Procesos de la gestin de proyectos

Procesos en la gestin de proyectos

INICIACIN

GUIA DEL PLANIFICACIN

PMBOK (Project
Management
Body of EJECUCIN
Knowledge) del
PMI
SEGUIMIENTO Y CONTROL

CIERRE
 PROCESOS

Ejecucin

Inicio Planificacin Cierre

Guardar
Plan Seguimiento y
Carta documentos
control

Aprobar
resultados
 INICIO DE UN PROYECTO

Por qu se est llevando a cabo el proyecto?

- Nombrar el gestor del proyecto. El primer paso de la iniciacin de un

proyecto consiste en identificar a la persona encargada de gestionarla.

- Describir el proyecto. sta es solo otra forma de preguntar por qu est

llevando a cabo el proyecto. Se trata de asegurar que vale la pena la inversin
que se va a realizar.

- Identificar a los interesados: El gestor del proyecto debe identificar a los

agentes interesados en l, es decir, las personas implicada o con un inters
concreto en sus resultados.

- Preparar una definicin inicial del proyecto. La definicin del proyecto

incluye un borrador inicial de los objetivos, requisitos, criterio de xito, riesgos,
presunciones y limitaciones del proyecto.

La financiacin mediante deuda a largo

plazo
 INICIO DE UN PROYECTO

Por qu se est llevando a cabo el proyecto?

- Preparar la carta constitutiva del proyecto.

- Obtener la aprobacin. La fase de iniciacin no esta completa hasta que el

cliente y la direccin de la empresa no dan su aprobacin para seguir adelante
en la fase de planificacin
 PLANIFICACIN DE UN PROYECTO

Cmo piensa realizar el proyecto?

- Ajustar de forma ptima los requisitos. Conforme se va conociendo ms

sobre un proyecto, lo normal es ir viendo ms claros los requisitos o identificar
nuevos

- Definir los trabajos que hay que hacer. Se trata de identificar las actividades
que permitirn completar el proyecto. Para ello, se disea una estructura de
trabajo tarea por tarea que permite completar el proyecto como un conjunto de
actividades realizables y asignables a los diferentes miembros del equipo.

- Estimar los recursos necesarios para completar el trabajo. Despus de

identificar las actividades del proyecto, hay que determinar los recursos
necesarios para llevarlas a cabo y la cantidad de cada uno de ellos.
 PLANIFICACIN DE UN PROYECTO

Cmo piensa realizar el proyecto?

- Estimar el tiempo de ejecucin del proyecto. Se trata de calcular el nmero

de horas que supondr llevarlo a cabo.

- Estimar el coste del proyecto. El coste de un proyecto es igual a la suma de

los costes de mano de obra y los costes de otros recursos necesarios, como
equipos y materiales.

- Elaborar un calendario del proyecto. Para elaborar el calendario, necesitas

saber las tareas que hay que realizar, los recursos que son necesarios y el
tiempo que se va a tardar en completar el trabajo.

- Afinar el plan.
 PLANIFICACIN DE UN PROYECTO

Cmo piensa realizar el proyecto?

- Desarrollar planes complementarios, un plan de comunicacin, un plan

de gestin de riesgos, un plan de gestin de calidad y plan de cambios.

- Ensamblar el plan de proyecto completo. Son tantas las actividades que

intervienen en la elaboracin de un plan de proyecto, que una parte vital es
encajarlas todas juntas para presentarlas como un todo ante el cliente y el
equipo directivo.

- Obtener aprobacin para lanzar el proyecto. La fase de planificacin no esta

completa hasta que el cliente y la direccin de la empresa no dan su
aprobacin para lanzar el proyecto y poner manos a la obra.
 EJECUCIN

Puesta en marcha

- Reunir y gestionar los recursos del proyecto. Para poder empezar a

trabajar, primero hay que reunir a las personas y abastecerles de los recursos
necesarios

- Comunicar las reglas del proyecto. ste es un buen momento para

comunicar las reglas que todos los implicados en el proyecto se supone que
deben seguir.

- Una vez reunidos los recursos del proyecto, el siguiente paso es poner
en marcha las tareas identificadas en la fase de planifiacin.
 Seguimiento y control

Estamos haciendo las cosas bien?

- Implementar los planes de gestin de la calidad, de riesgos y de cambios.

A medida que van llegando solicitudes de cambios, se trata de ir integrando
estos en el proceso de gestin de cambios diseado al principio. Iniciar las
respuestas a los riesgos previstos.

- Control y rendimiento del proyecto. Conforme el equipo va trabajando en el

proyecto, hay que llevar un seguimiento de lo que va ocurriendo y medir los
resultados, del calendario, los costes, el alcance, la asignacin de recursos,
etc. Se trata de comparar la situacin inicial con el plan previsto.

- Comunicar la situacin y el estado. Es importante comunicar el estado y la

situacin del proyecto al pblico interesado, ya sean clientes internos como
externos.
 Seguimiento y control

Estamos haciendo las cosas bien?

- Gestionar el plan de adquisiciones. Si ya han utilizado un plan de

adquisiciones para hacer acopio de recursos, debe gestionarlo, incluido el
pago de facturas y la comunicacin con los agentes de ventas.

- Resolver problemas. Los problemas y los obstculos son el pan nuestro de

cada da de los proyectos. A medida que vayan presentando, se deber ir
decidiendo la forma de superarlos.

- Controlar el alcance, el calendario y los costes. Si el control de la situacin

identifica desviaciones con respecto al plan, determine la causa raz y aplique
las medidas correctivas.
 Cierre

Se han conseguido los objetivos?

- Obtener aprobacin por parte del cliente. Este es el gran hito que todo el
mundo espera. Requiere trabajar con el cliente para obtener su aceptacin
final en torno a los resultados tangibles del proyecto.

- Transferir la propiedad de los resultados. La aceptacin, en realidad es el

primer paso. Una vez aceptados los resultados, el siguiente es implantarlos y
transferir la propiedad de los mismos al clientes.

- Cerrar contratos y cuentas. Si hubo que elaborar contratos para el proyecto,

por ejemplo con vendedores o contratistas externos, se debe segur los pasos
necesarios para cerrarlos.
 Cierre

Se han conseguido los objetivos?

- Dirigir una auditoria de cierre. Una revisin exhaustiva del proyecto, incluido
todo aquello que ha ido bien y todo aquello que se puede hacer para mejorar,
supone una valiosa herramienta de optimizacin de futuros proyectos.

- Preparar un informe final del proyecto. Al final del proyecto se redacta un

informe final que resume el estado del proyecto.

- Archivar los documentos del proyecto. Cuando se ha cumplimentado el

ultimo documento, ya esta listo para archivarlo todo. Estos documentos sirven
de antecedente de otros proyectos.
El equilibrio entre alcance, tiempo, costes y calidad

Si el alcance aumenta se resiente

el resto de factores

ALCANCE

coste
 Metodologa en la gestin de proyectos

DOS ENFOQUES

GESTIN DE PROYECTOS
METODOLOGA DE
DE DESARROLLO
PROYECTOS EN CASCADA
ITERATIVO Y AGIL

La financiacin mediante deuda a largo

plazo
reas de conocimiento en la gestin de proyectos

AREA INCIACIN PLANIFICACI EJECUCIN CONTROL CIERRE

N
Alcance X X
Tiempo X X
Coste X X
Calidad X X X
Comunicacin X X X X
RR HH X X
Riesgo X X
Adquisiciones X X X X
Integracin X X X X X