EL PROCESO DE LA

AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
• El Proceso de una Auditoría Administrativa
se inicia después de haberse aprobado por
los directivos de realizarla en un término
preventivo estimado; para tal caso se debe
definir con claridad la naturaleza del examen
a efectuar, su alcance y los resultados a
obtenerse formulados en el Plan y Programa
de Auditoria.
• En el caso del auditor interno, por su
conocimiento del medio, esta necesidad
facilita el trabajo, pero en el caso del auditor
externo o independiente que puede poseer
alguna información sobre la entidad y sus
operaciones o por estar en la situación de
tener un mínimo de información, es
necesario enfocar con mayor detalle dicho
examen una vez que se inicie el trabajo de
campo.
Al inicio del examen, el auditor debe reunir
toda la información pertinente disponible,
sin efectuar ningún trabajo esencial antes
de ir a las unidades o áreas pertinentes.
Seis son los pasos (fases) básicos a seguir en el
proceso de Auditoría Administrativa.
1. Estudio Preliminar.- Tiene
el propósito de obtener
información general sobre la
entidad o la empresa, su
marco legal, antecedentes,
organización y operaciones.
Consiste en la ejecución de tres actividades:

1.- Entrevista con el máximo ejecutivo y los funcionarios más

importantes con el fin de obtener información general sobre las
actividades llevadas a cabo.

2.- Recopilación sin revisión detenida de los documentos básicos

de la entidad que pueden proporcionar información sobre sus
actividades, objetivos, políticas, normas, procedimientos, etc.
Estos documentos serán revisados y empleados posteriormente
en las demás fases.

3.- Recorrido o visita de familiarización a las instalaciones y

oficinas de la entidad, para conocer su ubicación física, tamaño,
relación con las otras unidades y para conocer brevemente a los
funcionarios encargados.

el estudio preliminar no debe demorar más de uno o dos días de labor

por parte del auditor, debiendo destacar los hechos más importantes.
2. Revisión de los
Objetivos, Políticas y
Normas.- Conocimiento
de las normas que rigen
la actividad de la
entidad y que fijan las
responsabilidades,
propósito y metodología
empleada en las
operaciones.
El auditor examina, evalúa y revisa la información
recopilada en la etapa anterior, con la finalidad de analizar
los objetivos, políticas y normas de la empresa o entidad a
ser examinada. Se tiene interés en:

1. El historial o antecedentes del sector examinando

2. Objetivos principales
3. La autoridad delegada por el órgano competente
(directorio, junta directiva) a los funcionarios
principales
4. La naturaleza de cualquier restricción impuesta por la
máxima autoridad sobre las operaciones
5. Las disposiciones o métodos sobre el financiamiento
de los mismos
6. Cualquier otro aspecto importante para conocer las
operaciones de la entidad.
El auditor tendrá que efectuar una serie de
entrevistas, tratando de determinar de los distintos
funcionarios cuáles son los aspectos que gobiernan
las actividades de la empresa o entidad.

La fase de revisión de objetivos, políticas y normas

generalmente debe ser muy breve, dura de dos a tres
días y debe ser llevada a cabo por el auditor Jefe de
equipo y posiblemente por un auditor adicional con
experiencia.
El auditor tendrá que efectuar una serie de
entrevistas, tratando de determinar de los distintos
funcionarios cuáles son los aspectos que gobiernan
las actividades de la empresa o entidad.

La fase de revisión de objetivos, políticas y normas

generalmente debe ser muy breve, dura de dos a tres
días y debe ser llevada a cabo por el auditor Jefe de
equipo y posiblemente por un auditor adicional con
experiencia.
3. Revisión y Evaluación del Proceso Administrativo.-
Que intenta identificar las posibles áreas problemáticas
o críticas cuyas funciones y procedimientos merecen un
examen más profundo. Además, sobre la base de la
confiabilidad del sistema de control de gestión
determinar el alcance las pruebas detalladas a aplicarse.
La tercera fase de la AA es una de las más importantes.
En esta fase el auditor no solo evalúa el proceso
administrativo, sino, también al final de la fase identifica
las posibles áreas críticas que merecen el examen más
profundo en la siguiente fase y consecuentemente
desecha de su estudio las áreas no considerables como
críticas y que no serán sujetas al examen más profundo.
El propósito de esta fase es evaluar la efectividad del
proceso administrativo e identificar las posibles
debilidades en el sistema de gestión y que pueden
requerir una análisis más detallado.
Esta etapa es la más larga de las primeras tres fases, y el
equipo de auditoría puede ser ampliado según
considere necesario al elaborar el programa de trabajo.
Los miembros adicionales del equipo de auditoría
incluidos para esta fase, normalmente serían auditores
de considerable experiencia en la evaluación del
Proceso Administrativo el cual incluye a los siguientes
aspectos:
• el planeamiento,
• la organización,
• la toma de decisiones,
• la dirección y
• el control.
4. Examen Detallado de Áreas Críticas.- Que permita
el desarrollo de los hallazgos (Desviaciones de
cumplimiento) significativos de auditoría
administrativa basándose en un profundo examen en
las áreas críticas antes determinadas.
Se evalúa los posibles hallazgos (desviaciones
de cumplimientos) identificados dentro de
dichas áreas, determinando si una situación
requiere una acción correctiva.

consiste en la revisión de informes, registros,

archivos y la prueba, verificación y
confirmación contenida en ellos, tanto como
la obtención de información por medio de
entrevistas, inspección física, observación de
operaciones, etc
Algunos de los objetivos específicos de esta fase,
incluye una determinación si la entidad dentro de
sus acciones examinadas, está logrando:

1. Adhesión a las políticas prescritas.

2. Logro de los objetivos establecidos por la
unidad o función dentro de los objetivos
generales de la empresa
3. Eficiencia operativa.
4. Efectividad y economía en la utilización de los
recursos humanos, materiales y financieros.
5. Precisión, confiabilidad y utilidad de los
informes gerenciales.
Esta fase es la más larga y detenida del
examen y normalmente debe comprender el
80% del trabajo de campo.

Es posible, que el auditor tenga necesidad de

obtener Asesoría de personas especializadas
en aspectos específicos, tales como
producción, logística, costos, etc
El auditor, empleando las técnicas de
auditoría, puede reunir las evidencias que él
considere necesario dentro de las
circunstancias.

Dichas evidencias deben ser documentadas

en los papeles de trabajo.
Frecuentemente es posible que el auditor
durante esta fase pueda convencer a los
funcionarios el implantar de inmediato las
recomendaciones de auditoría, sin esperar la
emisión del informe final. Cuando el auditor
puede lograr esto, ha proporcionado una
contribución muy valiosa a la empresa a
través del logro oportuno de las
recomendaciones.
5. Comunicación de
Resultados.-
Que presenta la
información
debidamente sustentado
y por escrito de los
resultados de las labores
de auditoría para la
toma de las acciones
necesarias.
el jefe del equipo debe organizar el contenido y
estructura del informe, utilizando para ello
papeles de trabajo que respaldaran cada hallazgo
(desviación de cumplimiento) significativo.

El auditor buscará obtener la aceptación y el inicio

de la implementación de las recomendaciones de
su informe, para documentarse y permitir el
seguimiento de las recomendaciones.
6. Informe Final.-
Documento final
después de haberse
hecho las
aclaraciones y
comentarios de las
áreas críticas
afectadas; y
presentado a la Alta
Dirección de la
Empresa.
El informe de un trabajo de Auditoría Administrativa, debe
considerar en su contenido los siguientes aspectos:

1 Introducción
2 Resumen
3 Descripción de los Hallazgos (Desviaciones de
Cumplimiento)
4 Resultados
5 Conclusiones y Recomendaciones
6 Anexos
 INICIO
F
Programa
L Fase I
U
Revisión previ a de
J las operaciones Fase I
Activi dad objeti vo Estudio
O Fic. Preli mi nar
Programa
G Fase II E
S
R T
Fase II
A Entrevi sta
Recopi l aci ón Revisión de legislación, U
Observaci ónes
objetivos políticos y Normas D
M
Programa I
A Fase III O
Papeles de Desarrollo de
Trabajo Fase III
objetivos, medio de Comuni caci ón
Revisión y Evaluación Perm anente con
D resultados
comparaciones
del Proceso Funci onari os
Responsables
Administrat ivo
E
L
Revisión Identificación
conti nua de Áreas
P Críticas
R Programa
Fase IV
O
Fase IV
C Examen Profundo
Areas Críticas
E
E
S Desarrollo de X
Aplicación de los
O los Hallazgos
de Auditoría
Papel es de Trabajo A
M
E
D Acci ones tom adas
con funci onarios N
Condi ci ones Cri teri os Efectos Causas responsables
E
Programa
de Fase V
A Conclusión
del
Fase V
Comunicación de
U Examen Resul tados

D
Correcciones y
I Borrador del
Informe
Descargos
Hoja de Apuntes
T
I
O Conferencia final N
R con funcionarios
responsables F
I O
R
A Informe
Introducción M
Comentarios
Sintesis del Hallazgos E
A Informe Dict amen Conclusiones
Recomendaciones
Programación de
D la Distribución del
Informe
M. Distribución del
Informe a las