Ejecución de Procesos

Definición
• Es la segunda etapa de la gestión de procesos donde se lleva a la práctica
todos lo planificado, siguiendo las instrucciones de la jerarquía, y
consiguiéndose así los resultados pretendidos.
Aunque gran parte de errores en la ejecución de procesos es debido a una planificación
deficiente, también pueden ocurrir situaciones anómalas.
A continuación expondremos las más frecuentes:
• Deficiente atención de todos los requisitos acordados con el cliente:
El producto o servicio se entrega con alguna deficiencia relacionada con requisitos
secundarios.
• Se anteponen los costes y los plazos de entrega a la calidad de los productos y
servicios:
En estos casos prevalecen los objetivos a corto plazo frente a los de mediano o largo
plazo.
• Se intenta ocultar los defectos :
Esto sucede cuando se busca culpables de los defectos en los agentes responsables que
solo representan un 20% en comparación con el 80% que está relacionado con el
proceso (mala organización, deficiente asignación de responsabilidades, falta de
recursos, etc.).
• No se generan los registros asociados a cada proceso:
Es necesario hacer un registro de todas las actividades realizadas dado que esto
posibilita la reconstrucción de las distintas etapas productivas de un servicio o
producto; facilita la toma de decisiones ante reclamaciones de los clientes, productos
defectuosos, errores de ejecución, sanciones, etc.,
• Se fuerza a los trabajadores :
No es raro encontrar jornadas laborales superiores a las 8 horas que a corto plazo
pueden generar más producción pero con el tiempo terminara por agotar, sobrecargar
al trabajador generando al final falta de atención, desmotivación, omisión de
actividades, etc.
• El personal no asume sus responsabilidades:
Es importante para la buena marcha de los procesos que todo el personal asuma todas
sus responsabilidades y que entienda la importancia de su contribución, por otro lado la
dirección debe realizar un reparto equitativo de responsabilidades de acuerdo a su
puesto y sueldo.
• Las entradas a los procesos son de baja calidad:
Si las entradas de los procesos son de mala calidad difícilmente el resultado será bueno
y si lo es, seguramente se consiguió menoscabando la eficiencia del negocio,
incrementando los controles.
• Banalizar el orden y la limpieza en la ejecución de los procesos:
El orden y la limpieza son necesarios para el desarrollo eficaz de los procesos
beneficiándonos en la eliminación de causas de fallos, averías, contaminación, etc.
• La calidad del producto/servicio es variable en el tiempo:
Es importante que los procesos se encuentren estandarizados, dado que esto ayuda a
tener una mejor calidad en sus productos y servicios.
• La calidad del producto/servicio degenera con el tiempo:
Cuando se comienza a fabricar un producto o se presta un servicio al inicio la
organización presta mucha atención en la ejecución de todos sus procesos productivos
y que se respete su planificación con el paso del tiempo las personas implicadas en el
proceso se van relajando y prestando menos atención en los controles establecidos
provocando que la calidad vaya disminuyendo.
• Los equipos no funcionan adecuadamente:
Es importante que los equipos utilizados en los procesos funcionen correctamente
pues beneficiaran enormemente a la organización reduciendo el número de incidencias
en el producto/servicio.