GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO

Formación contInua
 ÍNDICE

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

II. ¿QUÉ ES GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO?

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DE GESTIÓN DE

ABASTECIMIENTO?

ETAPA 1: DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTO

ETAPA 2: SELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRA

ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIÓN DE OFERTAS

ETAPA 4: EVALUACIÓN DE OFERTAS

ETAPA 5: ADJUDICACIÓN OFERTA

1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIÓN

ETAPA 6: RECIBO DE PRODUCTO O SERVICIO

ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA

 I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

“Entregar una visión amplia y general del proceso de

Gestión de Abastecimiento presentando aspectos claves
que permitirán mejorar la gestión y transparencia de su
accionar”
 II. ¿QUÉ ES GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO?

Es la acción de buscar mejoras permanentes al realizar

compras públicas utilizando los recursos de que disponemos en
forma eficaz y efectiva, con el propósito de conseguir aquellos
bienes y servicios que necesita la institución para su
funcionamiento.
 INICIO
Dependerá
del
mecanismo
III. “PROCESO DE
de compra ABASTECIMIENTO”
Definición de
requerimiento
Publicación
1 Selección del
Resolución de
Adjudicación y
mecanismo de
aviso a
compra
Llamado y recepción proveedor
2 de ofertas adjudicado
Elaboración 3 Formalización de la
Bases de Evaluación de
Licitación 1. Convenio ofertas compra
Marco
2. Licitación 4
Pública
3. Licitación Criterios de Adjudicación
Privada Evaluación oferta
4. Compra
Directa
5
(excepción) Recibo de FIN
producto o
servicio
6
Seguimiento y
Garantía , servicio monitoreo de
técnico y la compra
satisfacción cliente
interno
7
 IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 1 1. Hacer partícipe a quienes necesitan bienes

o servicios claves en la organización.

2. Apoyarse en expertos en la materia cuando sea

Definición de necesario. Utilizar el formulario en la Web cuando
requerimiento se realice un RFI (preguntar a proveedores por
información).

3. Especificar lo mejor posible lo que deseo

comprar y para qué lo deseo.

4. Realizar bases de Licitación lo más precisas y

claras.
 IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
1. Definir qué mecanismo utilizaremos
ETAPA 2

1. Es un 1. También es un
1. Sistema 1. Es la regla mecanismo mecanismo
pensado general excepcional excepcional
Selección especialmente en según la Ley contemplado en contemplado en la
del mecanismo compras cuando el la ley. Art. 8 Ley ley. Art. 8 Ley de
bien o
de compra habituales.
servicio no se
de Compras Compras Públicas
2. La primera Públicas y art. 10 y art. 10 del
búsqueda debe encuentra en del reglamento. reglamento.
realizarse por esta Convenio 2. En esta 2. Puede ser
vía según la Ley. Marco. Licitación abierto, cerrado o
3. El 2. Es un concursan sólo comprar
procedimiento llamado los proveedores directamente a un
entrega amplias abierto. invitados por la proveedor.
garantías de 3. Se deben institución. 3. Importante
eficacia, eficiencia planificar los 3. No se pueden fundar muy bien
y transparencia. tiempos de la modificar las la resolución de
licitación y bases en este esta compra.
respetarlos. mecanismo.
RECORDAR QUE UN TRATO DIRECTO PROCEDE (Art. 10 reglamento):

 Cuando el costo de evaluación de las ofertas resulta

desproporcionado en relación al monto de la contratación, y ésta no
supera las 100 UTM. Esto lo debe determinar cada institución por
medio de un procedimiento interno (aprobado por Resolución).

 Si las contrataciones son iguales o inferiores a 10 UTM. En este caso

el fundamento de la resolución que autoriza dicha contratación se
referirá únicamente al monto de la misma.

Cuando habiendo realizado una licitación pública previa para el

suministro de bienes o contratación de servicios no se recibieran
ofertas o éstas resultaran inadmisibles por no ajustarse a los
requisitos esenciales establecidos en las bases y la contratación es
indispensable para el organismo.
 IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

1. Los tiempos dependerán del mecanismo de

ETAPA 3 compra elegido.

2. Revisar que las bases se ajusten a lo

solicitado. Respetar los tiempos.
Llamado y recepción
de ofertas 3. Contacto con proveedores anterior al
cierre de la compra. De esta forma llegarán
más ofertas.

4. Verificar el cumplimiento de todos los

hitos del proceso.
IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 4 1. Analizar si las ofertas se ajustan a lo

solicitado, tanto en la forma como en el fondo.

2. Evaluar las ofertas sólo según los

“Criterios de Evaluación” establecidos en
Evaluación
las Bases de Licitación, creando un cuadro
de ofertas
comparativo de las ofertas.

3. Definir si es necesario factores y subfactores

para cada criterio.

4. Hacer participar al usuario interno de la

decisión de compra .
 IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 5 1. En esta etapa se cierra y decide a quién se

comprará.

2. En esta etapa deben formalizarse los

acuerdos de facturación, garantías, pago,
Adjudicación servicio técnico, etc.
oferta
3. La adjudicación debe ser documentada y
publicada oportunamente (Ver ejemplo
letra A: Acta de Evaluación).

4. En el caso de compras superiores a 1000

UTM o definidas como complejas, establecer
una comisión evaluadora de al menos 3
personas explicitada en las bases de
licitación.
1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIÓN

PARTE I “DATOS ASISTENTES Y NOMBRE DE LICITACIÓN

ACTA DE EVALUACIÓN ID Nº 1386-11079-LE08

Tipo de Reunión: Adjudicación a Proveedores. Adquisición Nº 1386-

11079-LE08 “CAPACITACIÓN EN COMPRAS
PÚBLICAS”
Fecha: 03.04.2009

Hora: 12:00 hrs

Lugar: Oficina 7º piso –Jefe ChileCompra Educación-

DCCP
Evaluadores Viviana Barrios
Patricio Martínez
Adolfo Muñoz
 PARTE II “CUADRO OFERTAS PRESENTADAS”
Nombre RUT Producto Descripción del Presenta Valor oferta Años Experiencia Porcentaje de
Empresa Solicitado Producto Oferta (sí o (pesos chilenos) empresa en el Profesionales con
no) . rubro Diplomado en
Gestión de
Abastecimiento

EMPRESA A 79.989.8xx - 0 Capacitación Formación en SI 10.000.000. 10 60 %

en compras materia de Gestión
públicas
de Abastecimiento

EMPRESA B 45.44444.cc-k Capacitación Formación en SI 8.000.000.- 15 30 %

en compras materia de Gestión
públicas
de Abastecimiento
 PARTE III “CRITERIOS DE EVALUACIÓN”

CRITERIOS PONDERACION
1. Precio 40%

2. Experiencia en el rubro 30%

3. Porcentaje de profesionales con Diplomado en 30%

Gestión de Abastecimiento

Si la naturaleza del bien exige la necesidad de especificar aún más los

criterios, usted puede definir “Factores” y “Subfactores” para cada uno.
 CRITERIO 1: Precio 40 % CRITERIO 2:
Los precios serán evaluados Experiencia en el rubro 30 %
según: CRITERIO 3:
Precio Puntos De acuerdo a la experiencia en el rubro las Porcentaje de profesionales con
ofertan tendrán los siguientes puntajes:
Diplomado en Gestión de
Precio 100
mínimo Abastecimiento 30
ofertado
Tramos Puntos Los profesionales que presten el servicio y
tengan diplomado tendrán un puntaje de:
Segundo 80 Entre 01 y hasta 05 años 35  
precio 50
mínimo Entre 06 y hasta 10 años   Tramos Puntos
ofertado 70 Entre 80 y 100 % 100
Entre 11 y hasta 15 años    
100 Entre 50 y 79 % 80  
Resto de 20 Más de 15 años  
precios Entre 20 y 49 % 40  
No informa 0  
mínimos 10
ofertados Entre 1 y 19 %  
No informa 0
PARTE IV:
PROCESO DE EVALUACIÓN. “CUADRO PONDERACIÓN OFERTAS PRESENTADAS”
Nombre Valor Oferta Años % de Puntos Puntos Puntos Total
Empresa (pesos experiencia profesionales asignados: asignados: asignados: puntaje:
chilenos) en el rubro con Diplomado Valor oferta Años % de
en Gestión de (pesos experiencia profesionales con
Abastecimiento chilenos) en el rubro Diplomado en
Gestión de
Abastecimiento

EMPRESA A 10.000.000.- 10 60 % 80 x 40% 50 x 30% 80 x 30% 71 pts.

EMPRESA B 8.000.000.- 15 30 % 100 x 40% 70 x30% 40 x 30% 73 pts.

“NO OLVIDAR SUBIR AL SISTEMA ESTE CUADRO DE PONDERACIÓN DE OFERTAS ACOMPAÑADO DE LA

RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN”.
 PARTE V: “CONCLUSIÓN Y ADJUDICACIÓN”

Conforme a lo anterior, se concluye que de las ofertas evaluadas la oferta

presentada por EMPRESA B obtiene el mayor puntaje ponderado, cumpliendo por
tanto con los requisitos para su adjudicación.

Firmas de responsables del proceso

Viviana Barrios Patricio Martínez Adolfo Muñoz

 IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

1. Recibo del bien o servicio según lo acordado en

ETAPA 6 las Bases de Licitación.
2. Recordar colocar en las bases no sólo la
necesidad de compra, sino instalación, soporte y
servicio post venta, según el producto adquirido.
Recibo de producto 3. Pago a 30 días seguidos desde la recepción
o servicio conforme del producto.

4. Existe la posibilidad en “opciones de pago” de

cancelar por medio de confirming. Para ello se debe
firmar antes un acuerdo con el inversionista (Cualquier
consulta realizarla a: confirming@chilecompra.cl).

Confirming o sistema de adelanto de pagos es una operación que consiste

en la entrega del “cobro de facturas” por parte de los proveedores a los
inversionistas (entidades financieras o empresas de factoring), siendo
después estos últimos quienes cobrarán al comprador.
 IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 7 1. Evaluación de los proveedores (Ej:

cumplimiento en la entrega, calidad del
producto, servicio post venta, etc).

2. Revisar periódicamente las fechas de término

y renovación de contratos.
Seguimiento
y monitoreo 3. Tener claro los mecanismos de garantías
de la compra establecidos en las Bases de Licitación
durante el tiempo que dure el contrato y
hacerlos efectivos.

4. Ordenar y tabular la información relevante

para futuras compras.
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