FUNCIONES:

Son dos las Funciones primordiales que cumplen los

documentos administrativos:
F u n c i ó n d e c o n s t a n c i a :
el documento asegura la permanecia de las
actuaciones administrativas al constituirse en
soporte material.
F u n c i ó n d e c o m u n i c a c i ó n :
Los documentos administrativos sirven como medio
de comunicación de los actos de administración.
CARACTERÍSTICAS:
 SUS PRINCIPIOS
FUNDAMENTALES
DE REDACCIÓN.
 Formalidad: se redactan teniendo en cuenta
determinadas normas y pautas.
 Simplicidad: deberan ser elaborados lo mas simple y
breve possible, con un lenguaje sencillo.
 Racionalidad: tener presente la razon del documento,
es decir redactarlos precisos, concretos y directos.
 Flexibilidad: tiene que prevalecer la razón y la
apreciación de su contenido.
 Eficacia: el documento debera persuadir a la accion en
el menor tiempo y lograr su objetivo.
Se clasifican en:
1) Correspondencias: son documentos donde se transmiten un mensaje, se
caracteriza por tener un remitente y destinatario.
• cartas, Oficios y Memorándums
2) Contractuales: no son otros que los contratos, es decir convenios entre dos
partes.
3) Normativos: contienen normas sobre determinados asuntos en cuestión.
• Estatutos, Reglamentos y Manuales administradores.
4) Resolutivos: son las que resuelven un asunto en razón a una necesidad de gestión.
• Resoluciones, Dictámenes y Edicto.
5) certificados: encontramos:
• Solicitud, Certificado y constancia
6) Varios:
• Currículum vitae y Credencial.
Son correspondencias externas generalmente
usadas por las empresas e instituciones privadas.
Estos escritos circulan en un sobre cerrado. Las
caracteristicas de su contenido peude variar
segun la intención del autor.
Estilos de cartas:
• Formal: se dan todo tipo de correpondencia de
ambioto profesional, laboral, etc.
• Coloquial: se dirige a familia y amigos y se usa
un lenguaje colloquial que se entienda.
• Familiar: al unica diferencia es que se dan
entre familiares
• Muy formal: entonces en esto casos se colon
señors/señora, (cargo de dirección) por ejemplo.
 encabezado: cumple la función de
presentación, se presenta nombre,
fecha, dirección.
 Saludo: personal o consolidado en
formas establecidas.
 Exposición: los asuntos con los
temas pertinentes.
 Despedida: con el que se da el
termino de la carta.
 Firma: también se lleva el nombre
en extenso.
 Las cartas también pueden llevar
membrete.
 Antefirma: razón social o
denominación de la causa.
 Posdata (PD): algo que se olvido
explicar o aclarar.
Es una comunicación escrita es empleado por
el sector publico. Una institución publica no
emite cartas sino oficios.
El termino de oficio proviene del latín officium
que significa oficial, su función es de informar
o solicitar algo.
Se establecen tres secciones para la
construcción del oficio:
 Fórmula de apertura: encabeza la
redacción del texto. Inicia con: tengo el
honor…; o también, tengo el agrado…
 Exposición: se desarrolla el asunto del
oficio en forma clara, directa y breve.
 Párrafo de cierre: expresiones que
concluyen y refuerzan la idea central.
Es un documento con mayor uso, se utiliza
tanto en las entidades públicas como privadas,
mediante el cual se pide un beneficio o
servicio que pide ser atendido.
Los requisitos de una solicitud: claridad,
naturalidad, y precisión. Se presenta con la
siguiente estructura:
a) Sumilla: el resumen de lo solicitado.
b) Destinatario: al que se dirige.
c) Saludo: a la persona a la que se derige.
d) El texto: el cuerpo del texto consta de
los motivos y la petición.
e) la despedida: consta de del
agradecimiento, fecha y firma del
solicitante.
El memorando o memorándum son escritos breves por el que se
intercambia información entre diferentes departamentos de una
empresa.
Entre sus características están el sentido de flexibilidad,
practicidad y brevedad. Cabe indicar el memorando también
puede ser utilizado en el sector privado.
LOS TIPOS DE MEMORÁNDUMS:
 Memorando simple: cuando va dirigido a solo una persona u
oficina.
 Memorando múltiple: es dirigido a varias personas u oficinas,
es de carácter general.
La mayoría de las oficinas cuentan con formatos específicos de
memorándums, pero si no fuese así se elaboran con los
siguientes complementos:
 Componentes del
memorando:
A. OBLIGATORIOS:

1- fecha y fecha
2. Enumeración
3. Destinatario
4. Asunto
5. Texto
6. Antefirma
7. Firma y posfirma
8. Pie de pagina

A. COMPLEMENTARIOS:

9. Membrete

10. Nombre del año

11. Referencia
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o
culminación de actividades encomendadas por el jefe superior.
En cuanto a los tipo, estos pueden ser informes simples o
técnicos. Los primeros se utilizan en situación administrativa,
y lo informes técnicos son elaborados por especialistas.
 Componentes del informe simple:
1. Número del informe
2. Remitente
3. Destinatario
4. Asunto
5. Referencia
6. Fecha
7. Contenido
8. Conclusión y despedida
 componentes del informe técnico:
1. Lugar y fecha
2. Número del informe técnico
3. Remitente
4. Destinatario
5. Cuerpo: Introducción, análisis, conclusiones,
recomendaciones
6. Firma.
Curriculum vitae, proviene del latín currículum vítae
et studiorum que significa carrera de vida y estudios.

Son requisitos indispensables para solicitar

cualquier cargo en una empresa.

La estructura que se sigue:

1. Datos generales: se consignara los nombre y

apellidos , numero de identidad, correo, dirección,
teléfonos, etc.

2. perfil: se explica las habilidades o capacidades,

sobre todo competencias que tiene para el puesto.

3. Estudios realizados: describe las instituciones

superiores en las que ha estudiado.

4. Experiencia laboral: concluimos nuestra hoja

de vida con las experiencia laborales.

5. referencias: listado de personas que puedan

dar referencia de nuestras habilidades.
Los certificados son documentos que contienen
información o acreditación de un hecho real que
ha sido comprobado.
La palabra certificado proviene del latín certus:
cierto y farecere: hacer.
Los certificado se emplean en la administración
pública y privada.
Se caracterizan por su claridad, precisión y
discreción.
Estructura: consta de tres partes:
Encabezamiento: consta de la palabra
certificado escrita en mayúsculas
Cuerpo: corresponde a la exposición de los
hechos y también se mencionaran las
cualidades del solicitante.
Final: lleva propósito del certificado, la firma, el
cargo y fecha.
Es un documento mediante el cual se
acredita a una persona a que realice una
determinada función o actividad.También
pueden expedirse para certificar una
situación laboral, académica, científica,
etc. Que facultan para realizar acciones
propias.

Las clases mas comunes de credenciales:

- Credenciales para ejercer funciones

laborales con carácter permanente.

- Credenciales para labores eventuales.

- Credenciales para ejercer presentación

de una autoridad.

- Credenciales para ejercer presentación

política.

- Credenciales para ejercer cargos o

mandatos legales.