12.Imagen y presentacin personal.

La secretaria

COLOQUE
A veces Sentimos que
es la primera imagen de la empresa.

AQU EL
SELLO
13.Atencin a las visitas. Debe integrarlas en la

lo que hacemos es tan

compaa y ocuparse de que, si tienen que esperar, no
se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida, algo
para leer).

14.Evitar la telefonitis. Es chocante llegar a una

empresa y encontrar a la secretaria en una larga
solo una gota en el mar, Es la persona que comparte, organiza
conversacin telefnica, y peor an si el tema es
personal. pero el mar sera y procesa
decisiones
los documentos
confidenciales de
y
la
15.Atender con rapidez y espontaneidad a los
medios de comunicacin. Aunque cada vez son ms
menos, si le faltara una empresa y de su jefe, prioriza temas
con responsabilidad, discrecin y
las empresas que tienen sus propios departamentos de
relaciones pblicas, an hay algunas que delegan estas
funciones en su presidente o en su director general. En
gota eficiencia, filtra llamadas e
este caso, ser usted quien desempee las mayor a de interrupciones, atiende Correos
esas funciones.
Electrnicos, personas que llegan a la
16.Diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente
(clientes, directivos, proveedores, familiares, etc): debe oficina, y en general, brinda apoyo en
saber tratar con cada uno. todas las labores secretariales y/o
17.Discrecin y tacto. Si el jefe no quiere pasar al administrativas en la oficina.
telfono o recibir una visita, la secretaria debe buscar
una disculpa diplomtica. Secretaria debe ser sinnimo de
18.Tono de voz clido y perfecta diccin. Ambas responsabilidad, del buen uso de las
cualidades facilitan la comunicacin. habilidades y destrezas adquiridas
19.Redaccin correcta, precisa y sin faltas. Su durante su preparacin acadmica, de
obligacin es releer el texto antes de pasrselo al jefe,
para que ste no encuentre ningn error. armona, de paz y de conciliacin
20.Conocimiento de idiomas. Bien sea por la
internacionalizacin de las relaciones empresariales, o
por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes
(especialmente los ms "maduros"), lo cierto es que, en
su profesin, cada vez es ms necesarios dominar otras
lenguas.

21.Ordenar correctamente el archivo. Tres trucos le

facilitarn esta tarea: no dejar que se amontonen los
papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.

22.Organizacin del trabajo. Adems de construir su

agenda por orden de prioridades, siempre deber
prever un espacio diario para los frecuentes
imprevistos.

23.Atender las llamadas. Aunque parezca una tarea

sencilla, el correcto manejo del telfono se ha
convertido en toda una doctrina llena de tcticas: si
llama por la maana es ms fcil encontrar a la gente;
quien debe colgar primero es el que llama, y confirmar
los datos llegados por telfono, etc.

24.Organizar los viajes y la agenda del jefe. Para

ello es imprescindible conocer sus gustos y prioridades.

25.Conformarse con ser la eterna segundona. Ellos Yuli Del Carmen Castillo Nieto
sern los artfices de todos los xitos y se cargarn de
honores y medallas; pero, sin usted, quizs no hubiera Secretario Ejecutivo
sido posible.

Misin de la Secretaria
Es llevar adelante las tareas bien definidas de la
oficina que le han sido asignadas y para las que han
recibido una alta calificacin, reportar diariamente a su
jefe inmediato el avance de dichas labores, al mismo
tiempo que recabar instrucciones para seguir
adelante.
Perfil de la Secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena
confianza, y que cumpla con las siguientes
caractersticas:
- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, corts y seria.
- Excelente redaccin y ortografa.
- Facilidad de expresin verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempearse eficientemente en su rea.
- Aptitudes para la Organizacin.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinmica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivacin,
liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.
Cualidades
Cualidades: Adaptabilidad.- Se requiere que
toda secretaria tenga la capacidad para poder
adaptarse a los cambios de ambiente, de
funciones y de normas dentro de su trabajo.
Iniciativa y capacidad de trabajo.- se
entiende por iniciativa a la capacidad que tiene
toda persona para emprender una accin, sin la
necesidad de que otras se lo indiquen.
Puntualidad.- Es una manifestacin de seriedad
y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el
cumplimiento de su horario de trabajo como en el
desarrollo de las labores encomendadas.
Limpieza y orden.- Una secretaria siempre debe ser
ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y
estanteras en orden y limpios.
Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad
en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen
como lo espera.
Cooperacin.- El trabajo administrativo constantemente
requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria
debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los dems
compaeros de trabajo.
Funciones de la Secretaria
- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del
departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluacin peridica de los proveedores
para verificar el cumplimiento y servicios de stos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el
departamento correspondiente, para que todos
estemos informados y desarrollar bien el trabajo
asignado.
- Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la
empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre
cualquier funcionario o departamentos dentro de la
empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener
informado a los jefes de los compromisos y dems
asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean
asignadas por t jefe.
- Mejora y aprendizaje contino.
reglas de una Secretaria
1.Honestidad y tica. Como una va de comunicacin
entre los mximos responsables de la empresa, usted
tendr acceso a documentos confidenciales. No es
tico fisgonear estos informes.
2.Espritu de servicio. Como secretaria, usted ha sido
contratada para "echar una mano" y aliviar el trabajo
de sus superiores. Por ello, deber intentar ser til en
todo momento.
3.Capacidad de escuchar y de comunicar.
Encerrados en sus despachos, los responsables de las
empresas no suelen tener tiempo para conectarse con
las inquietudes de quienes les rodean. Entonces, la
secretaria debe ser una especie de buzn de
sugerencias que recoge las quejas del personal o de
los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitrselas
a los superiores.
4.Iniciativa. Puede haber algo ms irritante para un
jefe estresado que ver a su persona de confianza
cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?.
5.Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando
su superior est abrumado de trabajo, descargar su
tensin con quien tenga ms cerca. Basta con abrir la
puerta de su despacho y l encontrar en la secretaria
la mejor oportunidad para descargar toda su furia.
Asmalo y mantenga la calma.
6.Sentido del humor. La tensin y las dificultades se
arreglan rpidamente con un buen chiste.
7.Discrecin. Generalmente, la murmuracin mata.
8.Disponibilidad. Su jefe puede necesitarla en
cualquier momento del da. Si se hace imprescindible
(lo que es frecuente), la empresa no podr seguir
adelante sin su ayuda, por lo que se le exigir una
total flexibilidad y capacidad de adaptacin. Su sueldo
se adaptar en ese mismo sentido.
9.Capacidad de aguante. Suele ser comn que usted
corra para realizar un trabajo extremadamente
urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias,
el informe duerma durante semanas en el despacho
de sus superiores.
10.Rapidez. Aunque le hagan faenas como la descrita
en el punto anterior, puede ser que, efectivamente,
los informes sean realmente necesarios para una
operacin de ltima hora.
11.Amabilidad y simpata. Atienda bien tanto al
pblico interno como al externo.