Unidad 5:

METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN E INNOVACIÓN

DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Diseño organizacional
Equipo N° 5:
Guerra Vera Oscar
Pérez Torres Yamileth Alejandra
Santiago Ramírez Yesenia
 Introducción
Se propone facilitar el planteamiento y
ejecución de todo tipo de estudio o
investigación que se aplique a una
organización de trabajo, con la
razonable seguridad de haber incluido
los principales elementos de juicio
necesarios para ello.
Para lograrlo se requiere de un marco
general de referencia metodológico que
permita identificar claramente los
factores estudiados y analizar en forma
racional, ordenada y sistemática sus
componentes mediante las técnicas
más adecuadas.
 Objetivos
• Conocer y aplicar el marco metodológico para el correcto diseño
e implementación a un estudio organizacional.
• Desarrollar habilidad para manejar la información de un estudio
organizacional de manera lógica y congruente.
• Entender el significado de conocer la posición competitiva de una
organización para preparar un proyecto de estudio sólido.
• Comprender las ventajas de emplear técnicas de recopilación y
análisis de información para llevar a cabo un prediagnostico y un
diagnóstico administrativo.
• Aumentar la capacidad para evaluar la implementación de los
resultados de un estudio organizacional.
5.1. Planeación del estudio
 5.1. Planeación del estudio
Todo estudio organizacional se
encuentra basado en un proceso
que parte de la percepción y
determinación de la problemática,
definición de los factores de
estudios, lineamientos y campos
de trabajos para su realización, la
captación y el análisis de los datos
necesarios para formular,
implantar y evaluar las
recomendaciones hasta presentar
por escrito el informe.
Implantar las recomendaciones,
evaluar, dar seguimiento y
retroalimentar el proceso.
 Determinar el factor de
estudio
Identificar el elemento o variables que deben ser
estudiados para determinar el objetivo del
estudio.
Este procedimiento fijan los cimientos para
determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo
una investigación que proporcione la
información fundamental para integrar un
proyecto de estudio sólido y completo.
 Fuentes de estudio
Interna: son aquellas que se
encuentran dentro de la propia
empresa y pueden ser escritas,
personales o audiovisuales.
• Bases de datos internas
• Los estados financieros
• Los registros de inventarios
• Registros de ventas
• Registros de costos
• El personal de la empresa
Externa: nos permitirán satisfacer
necesidades informativas y
proporcionarán a la gerencia
información actualizada, relevante,
fiable y valida. Imprescindible
para la resolución de problemas y
unan óptima toma de decisiones.
• Oficinas de gobierno
• Locales de la competencia
• Proveedores
• Clientes
• Diarios, revistas, publicaciones
 Definición de objetivo de
estudio

Debe ser muy especifico en cuanto a las

condiciones que la organización esper como
resultado de sus acciones.
Determinar con claridad el objetivo del estudio,
el cual debe ser muy especifico en cuanto a los
resultados que la organización espera lograr.
 Investigación preliminar

Reconocimiento para determinar la situación

administrativa de la organización esto implica
revisar la literatura técnica legal, además de
establecer el primer contacto.

Su propósito es buscar información suficiente

para determinar si se debe continuar con el ciclo
de vida del desarrollo del sistema. Debe de
cumplir con los siguientes objetivos:
 Objetivos de la investigación
preliminar
1. Entender la naturaleza del problema: al interaccionar con
los usuarios, se debe evitar el uso de la palabra problema,
ya que puede generar una impresión negativa. Es mejor
hablar sobre mejoras que necesita el sistema.
2. Definir el alcance y las restricciones o limitaciones del
sistema: el alcance del proyecto es la extensión del
sistema, o sea, hasta donde se debe llevar.
3. Identificar los beneficios que se obtengan si el sistema
propuesto es completado: se debe identificar los
beneficios tangibles e intangibles que se esperan como
resultado, estos beneficios junto a los estimados del costo
serán usados por la gerencia para decidí si se continúa con
el proyecto.
 Objetivos de la investigación
preliminar
4. Especificar un estimado de tiempo y costó para las
próximas fases de desarrollo: se debe presentar un
estimado del tiempo que tomara realizar cada una de las
siguientes fases del desarrollo.
Se debe incluir los costos:
• De desarrollo: costos que ocurren una sola vez.
Continuos: costos pagados periódicamente.
5. Presentar un informe a la gerencia describiendo el
problema y detallando si se recomienda continuar con la
fase del análisis del sistema.
 Pasos para realizar una
investigación preliminar
1. Obtener la autorización de la gerencia.
2.identificar la información necesaria para el proyecto para
cumplir con los cinco objetivos de la investigación
3.Realizar las acciones que sean necesarias para
conseguir la información.
a) Analizar el organigrama para conocer la estructura de
los departamentos y las personas claves para el sistema.
b) Realizar entrevistas a los usuarios, este es el método
principal de obtener información.
 Pasos para realizar una
investigación preliminar
c) Revisar la documentación actual verificando
con los usuarios si la documentación es correcta
y completa.
4. Analizar la información obtenida identificando
alternativas con sus costos, beneficios y
recomendando la acción que se debe tomar.
5. Presenta los resultados y recomendaciones a
la gerencia.
5.2 Autorización del estudio
5.2 Autorización del estudio

En este punto se debe

presentar el proyecto al titular
de la organización o de la
unidad administrativa
responsable de su ejecución
para que esté lo evalúe y en
su caso, lo apruebe.
Sin este requisito el trabajo
podría tomar más tiempo y
presenta mayor grado de
dificultad.
 Integración del equipo de
estudio
Para iniciar formalmente el estudio, es indispensable
prever que la responsabilidad de las acciones no se diluya
entre varias personas, por lo que debe designarse a un
coordinador general, auxiliado por un equipo técnico
conformado por el (los) líder(es) de proyecto y asistentes
o analistas, quienes deben encargarse de todas las fases
de ejecución para homogeneizar el contenido y
presentación dela información.
• Coordinador general
• Líder de proyecto
• Asistente o analista de proyecto
 Coordinador general

Responsable de conducir las acciones, debe de

conocer bien la organización y tenga
experiencia en la materia. Asumir la
coordinación del equipo de trabajo requiere que
su capacidad de respuesta se traduzca en
resultado.
 Líder del proyecto

Debe propiciar que el trabajo se realice en un

clima de entendimiento y comunicación fluida
Tendrá que supervisar las acciones, asignar
recursos, maneja los tiempo, revisar los reportes
de avance y coordinar.
 Analista del puesto

En el recae la responsabilidad directa de

tratar con la áreas en instancias que
intervienen en el estudio.
 5.3
Recopilación de
la información
Requisitos básicos que deben reunir
los datos

Para que los datos aporten elementos de decisión acordes

con la realidad y se eviten dilaciones y un uso irracional de
recursos, tienen que ser:

• 1. Específicos.
• 2. Completos.
• 3. Correctos.
• 4. Pertinentes.
• 5. Congruentes.
• 6. Susceptibles de validarse.
Actitud del equipo responsable de
la recopilación

• El personal destinado al estudio de investigación

debe carecer de prejuicios u opiniones
preconcebidas.

• En la etapa de recopilación de datos es

recomendable que los asistentes o analistas
adopten una conducta amable y discreta a fin de
procurarse una imagen positiva.
 Técnicas de recopilación de
datos
• Investigación documental
• Observación directa
• Consulta a sistemas de información
• Cuestionario
• Entrevista.
 Supervisión del trabajo
• Vigilancia constante y cercana al trabajo del equipo.
• Aclaración oportuna de dudas.
• Control del tiempo invertido en relación con el estimado.
• Revisión de los avances y, cuando se requiera, efectuar los ajustes
necesarios.
• Llevar un registro de los logros y obstáculos que se encontraron.
• Celebrar reuniones periódicas para mantener actualizados a los
integrantes del equipo.
• Realizar cambios en el equipo de trabajo cuando prevalezcan
actitudes negativas o no se apliquen los criterios acordados.
• Preparar reportes de avance y de los resultados que se alcanzaron.
 Integración de los datos
• Resguardo: Para facilitar la tarea de integración, es
recomendable que los datos que se obtengan se
incorporen a equipos de cómputo para
salvaguardarlos y facilitar su manejo.
• Crear directorios, subdirectorios y archivos para
desagregarlos en función de la división del trabajo.
• Crear bases de datos o programas específicos.
• Utilizar paquetes acordes con las necesidades
específicas del proyecto.
• Combinar recursos para optimizar resultados.
 5.4 ANALISIS E
INTERPRETACION DE
DATOS
Naturaleza y propósito del análisis
El análisis de una situación o
un factor de estudio consiste
en dividir o separar sus
componentes hasta conocer
la naturaleza.
El propósito de este análisis
es establecer los fundamentos
para desarrollar opciones de
solución al factor que se
estudia, a fi n de introducir las
medidas de mejoramiento
administrativo en las mejores
condiciones posibles.
Procedimiento de análisis
El análisis puede efectuarse desde dos
perspectivas: de forma y de contenido.

• De forma. La exploración de los datos

se hace considerando las formas, los
catálogos de codificación de
respuestas, tabuladores, gráficos
seleccionados y alternativas para el
resguardo y presentación.
• De contenido. El examen se realiza
de conformidad con las prioridades
que se fijaron durante la preparación
del proyecto, tomando en cuenta
áreas, unidades, niveles jerárquicos y
estrategias de negocio
fundamentales.
Después de estudiar y ordenar los datos, debe
especificarse si cubren los criterios de validez
necesarios para su procesamiento; en caso negativo,
tienen que solicitarse nuevamente.

 Conocer el hecho o situación que se analiza.

 Describir ese hecho o situación.
 Descomponerlo para percibir todos sus detalles y
componentes.
 Examinarlo críticamente para comprender mejor
cada elemento.
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de
clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y
buscando analogías o discrepancias.

Definir las relaciones que operan entre los elementos,

considerándolos individualmente y en conjunto, sin
olvidar que los fenómenos administrativos no se llevan a
cabo en forma aislada, sino que son también producto
del medio ambiente que los rodea.

Identificar y explicar su comportamiento con el fi n de

entender las causas que lo originaron y el

camino para su atención

 PREPARACIÓN DEL
DIAGNÓSTICO
Para que el diagnóstico se convierta en un detonante de la
mejora continua de la organización, su contenido debe
responder a los factores siguientes:
1. Situación actual de la organización de acuerdo con los cambios
que ha experimentado desde su fecha de creación.
2. Medios de que dispone para generar bienes, servicios, capital y
conocimiento.
3. Mecanismos de coordinación que ha establecido para el manejo
de sus acciones.
4. Plataforma de tecnología de la información que ha desarrollado
para brindar soporte a su forma de operar
5. Estilo de liderazgo con que cuenta para guiar a su personal y
responder a sus grupos de interés.
6. Cultura organizacional que prevalece y sus dimensiones.
 5.5 Elaboración y
planteamiento de la
propuesta
59
5.5 Elaboración y planteamiento de la
propuesta

Para entregar los resultados del estudio es

necesario redactar un informe, el cual,
además de exponerlas razones que lo
fundamentan, facilite el proceso de toma de
decisiones de las diferentes autoridades y
áreas que participarán en su implementación.
Es conveniente que el informe contenga como mínimo
las siguientes secciones:

Introducción
Breve descripción del surgimiento de la necesidad
de preparar el estudio, mecanismos de coordinación y
participación empleados en su desarrollo, así como los
propósitos y explicación general acerca de su
contenido.

Análisis de la estructura organizacional

Exposición de la génesis de la organización, es decir,
los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia
que ha afrontado en forma total o parcial y que
influyeron en la decisión de preparar el estudio.
Análisis de competitividad
Presentación de los aspectos que inciden en el desempeño, en
el aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la
conveniencia de mejora continua de la organización.

Diagnóstico de la situación actual

Definición de las causas y consecuencias del estudio
que justifican los cambios o modificaciones posibles.

Propuesta para el mejoramiento de la organización

Presentación de alternativas de acción , ventajas y
desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los
cambios, así como los resultados que posiblemente se
lograrán.
Estrategia de implementación
Explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para
poner en práctica el estudio. Asimismo, re procedimientos
para efectuar los cambios, previendo los recursos necesarios
y las expectativas de actuación de los integrantes de la
organización.

Seguimiento, control y evaluación

Determinación de los mecanismos de información, control y

evaluación, para detectar desviaciones y adoptar medidas
correctivas.
Apéndices o anexos

Gráficos, cuadros y demás instrumentos de estudio

administrativo que se consideren auxiliares para la
presentación del estudio.
Presentación de resultados del estudio

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el

responsable debe convocar al equipo de trabajo para revisar su
contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de
enriquecerse o clarificarse, deben realizarse los ajustes
necesarios para depurarlo.

Al titular de la organización
Como máxima autoridad de la organización recaerá en él la
responsabilidad de aprobar el estudio

Al órgano de gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente, una vez que el informe
haya sido aprobado por el titular dela organización, deberá
presentarse ante la asamblea de accionistas, consejo de
administración, o su equivalente, para su ratificación.
A los niveles directivos
Es recomendable sustentarla en el documento síntesis deriva do
del informe respaldado en unidades de resguardo, pues, en caso
de ser analizado, se podrá disponer del tiempo necesario para
ampliar la exposición.

A otros niveles jerárquicos

La misma guía temática que se presentó a los niveles directivos
puede utilizarse para los niveles departamentales, de oficina o de
área, pero es necesario especificar los aspectos operativos.

A grupos de filiación, corporativos o sectoriales

De acuerdo con las normas de funcionamiento, convenios de
coordinación, esquemas convencionales y/o de relación con el
medio ambiente, el informe debe hacerse extensivo a las
instituciones con las que la organización interactúa, con el fin de
fortalecer o reconsiderar los criterios para desarrollar el trabajo en
conjunto.
5.6 implementación
CONCEPTO

La implementación de la estrategia es un proceso complejo,

principalmente por la gran cantidad de actividades que involucra, las
diversas formas de proceder, la resistencia al cambio, coordinación
de muchos grupos de trabajo y las diferentes formas de
interpretación .

La implementación está conformada por las fases siguientes:

1. Preparación del programa.

2. Integración de recursos.
3. Ejecución del programa.
PREPARACION DEL PROGRAMA

El primer paso para iniciar la implementación es determinar las

actividades que deben desarrollarse y la secuencia para su
realización.

El paso siguiente es estimar el personal, las instalaciones, el

mobiliario, el equipo y la documentación técnica y normativa de
apoyo que serán necesarios para realizar la implementación.
Así mismo, deben fijarse el tiempo y las fechas en que habrán de
iniciarse y terminar cada una de las actividades del programa,
estableciendo claramente la responsabilidad de su ejecución y el
tipo de reportes con los que se comunicarán los avances.
INTEGRACIÓN DE RECURSOS

Una vez estructurado el programa de implementación, en primer lugar deben

reunirse los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos
previamente estimados para ponerlo en marcha. Después será necesario
desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y
normativamente la implementación, como guías, manuales, instructivos, y
todo tipo de recursos didácticos que faciliten al personal la comprensión del
trabajo a su cargo. Asimismo, es útil mantener una comunicación permanente
entre todo el personal responsable de esta tarea a efectos de garantizar
fluidez a sus acciones. También debe procederse al acondicionamiento físico
de las instalaciones, esto es, hacerles los arreglos necesarios del lugar en
donde desarrollen sus labores. Finalmente y de acuerdo con los
requerimientos del estudio y al programa para implementarlo, deberá
capacitarse al personal que vaya a colaborar en su ejecución, para que
adquiera un perfecto conocimiento de la parte que le corresponda desarrollar.
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

Cumplidos los pasos anteriores, debe implementarse el estudio

mediante el método seleccionado y realizar las actividades
preestablecidas sin apartarse de los lineamientos fijados en la base
documental preparada con este propósito.
Cuando se inicie la implementación, será necesario que tanto el
personal de las áreas afectadas como quienes vayan a participar en
el cambio, reciban la información y orientación oportunas para
interactuar en condiciones óptimas.
En forma simultánea deben efectuarse los ajustes requeridos para
que el estudio funcione normalmente, mediante la verificación y
valoración de los avances que se hayan logrado.
 PUNTOS CLAVES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
ESTRATEGIA

• Organización

• Presupuesto estratégico

• Políticas y procedimientos

• Apoyo logístico

• Cultura organizacional

• Liderazgo estratégico
5.7 evaluación periódica
EVALUACION PERIODICA

Una vez que se ha implementado el estudio, es indispensable

comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la
identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así
como de los ajustes operativos que se desprendan de ellas.
Con este propósito debe ordenarse el manejo de datos a partir de los
parámetros delineados en el proyecto de estudio, lo que permitirá
traducir las acciones en indicadores para evaluar las medidas
de mejora introducidas.
Mecanismos de información
Estos mecanismos se ponen en práctica con la finalidad de
establecer los flujos adecuados para que la información
administrativa, tanto de implementación de mejoras como de
respuesta a desviaciones, puedan llegar con agilidad y claridad a las
áreas y niveles que las necesiten.

Seguimiento de las acciones

La organización tiene que verificar y registrar la repercusión de las
reformas incluidas en forma analítica y secuencial toda vez que las
acciones de implementación pueden seguir dos vertientes:

a) Llevarse a cabo sin contratiempos y de conformidad con las

proyecciones esperadas.

b)Realizarse en forma desfasada.

Acciones programadas

Resultados obtenidos en cuanto a:

Responsable(s): papel desempeñado por la unidad o grupo

encargado de su implementación.
Productos y/o servicios: cumplimiento de metas.
Aspectos organizacionales: adecuación de la estructura y el
personal al cambio.
Periodo de realización: tiempo real empleado para su generación.
Porcentaje de realización: avance obtenido en relación con el
programado.
Costo: recursos financieros empleados para su consecución.
Apoyo y soporte utilizados: apoyo recibido en recursos humanos,
materiales y tecnológicos.
Porcentaje de eficiencia: aprovechamiento real de los recursos.
Porcentaje de eficacia: objetivos que se alcanzaron.
Interacción con el entorno: progreso en las relaciones de
coordinación y funcionamiento con otras instancias e instituciones.
Acciones no programadas

Desviaciones: alteración de las condiciones normales de

funcionamiento.
Causas: factores que provocan cambios en los resultados
esperados.
Consecuencias: repercusión en la dinámica del estudio.
Alternativas de solución planteadas: gama de opciones para
reorientar las acciones.
Alternativas de solución aplicadas: opciones realmente
empleadas.
Acciones correctivas: aplicación de medidas para subsanar las
desviaciones.
Calendario de aplicación: periodo destinado a ajustar las acciones.