GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES DEL
PROYECTO
INTEGRANTES:
RAMÍREZ VILCA ISMAEL
TORRE MEZA MILAGROS
 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
• COMPRENDER LA IMPORTANCIA DE UNA BUENA COMUNICACIÓN EN LOS PROYECTOS

• EXPLICAR ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO,

INCLUYENDO CÓMO CREAR UN PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Y REALIZAR UN
ANÁLISIS DE LAS COMUNICACIONES CON LOS INTERESADOS

• COMPRENDER CÓMO LOS PRINCIPALES RESULTADOS DE LOS INFORMES DE RENDIMIENTO

AYUDAN A LOS INTERESADOS A MANTENERSE INFORMADOS ACERCA DE LOS RECURSOS DEL
PROYECTO

• RECONOCER LA IMPORTANCIA DE UNA BUENA GESTIÓN DE COMUNICACIONES PARA LAS

RELACIONES CON LOS INTERESADOS Y PARA RESOLVER LOS PROBLEMAS

• DESCRIBIR CÓMO EL SOFTWARE ES UNA AYUDA EN LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO
 IMPORTANCIA DE BUENAS COMUNICACIONES

• LA FALTA DE COMUNICACIÓN, PARA MUCHOS PROYECTOS ES LA MAYOR

AMENAZA

• NUESTRA CULTURA NO MUESTRA A LOS PROFESIONALES DE TI COMO

BUENOS COMUNICADORES

• INVESTIGACIONES MUESTRAN QUE LOS PROFESIONALES DE TI DEBEN SER

CAPACES DE COMUNICARSE EFECTIVAMENTE PARA TENER ÉXITO EN SUS
POSICIONES

• TENER MUY BUENAS HABILIDADES VERBALES, SON UN FACTOR CLAVE EN LA

PROMOCIÓN PARA PROFESIONALES DE TI
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

• PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES:

DESARROLLAR EL PLAN DE COMUNICACIONES CON BASE EN LAS NECESIDADES Y
REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS Y LOS ACTIVOS DE LA
ORGANIZACIÓN

• GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

CREAR, RECOPILAR, DISTRIBUIR, ALMACENAR, RECUPERAR Y DISPONER DE LA
INFORMACIÓN SEGÚN EL PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES.

• CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

HACER SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS COMUNICACIONES PARA GARANTIZAR
QUE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS SE CUMPLEN. ESTO
INCLUYE INFORMES DE ESTADO, MEDICIÓN DEL AVANCE Y PROYECCIONES
 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES -
CONTENIDO
• REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIONES DE LOS INTERESADOS
• INFORMACIÓN QUE DEBE SER COMUNICADA, INCLUIDOS FORMATO, CONTENIDO Y NIVEL
DE DETALLE
• PERSONA RESPONSABLE DE COMUNICAR LA INFORMACIÓN
• PERSONA O GRUPOS QUE RECIBIRÁN LA INFORMACIÓN
• MÉTODOS O TECNOLOGÍAS USADAS PARA TRANSMITIR LA INFORMACIÓN, COMO
MEMORANDOS, CORREO ELECTRÓNICO Y / O COMUNICADOS DE PRENSA
• FRECUENCIA DE LA COMUNICACIÓN, POR EJEMPLO, SEMANAL
• PROCESO DE ESCALAMIENTO, IDENTIFICANDO LOS PLAZOS Y LA CADENA DE MANDO
(NOMBRES) PARA EL ESCALAMIENTO DE POLÉMICAS QUE NO PUEDAN RESOLVERSE A UN
NIVEL INFERIOR DEL PERSONAL
• MÉTODO PARA ACTUALIZAR Y REFINAR EL PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES A
MEDIDA QUE AVANZA Y SE DESARROLLA EL PROYECTO
• GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA COMÚN
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Gestión de Comunicaciones del Proyecto

Empresa/
Organización
Activos de procesos de la Documentos
organización del proyecto
Factores ambientales de
la Empresa
10.1 Documentos del proyecto actualizados
4.2 Plan de dirección del proyecto Planificar la
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
gestión de las
Proyecto Comunicaciones
Registro de interesados

Plan de gestión de las comunicaciones 13.3

Gestionar los
compromisos de los
13.1 Interesados
Identificar a los
Interesados

10.2
Gestionar las
Comunicaciones
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
1. Análisis de requisitos de
comunicaciones
2. Tecnología de comunicaciones
3. Modelos de comunicación
4. Métodos de comunicación
5. Reuniones
1. Plan de Gestión de las
comunicaciones
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del
proyecto
 DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN

• OFRECER LA INFORMACIÓN CORRECTA A LAS PERSONAS ADECUADAS EN

EL MOMENTO OPORTUNO Y EN UN FORMATO ÚTIL ES TAN IMPORTANTE
COMO EL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN

• CONSIDERACIONES IMPORTANTES:
• UTILIZAR LA TECNOLOGÍA PARA MEJORAR LA DISTRIBUCIÓN DE LA
INFORMACIÓN

• UTILIZAR MÉTODOS FORMALES E INFORMALES PARA LA DISTRIBUCIÓN DE

INFORMACIÓN
DISTRIBUIR INFORMACIÓN DE UNA MANERA EFICAZ Y
OPORTUNA

• NO ESCONDER INFORMACIÓN CRUCIAL

• NO TENER MIEDO DE REPORTAR MALA INFORMACIÓN

• LA COMUNICACIÓN ORAL A TRAVÉS DE REUNIONES Y CONVERSACIONES

INFORMALES AYUDA A DAR INFORMACIÓN IMPORTANTE - BUENA Y MALA -
A LA LUZ PÚBLICA
 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LAS COMUNICACIONES

• MANEJAR EFECTIVAMENTE LOS CONFLICTOS

• DESARROLLAR MEJORES HABILIDADES DE COMUNICACIÓN

• REALIZAR REUNIONES EFECTIVAS

• USAR EMAIL Y OTRAS TECNOLOGÍAS DE FORMA EFICIENTE

• USAR PLANTILLAS PARA LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

 DESARROLLAR MEJORES HABILIDADES DE
COMUNICACIÓN

• LAS EMPRESAS Y LOS PROGRAMAS FORMALES PARA PROFESIONALES DE TI

A MENUDO DESCUIDAN LA IMPORTANCIA DE LAS HABILIDADES DE
EXPRESIÓN ORAL, ESCRITA Y PARA ESCUCHAR

• A MEDIDA QUE LAS ORGANIZACIONES SE VUELVEN MÁS GLOBALES, SE DAN

CUENTA DE QUE DEBEN INVERTIR EN FORMAS PARA MEJORAR LA
COMUNICACIÓN CON PERSONAS DE DIFERENTES PAÍSES Y CULTURAS

• SE REQUIERE LIDERAZGO PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN

 REUNIONES EFICACES

• DETERMINAR SI UNA REUNIÓN SE PUEDE EVITAR

• DEFINIR EL PROPÓSITO Y RESULTADOS ESPERADOS DE LA REUNIÓN

• DETERMINAR QUIÉN DEBE ASISTIR A LA REUNIÓN

• PROVEER A LOS PARTICIPANTES UN ORDEN DEL DÍA ANTES DE LA REUNIÓN

• PREPARAR FOLLETOS Y AYUDAS VISUALES, Y HACER LOS ARREGLOS

LOGÍSTICOS ANTES LA REUNIÓN

• EJECUTAR LA REUNIÓN PROFESIONALMENTE

• CONSTRUIR RELACIONES
 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

Gestión de Comunicaciones del Proyecto

10.1
4.4 Planificar la gestión
de las 4.2
Monitorear y Comunicaciones Desarrollar el Plan
Controlar el Trabajo para la Dirección del
del Proyecto
Plan de gestión de Proyecto
las comunicaciones

Informes sobre el desempeño del trabajo Plan de dirección del proyecto actualizado
10.2 Documentos
Gestionar las
Comunicaciones del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Factores ambientales
Empresa/
de la Empresa
Organización Activos de procesos de
la organización
Activos de procesos de la
organización actualizados Comunicaciones del proyecto

10.3
Controlar las
Comunicaciones
 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
Entradas Herramientas y técnicas Salidas
1. Plan de Gestión de 1. Tecnología de Comunicaciones 1. Comunicaciones del Proyecto
Comunicaciones 2. Modelos de Comunicación 2. Actualizaciones al Plan para la
2. Informes de rendimiento del 3. Métodos de Comunicación Dirección del Proyecto
Trabajo 4. Sistemas de Gestión de 3. Actualizaciones a los Documentos
3. Factores Ambientales de la Información del Proyecto
Empresa 5. Informes de Rendimiento 4. Actualizaciones a los Activos de los
4. Activos de los Procesos de la Procesos de la Organización
Organización
 INFORMAR EL DESEMPEÑO

• LOS INFORMES DE DESEMPEÑO MANTIENEN A LOS INTERESADOS

INFORMADOS SOBRE CÓMO SE UTILIZAN LOS RECURSOS PARA LOGRAR LOS
OBJETIVOS DEL PROYECTO
• INFORMES DE ESTADO
DESCRIBEN DONDE SE ENCUENTRA EL PROYECTO EN UN PUNTO ESPECÍFICO EN EL TIEMPO

• INFORMES DE PROGRESO
DESCRIBEN LO QUE EL EQUIPO DEL PROYECTO HA REALIZADO DURANTE UN DETERMINADO
PERÍODO DE TIEMPO

• PRONÓSTICOS
PREDICEN EL ESTADO FUTURO DEL PROYECTO Y EL PROGRESO, BASADO EN LA
INFORMACIÓN DEL PASADO Y LAS TENDENCIAS
USAR PLANTILLAS PARA LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

• MUCHAS PERSONAS TIENEN MIEDO DE PEDIR AYUDA

• PROPORCIONAR EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO AHORRA TIEMPO Y DINERO

• LAS ORGANIZACIONES PUEDEN DESARROLLAR SUS PROPIAS PLANTILLAS,

UTILIZAR ALGUNAS PROPORCIONADAS POR ORGANIZACIONES EXTERNAS
O SACARLAS DE EJEMPLOS DE LIBROS

• MUCHAS INVESTIGACIONES MUESTRAN QUE COMPAÑÍAS QUE TIENEN

ÉXITO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS HACEN USO EFECTIVO DE PLANTILLAS
EJEMPLO DE PLANTILLA PARA LA DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Descripción Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. ¿Qué funciones del
negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año.
Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocándose en las tareas globales y en los hitos
 EJEMPLO DE INFORME MENSUAL DE PROGRESO
I. Logros para el mes de mes:
• Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de
Gantt.
• Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lístelo como logro.

II. Planes para mes siguiente:

• Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relaciónelos con el diagrama de Gantt.
• Describa otros ítems importantes a lograr.

III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no

quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.

IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio

solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.
 EJEMPLO DE ELEMENTOS FINALES DE DOCUMENTACIÓN
DEL PROYECTO

I. Descripción del proyecto

II. Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo
III: Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente
IV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,
Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.)
V. Documentos de diseño
VI. Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditoría
IX. Informe de lecciones aprendidas
X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones escritas y
electrónicas
 ARCHIVOS DEL PROYECTO

• ES MUY IMPORTANTE ORGANIZAR Y PREPARAR LOS ARCHIVOS DEL

PROYECTO

• ARCHIVOS DEL PROYECTO

CONJUNTO COMPLETO DE REGISTROS ORGANIZADOS DEL PROYECTO QUE
OFRECEN UNA HISTORIA EXACTA DEL PROYECTO

ESTOS ARCHIVOS PUEDEN PROPORCIONAR INFORMACIÓN VALIOSA PARA

FUTUROS PROYECTOS
EJEMPLO USANDO MICROSOFT PROJECT
SOFTWARE EN LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

• HAY MUCHAS HERRAMIENTAS DE SOFTWARE QUE AYUDAN EN LAS

COMUNICACIONES DE UN PROYECTO

• HOY, MUCHAS PERSONAS TRABAJAN DE FORMA REMOTA, TOTAL O

PARCIALMENTE

• EL SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS GENERALMENTE INCLUYE

CARACTERÍSTICAS PARA FACILITAR LAS COMUNICACIONES VIRTUALES

• HERRAMIENTAS COMO LA MENSAJERÍA INSTANTÁNEA Y LOS BLOGS

PUEDEN AYUDAR EN LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

Gestión de Comunicaciones del Proyecto

4.2
Desarrollar el Plan Plan de dirección del proyecto actualizado
para la Dirección del
Proyecto 10.2
Gestionar las
Comunicaciones

Comunicaciones del proyecto Documentos

4.3 del proyecto
Dirigir y Gestionar la
Ejecución del
Proyecto

Plan de dirección del proyecto

Documentos del proyecto actualizados
Datos sobre el desempeño del trabajo 10.3
Controlar las 4.4
13.3
Gestionar los
Registro de asuntos Comunicaciones Monitorear y
Controlar el Trabajo
compromisos de los Información sobre el desempeño del trabajo del Proyecto
Interesados
Activos de procesos de la organización

Solicitud de cambios 4.5

Realizar el Control
Empresa/ Integrado de
Cambios
Organización

Activos de procesos de la organización actualizados

 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
Entradas Herramientas y técnicas Salidas
1. Plan para la Dirección del Proyecto 1. Sistemas de gestión de 1. Informes de rendimiento del
2. Comunicaciones del Proyecto información trabajo
3. Registro de Incidentes 2. Juicio de Expertos 2. Solicitudes de Cambio
4. Datos de rendimiento del trabajo 3. Reuniones 3. Actualizaciones al Plan para la
5. Activos de los Procesos de la Dirección del Proyecto
Organización 4. Actualizaciones a los documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización