SEDE ELECTRONICA

UGPP

EDUARD COY
DIANA JEREZ
ROBINSON PEREZ
CARLOS GUARÍN
ANDRÉS CUELLAR
SERGIO GARZÓN
 Visión del Proyecto

ENUNCIADO DEL PROBLEMA:

Dificultad en el acceso a los servicios públicos ofrecidos por la entidad.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO:

Implementar una herramienta tecnológica para facilitar todos los tramites que
se realizan en la compañía para que estos se puedan ejecutar de manera
electrónica, para lo cual se cuenta con el principal proveedor de sedes
electrónicas en Colombia, un presupuesto respaldado por el certificado de
disponibilidad presupuestal No 24618 del 21 de septiembre de 2018 con cargo
al rubro 18, en un tiempo estimado de 1 año, con un soporte técnico de 2 años
posteriores a la iniciación del proyecto y se tendrá personal a cargo para su
respectiva administración y gestión.
 Visión del Proyecto

METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO

2. Conseguir obtener 3. Optimizar uso de papel, de

1. Lograr que todos los
información del ciudadano a acuerdo con las políticas
procesos de la compañía se
través de la plataforma virtual internas de la compañía, las
realicen de forma virtual de
con la finalidad de analizar y cuales están acordes a las
cara al ciudadano.
generar estadísticas. tendencias actuales.

4. Disminuir considerablemente la
inversión de tiempo en
desplazamiento y filas realizado
por los usuarios en la presentación
de la información que sea
solicitada por la compañía para los
diferentes tramites.
5. Alinear las políticas de la
compañía con los requerimientos
planteados por el estado, en
cuanto al uso de herramientas
digitales.
 Visión del Proyecto
ALCANCE DEL PROYECTO
Implementar una sede electrónica con el presupuesto del estado contratando
al mejor proveedor de sedes en Colombia.

Conformación:
• Recepción de PQR´s.
• Cobro persuasivo.
• Respuesta a acciones persuasivas.
Limitantes:
• El proyecto es desarrollado por fases
en razón a que se depende de la
aprobación de presupuesto para su
ejecución.

• Revocatoria directa. • La capacidad de almacenamiento de

los servidores es limitada
• Denuncias.
• Validar documentos
 Visión del Proyecto
• Recursos financieros.
Factores Críticos de Éxito: • Infraestructura física y tecnológica.
• Conocimiento técnico.

• Al realizar las pruebas en la herramienta, ésta podría presentar errores y

por lo tanto retrasos en la entrega del proyecto.
• Incurrir en gastos adicionales por parte del proveedor.
Suposiciones: • Un cambio de Gobierno puede disminuir el presupuesto para la
ejecución y realización del proyecto.
• Fallas en infraestructura tecnológica.

• El proyecto debe tener una duración de un año.

• El proyecto no puede superar 183 millones de pesos.
• Capacidad limitada de memoria en los servidores.
• Soporte técnico disponible para el mantenimiento de la
Restricciones: herramienta.
• Cambio de contratistas.
• Movimientos administrativos del personal asociados a los cambios
de gobierno.
 Autoridad del Proyecto e Hitos
• Recursos económicos destinados de 183 millones de COP.

• Son obtenidos del presupuesto destinado por el gobierno para las

Autoridad entidades públicas.
Presupuestaria: • La aprobación del presupuesto depende directamente del Ministerio de
Hacienda.

• El método de financiamiento es por fases.

• Seguimiento a cargo del área de tecnología (Ingenieros asignados).

Autoridad de
• El área de auditoria interna vela por que se cumplan los acuerdos
Supervisión del del proyecto.
Proyecto:
• Ministerio de Hacienda como regulador externo.
 Autoridad del Proyecto e Hitos

HITOS:

Hito / Artefacto Entregable Fecha Entrega

Acta de Constitución de Proyecto Aprobada 26 de junio de 2015

Plan del Proyecto Aprobado 3 de septiembre de 2015

Primera entrega del proyecto 15 de septiembre de 2016

Segunda entrega del proyecto 15 de septiembre de 2017

Tercera entrega del proyecto 15 de septiembre de 2018

Cuarta entrega del proyecto 15 de septiembre de 2019

 Organización del Proyecto
ESTRUCTURA DEL PROYECTO:

Rol
Director de proyecto
Gerente del proyecto
Gerente de proyecto Indenoa
Equipo de desarrollo Indenoa
Ingeniero supervisor de contrato
Ingeniero de aplicación y desarrollo
Ingeniero de estructura y redes
Contratista de infraestructura
Área de servicio al cliente
Organización del Proyecto
ROLES Y RESPONSABILIDADES:
Responsabilidad
Lidera el proyecto y alinea el proyecto con las políticas estatales
Recibe las peticiones del director y ejecuta el proyecto en conjunto con el contratista. Genera una
comunicación cercana junto con el gerente de proyecto de la empresa contratista.
Mantiene una comunicación constante con el gerente del proyecto de UGPP y trasmite a su equipo de trabajo
los requerimientos del cliente. Suministra todos los equipos e insumos necesarios para el desarrollo del
proyecto.
Ejecutan de manera técnica todos los requerimientos y necesidades del cliente UGPP. Encargado de
desarrollar la plataforma y actualizaciones para que la interface de la aplicación funciones adecuadamente.
Verificar y cumplir que los objetivos del contrato se cumplan a cabalidad, sin generar demoras ni incurrir en
fallos.
Encargado de gestionar y realizar las pruebas de lo entregado por el proveedor y adicionalmente administra la
plataforma.
encargado de coordinar que el equipo en planta física sea el acordado para soportar el funcionamiento de la
aplicación, como servidores, computadores y redes.
Encargados del soporte de primer nivel a usuarios internos de la UGPP
Recibir todos los PQR radicados por los ciudadanos y dar respuesta formal a sus solicitudes.
 Organización del Proyecto
MATRIZ DE REPONSABILIDADES:
Ingeniero
Gerente Ingeniero Ingeniero
Gerente Equipo de de Contratista Área de
Director de de supervisor de
Hito Principal del desarrollo aplicación Infraes- servicio al
proyecto proyecto de estructura
proyecto Indenoa y tructura cliente
Indenoa contrato y redes
desarrollo

Acta de Constitución de Proyecto ACI EC EC

Aprobada

Plan del Proyecto Aprobado ACI EC EC

Primera entrega del proyecto ACI EC EC EI ECI ECI ECI EI I

Segunda entrega del proyecto ACI EC EC EI ECI ECI ECI EI I

Tercera entrega del proyecto ACI EC EC EI ECI ECI ECI EI I

Cuarta entrega del proyecto ACI EC EC EI ECI ECI ECI EI I

Leyenda
E = Responsable de ejecutar (puede ser compartida)
A = Autoridad de aprobación final
C = Debe ser consultado
I = Debe ser informado
 Organización del Proyecto

INSTALACIONES Y RECURSOS DEL PROYECTO

Recurso Requerido Responsabilidad

Planta física Área de infraestructura de la compañía

Mobiliario de oficina Área de infraestructura de la compañía

Computadores Proveedor Internexa

Servidores y redes Proveedor Internexa

Software especializado Desarrollador Indenoa