DIRECCIÓN

GENERAL

PROCEDIMIENTO PARA
AUDITAR EL SISTEMA DE
CERTIFICACIÓN DE
COMPETENCIAS LABORALES

VERSIÓN 2, aprobada en Mayo de 2006

Ministerio de la
Protección Social
SERVICIO NACIONAL DIRECCIÓN SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
DE APRENDIZAJE
 REFERENTE TEÓRICO Y
DIRECCIÓN
GENERAL
DEFINICIONES
La auditoría verifica lo que se hace y los resultados
de lo que se hace.
Para ello tiene en cuenta:
 Lo que se debe hacer (criterios)
 Lo que se hace (real)
 Lo que se quiere auditar (objetivo/alcance de la
auditoría)

La discrepancia entre lo que se debe hacer y lo que

se hace, constituye los hallazgos de auditoría.
Ministerio de la
Protección Social
SERVICIO NACIONAL DIRECCIÓN SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
DE APRENDIZAJE
 A. PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
GENERAL
GENERAL
A a. Conducta ética
U
D
I b. Presentación ecuánime
T
O
R c. Debido cuidado profesional
A
U
D
I
d. Independencia
T
O
R e. Enfoque basado en la evidencia
I
A

Ministerio
Ministeriode
delala
Protección
ProtecciónSocial
Social
SERVICIO
SERVICIONACIONAL
NACIONAL DIRECCIÓN DEL SISTEMA
DIRECCIÓN SISTEMANACIONAL DEFORMACIÓN
NACIONAL DE FORMACIÓN PARA
PARA EL TRABAJO
EL TRABAJO
DE
DEAPRENDIZAJE
APRENDIZAJE
 DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
Principios de los auditores:
GENERAL
GENERAL

a. CONDUCTA ÉTICA:
fundamento de la
profesionalidad
• confianza
• integridad
• confidencialidad
• discreción
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Ministeriode
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ProtecciónSocial
Social
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SERVICIONACIONAL
NACIONAL DIRECCIÓN DEL SISTEMA
DIRECCIÓN SISTEMANACIONAL DEFORMACIÓN
NACIONAL DE FORMACIÓN PARA
PARA EL TRABAJO
EL TRABAJO
DE
DEAPRENDIZAJE
APRENDIZAJE
 b. PRESENTACIÓN ECUÁNIME
Obligación de informar con
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
GENERAL
GENERAL

veracidad y exactitud
Los hallazgos , conclusiones e informes de
la auditoría reflejan con veracidad y
exactitud las actividades de auditoría.
Se informa de los obstáculos significativos
encontrados durante la auditoría y de las
opiniones divergentes sin resolver entre el
equipo auditor y el auditado
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Protección
ProtecciónSocial
Social
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NACIONAL DIRECCIÓN DEL SISTEMA
DIRECCIÓN SISTEMANACIONAL DEFORMACIÓN
NACIONAL DE FORMACIÓN PARA
PARA EL TRABAJO
EL TRABAJO
DE
DEAPRENDIZAJE
APRENDIZAJE
 c. DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
GENERAL
GENERAL
La aplicación de diligencia y juicio al
auditar

Los auditores proceden con el debido

cuidado, de acuerdo con la importancia de
la tarea que desempeñan y la confianza
depositada en ello por el cliente de la
auditoría y por otras partes interesadas.

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Protección
ProtecciónSocial
Social
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SERVICIONACIONAL
NACIONAL DIRECCIÓN DEL SISTEMA
DIRECCIÓN SISTEMANACIONAL DEFORMACIÓN
NACIONAL DE FORMACIÓN PARA
PARA EL TRABAJO
EL TRABAJO
DE
DEAPRENDIZAJE
APRENDIZAJE
 Principios de la auditoría:
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
GENERAL
GENERAL

d. INDEPENDENCIA: base para la

imparcialidad de la auditoría y la
objetividad de las conclusiones
Los auditores son independientes
de la actividad que es auditada ,
y están libres de sesgo y conflicto
de intereses.
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ProtecciónSocial
Social
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NACIONAL DIRECCIÓN DEL SISTEMA
DIRECCIÓN SISTEMANACIONAL DEFORMACIÓN
NACIONAL DE FORMACIÓN PARA
PARA EL TRABAJO
EL TRABAJO
DE
DEAPRENDIZAJE
APRENDIZAJE
 e. Enfoque basado en la
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
evidencia: método racional
GENERAL
GENERAL

La evidencia de auditoría es
verificable. Está basada en muestras
de información disponible.

El uso apropiado del muestreo está

relacionado con la confianza que
puede depositarse en las
conclusiones de la auditoría

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ProtecciónSocial
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NACIONAL DIRECCIÓN DEL SISTEMA
DIRECCIÓN SISTEMANACIONAL DEFORMACIÓN
NACIONAL DE FORMACIÓN PARA
PARA EL TRABAJO
EL TRABAJO
DE
DEAPRENDIZAJE
APRENDIZAJE
 DIRECCIÓN
GENERAL

4.2 DEFINICIONES

Ministerio de la
Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 DIRECCIÓN
CONCEPTO DE AUDITORÍA
GENERAL

“Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias de
la auditoría y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumple los criterios
de auditoría”.
ISO 19011:2002 (3.1)

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Protección Social
SERVICIO NACIONAL DIRECCIÓN SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
DE APRENDIZAJE
 TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

DIRECCIÓN
Auditor
GENERAL
Persona con la competencia para llevar a cabo una
auditoría.

Auditado
Organización que es auditada. En este contexto se
auditará el SC de CL.

Alcance de la auditoría
Extensión y límites de una auditoría .

Criterios de auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia.
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Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 TÉRMINOS Y DEFINICIONES:
DIRECCIÓN
GENERAL

Conclusiones de la auditoría
Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y
todos los hallazgos de la auditoría.

Cliente de la auditoría
Organización o persona que solicita una auditoría. Los
Centros de formación del SENA y las empresas que
estén implementando el sistema de certificación de
competencia laboral, se consideran los clientes.

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DE APRENDIZAJE
 TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

DIRECCIÓN
GENERAL Equipo auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría,
con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos .

Experto técnico
Persona que aporta conocimientos o experiencia
específicos al equipo auditor .

Evidencias de la auditoría
Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de la
auditoría y que son verificables .

Ministerio de la
Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Hallazgos de la auditoría
DIRECCIÓN
GENERAL

Resultados de la evaluación de la evidencia de la

auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

No conformidad
Incumplimiento de un requisito.

No conformidad mayor (NCM)

Falla total en el sistema de certificación de
competencia laboral o cuando se suman rompimientos
pequeños en los procedimientos y ocasionan un
rompimiento total o importante.

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DE APRENDIZAJE
 TÉRMINOS Y DEFINICIONES:
DIRECCIÓN
GENERAL
No conformidad menor (NCm)

Identificación de una o mas deficiencias en el sistema

de certificación que admiten corrección a la mayor
brevedad.

Observación

Identificación de una o más deficiencias potenciales o

reales en el sistema de certificación, que no se
cataloga como una no conformidad pero que señala
oportunidad de mejoramiento.
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Protección Social
SERVICIO NACIONAL DIRECCIÓN SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
DE APRENDIZAJE
 TÉRMINOS Y DEFINICIONES:
DIRECCIÓN
GENERAL

Programa de auditoría
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propósito específico.

Plan de auditoría
Descripción de las actividades y de los detalles
acordados de una auditoría.

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Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA AUDITAR
CENTRO DE FORMACIÓN CENTRO DE FORMACIÓN EQUIPO AUDITOR CENTRO DE FORMACIÓN /
SOLICITANTE (PAR) SI APLICA EMPRESA

DIRECCIÓN
INICIO No
GENERAL DESIGNA LOS PLAN DE
AUDITORES DEL AUDITORIA
HACE SOLICITUD DE PROCESO Y APROBADO
AUDITORIAS ELABORA CARTA DE ?
PRESENTANCIÓN
Si
ELABORA PLAN DE
AUDITORIA

ELABORA LISTA DE
VERIFICACIÓN

HACE REUNIÓN DE
APERTURA

EJECUTA LA
AUDITORIA

HACE REUNIÓN CON

EQUIPO AUDITOR

ELABORA INFORME
DE AUDITORIA

HACE REUNIÓN DE
CIERRE

HACE SEGUIMIENTO Y
CIERRE A LAS NCs

FIN

Ministerio de la
Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 GESTIÓN DE AUDITORÍAS
DIRECCIÓN
GENERAL

¿Cómo programar las auditorías?

El responsable del proceso de certificación en cada

Centro de Formación, debe considerar:

 Cronograma para evaluar y certificar la

competencia laboral suministrado por los
evaluadores
 Recursos
 Auditores formados
Ministerio de la
Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
DIRECCIÓN
GENERAL

REUNIÓN ENTREVISTA
PLANEACIÓN
APERTURA

ANÁLISIS
DOCUMENTOS
RECOLECCIÓN
EJECUCIÓN
DE EVIDENCIAS OBSERVACIÓN
DE ACTITUDES Y
DE LAS ÁREAS DE
INTERÉS

INFORME
REUNIÓN VERIFICACIÓN EN
Y
CIERRE SITIO
SEGUIMIENTO

Ministerio de la
Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 5.1 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA:
DIRECCIÓN
GENERAL

5.1.1 SOLICITUD DE AUDITORÍAS

5.1.2 PLAN DE AUDITORÍA: Emisión de Juicio

5.1.3 LISTAS DE VERIFICACIÓN

Ministerio de la
Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 5.1.1 SOLICITUD DE AUDITORÍAS
DIRECCIÓN
(Consolidado)
GENERAL
5.1.2 PLAN DE AUDITORÍA

El auditor líder y su equipo

elaboran el Plan de Auditoría, el
cual debe ser dado a conocer con
anterioridad a la parte auditada
para su aprobación
(ANEXO A, FORMATO Nº 1 Plan de Auditoría F01-001/05-06)

Ministerio de la
Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO

DIRECCIÓN El líder del equipo debe contactar al auditado para

establecer los canales de comunicación con la
GENERAL

finalidad de:

1. Proporcionar información sobre el tiempo propuesto,

fecha, lugar, y conformación del equipo auditor.
2. Solicitar acceso a la documentación, entrevistados y
registros requeridos.
3. Hacer los arreglos para la auditoría.

En la auditoría, estas actividades son

fundamentales !!
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Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 5.1.2 EL PLAN DE AUDITORÍA
DIRECCIÓN
GENERAL
DEBE DEFINIR: Continuación

El objetivo, alcance y los criterios de auditoría

Momento clave de la auditoría:

1. EMISIÓN DE JUICIO: Cuando está emitido el juicio sobre la
competencia laboral del candidato y aún no se ha emitido el
certificado.

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DE APRENDIZAJE
 DIRECCIÓN
5.1.3 LISTA DE VERIFICACIÓN
GENERAL
Continuación

Son registros de auditoría y se elaboran a

partir del Plan de Auditoría

El auditor la utiliza para corroborar el

cumplimiento de lo establecido.

F01-002/05-06 “LISTA DE VERIFICACIÓN”

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DE APRENDIZAJE
 5.2 EJECUCIÓN DE LA
DIRECCIÓN
GENERAL

AUDITORÍA

ETAPAS:

•Reunión de apertura
•Recolección de evidencias
•Reunión de cierre
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DE APRENDIZAJE
 5.2.1 REUNIÓN DE APERTURA
DIRECCIÓN
Continuación
GENERAL

 Agradecimientos
 Presentación de participantes
 Firmar y recoger lista de participantes
 Explicación objetivo y alcance de la auditoría
 Explicación de la metodología a utilizar
 Explicación de la técnica de muestreo a utilizar
 Explicación de hallazgos y su clasificación
 Explicación del anexo Nº5 “Plan de acción
correctiva”
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DE APRENDIZAJE
 5.2.1 REUNIÓN DE APERTURA
DIRECCIÓN
GENERAL
Continuación

 Explicación itinerario general

 Confirmación de reunión de cierre
 Explicación sobre el informe y el
seguimiento
 Confirmación sobre el principio de
confidencialidad

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Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 5.2.2 RECOLECCIÓN DE
DIRECCIÓN
GENERAL
EVIDENCIAS
La recolección de pruebas se hace a través
de:
5.2.2.1 Entrevistas
5.2.2.2 Análisis de documentos
Observación de actitudes y
5.2.2.3
condiciones de las áreas de interés
5.2.2.4 Verificación en sitio (a criterio del auditor)
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Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 5.2.2.2 ANÁLISIS DE DOCUMENTOS
DIRECCIÓN
GENERAL

FONDO: Examen del registro de todo el

proceso de certificación de competencias
FORMA: Utilización de los formatos
estandarizados
APLICACIÓN: Efectiva implementación del
proceso y uso de la documentación
(Metodología de Evaluación, NCL y
Portafolios de Evidencias, carpetas control
documental y protocolo)
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DE APRENDIZAJE
 REVISIÓN DOCUMENTAL
DIRECCIÓN
GENERAL

Auditoría documental al Portafolios de

Evidencias:

• Registro “Inscripción”
• Fotocopia de documento de identificación
• Registro “Plan de Evaluación y de Presentación
de evidencias”
• Emisión de “Juicio”

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DE APRENDIZAJE
 5.2.2.5 MUESTRA A EXAMINAR
DIRECCIÓN
GENERAL Número Número de Número
de candidatos a de Porcentaje Mínimo
Candidatos entrevistar y Portafolios
verificación a verificar
de sus Portafolios
Portafolios de Entrevista a
Evidencias Candidatos

Hasta 20 5 3 40% 25%

Entre 7 4 22% 14%

21 y 50
Entre 15 8 23% 15%
51 y 100
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DE APRENDIZAJE
 • Redacción de hallazgos de auditorías
DIRECCIÓN
GENERAL

Hecho + Evidencia + Criterio

Una de las formas en que podemos redactar:

No se encontró en los portafolios de evidencias de los

candidatos A y B, el registro “Juicio de la
Competencia Laboral” (F03-003/07-07) (Anexo C),
incumpliendo lo establecido en el numeral …., de la
metodología para evaluar y certificar competencias
laborales.

Ministerio de la
Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 5.3 Informe de la Auditoría y su
DIRECCIÓN
GENERAL seguimiento

• Se describen las fortalezas y debilidades

encontradas, clasificando y cuantificando
los hallazgos en NCM y NCm, y las
Observaciones, para definir las
conclusiones y preparar el informe de
auditoría

Ministerio de la
Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 5.4 PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA
DIRECCIÓN Continuación
GENERAL

• La parte auditada debe consignar la

propuesta de acción correctiva, y fecha de
implementación.
• Ésta debe ser revisada en la auditoría de
seguimiento
• El Centro certificador no podrá certificar
la totalidad de los candidatos del proceso,
hasta tanto las no conformidades mayores
hayan sido cerradas!!
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Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE
DIRECCIÓN
LA ACCIÓN CORRECTIVA
GENERAL

• Proceso que determina que la acción

correctiva se ha implementado

• El cierre de la auditoría se hace cuando se

ha aceptado la eficacia de la acción
correctiva implementada, este cierre
incluye una segunda auditoría con la
misma metodología.
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Protección Social
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DE APRENDIZAJE
 Mayor Información.!.!
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
GENERAL
GENERAL Juan Bayona Ferreira
DIRECTOR SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
-SENA-

Mariam Zgaib Aburad

COORDINADORA CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIA LABORAL - SENA
mzgaib@sena.edu.co
Tel: 5461500 ext. 2209

EQUIPO NACIONAL DE AUDITORES:

DEYANIRA ACEVEDO - WILLIAM DARÍO RIAÑO-NELSON VÉLEZ -
MARCO AURELIO RIVERA - MARIAM G. ZGAIB ABURAD

Ministerio
Ministeriode
delala
Protección
ProtecciónSocial
Social
SERVICIO
SERVICIONACIONAL
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DEAPRENDIZAJE
APRENDIZAJE