Clasificacion de documentos

Clasificar es agrupar los

documentos que llegan al archivo
precisando su contenido para
proceder a ubicarlos en el lugar que
les corresponde.

Al seleccionar homogéneamente les

documentos se obtiene
agrupaciones que llamamos clases,
subclases y así sucesivamente,
teniendo en cuenta las necesidades
de información de la empresa.
 Respecto a estas necesidades de información los documentos
se clasifican teniendo en cuenta dos ordenes:

 El alfabético
 El numérico

Con los ordenes ya enunciados se hacen diferentes

clasificaciones que denominamos:

1. Nominativa: por nombres de persones naturales o jurídicas.

2. Temática o por asunto

3. Geográficamente: lugares.

4. Cronológicamente: año, mes, semana, día

 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

El alfabético El numérico

Nominativa

Temática

Geográficamente

Cronológicamente
 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

es la agrupación de nombres y
encabezamientos, clasificados de acuerdo
con el orden de las letras del alfabeto.
 REGLAS PARA ARCHIVAR ALFABÉTICAMENTE

Se proceden a dividir los nombres en unidades de

clasificación:

Primera unidad:
se denomina palabra de orden y es la que se toma como
base de ordenamiento ( en caso de los nombres propios es
el primer apellido; en caso de personas jurídicas es el
primer nombre)

Segunda unidad:
se considera el segundo apellido, el nombre, o la
identificación del negocio

Tercera unidad:
es el segundo nombre, el segundo apellido y cualquier otra
identificación adicional
Palabra de orden Segunda unidad Tercera unidad
Maderas El Pino
Mantelería Andina Ltda.
Meléndez Isaías
Miranda Eliana
Molina Héctor Vicente
Cuando as personas tienen iguales nombres y
diferentes apellidos pero estos concuerdan ene
las dos primeras silabas, debe cuidarse al
alfabetizar en forma correcta las terminaciones,
ya que el orden esta dado solamente por el
apellido .
EJEMPLO:

Ortegón Blanca Isabel

Ortega Blanca Isabel
Orteguiza Blanca Isabel
 Un apellido que incluye guion recibe el tratamiento
que corresponde por una sola unidad de
ordenamiento.

EJEMPLO

Roberto Leon-Gomez
Mauricio Leon-Gomez
Arturo Leon-Sanchez
 Nombres y apellidos con
prefijos
Algunos apellidos llevan prefijos, que reciben el tratamiento
que corresponde a una sola unidad de ordenamiento. Entre
los prefijos mas comunes se encuentran: De, del De la, Mac,
Mc.
EJEMPLOS:
Juan Carlos Mac Allister
Julio Mario De francisco,
Adriana María de la Espriella, Sergio de la Rosa Pabon, Aníbal
de Francisco, Juan del Castillo Lozano e Ignacio Mc Cormik