LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS.

MSC MIRIAN VEGA

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LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
1. El manual como medio de
comunicación
2. Objetivos de los manuales
3. Posibilidades y limitaciones de los
manuales administrativos.
4. Clasificación de los manuales.
5. Planeación y elaboración de
manuales.
6. El proceso de elaboración.
7. El proceso de actualización
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INTRODUCCION.
La ciencia administrativa ha desarrollado un
gran número de técnicas que coadyuvan a
lograr una adecuada sistematización, tanto del
nivel estratégico, del administrativo y del
operativo.
Un manual es un documento elaborado
sistemáticamente que indicará las actividades
a ser cumplidas por los miembros de un
organismo y la forma en que las mismas
deberán ser realizadas, ya sea conjunta o
separadamente.

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MANUAL ADMINISTRATIVO
“Significa un folleto, libro, capeta, etc.,
donde se concentran en forma sistemática,
una serie de elementos administrativos
para un fin concreto: orientar y uniformar la
conducta que se pretende entre cada
grupo humano en la empresa". "El Manual
presenta sistemas y técnicas específicas.
“Un procedimiento por escrito significa
establecer debidamente un método
estándar para ejecutar algún trabajo."
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 El objetivo de los manuales administrativos es
el de instruir al personal, acerca de: funciones,
relaciones, procedimientos, políticas, objetivos,
normas, etc., para una mayor eficiencia en el
trabajo.
Los manuales administrativos deben
reservarse para información de carácter estable
referida a la estructura funcional, la estructura
procedimental, aspectos técnicos, etc.
El manuales es auxiliar para obtener el control
deseado del personal de una organización y las
políticas, estructura funcional, procedimientos
y otras prácticas del organismo para el que
está trabajando pueda dársele de manera
sencilla, directa, uniforme y autorizada
mediante los manuales.

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 EL MANUAL COMO MEDIO DE
COMUNICACION

Un manual administrativo hace que las

instrucciones sean definitivas,
proporcionan un arreglo rápido de las
malas interpretaciones.
Muestra a cada uno de los empleados
cómo encaja su puesto en el total de la
organización.
Indica la manera en que el empleado
puede contribuir tanto al logro de los
objetivos, como al establecimiento de
buenas relaciones con otros empleados
de la empresa.
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 Los manuales evitarán a los
jefes de tener que repetir
informaciones, instrucciones,
procesos.
El entrenamiento de personal
recién llegado se aumenta y
facilita porque el manual les
proporciona la información
que necesita en forma
sistematizada.

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OBJETIVOS DE LOS MANUALES
De acuerdo con la clasificación y grado de
detalle, los manuales administrativos permiten
cumplir con los siguientes objetivos:
1. Instruir al personal acerca de: objetivos,
funciones, relaciones, políticas,
procedimientos, normas.
2. Precisar las funciones y relaciones de cada
unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar
omisiones.
3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las
labores asignadas al personal, y proporcionar
la uniformidad en el trabajo.
4. Servir como medio de integración y
orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas
funciones operacionales.
5. Proporcionar información básica para la
planeación e implantación de reformas
administrativas.
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POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE
LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
POSIBILIDADES
 Es una fuente permanente
de información sobre el trabajo a
ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y
hacer efectivo los objetivos, las
políticas, los procedimientos, las
funciones, normas
 Evitan discusiones
malentendidos, de las operaciones
 Aseguran continuidad y
coherencia en los procedimientos
y normas a través del tiempo
 Son instrumentos útiles en
la capacitación del personal
 Incrementan la coordinación
en la realización del trabajo.
 Posibilitan una delegación
efectiva, ya que al existir
instrucciones escritas,
seguimiento del supervisor se
puede circunscribir al control por
excepción.
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LIMITACIONES
 Su deficiente elaboración
provoca serios inconvenientes en
el desarrollo de las operaciones
 El costo de producción y
actualización puede ser alto.
 Si no se les actualiza
periódicamente pierde efectividad.
y  Incluyen sólo los aspectos
formales de la organización,
dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es
notorio para la misma.
 Muy sintéticas carecen de
utilidad; muy detallados los
convierten en complicados.
el
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CLASIFICACION DE LOS
MANUALES
Existen dos tipos de manuales uno por su
contenido y otro por su función especifica.
Por su contenido se dividen en:
1. Manual de historia
2. Manual de organización
3. Manual de políticas.
4. Manual de procedimientos.
5. Manual de contenido múltiple
6. Manual de adiestramiento o instructivo
7. Manual técnico

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 Por su función especifica se
dividen en:
1. Manual de producción
2. Manual de compras
3. Manual de ventas
4. Manual de finanzas
5. Manual de contabilidad
6. Manual de crédito y cobranza
7. Manual de personal
8. Manuales generales
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Las principales categorías del
manual son:
1. Organización. Este manual explica con detalle
la estructura de organización de la empresa y
señala los puestos y la relación que existe entre
ejecutivos y departamentos. Las gráficas de
organización, las de descripción de trabajo,
generalmente constituyen el contenido de este
manual.
2. Procedimientos. El manual de procedimientos
presenta sistemas y técnicas específicas. Típico
de éstos es el de la mecanógrafa, las
instrucciones para usar el equipo y los manuales
que señalan el procedimiento preciso a seguir
para lograr el trabajo de todo personal de oficina o
de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña
responsabilidades específicas.
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PLANEACION Y ELABORACION
DE MANUALES
Es imprescindible una planeación cuidadosa si se desea
producir un manual que satisfaga las necesidades de los
usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertido en ellos y
que se distribuyan oportunamente.

Para la creación de un manual, es importante crear un

departamento centralizado que se encargue de la
racionalización administrativa, tal unidad orgánica es
conocida con las denominaciones siguientes: organización y
método, sistemas y procedimientos, servicios administrativos,
planeación y organización.

Cuando no hay dentro de la empresa una unidad orgánica para

este tipo de trabajo por motivos presupuestales, la opción es
disponer de los servicios profesionales de un despacho de
consultores externos, que se encargarán de realizar este tipo
de trabajo técnico.

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 La preparación de un plan está basada en dos motivos importantes:

1. El conocimiento de los objetivos que se requieren alcanzar.

2. El conocimiento de la situación efectiva de la empresa y, en particular,
de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos,
personal, grado de organización.

Una planeación, permite determinar con ciertas facilidades lo que en

el futuro se deberá hacer, quién deberá hacerlo, cuándo, dónde y
cómo.

PROGRAMACION DEL PLAN

Existen dos técnicas de programación aplicables para la elaboración

de manuales, las gráficas de PERT y CPM. Estas técnicas dan buen
resultado por separado pero son más eficaces cuando se combinan.

Las siglas PERT significa técnica de evaluación y revisión de

programa, las siglas CPM significan método de camino critico. Que en
realidad se trata de un diagrama de flujo del proyecto en el que se
incluyen periodos.

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PRESUPUESTO

La formulación de un presupuesto es el paso final en la

planeación del manual. Si la planeación se hizo con esmero, el
presupuesto debe ser totalmente congruente. Cuando se
solicite las estimaciones de tiempo par cada etapa del proceso
de elaboración, solicite también una estimación de costos y
cuánto tiempo tendrá efecto tal estimación.

Cualquiera que sea el sistema presupuestal, el problema

principal, sobre todo si es la primera vez que se elaboran
manuales, será necesario incluir todos los costos pertinentes,
para apoyar esta labor.

Hay que tomar en cuenta en el presupuesto las actividades, ya

que es necesario hacerlas y son también un costo. Si no se le
presupuesta desde ahora, es frecuente que más tarde no se
permita tal gasto. Cuando se tenga que presentar un
presupuesto de manualización ante la gerencia, incluya la
gráfica PERT. Para que el funcionario responsable vea con
claridad cómo cada costo se relaciona con el proceso su,
elaboración y por qué son necesarios.
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EL PROCESO DE ELABORACION
En la elaboración de los manuales administrativos, no existe un
modelo fijo, se presentan las circunstancias en la práctica, con
variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios específicos.

Para el proceso de elaboración existen los siguientes pasos:

1. · Recopilación de la información
2. · Procesamiento de la información
3. · Redacción
4. · Elaboración de gráficas
5. · Formato y composición
6. · Revisión y aprobación
7. · Distribución y control

Los métodos para recolectar información son:

1. · Investigación documental
2. · Observación
3. · Cuestionarios
4. · Entrevistas

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 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION

Después de reunir todos los datos, el paso siguiente es organizarlos

en forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es
decir, el proyecto del manual. Lo primero que debe hacerse es un
análisis y depuración de la información, con la finalidad de facilitar el
manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el contenido del
manual.

Para la integración de cada manual es importante uniformar los

criterios tanto en terminología como en la presentación de la
información, con el propósito de que se mantenga un sentido de
continuidad y de uniformidad. También es importante indicar las
contradicciones a medida que se van presentando, a fin de poder
eliminarlos posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones
con los representantes de las áreas que van a ser incluidas en el
manual.

REDACCION

Es conveniente que un especialista en corrección de estilo se

encargue de revisar la versión final de los manuales, en el objeto de
garantizar que la forma de redacción de los mismos sea la más
adecuada para los propósitos que se persiguen, y no perder mucho
tiempo en aspectos de forma o redacción.

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 ELABORACION DE GRAFICAS

Las técnicas visuales que se usan con mayor frecuencia

en los manuales administrativos son: organigramas,
diagramas de flujo, cuadros de distribución de
actividades, distribución de espacio y formas. Su
elaboración deberá hacerse utilizando las técnicas más
sencillas y conocidas en el medio, uniformado su
presentación a fin de facilitar la comprensión de los
mismos.

FORMATO Y COMPOSICION

El formato de los manuales administrativos pueden

presentar diversas características, las que dependen de
la finalidad de los mismos, así como del tipo de material
que forman parte de su contenido y de las limitaciones
de los equipos de impresión o reproducción disponible.

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 REVISION Y APROBACION

El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de las

revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones
necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor
jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben
hacerse con tacto y diplomacia. Se planea una adecuada revisión, se
pueden evitar o llevar al mínimo los problemas.

Uno de los más sencillos modos de reducir los problemas de revisión

consiste en reunirse anticipadamente con los analistas y revisar el
material del manual. En la reunión es necesario mencionar la
responsabilidad del coordinador como el analista y el deseo de ayudar
en todas las formas posibles.

La aprobación. Posterior a la revisión del proyecto del manual deberá

someterse a la aprobación de las autoridades correspondientes, con
el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y
posteriormente su distribución.

La aprobación en la practica se hace de dos maneras:

1. Que la aprobación aparezca en la parte inferior de cada hoja.
2. Que la aprobación aparezcan en una sola hoja, y ésta se coloque al
principio del manual, después de la identificación.

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 DISTRIBUCION Y CONTROL

Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la

racionalidad administrativa, elabore una selección y registro
de funcionarios y unidades administrativos que deben contar
con ejemplares de los manuales, con el propósito de
proporcionarles de manera permanente la información
necesaria para mantener actualizados los ejemplares
distribuidos.

Las revisiones periódicas de los manuales es una forma de

motivar a los usuarios de los manuales, ya que estos indicarán
claramente que tienen una responsabilidad de mantener el
manual actualizado y se dan cuenta del interés que tiene el
responsable.

EL PROCESO DE ACTUALIZACION

En la mayoría de las organizaciones, se presentan cambios o

modificaciones constantes, debido a que agregan nuevos
trabajos o se hace mejoras en los trabajos cotidianos, que
presentan bastante importancia, deberán reflejarse
rápidamente en el manual de organización o de
procedimientos, aunque sea necesario volver a redactar o
suplementar el documento relativo a la interpretación de la
estructura organizacional y la estructura de la empresa.
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CONCLUSIONES
1. Un manual es una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo. De este concepto
deducimos que el manual es un instrumento de control sobre la
actuación de cada uno de los empleados.

2. Uno de los propósitos fundamentales de los manuales administrativos

es, instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos,
funciones, relaciones, políticas, procedimientos, etc.

3. Los manuales administrativos pueden clasificarse de acuerdo a dos

aspectos: por su contenido y por su función específica.

4. La elaboración de manuales administrativos requieren de un proceso

de planeación, para identificar por anticipado qué medios y que fases
sean necesarias para su preparación sistemática.

5. Desde el momento que un manual comienza a ser utilizado debe

controlarse continuamente en qué medida cumple los objetivos para
los cuales ha sido creado. Asimismo deberán considerarse las
medidas tendentes a mantener actualizados los manuales
administrativos.

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 FIN
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