DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

NOMBRE:
ANGIE LORENA QUINTERO QUINTERO
DANIELA LOPEZ
KELLY JOHANA BOHORQUEZ NAVARRO
MARCELIN RANGEL NICHOLSON
YURBI CARVAJAL MEJIA

DOCENTE :
ISABEL PEREZ RIOS

UNIDADES TECNICAS DEL CESAR

AGUACHICA-CESAR
2019
DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
 ASPECTO GENERAL DE LA COMUNICACIÓN

OFRECE HERRAMIENTAS QUE

FACILITAN LA GESTION
DOCUMENTAL EN LAS
ORGANIZACIONES, CON EL FIN
DE SIMPLIFICAR Y ORGANIZAR
LA PRESENTACION Y EL
MANEJO DE LAS
COMUNICACIONES IMPRESAS Y
ELECTRONICAS.
ASPECTO GENERAL DE LA COMUNICACIÓN

Zonas

• ZONA 1
Membrete que incluye
razón social, sigla o
acrónimo, logotipo en caso
de tenerlo y el numero de
identificación tributaria
(NIT) las medidas para esta
son 14 cm horizontal
ASPECTO GENERAL DE LA COMUNICACIÓN

• ZONA 2
Espacio destinado para Los
datos de contacto de la
empresa.
Direccion
Telefono
Correo Electronico
Web
1,5 cm y 2 cm desde el borde
inferior de la hoja y centrado
ASPECTO GENERAL DE LA COMUNICACIÓN

• ZONA 3
Espacio superior
derecho destinado al
registro y radicación
del documento, es
complementaria de la
zona 1
MARGENES
 ESTILOS
SE TIENEN TRES ESTILOS COMO ALTERNATIVA
BLOQUE EXTREMO

BLOQUE FUENTE:

 SEMIBLOQUE
 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA
DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL
 ENCABEZAMIENTO
 RAZON SOCIAL
 DEPENDENCIA
 CODIGO
 TITULO
 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION
 DATOS DEL DESTINATARIO
 DENOMINACION O TITULO ACADEMICO
 CARGO
 NOMBRE DEL DESTINATARIO
 ASUNTO
 CUERPO O TEXTO
 DATOS DEL REMITENTE
 LINEAS ESPECIALES
 ANEXOS
 COPIA
 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA
DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL
1. ENCABEZADOO 5.TITULO
7. DATOS DEL DESTINATARIO

8.DENOMINACION TITULO ACADEMICO

2.RAZON SOCIAL

6.LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE

ELABORACION
4. CODIGO
 PARTES DE LA CARTA
9.CARGO 11.ASUNTO 14.LINEAS ESPECIALES

12.TEXTO 15.ANEXOS

10.DESTINATARIO 13.DATOS DEL REMITENTE

16.COPIA
LA CARTA
CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su

destinatario.
Para ello se recomienda tener en cuenta :
 tratar un solo tema por comunicación.
Redactar en forma clara y concreta.
Usar tratamiento respetuoso y cortes.
Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de Usted en
singular o plural.
Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada
organización.
UTLIZACION DE LA CARTA
 CLASES DE CARTA:
existen varias clases entre las cuales se destacan :
PARTES DE LA CARTA
 PARTES DE LA CARTA
1. CODIGO 4. DENOMINACION O TITULO ACADEMICO 6.CARGO
SE ESCRIBE EN LA PRIMERA SE ESCRIBE EN LA TERCERA
INTERLINEA LIBRE INTERLINEA LIBRE

2. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE

ELABORACION

3.DESTINATARIO
ES IMPORTANTE QUE LOS
DATOS DEL DESTINATARIO 5. NOMBRE DEL DESTINATARIO
SE DIRIJAN DE FORMA
PERSONALIZADA, A UN SE ESCRIBE EN LA SEGUNDA INTERLINEA
FUNCIONARIO ESPECIFICO LIBRE
 PARTES DE LA CARTA
7.ORGANIZACION 9.NOMBRE DEL LUGAR DE ORIGEN

8.DIRECCION
10.ASUNTO
 PARTES DE LA CARTA

11.SALUDO 13.DESPEDIDA

12.TEXTO

14.REMITENTES Y FIRMAS RE´SPONSABLES

PARTES DE LA CARTA

15.LINEAS ESPECIALES
MEMORANDO:

Comunicación escrita
que se emplean en
las organizaciones
para tratar asuntos
internos
EL MEMORANDO SE UTILIZA PARA
PARTES DEL MEMORANDO
CIRCULARES :
comunicación escrita de interés común con el mismo contenido o
texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como
externa.

Interna: se utiliza para informar disposiciones, normas

Lineamientos y política.

Externas : para dar a conocer reglas de negocios,

Nuevos productos o servicios, entre otros.
PARTES DE CIRCULAR.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CARACTERISTICAS DE REDACCION Y
PRESENTACION
CERTIFICADOS - CONSTANCIA
PARTES DEL CERTIFICADO Y CONSTANCIA
CUANDO SE UTILIZA:
CERTIFICADO: CONSTANCIA:
cuando obtenemos un titulo, un bautizo o para probar una experiencia laboral,
difusión y documento de identidad. clases de trabajo y salario u honorarios.
  ACTAS

Documento escrito que

contiene lo sucedido,
tratado y acordado en
una reunión o situación
especifica, tiene valor
administrativo, legal,
jurídico e histórico
desde el momento de
su creación.
 EXISTEN VARIAS CLASES DE ACTAS
 PARTES DE LAS ACTAS
HOJA DE VIDA CORPORATIVA

la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencias y

competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se
encuentra vinculada laboralmente.

 Este documento es estipulado por cada organización para la

decisión del manejo de información interno se puede archivar de
manera física o digital.

 Se recomienda que la información sea breve, veraz y eficaz

PARTES DE LA HOJA DE VIDA

INFORMACION
ACADEMICA

DATOS EXPERIENCIA
BASICOS LABORAL
MENSAJE ELECTRONICO
también conocido como e-mail, un término inglés derivado de electronic
mail es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de
sistemas de comunicación electrónicos.
Ambos permiten enviar y recibir mensajes, que llegan a destino gracias
a la existencia de una dirección.
CARACTERISTICAS DE LA REDACCION Y LA
PRESENTACION
PARTES DEL MENSAJE

ENCABEZADO:
INFORMA QUIEN
ES EL
REMITENTE DEL
MENSAJE

CUERPO DEL
TEXTO: EL SALUDO
Y
DESPEDIDAD,FIRMA,
CARGO Y TELEFONO
EL TRATAMIENTO de cortesía o titulo
académico se escribe en mayúscula inicial
ejemplo:
Para muchos Cargos se presenta Denominaciones
Femeninas Cargos, Ejemplo:
Alcaldesa Gerenta

Rectora Decana
DENOMINACION TITULO PROFESIONAL

Bacterióloga Arquitecta Abogada

 TITULOS Y CARGOS

Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con

minúsculas, porque se convierte en sustantivos comunes.
ejemplo:
SALUDO

se utiliza precedido del titulo

para las damas, el nombre
sencillo o compuesto, según
aparece en el destinatario;
para los caballeros, los
apellidos. Si el saludo es breve
finaliza en dos puntos, se Ejemplo:
recomienda la despedida
seguida de coma; si el saludo Apreciado Señor Botero García:
es extenso se recomienda que
la despedida termine en punto
Respetada Ingeniera Gloria
María:
 DESPEDIDA
La despedida debe realizarse de forma corta y con cortesía.

Representan dos alternativas:

Existen despedidas breves seguidas de coma (,)
Ejemplo:
Atentamente, También presentan despedidas con frases de cortesía
Cordialmente, terminadas en punto(.)
Sinceramente, Ejemplo:
Agradecemos su gentil colaboración para nosotros es un
gusto servirle.

Hasta una nueva comunicación.

 USO DE LA MAYUSCULAY MINUSCULA

Ejemplo:
Los nombres propios de personas, lugares,
organizaciones, nombres de cargos, se escriben con
mayúscula inicial.

Se escriben con minúscula los días, los meses, los

puntos cardinales y las estaciones del año, excepto
después de punto o inicio de párrafo.
Ejemplo:
Para mayor información sobre el uso de las mismas
se debe consultar la RAE.
 ESCRITURA DE FECHAS,HORA Y NUMERO

FECHAS COMPLETAS

EJEMPLO

 AÑO 2019

 AÑO 2020
 ESCRITURA DE FECHAS,HORA Y NUMERO

HORA
FECHAS ABREVIADAS
ACONTINUACION SE PRESENTAN EQUIVALENCIAS
HORARIAS
CANTIDADES CIFRAS Y OTRAS EXPRESIONES
NUMERICAS
CANTIDADES EN LETRAS
CIFRAS QUE REPRESENTAN DINERO
CIFRAS EN DOCUMENTOS LEGALES