CONSEJO DEPARTAMENTAL DE LIMA DEL COLEGIO

DE INGENIEROS DEL PERÚ

INSTITUTO DE ESTUDIOS PROFESIONALES DE INGENIERIA CDL-CIP

DIPLOMADO
Project Management
MODULO III
Taller de Habilidades Interpersonales

“REUNIONES EFECTIVAS”
GRUPO
REUNIONES EFECTIVAS

• Ing. Sadith Musayon

• Ing. Rita Mamani
• Ing. Carlos Castro
• Ing. Álvaro Gordillo Lezcano
• Ing. José Mendoza García
• Ing. J. Felipe Rios Württele
• Ing. Rodolfo Valverde
• Ing. Guido Yauri
Reflexión

• ¿Han notado que en toda organización existe una

enfermedad que se llama reunionitis? Es una enfermedad
causada por falta de planificación, desorganización y
diversos factores culturales. La sufren las empresas y
cualquier tipo de entidad.
¿Qué son las reuniones de
trabajo?
• Es la congregación de un número de personas, con
determinado perfil e intereses en común, con el fin de
tomar decisiones o transmitir alguna información.

• Debe ser la forma más efectiva de lograr la

interacción y compromiso entre las personas hacía un
objetivo determinado.
 Motivos para convocar
una reunión

• Cuando se necesite que todo el grupo

proporcione información o consejos.
• Cuando se desee que el grupo participe en la
toma de decisiones o en la solución de un
problema.
• Cuando se desee compartir información, un
logro o una preocupación con todo el grupo o
cuando quiera comunicar a todos una
situación en particular.
• Cuando tenga un problema que requiera las
opiniones de los miembros de distintos grupos
con diversas perspectivas u órdenes del día.
• Cuando se considere que debe aclarar a quien
corresponde la responsabilidad sobre un
problema, tema o área.
• Cuando se considere que el grupo tiene una
necesidad imperiosa de reunirse.
 Tipos de reuniones
Según el contenido:
Según el objetivo: • De información ascendente,
• Informativas descendente u horizontal.
• Consultivas • Privadas o públicas
• Formativas • Formales o informales
• Decisorias

Según su frecuencia:
• Periódicas
• Esporádicas o puntuales
Objetivos

• Incrementar la interacción entre personas

• Tomar decisiones
• Neutralizar posibles problemas
• Comunicar información
• Determinar un plan de acción
• Aclarar responsabilidades
Amenazas

• Las alusiones personales, ataques verbales

• Disponibilidad de tiempo
• La manera en que se dirigen y facilitan las reuniones
es uno de los mayores “factores de riesgo” para la
participación y la inversión de los miembros de la
organización.
Alguna reuniones son:

• Todos tenemos recuerdos de reuniones que parecía

que iban a durar toda la eternidad y en las que
nunca se iban a tomar las decisiones.
• Alguien interrumpía y desviaba al grupo de los temas
de la agenda de trabajo.
• La persona que dirigía a su vez tenía muchas
opiniones propias
• La reunión duró más tiempo de lo previsto y para
cuando finalmente terminó, todos se fueron a casa
cansados e insatisfechos.
¿Por que tener reuniones efectivas?

• Las reuniones como práctica comunicativa y para la

toma de decisiones se han vuelto en ocasiones una
actividad tediosa e improductiva, por su cantidad y
por los logros que de ellas se pueden obtener.

• En muchas reuniones el tiempo se pierde por el largo

número de perturbaciones o interrupciones que se
dan, bien sea por discusiones estériles, llamadas
telefónicas o ingreso de personas en busca de
aprobaciones, firmas o respuestas a otras actividades
de rutina.
Indicadores

• “La eficiencia de las reuniones y el valor que los equipos

otorgan a ellas empieza a notarse cuando en ellas uno o
varios de los miembros se sumergen en sus teléfonos
móviles haciendo uso de la mensajería, equipos portátiles
o tabletas, tratando de realizar trabajo que a su juicio
mitigue la improductividad que representa estar horas en
reuniones donde se aportará poco o se recibirá poco”.

• “Las reuniones determinan que el grupo pueda o no

realizar las cosas, resolver problemas, manejarse de
manera que promueva un sentimiento de inclusión y
seguridad en los participantes y que cree un sentido de
comunidad”.
¿Como trabajar una reunión que
resulte efectiva?

• Todas las partes de una reunión son importantes: la

planificación, organización, la logística y los principios
y habilidades para presidir la reunión.

• A cada “fase” se le debe prestar atención y se debe

tomar seriamente porque el manejo de una buena
reunión está críticamente ligado a la participación.
Fases de una reunión efectiva

• “Una reunión verdaderamente buena

ocurre cuando se presta atención a las
cuatro fases del manejo de una
reunión”
• Planificación (agenda y metas).
• Organizar la reunión (logística).
• Dirigir la reunión (presidir / facilitar).
• Seguimiento (después de que termina la
reunión).
Características de un buen
conductor de reuniones
 Mostrar seguridad delante del grupo.

 Saber adaptar la función de animador del

grupo.

 Saber reaccionar delante de situaciones

imprevistas
Planificar la Reunión

Pasos críticos en la planificación de una

gran reunión. No es posible una
1. Toda reunión debe tener un propósito
buena reunión, sin
relevante una buena
2. Decidir a quién necesitas que este Planificación
presente.
3. Preparar el material adecuado y
distribuirlo antes de…
4. Planificar con otros.
5. Comunicar a tiempo lugar y hora; y
duración de la reunión.

Un alto índice en el
fracaso de las reuniones
es debido a la falta de
planificación y
preparación
Organizar la Reunión

 Es irrespetuoso abusar del tiempo de

los asistentes.
 Empezar y finalizar a tiempo.
 Anotar a los asistentes.
 Los espacios para las reuniones
deberán ser confortables y
apropiados.
 Se debe reservar un tiempo antes y
después de la reunión para que las
personas hablen y socialicen.
 Medios audiovisuales a utilizar.
 Organizar los temas (Agenda).
 socialicen
Dirigir la reunión
 Presentarse y describir el rol que se tiene como
facilitador. Cuando hay un invitado especial, el
presentarlo ante el grupo.
 Manejar un adecuado lenguaje. El lenguaje sirve
para expresar hechos, emociones y opiniones, el
error esta en no utilizarlo con propiedad
 Establecer las normas de la reunión
 Tomar medidas para evitar interrupciones externas
 Disposición adecuada de los asistentes en la sala
 Mantener la discusión en su cauce.
 Vigilar el tiempo.
 Documentar las conclusiones y fijar las acciones a
llevar a cabo.
 Fomentar la participación.
 Usar el poder del rol prudentemente.
 Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación
de poder.
 Cierre formal.
Seguimiento

Porque la reunión ha terminado, no significa que

el trabajo está hecho. Para darle un
seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por
parte del grupo.
2. Resumir la reunión.
3. Hacer llamadas de seguimiento.
4. Distribuir el acta de la reunión
 Acta de la reunión
• Lugar y fecha.
• Horario.
• Asistentes.
• Orden del día.
• Intervenciones más
importantes y
protagonistas.
• Acuerdos.
• Fecha de la siguiente
reunión, si procede.
Participantes Difíciles

 Usar la agenda y establecer las reglas del juego.

 Ser honesto: Decir lo que está sucediendo

 Usar el humor.

 Hacer un receso: Confrontar a quienes

interrumpen fuera de la sala de sesiones.
Resumen
Las reuniones efectivas deben:

1. Agendada, debe ser comunicada

2. Identificar el propósito para la reunión
3. Participantes que deben asistir a la reunión
4. Distribuir material de trabajo requerido para la reunión
5. Comenzar y terminar a tiempo (los participantes
deben conocer el tiempo que dure la reunión)
6. Identificar y comunicar las expectativas de la reunión
7. Preparar minutas de trabajo como producto de la
reunión
8. Asignar responsabilidades
9. Distribuir la minuta de trabajo
10.Realizar seguimiento a las acciones aprobadas y
tareas encomendadas
11.Llegar acuerdos o resoluciones
“SI EN UNA REUNIÓN TODO EL MUNDO PIENSA LOS

MISMO, SIGNIFICA QUE ALGUNO NO ESTA

PENSANDO”

General George Patton