MINISTERIO DIRECCION DIRECCION EJECUTIVA DE MEDICAMENTOS,

DE SALUD REGIONAL PASCO INSUMOS Y DROGAS

ALMACEN ESPECIALIZADO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS

Concepto:
El Almacenamiento y Distribución es un proceso clave
para que los medicamentos y dispositivos médicos,
conserven su calidad y eficacia terapéutica y para
garantizar la disponibilidad de los mismos.
 O
B
J
E
General T Específicos
I
V
O
S
Objetivo Conocer y aplicar criterios técnicos y
General: administrativos para lograr un
adecuado Almacenamiento y
Distribución de Medicamentos y
Dispositivos Médicos.
Objetivo Específico 1:
Conocer y velar por el cumplimiento de la Buenas Prácticas de
Almacenamiento (BPA) para contribuir con el mantenimiento de la
calidad de los medicamentos y dispositivos médicos.

Objetivo Específico 2:
Aplicar criterios técnicos y administrativos para lograr un adecuado
Almacenamiento de Medicamentos y dispositivos médicos.

Objetivo Específico 3:
Conocer y aplicar los criterios técnicos y administrativos para definir el
sistema de distribución de medicamentos y dispositivos médicos

Objetivo Específico 4:
Reconocer la importancia de la coordinación y comunicación entre los
actores involucrados en el proceso de Almacenamiento y Distribución
de Medicamentos y dispositivos médicos.
Almacenamiento Distribución

Distribución
Almacén

Flujo

Almacenamiento

Red de Distribución

Flujo
Sistema de Distribución

Buenas Prácticas de
Almacenamiento Factores clave para
Sistema de Distribución

Areas Básicas del

Almacén Importancia de los medios
de transporte
 ¿QUÉ ES EL ALMACÉN?

El almacén es un espacio físico destinado para la

conservación, manejo, seguridad y control de los
medicamentos y dispositivos médicos.
 ¿QUÉ ES EL ALMACENAMIENTO?

El Almacenamiento es un proceso técnico y administrativo

que consiste en ubicar en el almacén o farmacia los
medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo con las
Buenas Prácticas de Almacenamiento(BPA), que garantice el
mantenimiento de la calidad y el resguardo de la seguridad,
hasta su distribución o utilización.
El proceso de Almacenamiento consta de
cuatro etapas:

1. Etapa de recepción.
2. Etapa de almacenamiento.
3. Etapa de control de stock.
4. Etapa de embalaje y entrega.
 1. Etapa de recepción

Objetivos
Pasos

Consideraciones
técnicas
 1. Etapa de recepción: Ingreso físico

Los objetivos principales de esta etapa son:

• Verificar las características físicas y los documentos de los

medicamentos e insumos que ingresan al Almacén
Especializado.
• Oficializar el ingreso de los medicamentos e insumos
recibidos.
• Iniciar las responsabilidades y los derechos sobre los bienes
que ingresan a la institución.
 ¿CUÁLES SON LOS PASOS EN LA ETAPA DE
RECEPCIÓN?

Son cinco pasos:

1. Recibir documentos de adquisición

o envíos.
2. Recibir los bienes.
3. Inspeccionar y verificar.
4. Suscribir documentos.
5. Registrar los datos de los ingresos.
1. Recibir documentos de adquisición o envíos:

• El almacén debe tener conocimiento

anticipado de los medicamentos e insumos
que se van a recepcionar.

• El Área de Adquisiciones remite copia de orden

de compra al almacén, con la debida
anticipación.

• El personal responsable de recibir los

documentos es el Jefe del Almacén
Especializado quien deberá coordinar con el
responsable técnico.
2. Recibir los bienes:

• Recibir documentos del proveedor: Guías de

remisión, protocolos de análisis, facturas, que
acompañan a los medicamentos e insumos que
serán internados.
• Descargar los medicamentos e insumos y
trasladarlos al área de recepción.
• Verificar el número de paquetes recibidos y dar
conformidad al transportista.

• El responsable de esta actividad es el Jefe del Almacén

Especializado o un personal administrativo.
3. Inspeccionar y verificar:
• Cotejar documentación.
• Verificar aspectos administrativos: Nombre, unidades,
precios, etc.
• Verificar aspectos técnicos: Control organoléptico,
protocolos de análisis, Registro Sanitario, fecha de
vencimiento, lote, etc.
• Registrar en un formato los resultados de la evaluación
técnica realizada.

• El responsable de esta actividad es el personal técnico o

administrativo, según corresponda.
Verificación de aspectos administrativos. Los
principales son:
• Nombre genérico del medicamento e insumo solicitado
versus el producto atendido.
• Cantidad solicitada versus cantidad atendida.
• Precios unitarios y totales acordados.
• Fechas y formas de entrega.
• Presentación de certificado de calidad o protocolo de
análisis.
Verificación de especificaciones técnicas. Las
principales son:
• Nombre genérico del producto solicitado versus el
despachado.
• Forma farmacéutica igual a la requerida.
• Concentración.
• Fecha de vencimiento.
• Registro Sanitario.
• Número de lote.
... Verificación de especificaciones técnicas:

• Características físicas y organolépticas del

medicamento e insumo.
• Condiciones de almacenamiento.
• Características relacionadas con la etiqueta,
empaque, envase, embalaje y forma
farmacéutica.
• Certificado de calidad o protocolo de
análisis de cada lote recibido.
• Resultado de control de calidad solicitado.
4. Suscribir documentos:
• Elaborar y dar conformidad al acta de recepción en la
que consta la verificación cuali-cuantitativa.

• Enviar al Área de Adquisiciones para el trámite de pago y

para que proceda a emitir las guías de internamiento o
notas de entrada, según corresponda.

• El responsable de esta actividad es el personal técnico o

administrativo, según corresponda.

5. Registrar los datos de los ingresos:

• Registrar los ingresos en los kárdex valorados y en el
sistema informático.
•El responsable de esta actividad es el personal
administrativo.
Consideraciones técnicas:

• En toda recepción debe verificarse la correcta

identidad, cantidad y calidad de los
medicamentos e insumos. Asimismo, debe
realizarse una inspección de las características
externas del medicamento e insumo recibidos
(Rótulos, estado del envase, contenido,
características organolépticas, entre otros).
• La recepción física de medicamentos e insumos
debe ser confrontada con la guía de remisión y
factura. En caso de conformidad, proceder a
firmar la guía de remisión y elaborar el acta de
recepción y conformidad. Estos documentos
también deben ser suscritos por el Jefe del
Almacén General.
... Consideraciones técnicas:

• La elaboración de esta acta es importante

porque allí firman las partes – proveedor e
institución – si hay conformidad entre lo
adquirido o solicitado y lo entregado.

• Los medicamentos e insumos que no cumplan

con las especificaciones técnicas o
administrativas deben ser almacenados en el
Área de Cuarentena hasta su regularización
por parte del proveedor.
 2. Etapa de almacenamiento

Objetivos Pasos

Consideraciones
técnicas

Los principales objetivos son:

•Conservar los medicamentos e insumos en las condiciones

adecuadas. Aplicar las Buenas Prácticas de Almacenamiento.
•Disponer de existencias para atender con oportunidad las
necesidades de medicamentos e insumos.
¿CUÁLES SON LOS PASOS RECOMENDADOS EN LA
ETAPA DE ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN?

1.- Acondicionar el lugar de custodia.

2.- Clasificar los bienes.
3.- Trasladar y ubicar.
4.- Registrar.
5.- Conservar los medicamentos e insumos.
1.- Acondicionar el lugar de custodia:
• Definir áreas de almacenamiento
y acondicionarlas.
• Definir los métodos de ordenamiento de
medicamentos en el almacén.

2.- Clasificar los bienes:

• Separarlos en función del método de
ordenamiento definido.
• Identificar lugar de almacenamiento
correspondiente.
3.- Trasladar y ubicar:
• Trasladar los medicamentos a los
lugares previamente identificados.
• Asegurar que los medios de transporte
garanticen la integridad de los
medicamentos e insumos.
• Ubicar los medicamentos e insumos en
parihuelas, estanterías, refrigeradoras,
etc.

4.- Registrar:
• Registrar los datos de ingreso de los
medicamentos en la Tarjeta de Control
Visible.
5.- Conservar los medicamentos e insumos:

• Aplicar las Buenas Prácticas de Almacenamiento

(BPA) para garantizar la calidad de los
medicamentos e insumos almacenados.
• Se recomienda contratar pólizas de seguro para
la cobertura de riesgo en los almacenes, por
ejemplo, contra incendios.
Del sistema de ordenamiento:
Los medicamentos e insumos deberán ordenarse en los
estantes o vitrinas con los siguientes criterios, evitando
ponerlos en contacto con la pared y el piso:

• Por forma farmacéutica (Tabletas, ampollas, jarabes, etc.),

teniendo en cuenta que los frascos y las ampollas se
ubiquen en zonas bajas.

• Por orden alfabético, de acuerdo con la primera letra o

letras del nombre genérico.

• Por acción farmacoterapéutica.

Del sistema de ordenamiento:

• Los medicamentos con fecha de vencimiento más corta

deben ir en primera fila, de manera que se utilicen antes
de su vencimiento (PEPE “Primero en Expirar, Primero en
Entregar”).

• Debe mantenerse un archivo de toda la documentación.

• Mantener la temperatura ambiental entre 15º – 25ºC.

 3. Etapa de control de stock

Objetivos Pasos

Los principales objetivos son:

•Constatar las condiciones de los medicamentos en custodia

temporal.

•Adoptar medidas correctivas que cada caso requiera.

•Reportar información sobre la situación del inventario a los

respectivos niveles gerenciales.
1.-Cotejar registros con cantidades
(Proceso de control administrativo,
llamado también Inventario Físico):

• Verificar cantidades registradas versus

existencia física en almacén.
• Determinar períodos de ejecución de
inventario.
• Establecer un procedimiento ante diferencias
de inventario, identificando causales.
2.- Detectar situaciones de riesgo:

• Detectar situaciones que representan un potencial riesgo

para la integridad física del trabajador, del almacén y de
los medicamentos e insumos.
• Revisar puertas, ventanas, cerraduras, instalaciones
eléctricas, vigencia de extintores, equipos y materiales de
transporte interno, etc.
• Remitir informe a jefatura inmediata.
3.- Informar resultados y medidas:

• Emisión de informes gerenciales que

permita a las áreas directivas tener
elementos de juicio para la toma de
decisiones.
 4. Etapa de embalaje y entrega

Objetivos Pasos

Los principales objetivos son:

•Cerrar el ciclo de almacenamiento.

•Atender las necesidades de medicamentos e

insumos de los usuarios a través de la distribución
 ¿CUÁLES SON LOS PASOS RECOMENDADOS EN LA
ETAPA DE EMBALAJE Y ENTREGA?
1. Revisar el pedido o requerimiento del establecimiento.
2. Seleccionar (Ubicar) los medicamentos.
3. Retirar de las existencias los medicamentos e insumos
incluidos en el pedido.
4. Clasificar los medicamentos.
5. Comprobar dos veces el pedido.
6. Disponer los medicamentos e insumos.
7. Asegurar que el embalaje o empaque técnico se ciña a las especifica-
ciones técnicas.
8. Considerar que algunos medicamentos e insumos requieren un
envasado y un manejo especial.
1.-Revisar el pedido o requerimiento del
establecimiento

2.- Seleccionar (Ubicar) los medicamentos

3.-Retirar de las existencias los

medicamentos e insumos incluidos en el
pedido: Siguiendo estrictamente la técnica PEPE:
“Primero en Expirar, Primero en Entregar”.

4.-Clasificar los medicamentos

Según el pedido o Requerimiento
5.- Comprobar dos veces el pedido:
• Para evitar posibles errores, el pedido deberá ser
revisado dos veces antes de empaquetar, sellar y
etiquetar los medicamentos e insumos para la
distribución. Esto estará a cargo del personal
responsable de la entrega.

6.- Disponer los medicamentos e insumos:

• Disponer los medicamentos e insumos en cajas o

bolsas debidamente marcados, para proceder al
empaque técnico.
7.-Asegurar que el embalaje o empaque técnico se
ciña a las instrucciones técnicas:

• Para lograr la calidad en la entrega de los

medicamentos e insumos y su correcto uso, se debe
asegurar el embalaje o empaque, siguiendo las
instrucciones técnicas.

8.-Considerar que algunos medicamentos e

insumos requieren un envasado y manejo especial:

Como, por ejemplo, las vacunas.

 El sitio para el
almacén de
medicamentos NO
Realizar nueva selección del local
Seleccionado reúne
los requisitos para almacén
establecidos

SÍ

El área es apropiada
Según las NO
Características de Calcular el tamaño
Almacenamiento y
Distribución
establecido

SÍ
Flujograma del Ubicar y señalizar las diferentes áreas de
Proceso de Almacenamiento y equipamiento.

Almacenamiento SÍ

de Medicamentos Se dispone de los

NO
e Insumos
Equipos y mobiliarios
Para el buen
Implementar con el equipamiento y
funcionamiento del mobiliario necesario
Almacén.

SÍ
Ubicar los medicamentos en los estantes,
por cualquiera de los métodos.
SÍ

Realiza inventario NO
Implementar un sistema de control de
Registra movimiento
en el kárdex de inventarios, según método que defina
existencias.

SÍ
Tomar decisiones de técnico
administrativo para gestión de stock
 ¿CÓMO ASEGURAMOS QUE LOS MEDICAMENTOS
E INSUMOS CONSERVEN LA CALIDAD DURANTE
ESTE PROCESO?
Se puede asegurar que los medicamentos e insumos
llegarán en mejores condiciones al usuario si hay
buena infraestructura, personal capacitado en el
manejo de criterios técnicos de almacenamiento,
procedimientos administrativos establecidos y
aplicación de las Buenas Prácticas de
Almacenamiento (BPA).
 ¿QUÉ SON LAS BPA?
Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) constituyen un
conjunto de normas mínimas obligatorias de almacenamiento
que deben cumplir los establecimientos que se dedican a la
importación, distribución, dispensación y expendio de productos
farmacéuticos y afines, respecto de las instalaciones,
equipamiento y procedimientos operativos destinados a
garantizar el mantenimiento de las características y propiedades
de los medicamentos e insumos (Según R.M. 585-99-SA/DM).
RM N° 132-2015/MINSA
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CUMPLIR CON LAS BPA?
El cumplimiento de estas normas permite garantizar la calidad
de los medicamentos e insumos en almacenamiento, a fin de
coadyuvar a la recuperación y el mantenimiento de la salud de
los usuarios.
Áreas del Almacén:

• Recepción
• Embalaje y Despacho
• Administrativa
• Almacenamiento
• Recepción:
Su objetivo es verificar que los medicamentos e insumos
que se reciban en el Almacén Especializado cumplan los
requisitos estipulados en los documentos de compra o
transferencias (PECOSA o guías de remisión), en cuanto a
identidad, cantidad, calidad y condiciones de entrega
establecidas.

•Embalaje y Despacho:
Su objetivo es organizar los medicamentos e insumos que
salen del Almacén Especializado para los establecimientos o
servicios de farmacia, en los empaques más convenientes y
seguros. A esta área también se la llama Área de
Distribución.
• Administrativa:
Su objetivo es promover la existencia de mecanismos de
control y registros que permitan mejorar el funcionamiento
del Almacén Especializado.

•Almacenamiento:
Su objetivo es garantizar la preservación de la calidad y el
almacenamiento ordenado y eficiente de los medicamentos
e insumos bajo custodia, basándose en el Manual de
Buenas Prácticas de Almacenamiento. Cuenta con las áreas
internas de Devolución, Rechazo - Vencimiento y de
Cuarentena.
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
¿EN QUÉ CONSISTE LA DISTRIBUCIÓN DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS?
La Distribución es un proceso que comprende el movimiento y
traslado de medicamentos e insumos, desde el Almacén
Especializado hacia el Subalmacén o Establecimientos de Salud,
a fin de garantizar un stock que permita satisfacer las
necesidades de la población que busca atención de salud.
¿Cuáles son los factores que influyen en la
distribución de medicamentos e insumos?
Un Sistema de Distribución depende de la calidad de
información, del análisis que se realice en función de ella y de la
implementación y funcionamiento de una adecuada Red de
Distribución, acorde con las características de cada región.
Red de Distribución:
La Red de Distribución está formada por un conjunto de
Establecimientos de Salud, organizados con cierto orden
jerárquico (De almacenes, subalmacenes, centros y puestos
de salud) u ordenados por rutas, para ello se debe contar con
un Sistema de Distribución.

CUÁL ES EL OBJETIVO DEL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN?

El principal objetivo del Sistema de Distribución es mantener

un suministro permanente de medicamentos e insumos en los
establecimientos que los requieran, garantizando al mismo
tiempo que los recursos se utilicen de una manera efectiva.
¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES ELEMENTOS DE
UN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN?

A. Diseño del Sistema de Distribución.

B.Sistema de Información.
C. Almacenamiento.
D. Entrega.
Para el diseño de un Sistema de
Distribución se debe tener en cuenta:

• Cobertura geográfica o de población.

• Nivel de centralización: Dependiendo del nivel de
centralización, un Sistema de Distribución puede ser
centralizado (DISA / DIRESA) o descentralizado (Red /
Microrred).
• Modalidad de Requisición versus Modalidad de Asignación:
Se debe tomar una decisión respecto a quiénes realizarán
los pedidos de medicamentos e insumos.
 Modalidad de Requisición
Distribución de medicamentos e insumos
en el que cada Establecimiento de Salud
determina el tipo y la cantidad de
medicamentos a solicitar al almacén.
Condiciones que favorecen una
Modalidad de Requisición:
 Personal del nivel operativo es
competente en la evaluación de las
necesidades y la gestión de inventario.
 En el Almacén Especializado se dispone de
cantidades de medicamentos suficientes
para cubrir todas las necesidades de los
Establecimientos de Salud.
 Se maneja una gama de medicamentos e
insumos.
 Existe supervisión y control permanente
por parte del Almacén Especializado.
Modalidad de Asignación
Distribución de medicamentos e insumos
en el que el almacén determina la
cantidad y el tipo de medicamentos a
entregar a los Establecimientos de Salud.
Condiciones que favorecen una
Modalidad de Asignación:
 Personal del nivel operativo es
competente en el control de inventario.
 La demanda supera la oferta de los
medicamentos e insumos disponibles, por
lo que es necesario darle prioridad a las
atenciones de Requerimiento.
 Se maneja un número limitado de
medicamentos e insumos.
 Útil en las situaciones de desastre, y
cuando la línea de distribución no
funciona a todos los niveles del sistema.
 INICIO

REQUERIMIENTO
ASIGNACIÓN REQUERIMIENTO
(Cuadro de REQUISICIÓN
distribución) (ICI)

EVALUACIÓN DE
REQUERIMIENTO
(Responsable SISMED)

Flujograma EMISIÓN DE GUÍA

del proceso de
Distribución
ETAPA DE EMBALAJE Y DESPACHO

RECOJO ENTREGA

VERIFICACIÓNY
ENVÍO A TRAVÉS DE
ACEPTACIÓN
TRANSPORTISTA
(Usuario)

ENTREGA,
VERIFICACIÓN Y
FIN ACEPTACIÓN
(Usuario)

FIN
Sistema de Información:

Es importante contar con una información viable y fiable sobre la

gestión, a fin de coordinar la Red de Distribución, como:

• Control de inventarios.
• Registro e impresos.
• Informes sobre consumo.
• Flujo de información.
Almacenamiento:

• Es importante contar con la infraestructura adecuada para

mantener la calidad de los medicamentos e insumos
• Selección de los almacenes: El lugar más adecuado para un
almacén depende de factores geográficos, demográficos y de
comunicaciones.
• Sistema de manejo de medicamentos e insumos.
• Cumplimiento de pedidos.