UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

FACAULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES

E.A.P. CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

ASIGNATUAR: AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

EL INFORME DE AUDITORÍA

C.P.C.C. JUAN PEDRO HERNÁNDEZ PEÑA

CATEDRÁTICO
1
 CONTENIDO DE LA CLASE
 Objetivos de los informes de auditoría
 Principios básicos de redacción
 Sugerencias sobre el estilo de redacción
 Defectos que deben evitarse en la redacción
 Estructura de los informes
 Otros aspectos a tener en cuenta para la
confección del informe

2
OBJETIVOS DE LOS INFORMES

 GENERALES

 Informar: dar a conocer lo importante (positivo

y negativo), con una comprensión fácil y
rápida
 Persuadir: convencer acerca de los hallazgos
detectados y las recomendaciones propuestas
 Obtener resultados: habilidad para promover
acción, es decir obtener el compromiso de
implantar las recomendaciones, para reducir
riesgos y prevenir problemas
3
OBJETIVOS DE LOS INFORMES

 ESPECÍFICOS

 Con respecto a cada hallazgo, debemos

preguntarnos:

- qué necesita saber mi destinatario?

- porqué? para qué? cuándo? cómo?....
necesita esa información
- hay algo que creo necesario comunicar y
a mi destinatario no le interesa?
4
2. Principios básicos de redacción

a. Precisión

b. Síntesis

c. Simplicidad

d. Corrección gramatical

5
 PRECISIÓN
Motivos de Imprecisión
a. Utilización de palabras o expresiones imprecisas
b. Empleo de términos desconocidos para el destinatario
c. Uso de palabras fuera de su significado real
d. Construcción sintáctica incorrecta o dudosa
e. Párrafos extensos o imprecisos
f. Uso indebido de los signos de puntuación
UTILIZACIÓN DE PALABRAS O EXPRESIONES IMPRECISAS
Ejemplo:
“El control interno vigente es deficiente por la carencia de
verificaciones cruzadas”.
- Cuáles verificaciones?
- Qué importancia tienen? 6
 EMPLEO DE TÉRMINOS
DESCONOCIDOS PARA EL DESTINATARIO
 Ejemplo:
“La renuncia del empleado responsable de la tarea
y la inexistencia de un back-up adecuado, dificulta
seriamente el know-how del sistema.”
 “Dicho funcionario demostró ser muy meticuloso
en su gestión.”
 “Un incremento en los precios, originado en una
mejora en la calidad de los artículos, determinará
una reacción del mercado consumidor.”
- Reacción favorable o negativa?
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USO INDEBIDO DE LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN

 “Todo hombre que te busca va a pedirte

algo: el rico aburrido, la amenidad de tu
conversación; el pobre, tu dinero.”

 “Todo hombre que te busca va a pedirte:

algo, el rico aburrido; la amenidad de tu
conversación, el pobre; tu dinero.”

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 SÍNTESIS
 Las oraciones y párrafos cortos son
preferibles
a) Acortan la comunicación entre el escritor y el
lector
b) Reducen el riesgo gramatical
 Utilizando solamente oraciones cortas, el
estilo resulta cortado, pobre y monótono.
Usando únicamente oraciones largas, la
lectura sería confusa y fatigante.
Una buena técnica es combinarlas unas con
otras, en forma equilibrada.
9
 SIMPLICIDAD
 Significa escribir en forma fácil y llana, no
rebuscada, sin recurrir a palabras o
expresiones complicadas o simplemente
llamativas.
 El estilo más apropiado es el conocido como
coloquial, es decir el utilizado en una
conversación formal ante superiores
jerárquicos, funcionarios desconocidos o en
una exposición pública

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 CORRECCIÓN GRAMATICAL
 Significa utilizar las palabras y formas
gramaticales correctas.
 Esta habilidad se adquiere a través de la
educación formal recibida así como los estudios o
esfuerzos personales.
 Más allá de eso, ante la duda están los recursos
del diccionario o la posibilidad de repasar las
estructuras gramaticales.

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SUGERENCIAS SOBRE EL ESTILO DE REDACCIÓN
a. Ordenamiento
b. Las palabras
c. Las oraciones
d. Nexos gramaticales
e. Los párrafos
ORDENAMIENTO
Elegir un esquema o diseño adecuado y mantenerlo.
Organizar los párrafos, manteniendo una debida
secuencia en las ideas expresadas.

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 LAS PALABRAS
 Asegurarse de su significado
 Omitir palabras innecesarias
 Elegir términos claros y sencillos
 Evitar la jerga técnica innecesaria
 No utilizar frases de tipo “clisé”
 Utilizar palabras concretas
 Evitar las frases rebuscadas

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 LAS ORACIONES
Premisas
 Preferir las proposiciones cortas
 Evitar las frases incidentales, es decir
aquellas que se intercalan para aclarar.
De emplearlas, ubicarlas preferentemente
entre comas, antes que entre paréntesis o
guiones
 Emplear los adjetivos con cuidado
 Controlar la correcta ubicación de los
signos de puntuación 14
 LAS ORACIONES
Premisas
 Colocar el énfasis en la primera o última parte de la
oración
 Descartar el uso de signos de exclamación o
interrogación
 Agrupar las expresiones de igual sentido
 Evitar el empleo de oraciones negativas
innecesarias, de expresiones ambiguas y de frases
vacilantes o sin vigor.
NEXOS GRAMATICALES O CONECTORES
 Son las palabras que sirven para conectar dos
oraciones o párrafos, indicando la relación entre los
mismos y permitiendo una organización coherente y
una cohesión sintáctica del texto
15
 NEXOS GRAMATICALES: CAUSA

 Por esta razón

 Porque
 Por lo antedicho
 Por lo que antecede
 Como
 Puesto que
 Debido a
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NEXOS GRAMATICALES: CONSECUENCIA
 Por lo tanto
 Por lo antes dicho
 Por consiguiente
 Consecuentemente
 Por lo expuesto
 En atención a lo expuesto
 En consecuencia
 Dado que
 De acuerdo con
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 LOS PÁRRAFOS
Pautas
 Construir párrafos utilizando oraciones separadas
por “punto y seguido”
 Incluir en la primer oración la idea principal
 Utilizar nexos gramaticales a partir de la 2ª oración
de un párrafo y del 2º párrafo de un texto

DEFECTOS QUE DEBEN EVITARSE EN LA REDACCIÓN

 Exageración
 Uso de palabras emocionales
 Indefinición
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 EXAGERACIÓN

Ejemplo:
 Cualquier aumento en los lapsos de entrega de
nuestros productos provocaría un irreparable y
alarmante perjuicio al organismo, con el
consiguiente deterioro de la imagen local,
regional y nacional del ente.
 Cualquier aumento en los lapsos de entrega de
nuestros productos provocaría un perjuicio al
organismo, con el consiguiente deterioro de su
imagen.

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USO DE PALABRAS EMOCIONALES

 En vista de los repetidos actos de deslealtad

comercial en que ha incurrido maliciosamente el
mencionado agente, que hasta el presente
había recibido todo tipo de consideración y
atento servicio por parte de nuestro organismo,
el suscripto considera ineludible proceder a
imponer una sanción correctiva al causante,
eliminándolo de nuestro registro de proveedores
y procediendo a dar a conocer a la cámara
respectiva la decisión tomada.
20
 INDEFINICIÓN

 De todo lo expuesto, el suscripto se permite

informar a esa superioridad que, en caso de
considerarlo conveniente y económico,
podría procederse a contratar los servicios
del citado proveedor o de quien se resuelva
en definitiva (texto indefinido).
 De lo expuesto, el suscripto informa que
pueden contratarse los servicios del citado
proveedor (texto definido).

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ESTÁNDARES DE CALIDAD DEL INFORME
 Directo
 Sucinto
 Apropiado
 Persuasivo
 Constructivo
 Orientado a resultados
 Atractivo
 Oportuno
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 ESTÁNDARES
 Directo: incluir
- las conclusiones al principio
- los puntos principales en primer lugar
- la idea principal al comienzo
 Sucinto:
- detalle limitado
- seleccionar los ítems de mayor importancia
- incluir los datos de respaldo en forma sumaria
- utilizar un estilo conciso.
 Apropiado:
- considerar los intereses de los destinatarios
- seleccionar el tono de escritura adecuado
23
 ESTÁNDARES
 Persuasivo:
- respaldar las conclusiones en forma terminante
- incluir el efecto real o potencial (riesgo) de las
observaciones
- cuantificar el impacto
 Constructivo:
- balancear lo positivo y lo negativo
- incluir las causas de los problemas (no solamente
los “síntomas”)
- de corresponder, destacar las acciones gerenciales
encaradas
 Orientado a resultados:
- incluir recomendaciones específicas y mensurables
- proponer soluciones prácticas y orientadas a la
acción 24
Estándares

 Atractivo:
- incluir un informe ejecutivo para la dirección
- utilizar un formato profesional
- emplear secciones breves y claramente
identificables
 Oportuno:
- presentación inmediata
- de ser aplicable, anticipar un informe parcial
- definir estándares de tiempo y respetarlos
estrictamente
25
6. Cómo atraer la atención del
destinatario?

 Considerar el rol del destinatario

 Fijar la conclusión directamente
 Diseñar aperturas para guiar al lector
 Escribir concretamente y en forma descriptiva
 Elegir la información de mayor interés para el
lector

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Considerar el rol del destinatario

 Muchas veces, el auditor redacta su informe sin

pensar que no será leído por otro auditor.
Para obtener un producto de calidad, debemos
“ponernos en los zapatos del lector”,
considerando el interés el destinatario.
 La lógica investigativa del auditor es distinta de
la lógica informativa que necesita el lector.
 Menor énfasis en el alcance y mayor en el
efecto y la recomendación
27
Considerar el rol del destinatario

1. Quién leerá el informe?

2. Cuál es su responsabilidad respecto de la
materia examinada?
3. Qué autoridad tiene para tomar decisiones
acerca de los temas informados?
4. Cuál es su conocimiento respecto de la
materia examinada?
5. Necesita información detallada o resumida?
6. En qué aspectos se debe poner énfasis y
cuáles pueden soslayarse?
28
Fijar la conclusión directamente

 “El informe más eficiente es aquel que contesta

el objetivo de la auditoría en su primer párrafo”.
- evitar las introducciones innecesarias.
- limitar la cantidad de información de soporte y
la descripción de procedimientos
 Para ello, deberíamos preguntarnos:
¿El lector entenderá los términos utilizados?
¿Qué explicación necesita el lector?
¿Cuánta información quiere?

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Diseñar aperturas para guiar al lector

 Es posible guiar al lector utilizando subtítulos,

diferentes tipos de letras y otros recursos
para destacar lo más importante.
 Las oraciones de apertura, tanto en la
conclusión como en cada observación,
pueden guiar al lector expresando los puntos
más importantes.

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Escribir concretamente y en forma
descriptiva
 Evitar frases que no aportan información:

- Durante nuestra revisión de los registros de

solicitudes, se comprobó que los procedimientos
utilizados necesitan mejorarse.
- Los registros de asistencia no son controlados
adecuadamente.
- Existe alguna debilidad en la documentación
de préstamos.
- La documentación de las operaciones necesita
mejoras
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Elegir la información de mayor
interés para el lector
 Para definir el tipo de información a incluir en
el informe, es conveniente responder a las
siguientes preguntas:
- Cuán significativo es el hallazgo?
- Cómo es la reacción del lector? (receptivo o
reticente)
- A quién se quiere lograr atención? (nivel
político o nivel gerencial)
- Cómo describiría al lector a quien se quiere
influir? (sensitivo o duro)
32
7. Pautas para aumentar el potencial
del informe
(para obtener resultados)

 Describir y cuantificar las observaciones

 Mostrar el efecto desde el punto de vista
de la autoridad superior
 Utilizar un estilo que reduzca las
objeciones

33
7.1. Describir y cuantificar las
observaciones

 Incluir evidencia objetiva

 Evitar la exageración o indefinición de los
hechos
 Incluir las causas, independientemente de los
síntomas
 Cuantificar la magnitud del problema

34
7.1. Ejemplos de cuantificación
 Número o porcentaje de ítems con excepciones
- basados en muestras
- basados en el total del universo
 Valor monetario de los ítems con excepciones
- valor en pesos
- porcentaje sobre el total del universo ($ / $)
 Número o valor monetario de la variable
- diario
- mensual
 Comparación de los resultados con un estándar
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7.2. Mostrar Efectos (reales o potenciales)
y Beneficios
 Problema: falta de base en una contratación
Efecto Real o Potencial: sobreprecio
Beneficios: ahorro de dinero
 Problema: falta de especificaciones técnicas o
pedidos de cotización
Efecto Real o Potencial: sobreprecio, colusión
de intereses, baja calidad de los bienes
Beneficios: precio más bajo (a igual calidad) o
mejor calidad (por igual precio).

36
7.3. Utilizar un estilo que reduzca las
objeciones

 Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que

existen otros puntos de vista o atenuantes.
Ejemplos:
1. Mientras algunas solicitudes requerirán más de
60 días para su procesamiento, un 75% se
pueden resolver en 15 días
2. Se necesitará un incremento temporal del
personal para superar el atraso, pero luego la
dotación puede volver a la cantidad actual.
37
8. Pautas para redactar una
conclusión efectiva

 Contestar el objetivo de la auditoría

 Elegir la información de soporte más
concreta
 Utilizar un tono apropiado y consistente
 Balancear lo positivo y lo negativo
 Ofrecer perspectiva
 Incluir la respuesta de la Dirección

38
8.1. Contestar el objetivo de la auditoría

 La conclusión debe responder el objetivo de la

auditoría en forma directa.
 Una buena conclusión es la que contesta el
objetivo de la auditoría en su primer párrafo
 Cuando la auditoría incluya múltiples objetivos,
la conclusión debe referirse a cada uno de ellos.
En estos casos, la conclusión puede ser dividida
en secciones. Por ejemplo, se puede escribir un
párrafo para cada uno de los objetivos de la
auditoría.

39
8.2. Elegir la información de soporte
más concreta

 De la opinión general sobre el objetivo de la

auditoría, se debe pasar a la información de
soporte que la sustenta.
 La opinión debe estar respaldada en hechos,
ejemplos o comparaciones que la sustenten.
 En la información de soporte se debe:
- utilizar un lenguaje claro
- evitar los términos ambiguos o generalistas
- evitar el exceso de calificativos.
40
8.3. Utilizar un tono apropiado y
consistente
 Los resultados de nuestra revisión indican que
la condición en que se desarrollan las
operaciones son buenas. No obstante,
detectamos que algunas áreas necesitan
atención. Es necesario intensificar el esfuerzo
para reconciliar algunas cuentas. En el proceso
de pagos se debe implantar un control
automatizado y el control de supervisión debe
mejorarse. Además, las cuentas en suspenso
necesitan atención.
41
8.4. Balancear lo positivo y lo negativo

 Si para responder al objetivo de la auditoría se

obtienen algunos resultados positivos y otros
negativos, se debe distribuir su incidencia en
forma balanceada al escribir la conclusión.
Muchas veces, se sobrecarga un lado de la
conclusión, dándole poco espacio al otro.
 Las ideas más importantes deben ocupar
lugares destacados dentro del informe. En la
conclusión, la idea a enfatizar debe colocarse en
el primer párrafo.
42
8.5. Ofrecer perspectiva

 Los resultados de la auditoría serán difíciles de

interpretar, si no están contextualizados y sólo
consisten en una lista de problemas.
 Se puede brindar perspectiva describiendo el
efecto global de los principales hallazgos,
incluyendo comparaciones significativas o
identificando posibles causas.
 Puede compararse la gestión respecto de la
última auditoría, comentar las acciones
tomadas sobre las recomendaciones anteriores,
etc.

43
8.6. Incluir la respuesta de la Dirección

 Además de la “opinión del auditado”, incluida

en cada uno de los hallazgos, es conveniente
exponer dentro de un párrafo final de la
conclusión, la opinión que la Dirección tiene
sobre la misma y su propuesta al respecto.
 La convicción y acción correctiva de la
Dirección brindarán beneficio a la organización.
Por ello, el cierre para la conclusión de un
informe de auditoría que “mira hacia adelante”
debería incluir dicha información.
44
9. Elementos para “ganar tiempo” en la
emisión del informe

 Sin aumentar la carga de los “papeles” de

trabajo, se puede utilizar un modelo de
formulario donde se vayan registrando cada
una de las informaciones necesarias para
la redacción del informe:
- debilidad observada
- causa
- efecto (perjuicio real o potencial -> riesgo)
- recomendación o sugerencia

45
10. Uso de tablas, gráficos y anexos

Se requieren dos reglas de carácter general:

 El texto escrito debe poder leerse

independientemente de las tablas, gráficos y
anexos
 Cada tabla o gráfico presentará una sola idea,
con el objeto de permitir una rápida y clara
comprensión de su contenido e importancia

46
11. Revisión final

 En la medida que los tiempos de emisión lo

permitan, se aconseja dejar pasar “un tiempo”
después de haber terminado la redacción del
informe, para revisarlo.
Al releerlo, se lo confrontará una vez más con
nuestra comprensión y se tendrá una idea más
aproximada al punto de vista del destinatario.
Con esta revisión, se tendrá una visión más
objetiva de la redacción que permitirá efectuar
los “retoques” necesarios.
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“EXPERIENCIAS EN EL CONTROL DE
PROGRAMAS SOCIALES EN EL MARCO DE
LA RED DE CONTROL PÚBLICO”

EL INFORME DE AUDITORÍA

Juanhp_23@Hotmail.com
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