¿POR QUÉ ESTÁ LLEVANDO A CABO ESTA MEDICIÓN Y QUIÉN

ES LA AUDIENCIA DE LOS RESULTADOS

• El instrumento del Plan de monitoreo y evaluación del Plan de Mercadeo de la Biblioteca de la Victoria
facilita el seguimiento y monitoreo, porque permite organizar, orientar e implementar el conjunto de
tareas necesarias para la consecución de los objetivos y metas establecidas en el Plan de Mercadeo.

• La audiencia son todos los actores involucrados como: Comunidad Escolar, Entes del Control, padres de
familia, entre otros.
QUÉ SE VA A MEDIR?
• Se va a medir los objetivos, estrategias, metas y recursos financieros del plan de marketing destinado a la
Biblioteca Municipal de la Victoria.
CÓMO SE CONDUCIRÁN ESTAS MEDIDAS?
Se conducirá a través de un encadenamiento lógico de los diferentes instrumentos de planeación y
programación financiera nos permite articular cada etapa del ciclo de la gestión siguiendo el
enfoque de cadena de valor, de manera paralela los insumos, actividades, productos que se requieren
para cumplir con los resultados planeados y los bienes y servicios propuestos para la vigencia fiscal.
CUÁNDO SE TOMARÁN ESTAS MEDIDAS?
El proceso de seguimiento y evaluación al Plan de Mercadeo se hará cada trimestre del año, una vez se
expida el Plan de Mercadeo de la Biblioteca de la Victoria.
DEFINIR LAS RAZONES POR LAS CUALES LA FUNDACIÓN DEBE LLEVAR A CABO
LA MEDICIÓN DEL PLAN DE MERCADEO DEL PRODUCTO QUE SE LANCE
El Plan de Seguimiento y evaluación del Plan de Mercadeo es un instrumento que facilita la planeación estratégica de la Biblioteca, orientando los procesos, instrumentos y
recursos disponibles (humanos, financieros, físicos, tecnológicos e institucionales) que deben gestionarse durante una vigencia fiscal del Plan de Mercadeo para el
cumplimiento de los productos o servicios de la Biblioteca .

Así mismo, su elaboración permite:

• Fortalecer la Biblioteca orientando los presupuestos por resultados, al definir indicadores que facilitan el seguimiento del Plan de Mercadeo.

• Definir responsabilidades entre las diferentes responsables del Plan de Mercadeo para el cumplimiento de los producto o servicios de inversión priorizados en el
Presupuesto Anual de la de la Biblioteca.

• Contribuir al seguimiento y medición de resultados en cuanto a productos, servicios, y actividades, facilitando la elaboración de informes de gestión de manera Trimestral o
anual.

• Contar con un control de alertas de manera oportuna para la toma de decisiones y acciones correctivas para la autoevaluación de los resultados esperados.

• Organizar y programar la ejecución de productos y servicios, precisando actividades, definiendo metas e indicadores de gestión y así medir su avance a través de recursos y
cronogramas de tiempo.

• Mejorar la eficiencia y el desempeño de la Biblioteca, permitiendo la realización de ejercicios de rendición de cuentas más efectivos a la comunidad.
ESTABLECER LOS INDICADORES
Se debe definir un tablero de control con Indicadores de los siguiente tipos:
– Indicador de Eficacia
– Indicador Eficiencia

Indicador de Eficacia: Este busca, controlar los resultados de los procesos y evaluar la relación
entre las salidas (productos) y el valor esperado (meta), se calcula dividiendo, los resultados
obtenidos (una vez aplicada la fórmula de los indicadores diseñada para cada meta, sobre los
resultados programados, por cien (100).

Índice de Eficiencia: Este se enfoca en medir el nivel de ejecución y el rendimiento de los recursos
utilizados por un producto, se calcula dividiendo el avance financiero obtenido sobre los recursos
invertidos.
 DISEÑAR EL MECANISMO DE DESARROLLO DEL PLAN DE MONITOREO Y EVALUACIÓN, INCLUYENDO LOS RESPONSABLES. VALORES ESPERADOS Y ALCANZADOS

CONTRATO NOMBRE DEL TRIMESTRES AÑO ALCANZADO EN EL

OBJETIVO DEL PLAN MERCADEO ESTRATEGIA DEL PLAN MERCADEO ACCION DEL PLAN MERCADEO ACTIVIDADES PRINCIPALES VALOR DEL CONTRATO FURMULA DEL INDICADOR META RESPONSABLE PROGRAMADO % AVANCE DEL Grado de Eficacia
(No. Del Contrato y Fecha) INDICADOR 2018 TRIMESTRE
(Cantidad) TRIMESTRE
(Fecha de Entrega) (Cantidad Ejecutada)

A marzo

Numero de suscripciones al A junio 250

Tener la conversación continua con nuestros Identificar redes o comunidades en las que CONTRATO Numero de suscripciones Coordinador General
Desarrollar una identidad digital y presencia en redes canal / el total de
Creación de redes sociales usuarios entorno a la bibliotecas y sus productos y puedan estar nuestros clientes y participar en INTERADMINISTRATIVO 1,240- $ 66.940.000 al canal, de comentarios, 500 Auxiliar Documental A sept
sociales para la Biblioteca municipal de la Victoria suscripciones al canal
servicios. un seguimiento de lo que dicen o comentan 9999 Dde agosto 31 de 2018 de menciones.
proyectados A dic 250

Total 2018 500

A marzo 60

Identificar blogs relacionados con bibliotecas Nº de visitantes únicos, de A junio 60

Creación de la red social siempre que se admita la CONTRATO Coordinador General
Desarrollar una identidad digital y presencia en los o personas relevantes y suscribirnos a sus páginas vistas, de usuarios
Elaboración del Blogs corporativo conversación con los usuairos a traves de los INTERADMINISTRATIVO 1,240- $ 66.940.000 Trafico al blog 240 A sept 60
medios para la Biblioteca municipal de la Victoria feed de RSS que repiten, suscripciones al
comentarios. 9999 Dde agosto 31 de 2018
RSS y correo-e A dic 60

Total 2018 240

A marzo 60

A junio 60
CONTRATO Numero de usuarios seguidos Coordinador General
Desarrollar una identidad digital y presencia en los Configurar las entradas en el twitter para que Identificar usuarios relevantes en twitter y Numero de usuarios
Aumentar los Seguidores en Twitter INTERADMINISTRATIVO 1,240- $ 66.940.000 / el total de usuarios 240 Auxiliar Documental A sept 60
medios para la Biblioteca municipal de la Victoria muestren al mismo tiempo en las redes sociales. seguirlos, seguidos en twitter.
9999 Dde agosto 31 de 2018 proyectados.
A dic 60

Total 2018 240

A marzo 500

A junio 500
CONTRATO Coordinador General
Desarrollar una identidad digital y presencia en los Proveer de información visual a travez de Mostrar la Biblioteca de forma integrada con Insertar Widgets alusivos a la temática de la
INTERADMINISTRATIVO 1,240- $ 66.940.000 Proveer Widgets Nº de Clicks 500 A sept 500
medios para la Biblioteca municipal de la Victoria Widgets cualquier página web. página.
9999 Dde agosto 31 de 2018
A dic 500

Total 2018 2.000

A marzo 500

A junio 500
CONTRATO Coordinador General
Desarrollar una identidad digital y presencia en los Mostrar todos los recursos relacionados con nuestra
Distribuir contenido en la web a travez de RSS Insertar RSS en el Blog INTERADMINISTRATIVO 1,240- $ 66.940.000 Dinámica RSS Nº de Clicks 500 A sept 500
medios para la Biblioteca municipal de la Victoria biblioteca de forma dinámica.
9999 Dde agosto 31 de 2018
A dic 500

Total 2019 2.000

A marzo 250

A junio 250
Abrir cuentas en sitios sociales que nos permitan CONTRATO Coordinador General
Desarrollar una identidad digital y presencia en los Numero de fotos subidas / el
Compartir fotos y videos subir fotos y videos y establecer redes con otros Insertar gadget de fotos al Blog INTERADMINISTRATIVO 1,240- $ 66.940.000 Establecer redes 1.000 A sept 250
medios para la Biblioteca municipal de la Victoria total de fotos proyectadas.
usuarios. 9999 Dde agosto 31 de 2018
A dic 250

Total 2020 1.000

A marzo 60

A junio 60
CONTRATO Numero de documentos Coordinador General
Desarrollar una identidad digital y presencia en los
Marcadores sociales Abrir una cuenta para los marcadores sociales. Crear cuenta en Slide Share INTERADMINISTRATIVO 1,240- $ 66.940.000 Marcador Social subidos / el total de 240 A sept 60
medios para la Biblioteca municipal de la Victoria
9999 Dde agosto 31 de 2018 documentos proyectados.
A dic 60

Total 2021 240

A marzo 60

A junio 60
CONTRATO Nª de contenidos marcados, Coordinador General
Desarrollar una identidad digital y presencia en los Mostrar todos los recursos relacionados con nuestra
Uso de Netvibes para difundir la información Crear un Blog en Blogger. INTERADMINISTRATIVO 1,240- $ 66.940.000 Blog de comentarios sobre los 240 A sept 60
medios para la Biblioteca municipal de la Victoria biblioteca de forma dinámica.
9999 Dde agosto 31 de 2018 enlaces
A dic 60

Total 2022 240

PERIODICIDAD DE MEDICIÓN Y EL OBJETIVO
El proceso de seguimiento y evaluación a los objetivos, estrategias y metas del
Plan de Mercadeo se hará cada trimestre del año, una vez se expida el Plan de
Mercadeo de la Biblioteca de la Victoria.
 PRESUPUESTO DEL PLAN DE MONITOREO Y
EVALUACIÓN
ITEM VALOR UNITARIO NUMERO TOTAL OBSERVACION ACTIVIDADES

COORDINADOR GENERAL $ 3.000.000 12 $ 36.000.000 CONTRATO PS CREACION DE REDES, SEGUIMIENTO DE REDES Y COORDINACION GENERAL

AUXILIAR DOCUMENTAL $ 1.200.000 12 $ 14.400.000 CONTRATO PS SEGUIMIENTO DE REDES, ARCHIVO Y LOGISTICA

RECURSOS TECNOLOGICOS $ 5.000.000 1 $ 5.000.000 SUMINISTRO DE EQUIPOS: CAMARA DIGITAL, PC. SUMINISTRO SEGUIMIENTO Y TOMA DE EVIDENCIAS (MATERIAL VISUAL)
ENCUESTADORES X CORTE $ 750.000 4 $ 3.000.000 PAGOS PARCIALES CADA 3 MESES REALIZAR ENCUESTAS PUERTA A PUERTA UNA VEZ CADA TRES MESES
PAPELERIA $ 500.000 4 $ 2.000.000 PAGOS PARCIALES CADA 3 MESES SUMINISTRO PARA ENCUESTAS Y ACTAS DE SEGUIMIENTO
GASTOS LOGISTICOS $ 2.000.000 1 $ 2.000.000 BOLSA DE GASTOS SUSTENTADA CON FACTURAS TRANSPORTES Y SERVICIO DE COMEDOR PARA LAS JORNADAS DE ENCUESTA
REALIZACION DE VIDEO PROMOCIONAL $ 2.000.000 1 $ 2.000.000 UNICO PAGO VIDEO PARA SER PROMOCIONADO EN REDES Y MEDIOS
PASACALLES $ 95.000 12 $ 1.140.000 PAGOS PARCIALES CADA 3 MESES MATERIAL PROMOCIONAL
PERIFONEO X HORA $ 15.000 20 $ 300.000 PAGOS PARCIALES CADA 3 MESES DIAS PREVIOS A AS ENCUESTAS Y ACTIVIDADES DE LA BIBLIOTECA
VOLANTES $ 275 4000 $ 1.100.000 PAGOS PARCIALES CADA 3 MESES MATERIAL PROMOCIONAL

TOTAL PARCIAL $ 66.940.000

ESTAMPILLAS % $ 7.541.880

TOTAL NETO A PAGAR $ 59.398.120

 CUÁNTO COSTARÁ?
PRESUPUESTO

CONTRATO 1,240-9999 de Agosto 31 de 2018 VALOR DEL CONTRATO: $66.940.880

EJECUTAR ACCIONES TENDIENTES PARA IMPLEMENTAR EL PLAN DE MERCADEO DEL PROYECTO 'CONSTRUCCION DE LA BIBLIOTECA SOSTENIBLE MUNICIPAL DE LA VICTORIA VALLE'

DURACION DEL PLAN 12 MESES

PERIODICIDAD 3 MESES