Gestión de Proyectos

SESIÓN 1: Gestión de tiempos

1
PROVERBIOS DE OLIVER LEHMANN www.oliverlehmann.com

Proverb # 3: The first 90% of a project takes 90%

of the time. The last 10% takes the other 90%.
Proverbio # 3: El primer 90% del proyecto toma
el 90% del tiempo. El último 10% toma otro 90%.

Proverb # 11: The project would not have been

started if the truth had been told about the cost
and timescale.
Proverbio # 11: El proyecto no se habría iniciado
si la verdad se hubiera dicho acerca del costo y
del tiempo
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PROVERBIOS DE OLIVER LEHMANN www.oliverlehmann.com

Proverb # 12. If an IT project works the first time,

it is wrong.
Proverbio # 12: Si un proyecto de TI funciona a
la primera vez, está equivocado.

Proverb # 43: No project has ever finished on

time, within budget, to requirement - yours won't
be the first to.
Proverbio # 43: Ningún proyecto ha terminado a
tiempo, en presupuesto y con los requisitos.
Los tuyos no serán los primeros en hacerlo.
3
 Procesos de la Gestión del Tiempo Grupo de
Procesos

1.- Planificar la gestión del tiempo

2. Definir las actividades Planificación
3. Secuenciar las actividades
4. Estimar recursos de las actividades
5. Estimar duración de las actividades
6. Desarrollar el cronograma
7. Controlar el cronograma Monitoreo y
Control
4
Proceso # 1:
Planificar la gestión del tiempo

Proceso de establecer las políticas,

procedimientos y documentación para planificar
y controlar el cronograma del proyecto.

Es una guía acerca de cómo se va a manejar el

proyecto.

5
Herramientas y Técnicas:
Planificar la gestión del tiempo

1. Juicio de Expertos.
2. Técnicas analíticas.
3. Reuniones.

6
Técnicas analíticas.

Pueden incluir, pero no se limitan a:

• Planificación gradual (Rolling wave planning)

• Adelantos y retrasos
• Análisis de alternativas
• Métodos para revisar el desempeño

7
Salidas: Planificar la gestión del tiempo

1. Plan de gestión del cronograma.

8
PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

Puede establecer lo siguiente:

• Modelo de cronograma
• Unidades de medida
• Vínculos con los procesos de la organización
• Modelo de mantenimiento del cronograma
• Umbrales de control
• Reglas de medición
• Formatos de reporte

9
 Procesos de la Gestión del Tiempo Grupo de
Procesos

1.- Planificar la gestión del tiempo

2. Definir las actividades Planificación
3. Secuenciar las actividades
4. Estimar recursos de las actividades
5. Estimar duración de las actividades
6. Desarrollar el cronograma
7. Controlar el cronograma Monitoreo y
Control
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Proceso # 2: Definir las Actividades

Proceso de identificar las actividades específicas

a ser desarrolladas para elaborar los entregables
del proyecto.

La Definición de actividades de hace

descomponiendo los Paquetes de Trabajo de
la WBS.

11
Definir las Actividades: en el mundo real

El proceso Definición de Actividades no siempre

se hace en el mundo real: algunos gerentes de
proyecto trabajan directamente con los paquetes
de trabajo (porque ya tienen un detalle suficiente
como para realizar la programación y control).

Ambas formas de trabajo están bien: Trabajar

directamente con los paquetes de trabajo o
descomponerlos en actividades.

12
Herramientas y Técnicas:
Definir las Actividades

1. Descomposición.
2. Planificación Gradual (Rolling Wave
Planning).
3. Juicio de Expertos.

13
1.- Descomposición

Descomposición es dividir entregables

en partes más pequeñas para hacerlas
más manejables.

14
2.- Planificación Gradual
(Rolling Wave Planning)

• Es una técnica de planificación progresiva.

• Las actividades que se realizarán dentro de

poco se planifican en detalle

• Las actividades que se realizarán a largo

plazo se planifican a alto nivel.

15
Salidas: Definir las actividades

1. Lista de Actividades.
2. Atributos de la Actividad.
3. Lista de Hitos.

16
1.- Lista de actividades

Es un listado que incluye a todas las

actividades del cronograma que serán
necesarias para el proyecto.

17
2.- Atributos de la Actividad

Son una ampliación de la información de

la lista de actividades.

Puede incluir Código de identificación,

descripción, actividades predecesoras,
sucesoras, adelantos, retrasos,
responsable de ejecución, ubicación
geográfica, etc.
18
3.- Lista de hitos

• Un hito es un punto o evento significativo en

un proyecto.
• Los hitos tienen por definición duración
cero.
• Los hitos no son actividades.

19
 Procesos de la Gestión del Tiempo Grupo de
Procesos

1.- Planificar la gestión del tiempo

2. Definir las actividades Planificación
3. Secuenciar las actividades
4. Estimar recursos de las actividades
5. Estimar duración de las actividades
6. Desarrollar el cronograma
7. Controlar el cronograma Monitoreo y
Control
20
Proceso # 3: Secuenciar las Actividades

• Consiste en identificar y documentar las

relaciones entre las actividades del proyecto.

• Cada actividad, a excepción de la primera y la

última, se deben conectar al menos con una
predecesora y una sucesora.

21
Herramientas y Técnicas:
Secuenciar las actividades

1. Método de diagramación por precedencia

2. Determinación de las precedencias
3. Aplicación de adelantos y retrasos

22
1.- Método de diagramación por
precedencia.
Técnica de diagramación del cronograma en la cual las actividades se
vinculan mediante una o más relaciones lógicas.

23
 Tipos de relaciones en el Método de
Diagramación por Precedencia
1.- Final a Inicio: Cuando A termina, B puede iniciar.

2.- Final a Final: Cuando A termina, B puede terminar.

3.- Inicio a Inicio: Cuando A Inicia, B puede iniciar.

4.- Inicio a Final: Cuando A Inicia, B puede terminar.

Muy poco usada
24
2.- Determinación de las dependencias

• Dependencias obligatorias:
Requeridas por legislación o
inherentes al trabajo.
• Dependencias discrecionales: El
equipo del proyecto las determina de
acuerdo a su conveniencia. Pueden
modificarse o eliminarse.

•Dependencias externas: Con

actividades que no pertenecen al
proyecto.
• Dependencias internas: Con
actividades que sí pertenecen
25
3.- Aplicación de adelantos y retrasos

• Un adelanto (lead) permite una aceleración de

la actividad sucesora.

LEAD

• Un retraso (lag) ocasiona una demora en la

actividad sucesora.

LAG

26
Salidas: Secuenciar las actividades

1. Diagramas de Red del Cronograma del

Proyecto.
2. Actualizaciones a los documentos del
proyecto.

27
 Procesos de la Gestión del Tiempo Grupo de
Procesos

1.- Planificar la gestión del tiempo

2. Definir las actividades Planificación
3. Secuenciar las actividades
4. Estimar recursos de las actividades
5. Estimar duración de las actividades
6. Desarrollar el cronograma
7. Controlar el cronograma Monitoreo y
Control
28
Proceso # 3:
Estimar recursos de las actividades

Consiste en estimar el tipo y la cantidad de

recursos: materiales, personas, equipos o
suministros requeridos para efectuar cada
actividad.

29
Herramientas y Técnicas:
Estimar recursos de las actividades

1. Juicio de expertos
2. Análisis de alternativas
3. Datos publicados para estimaciones
4. Estimación Ascendente (Bottom-Up Estimating)
5. Software de gestión de proyectos

30
2.- Análisis de alternativas

Muchas actividades cuentan con métodos

alternativos de realización (por ejemplo herramientas
manuales vs. automáticas).

31
3.- Datos publicados para estimaciones

Se puede analizar publicaciones

existentes en el mercado que nos
pueden mostrar costos de producción,
costos de mano de obra, costo de
materiales, etc.

32
4.- Estimación Ascendente
(Bottom-Up Estimating)

Luego de realizar la descomposición de

los paquetes de trabajo, hasta llegar al
punto en que se pueda determinar los
recursos, se suman desde abajo la
cantidad de recursos para completar la
actividad.

33
5.- Software de gestión de proyectos

Son herramientas que ayudan a

organizar y examinar la información.

MS Project, Primavera, etc.

34
Salidas: Estimar los recursos de las
actividades

1. Requisitos de recursos de la actividad.

2. Estructura de Desglose de Recursos
(Resource Breakdown Structure)
3. Actualizaciones a los documentos de
proyectos.

35
1.- Requisitos de recursos de la
actividad

Contesta la preguntas:

Qué se necesita
Cuánto se necesita
Cuándo se necesita

Para completar las actividades.

36
2.- Estructura de Desglose de Recursos
(Resource Breakdown Structure)
Muestra de manera jerárquica y lógica desde lo más alto
hasta lo más bajo como los recursos están divididos.

37
 Procesos de la Gestión del Tiempo Grupo de
Procesos

1.- Planificar la gestión del tiempo

2. Definir las actividades Planificación
3. Secuenciar las actividades
4. Estimar recursos de las actividades
5. Estimar duración de las actividades
6. Desarrollar el cronograma
7. Controlar el cronograma Monitoreo y
Control
38
Proceso # 5:
Estimar duración de las actividades

Consiste en establecer aproximadamente la

cantidad de períodos de trabajos necesarios
para finalizar cada actividad con los recursos
estimados.

La estimación de la duración de las

actividades se elabora de manera gradual.

39
Herramientas y Técnicas:
Estimar duración de las actividades

1. Juicio de expertos
2. Estimación Análoga
3. Estimación Paramétrica
4. Estimación por Tres Valores
5. Técnicas de decisión en grupo
6. Análisis de Reserva

40
2.- Estimación Análoga

Usa como referencia duración de

actividades de proyectos anteriores.

Comparar con un proyecto ejecutado por

la propia organización u otra organización
en el pasado.

41
3.- Estimación Paramétrica

Multiplica cantidad de trabajo (parámetro) por

unidad de trabajo.

Esta estimación funciona para actividades lineales y

utiliza información histórica de actividades que han
sido ejecutadas en el pasado.

42
4.- Estimación por Tres Valores

Busca identificar tres escenarios posibles para cada actividad,

utilizando distribución de probabilidades.
Usa los sgtes. estimados:
Distribución
• Optimista (OP) triangular

• Más Probable (MP)

• Pesimista (PE)
OP + MP + PE
Duración Esperada =
3 Distribución
Beta, Método
Pert
OP + 4(MP) + PE
Duración Esperada =
6 43
6.- Análisis de Reserva

También conocido como contingencia, identifica

los valores extras que pueden utilizarse como
dinero adicional ó tiempo adicional para ejecutar
la actividad.

Muy utilizado en actividades las cuales no han

sido ejecutadas en el pasado o se tiene poca
información histórica.

44
Salidas:
Estimar duración de las actividades

1. Estimados de la Duración de la Actividad.

2. Actualizaciones a los documentos de
proyectos.

45
1.- Estimados de la duración de la
actividad

Son valoraciones cuantitativas de la

cantidad probable de períodos de
trabajo para cada actividad.

Por ejemplo: 15 días

46
 Procesos de la Gestión del Tiempo Grupo de
Procesos

1.- Planificar la gestión del tiempo

2. Definir las actividades Planificación
3. Secuenciar las actividades
4. Estimar recursos de las actividades
5. Estimar duración de las actividades
6. Desarrollar el cronograma
7. Controlar el cronograma Monitoreo y
Control
47
Proceso # 7:
Desarrollar el cronograma

Es el proceso de analizar el orden de las actividades, su

duración, los requisitos de recursos y las restricciones
para crear el cronograma.

Muchas veces puede ser un proceso iterativo, en el cual

el desarrollo del cronograma continúa a lo largo del
proyecto.

48
Herramientas y Técnicas:
Desarrollar el cronograma

1. Análisis de la Red del Cronograma

2. Método de la Ruta Crítica
3. Método de la Cadena Crítica
4. Técnicas de optimización de recursos
5. Técnicas de modelado
6. Aplicación de Adelantos y Retrasos
7. Compresión del Cronograma
8. Herramientas de Planificación
49
1.- Análisis de la Red del Cronograma

Grupo de técnicas utilizadas para generar el

cronograma. Emplea diversas técnicas:

• Ruta crítica.
• Cadena crítica.
• Análisis ¿Qué pasa si?
• Nivelación de recursos.

50
2.- Método de la Ruta Crítica

Indica fecha más temprana de completamiento del

proyecto.
La(s) ruta(s) crítica(s) pasa(n) por las actividades que
tienen holgura “0”.

51
Método de la Ruta Crítica: Ejercicio

A7 D 6 Inicio Finalización
temprano temprana

I3
B8 E6 H 7 Actividad Duración

Inicio Finalización
F 8 I3 tardío tardía

C 6 G 4

52
Método de la Ruta Crítica: Solución

0 7 7 13

A7 D 6 Inicio Finalización
temprano temprana
1 8 8 14
0 8 8 14 14 21
I3
B8 E6 H 7 Actividad Duración

0 8 8 16 8 14 14 21 21 24
Inicio Finalización
F 8 I3 tardío tardía

0 6 13 21 6 10 21 24

C 6 G 4

11 17 17 21
53
Ruta Crítica calculada con MS Project

54
Ejercicio: Hallar la Ruta Crítica

A 25

B7

INICIO C5 E 10 FIN

F2
D8
55
Ejercicio: Hallar la Ruta Crítica

A5 B6

INICIO C5 D6 FIN

E5
56
3.- Método de la Cadena Crítica

Utiliza el mismo principio de la Ruta Crítica, pero se

incluyen colchones (buffers) para asegurar fechas.
Los colchones son actividades que no requieren trabajo y
sirven para manejar la incertidumbre.
Un colchón colocado al final del proyecto protege la fecha
objetivo contra cualquier retraso.
Se colocan colchones de alimentación a lo largo de la
cadena de alimentación para evitar interferencias con la
Ruta Crítica.
57
 Síndrome del estudiante

Cantidad de esfuerzo
de estudio Fecha de examen

2/3 del
esfuerzo

1/3 del
esfuerzo

Tiempo de preparación
para el examen
2/3 del tiempo 1/3 del tiempo

58
 Ley de Parkinson

SOURCE: http://singlemomsincome.com/goals-online-income-update/
59
Ley de Murphi

"Si hay alguna

posibilidad de que
las cosas salgan
mal, saldrán mal”

http://www.nopuedocreer.com/noticias/516/vaca-violada-ley-murphy/

60
Ley de Murphi

"Si hay alguna

posibilidad de que
las cosas salgan
mal, saldrán mal”

"Cuando parece que

ya nada puede ir
peor, empeora"

http://www.nopuedocreer.com/noticias/516/vaca-violada-ley-murphy/

61
4.- Técnicas de optimización de recursos

Existen dos técnicas de optimización de recursos:

•Nivelación de Recursos

•Equilibrio de recursos

62
Nivelación de Recursos

Puede utilizarse cuando los recursos compartidos o críticos están

disponibles en cantidades limitadas.
La nivelación de recursos podría afectar la Ruta Crítica.

63
Equilibrio de Recursos

Es similar a la Nivelación de Recursos, con la diferencia

que en el Equilibrio de Recursos NO se puede afectar la
Ruta Crítica y por lo tanto No se puede retrasar el
término del proyecto.

El equilibrio de recursos puede no servir para optimizar la

totalidad de recursos.

64
5.- Técnicas de modelado

Algunas de las técnicas de modelado más usadas

son:

• Análisis qué pasa si…

• Simulaciones

65
Análisis “¿Qué pasa si…?”

Se usa para analizar diferentes escenarios en el

cronograma.
Puede usarse para evaluar la viabilidad del
proyecto bajo condiciones adversas y preparar
planes de contingencia.
Calcula múltiples duraciones del proyecto a partir
de diferentes supuestos

66
Simulación Montecarlo

• Se define una distribución de duraciones para

cada actividad.
• Se obtiene una fecha de término probabilística
para el proyecto.

67
6.- Aplicación de Adelantos y Retrasos

LEAD

LAG

68
7.- Compresión del Cronograma

Se usa para acortar la duración del proyecto.

Existen dos técnicas:

1.- Intensificación (Crashing)

2.- Ejecución Rápida (Fast Tracking)

69
Intensificación del cronograma (Crashing)

• Se reduce el tiempo normal de duración de las

actividades en Ruta Crítica.
• No siempre es una alternativa viable.
• Puede ocasionar aumento de riesgo y costo.

Reduce el tiempo de las actividades

comprimiéndolas:
A B C

A B C

Deadline
70
Ejecución rápida (Fast tracking)

• Las actividades que normalmente se realizarían

secuencialmente se hacen en paralelo.
• Puede ocasionar reprocesos y aumento de riesgo.

A B C

Modifica la relación lógica de las actividades,

adelantando su inicio; o sea, solapándolas:
A

Deadline 71
8.- Herramientas de Planificación

Las herramientas automatizadas de planificación

pueden hacer más sencillo el proceso de
planificación.

Por ejemplo:

MS Project, Primavera, etc.

72
Salidas: Desarrollar el cronograma

1. Línea base del cronograma del proyecto.

2. Cronograma del proyecto
3. Datos del cronograma.
4. Calendarios de proyectos
5. Actualización del plan de gestión del proyecto.
6. Actualización a los documentos del proyecto.

73
1.- Línea Base del Cronograma del Proyecto

Es una versión específica del cronograma del

proyecto, la cual ha sido aceptada y aprobada
como línea base.

El avance en el cronograma se mide contra la

línea base.

74
2.- Cronograma del Proyecto

Se pueden representar de diferentes

formas: por hitos, resumido, detallado,
diagramas de red, etc.

75
3.- Datos del cronograma

Incluye toda la información

utilizada para desarrollar el
cronograma, las actividades y sus
atributos, duraciones, restricciones
y supuestos.

76
4.- Calendarios del proyecto

Identifica los días que son laborables,

puede ser parte del modelo del
cronograma.

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 Procesos de la Gestión del Tiempo Grupo de
Procesos

1.- Planificar la gestión del tiempo

2. Definir las actividades Planificación
3. Secuenciar las actividades
4. Estimar recursos de las actividades
5. Estimar duración de las actividades
6. Desarrollar el cronograma
7. Controlar el cronograma Monitoreo y
Control
78
Proceso # 7:
Controlar el cronograma

• Proceso para determinar el estado del

cronograma y si ha cambiado gestionar los
cambios conforme suceden.

79
Herramientas y Técnicas:
Controlar el cronograma

1. Revisiones del desempeño

2. Software de gestión de proyectos
3. Nivelación de recursos
4. Técnicas de modelado
5. Adelantos y retrasos
6. Compresión del cronograma
7. Herramientas de planificación

80
Salidas: Controlar el cronograma

1. Mediciones del desempeño del trabajo.

2. Proyecciones del cronograma
3. Solicitudes de cambio.
4. Actualizaciones al plan para la dirección del
proyecto.
5. Actualizaciones a los documentos del proyecto.
6. Actualización de los activos de los procesos de la
organización.

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