Creación de bibliotecas digitales

La construcción de una biblioteca digital implica ofertar todos los

servicios propios de una biblioteca tradicional, pero
desarrollados a través de las redes de comunicaciones,
permitiendo la mayor accesibilidad posible para el usuario. Se
trata de una biblioteca sin horarios, disponible a cualquier hora
del día, donde se puede encontrar, en ocasiones, información
que no suministran las bibliotecas tradicionales.
 Autoevaluación inicial

Para llevar a término el proyecto de desarrollo de una biblioteca

digital hay cinco elementos imprescindibles:
(a) Presupuesto dedicado.
(b) Hardware e infraestructura tecnológica.
(c) Software.
(d) Desarrollo de servicios, estableciendo para ello la naturaleza
de la colección.
(e) Especialización del personal y actitudes frente al cambio.
 (A) PRESUPUESTO DISPONIBLE
¿Dispongo de una partida presupuestaria específica para el proyecto?
¿He planificado un aumento para los próximos años en mi presupuesto?
¿Puedo disponer de subvenciones para gastos imprevistos y proyectos puntuales
dentro del proyecto marco?
(B) ANÁLISIS DEL HARDWARE
¿De qué hardware dispone mi centro?:
• Servidores
• Grandes sistemas de almacenaje
– Discos duros
– DVD
– CD ROM
– Lectores cintas DAT
– Unidades ZIP
• Monitores
• Impresoras
• Capturadoras de imagen
– Escáner
– Cámara de vídeo digital
– Cámara de fotos digital
¿Qué tecnología se utiliza en mi centro?
¿Cuál es la red de que dispone el centro y su velocidad?
 Infraestructura tecnológica
¿Cuál es la infraestructura de TI de la institución?
¿Hay informes de inventario y capacidades realizados sobre la infraestructura
del centro y sus posibilidades?
(C) ANÁLISIS DEL SOFTWARE
¿En qué sistema operativo trabaja?
¿Está informatizado el catálogo y es accesible a través de la red?
¿Qué aplicaciones se están usando?
¿Cuál es el software que se encuentra disponible?
¿Dispongo de software para la gestión del servicio de biblioteca?
• ¿Permite la catalogación y archivo de recursos multimedia o dispone del
campo MARC 856?
• ¿Permite la recuperación y visualización de estos archivos con un navegador
estándar?
• ¿Admite protocolo Z39.50?
 (D) COLECCIÓN
¿Qué parte de la colección dispongo en formato digitalizado?
Descripción de las diversas colecciones y su situación con respecto al formato digital.
¿Dispongo de colecciones compartidas en cualquier soporte?
¿Dispongo de suscripciones electrónicas? Detallar.
¿Dispongo de acceso remoto a información en CD ROM o DVD?
Servicios que se ofrecen
Se ofrecen ya servicios de la biblioteca a través de Intranet o Internet. ¿Cuáles?
¿Se dispone de página en Internet?
¿Y de una Intranet?
¿Cuál es el sistema de acceso a la Intranet?:
• Por IP.
• Identificación por password.
• Otros.
 (E) PERSONAL
¿De qué habilidades, requeridas para el proyecto, ya dispone el personal?
Descripción de la formación necesaria para reciclar al personal por perfiles
¿Qué posibilidades de formación en las técnicas no conocidas tenemos?
• Presupuesto.
• Entidades formativas.
¿Quién está a cargo de la implementación tecnológica en el centro?

Mi institución está interesada en un proyecto de este tipo (entiéndase como involucrada

por lo que supone de esfuerzo económico, de personal, etcétera)
Actitudes frente al cambio
¿Se instalan y usan las innovaciones en mi centro?
¿Los sistemas son instalados y usados por la mayoría de la comunidad universitaria?
¿Se acepta el cambio en el centro tanto por parte de los trabajadores como de los
usuarios?
 Objetivos y planificación

Una vez aclarada la situación en que nos encontramos, una

forma de planificar cómo mejorar nuestras infraestructuras es
diseñando una matriz que cubra cada objetivo. Para cada uno de
ellos se asignarán los siguientes aspectos, imprescindibles para
realizarlos:
• Recursos.
• Tiempo.
• Personal.
De esta manera se puede crear una plantilla, semejante a la que
ofrecemos a continuación, para cada uno de los objetivos:
 Planificación

Ejemplo que detalla las fases previas, los posibles objetivos y

planificación de un proyecto de digitalización:
(a) Antecedentes y significado: en esta parte deben ser descritas
las necesidades propuestas en el proyecto, determinar si son
apropiadas, además de evaluarlas y priorizar su urgencia según
el perfil de usuarios:
• ¿A quién le será útil su creación?
• ¿Qué podrán hacer las personas que lo utilicen cuando esté
desarrollado y qué ventajas le aportará de las que carecen
actualmente?
Hay que ser muy específicos detallando:
• Estado actual que lleva a proponer el proyecto.
Si el proyecto es de nueva creación o una continuación de
alguno.
• Si es una ampliación o continuación de uno existente se debe
detallar cómo se realizará la continuación y qué lo va a
diferenciar del proyecto ya creado.
• Cómo se evaluarán y recogerán los errores del servicio o de la
tecnología.
• Describir cuáles pueden ser las consecuencias pedagógicas, de
servicio, tecnológicas e institucionales para una implantación a
gran escala.
(b) Esfuerzos iniciales. Describir cómo y quién está evaluando y
realizando la fase inicial del proyecto:
• Quién será el que dirija el proyecto piloto o test de
implementación.
• Qué actividades del proyecto van a ser realizadas por la
persona que presenta la propuesta.
• Si se han realizado planes de colaboración con individuos o
instituciones, si es así, cuál es su forma de participación.
• Detallar cuáles han sido los planes o estudios de evaluación
que se han discutido en las fases iniciales del proyecto,
analizando los esfuerzos similares que se hayan podido realizar
en otras instituciones.
(c) Planificación del proyecto. Hay que detallar diferentes
aspectos:
• Descripción de aquello que se pretende hacer, diferenciando
cada fase y tarea a realizar según áreas y en cuánto tiempo se
realizarán. Se recomienda utilizar Diagramas de Pert o de Gantt
para la mayor adecuación a la realidad de la realización del
proyecto.
• Detalle de si es necesaria la instalación de hardware o software
de nueva adquisición no existente en el centro, así como el
periodo de instalación, que retrasará la iniciación o desarrollo de
los módulos a los que hace referencia.
• Análisis de las posibles necesidades de reorganización o
cambios en la forma de prestar los servicios.
Determinación de las personas y servicios que van a ser
afectados.
• En qué manera en que se coordinarán las diversas partes
integrantes.
• Inventario de qué puntos del proyecto producirán los
resultados esperados, y si hay aspectos de estos que conlleven
riesgos elevados o desconocidos.
• Enumeración de cómo los resultados del proyecto pueden ser
útiles a la organización.
• Aclaración de si el proyecto serviría de guía para otras
actividades, y cómo pueden ser financiadas después de la fase
de creación.
(d) Presupuesto. Al iniciar un proyecto de digitalización es
importante contar con los recursos suficientes para poderlo
abordar. Ello obliga a considerar la búsqueda de socios que
aporten capital y resulten beneficiados.
En muchos casos los promotores, o financiadores, del proyecto
no se concretan totalmente desde el primer momento, pero es
importante que cada gasto sea claramente descrito y justificado.
De la claridad en el presupuesto y la forma de presentar dicho
balance, bien justificado y organizado, puede depender la
consecución de financiación para nuestra iniciativa de
digitalización.
(e) Evaluación. A la hora de presentar el proyecto, tanto
internamente como para la búsqueda de recursos económicos,
se deben describir los indicadores que medirán el éxito del
proyecto y cómo se obtendrán los datos.
Por ejemplo, detallaremos:
• Quién realizará la evaluación preliminar.
• Qué método utilizará.
• Por qué vías realizará los tests.
• Cómo se compartirá la evaluación.
• Por último, ya cubiertos todos los apartados de la redacción
del proyecto, es asimismo crucial la información que debe ir
en la portada:
 Evaluación de propuestas
Al comenzar a plantear la creación de una biblioteca digital aparecen muchas
ideas acerca de servicios auxiliares, por lo que debemos tener unos criterios
de evaluación de los objetivos que nos marcamos para poder priorizar las
iniciativas en función de nuestras necesidades. Ejemplos de creación de bases
de datos pueden verse en los siguientes puntos:
• Bibliografía recomendada, con enlaces a las publicaciones digitalizadas o
en soporte electrónico.
• Exámenes y sus respuestas correctas, etcétera.
El comité que evalúe las propuestas debería estar compuesto por un equipo
que abarque múltiples perfiles, formado por:
• Personal de la biblioteca, docente, investigador, personal de servicios,
alumnado, etc.
Pueden surgir mil ideas, pero antes de comenzar a trabajar sobre
ellas debemos plantearnos los criterios de evaluación de las
propuestas que se vayan a realizar.
Para esta guía se han seleccionado los criterios de la biblioteca
digital de la Universidad de California.
El planteamiento básico, en nuestra consideración, se sustenta en los
siguientes postulados:
• Poner las tecnologías de la información y sus recursos al servicio de
sus usuarios.
• Facilitar el acceso a la información tanto a aquellos que colaboran en
su creación como a quienes únicamente la utilizan.
• Para su puesta en marcha es necesaria la colaboración entre:
– Profesionales de la información.
– Docentes.
– Proveedores de tecnología y contenidos.
– Todos los implicados en cada una de las fases de la creación del
conocimiento: producción, difusión y utilización.
Partiendo de estas premisas se elaboran los criterios de evaluación de
las distintas propuestas en función del:
1. Apoyo económico.
2. Impacto que pueda tener en el público implicado y su crecimiento
potencial.
3. Potencial que pueda tener para la mejora de la capacidad del
público en el
uso de las nuevas tecnologías.
4. Su viabilidad potencial y técnica.
5. La calidad y utilidad de los contenidos.
6. La atracción del proyecto, con el objetivo de obtener apoyos
externos.
Una vez claras las premisas hay que diseñar una plantilla
para su redacción. Su contenido incluye una descripción
de necesidades completa, exacta y clara, de forma que
sea legible por cualquier usuario que se plantee como
objetivo la creación de una biblioteca digital. El lenguaje
técnico se empleará únicamente cuando no exista otra
posibilidad, explicando los términos más complejos para
usuarios inexpertos.
Para evaluar el proyecto de forma global debe contestar
de manera clara a las siguientes cuestiones (o explicar por
qué no se ha podido contestar):
• ¿Qué es lo que se intenta hacer?
• ¿Por qué es importante para nuestro centro?
• ¿Cuál es la situación de partida?
• ¿Qué debe incluir el proyecto con relación a otros servicios de la
universidad?
• ¿Dónde vamos a realizar el trabajo?
• ¿Se trata de un proyecto realizable en módulos independientes?
• ¿Cómo se están preparando las diferentes áreas de trabajo?
• ¿El proyecto puede ser realizado a gran escala, con la colaboración
de otras entidades?
• ¿Cómo va a repercutir en la docencia y el aprendizaje?
• ¿Cómo va a ser mantenido en los próximos años?
 Implementación

A través de la biblioteca digital cualquier persona u organización,

en cualquier momento y desde cualquier lugar, puede tener
acceso a información científica, técnica, cultural, de cualquier
tipología, mediante textos, sonidos e imágenes, fijas y en
movimiento.
Inventario de los recursos existentes en el
centro
 Análisis de la oferta comercial de productos
electrónicos
Antes de iniciar la digitalización de cualquier documento es
imprescindible analizar el mercado de información electrónica.
Un proyecto de digitalización de una biblioteca debe contemplar
si los documentos seleccionados han sido ya digitalizados y se
encuentran disponibles en el mercado.
 Análisis de las necesidades de nuestros
usuarios
Cuando planteamos qué servicios vamos a implantar y cómo se
va a planificar su desarrollo, debemos ser conscientes de que las
bibliotecas digitales, al igual que las convencionales, tienen unas
funciones sociales importantes para los distintos usuarios
identificados: público general, estudiantes, investigadores,
personal de administración y servicios o profesores, cada uno en
su ámbito específico.
Para plantear la oferta de servicios, debemos tenerlos
claramente identificados: quiénes son, qué necesitan, cómo lo
prefieren, etc. Es preferible para esto interactuar con ellos.
 Cómo realizar la selección de fondos para la
digitalización
Los factores a valorar al definir un proyecto de biblioteca
digital son los siguientes:
– La naturaleza intelectual y física de los materiales (el
copyright).
– El número y la localización de usuarios actuales y
potenciales.
– El uso actual y potencial.
– Si el producto propuesto se relaciona con otros esfuerzos.
– El formato y la naturaleza del producto digital propuesto,
cómo será descrito, entregado y archivado.
– Ventajas que supone en cuanto a los costes.
1. Realizar un inventario previo: de los fondos, del material y
las infraestructuras de la biblioteca.
2. Seleccionar la colección que se va a digitalizar: en este
punto se realizará un minucioso análisis que determine desde
la extensión de los documentos a digitalizar hasta las
restricciones que podemos encontrarnos, de tipo legal,
pasando por el tipo de formato.
3. Plan para abordar la digitalización: En este punto se
elaboran los borradores para la construcción del manual.
4. Producir la colección digital y las ayudas para el acceso a la
misma: Emprender las tareas que componen la digitalización,
Simultáneamente, se elaborará el sistema de acceso y ayuda
que permita utilizar los documentos que acabamos de crear.
5. Cuestiones de almacenamiento masivo: crearemos una estructura lógica en
nuestro sistema para almacenar, en diferentes archivos, los documentos que
acabamos de digitalizar según sea su formato.
6. Selección de la plataforma de acceso: la selección de la plataforma es primordial
para el futuro de nuestro sistema, pues de ella depende la realización de los servicios
previstos.
7. Unificación de fondos: Una vez todos los documentos seleccionados se encuentren
digitalizados debemos unirlos a nuestro sistema, integrando todos los recursos
informativos de la biblioteca en una interfaz única que contará no solo con los fondos
digitalizados, sino también con cualquier otra suscripción a contenidos digitales que se
posean.
8. Versión Beta de testeo: Antes de poner la colección a disposición del usuario final
se precisa revisar la digitalización y su inserción en el sistema para realizar todas las
pruebas posibles que ponga en manos de los usuarios el producto más perfecto
posible.
9. Actualización: El riesgo de obsolescencia y, por tanto, inutilidad de cualquier
colección bibliotecaria es de todos conocido, pero es aún más notable en el caso de
colecciones electrónicas.
Aspectos a inventariar
• Análisis del material con posibilidad de digitalización desde el
punto de vista legal.
• Análisis de la oferta comercial de productos electrónicos.
• Análisis de las necesidades de nuestros usuarios.
 Cómo realizar la selección de fondos para la
digitalización
Las necesidades de nuestros usuarios.
• Las restricciones legales:
– Las leyes de copyright a las que se encuentra sujeto.
– Si el material tiene un uso restringido porque es privado su contenido
o por intereses del autor.
• Las características de los documentos:
– ¿El material se puede digitalizar dado su formato físico o su condición
material?
– ¿Su contenido se puede capturar digitalmente de manera adecuada?
– ¿La colección tiene un tamaño idóneo y su complejidad es apropiada?
– ¿No se estropearán en el proceso de digitalización?
– ¿Su digitalización permitirá la reducción del uso de originales, lo que
les protegerá de la manipulación?
 Criterios de selección para la digitalización
basados en la colección
– Material dañado cuyo uso es prácticamente imposible: son documentos
con algún tipo de deterioro, de menor valía que los citados en el punto
anterior,
pero que, por uso o demanda, cuentan con un gran interés intelectual.
El uso de estos materiales es constante por su recomendación en los
planes de estudio o por su interés en la investigación. Este aspecto es uno
de los puntos clave de la construcción de una biblioteca digital
– Material frágil que el uso podría deteriorar, o que resulta difícil de utilizar.
Son documentos de poco uso y de gran fragilidad. De ellos conservaremos
su contenido mediante la digitalización, pero no su parte física, como la
encuadernación o soporte. aunque su demanda actual es casi nula, puede
ser interesante digitalizarlo de cara al futuro.
 Criterios de selección de la colección a
digitalizar (Library of Congress)
1. Valor: los documentos cuyo valor sea de una importancia
considerable son un objetivo claro de la digitalización, con
independencia de su soporte.
2. Condición: muchas colecciones bibliotecarias contienen
materiales ya inutilizables por su mala conservación, dañados
debido al paso del tiempo, por el mal uso dado, por su
fragilidad o por estar almacenados en soportes poco estables.
3. Uso: los materiales originales con una gran demanda y cuyo
coste de reposición es elevado.
4. Originales con alguna peculiaridad: los materiales
originales, en diferentes formatos físicos y características,
como por ejemplo algunos documentos en formato papel,
fotografías, negativos y Documentos en color.
Lista de control para la fase de
preparación de la digitalización
Análisis de recursos necesarios
El proceso de digitalización y formatos
 Los metadatos

• La introducción de metadatos es imprescindible para una

recuperación eficiente de la información introducida.
• Los metadatos se definen como una forma de catalogación de
recursos electrónicos, son definidos como el dato sobre los
datos.
Los metadatos permiten que los motores precisen sus búsquedas debido a que la
estructuración de la información hace que esta sea «comprensible» para la
máquina, sus aplicaciones son numerosas, algunas de las cuales pueden ser:
• Catalogación: tanto a nivel individual, describiendo el contenido de una página
web, como en colecciones. Esta es la aplicación más relevante para el ámbito
bibliotecario.
• Búsqueda de recursos: como ya hemos mencionado, la utilización de metadatos
facilita el trabajo de los motores de búsqueda.
• Firmas digitales: el formato RDF, que veremos más adelante, tiene visos de
convertirse en la forma más utilizada para codificar las firmas digitales. Estas
son fundamentales a la hora de construir un web de confianza.
• Clasificación de contenidos: permite establecer los contenidos que los usuarios
desean ver. Por ejemplo, con la creación de una etiqueta en las páginas de
«contenido violento».
• Otras aplicaciones: se pueden utilizar para marcar las políticas y preferencias
de privacidad y los derechos relativos a la propiedad intelectual.
Actualmente, existen diversas categorías de metadatos: unos de carácter
descriptivo,
otros de carácter estructural y otros administrativos.
• Metadatos descriptivos: se utilizan para la descripción e identificación de
los recursos de información. Sirven para su búsqueda y recuperación. En
esta categoría podemos considerar:
– Los PURL (Persistent Uniform Resource Locator) y los Handle.
– La descripción de los atributos físicos (medios de tipo soporte, condición
de las dimensiones) y atributos bibliográficos (título, autor, idioma,
palabras clave). Estos se realizan mediante estándares como los de Dublin
Core, MARC, Meta tags HTML, Thesaurus, etcétera.

• Si queremos describir objetos individuales podemos escoger Dublin Core.

• Metadatos estructurales: facilitan la navegación y presentación de
los recursos electrónicos. Así, ofrecen la información sobre la
estructura interna de los recursos, estableciendo las relaciones entre
ellos, de manera que pueden incluso unir los archivos de imagen y
textos que están relacionados.
Los estándares para ellos son:
– Los lenguajes de etiquetado: SGML y XML. Este último, en la
actualidad, tiende a ser el estándar, mientras que el SGML queda en un
segundo plano. Más adelante los desarrollamos con mayor amplitud.
– Los EAD: Encoded Archival Description (Descripción de Archivo
Codificado).
• Si nuestra intención es describir colecciones y objetos, tal y como
ocurriría en la descripción de archivos, es de mayor utilidad el
EAD.
• Metadatos administrativos: son de carácter más técnico y
permitirán la gestión a largo y corto plazo. Incluyen datos
técnicos sobre la creación y control
de calidad, y datos sobre la gestión de derechos, requisitos del
control de acceso y utilización, así como información sobre la
preservación. Ejemplo
de los metadatos que se incluyen aquí son tales como: tipo y
modelo de escáner utilizado, resolución, limitaciones de
reproducción, etcétera.