PASOS A SEGUIR PARA LA

APLICACIÓN DE LAS TRD

Los procesos que se deben adelantar para
implementar las Tablas de Retención
Documental son:

Primer Paso:
• Elabore los separadores para cada una de las
series y subseries de conformidad con la
información que suministran las TRD, de tal
forma que permita visualizar su ubicación y
facilite la localización física de la
documentación.
•En cada separador se debe registrar claramente el código
y nombre de la respectiva serie y subserie documental,
según sea el caso.

Ejemplo:

Separador para serie documental separador para Subserie

Documental

110-01 INFORMES 110-01.01 Informes de Actividades

 Segundo paso
• Identifique y agrupe en expedientes
todos los documentos pertenecientes
a una dependencia, teniendo en
cuenta las series y subseries
definidas en la TRD. Este proceso es
el que se conoce como
CLASIFICACION DOCUMENTAL
 Clasificación documental
informes
informes contrato
contrato informes
informes planes
planes proyecto
proyecto planes
planes informes
informes contrato
contrato

DOCUMENTOS CLASIFICADOS

PLANES
CONTRATO PLANES PROYECTO
CONTRATO INFORMES PROYECTO
S INFORMES S
S S
 Tercer Paso
• Ordene al interior de cada uno de los
expedientes (carpetas), los documentos,
teniendo en cuenta su fecha de
producción o trámite. De esta forma estará
aplicando el principio de Orden Original.
Ejemplo: 101-10-03
ACTAS DE COMITÉ 2000

Acta 1 Enero 20 de 2000

 Cuarto paso
• Identifique y nombre cada uno de los
expedientes, con la siguiente información:
Código de la oficina, Código de serie y subserie
y a continuación el nombre del expediente.
• Tenga presente que dentro de cada carpeta, se
deben archivar máximo 200 folios. Si se
requiere mas de una carpeta por expediente
para un asunto o contenido, proceda a abrir una
nueva carpeta identificándola con la información
señalada anteriormente.
Ejemplo:
120-23-01 001-2000
CONSORCIO R%R
PUENTE QUEBRADA AZUL
 Quinto Paso
• Ordene cada uno de los expedientes
pertenecientes a una serie o subserie
documental, utilizando el sistema de ordenación
que facilite la localización y recuperación de la
información.
Los sistemas de ordenación existentes son:
• ALFABETICO,
• NUMÉRICO,
• CRONOLÓGICO,
• GEOGRÁFICO entre otros.
 Sistema de ordenación de
expedientes
Ejemplo:

CONTRATO INFORME ANUAL

005/2000 2003

CONTRATO INFORME ANUAL

004/2000 2002
CONTRATO INFORME ANUAL
003/2000 2001

CONTRATO INFORME ANUAL

OO2/200 2000

CONTRATO INFORME ANUAL

001/2000 1999

CONTRATOS
INFORMES DE GESTION
 Sexto paso
• Adelante la foliación de cada uno de los
expedientes que forman las diversas
series y subseries documentales,
previendo para ello la numeración de los
folios en el extremo superior derecho, con
un lápiz de mina negra y blanda (HB, B)
en forma legible y sin enmendaduras,
empezando por el documento mas antiguo
y así sucesivamente.
Ejemplo:

33

22

1.1.
 Séptimo paso.
• Ubique físicamente los expedientes
(carpetas) que conforman cada una de las
series y subseries documentales ,
observando que guarden el mismo orden
en que aparecen relacionadas en la TRD
de la dependencia.
 Ejemplo:

110-02 PROYECTOS DE ACUERDO

110-01.02 Planes de Acción de compras

110-01.01 Planes de AcciónS

110-01 PLANES

A1 G1

A1 G 2

A1 G 3
 Octavo Paso.
• Identifique alfanuméricamente cada uno de los
archivadores, de tal forma que permita la
localización física de los expedientes.

Ejemplo:

A1 G1

•numero del
archivador A1 G 2
•Numero de gaveta
A1 G 3
 Noveno Paso.
• Levante el inventario documental,
diligenciando para tal fin el
Formato Único de Inventario
Documental siguiendo las
instrucciones señaladas.
 FORMATO ÚNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL
 Décimo paso.
• Una vez organizado el archivo de la
dependencia a partir de la implementación de la
TRD, aparecerán algunos documentos que no
es posible ubicar dentro de las series.
• Dichos documentos se constituyen en los
llamados DOCUMENTOS DE APOYO, que son
aquellos de carácter general y que como su
nombre lo indica sirven únicamente de soporte a
la gestión de la dependencia, pero no
constituyen documentos de archivo.
Entre los documentos de apoyo, se
pueden encontrar:
• Copias o fotocopias de normas externas a la Entidad (Leyes,
Decretos Nacionales, Circulares, Resoluciones, acuerdos, entre
otras).
• Estudios de documentos técnicos que sirven como información
esporádica para cada una de las dependencias de la entidad pero
que son responsabilidad de otros entes...
• Copias o fotocopias de documentos que son generados por la
entidad, pero que por función deben ser conservados en una
dependencia.
• Artículos de prensa, publicaciones u otra clase de documentos o
impresos que no constituyen documento de archivo, cuyo destino
es una Biblioteca o Centro de Documentación.
• Invitaciones, Tarjetas, plegables de programas, propaganda sobre
productos comerciales, de posible interés para la administración.
 Undécimo Paso.
• Finalmente se debe observar el
cumplimiento de los tiempos de retención
que están dados para el Archivo de
Gestión de la dependencia, en la
respectiva tabla, precisando que dicho
lapso de tiempo se empieza a contar
desde el momento que la serie o subserie
a cumplido su trámite en la oficina.
 RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE
ARCHIVOS EN LAS OFICINAS

• Considerando que los documentos que conforman el Archivo de

Gestión son potencialmente del Archivo Histórico, debe evitarse su
deterioro causado en muchas ocasiones por la acumulación de
volúmenes excesivos en las unidades de conservación.
• Una carpeta puede conservar adecuadamente un volumen de
documentos que oscilan entre 200 y 230 folios (hojas) máximo;
cuando la unidad o el expediente sobrepasan este número, hay que
adicionar las carpetas que sean necesarias y organizar los
documentos respetando su orden (por ejemplo, Contrato N° 220 de
2 carpetas: Carpeta 1 de 2, carpeta 2 de 2).
 Debe evitarse:
• Subrayar
• Aplicar resaltador o cualquier otro tipo de
marca.
• Perforar, grapar y anillar los documentos
en caso de ser necesario reunir dos o más
folios grapándolos, debe colocarse una
protección de papel bond blanco que aísle
el gancho metálico y evite su oxidación.
 Para lograr una adecuada
preservación de los documentos:
• Las oficinas deben utilizar para el trabajo los
insumos autorizados por la entidad o quien
tenga la responsabilidad(especialmente los
ganchos plásticos, las carpetas de yute con tapa
y contratapa o carpeta cuatro aletas y las cajas
de archivo) abstenerse en lo sucesivo de utilizar
elementos con agarre metálico sobre el
documento como A-Z.
 Para las Transferencias
Documentales es indispensable:
• Que los Archivos de Gestión se
encuentren organizados con base en la
TRD.
 MEDIDAS PARA LA
PRESERVACION DOCUMENTAL
1. Nunca humedezca las yemas de sus dedos con agua o
saliva para pasar los folios.
2. No coma, beba, ni fume en los lugares donde se consulten
o exhiben documentos por que atrae insectos y provoca
pérdidas estructurales y manchas en los documentos.
3. Por ningún motivo, los documentos o las unidades
documentales deben colocarse en el piso, ya que puede
encontrarse húmedo o con partículas de polvo.
4. Nunca tome o levante las carpetas por el marbete porque
este se desprende y la unidad documental queda
inservible.
 Continuación:
5. Evite agrupar los folios o expedientes en paquetes que
requieran el uso de cauchos elásticos o cuerdas que
rasguen o agrieten las tapas de las carpetas o libros.
En caso que se requiera se debe amarrar con cinta de
Faya.
6. No exponga innecesariamente los documentos a la
luz; esto puede provocar decoloración y
oscurecimiento.
7. Cuando los documentos se encuentran rotos no
recurra a pegantes sintéticos como el colbón, porque
cristalizan el papel.
8. No refile, ni doble los documentos; guárdelos en
carpetas que se adecuen a su tamaño.