/gestiondelainformacion1/segunda-
entrega-gestion-de-la-informacion-53808807

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