MIRANDA RUIZ , BRIZELA

OCMIN, ERNESTO
 *
Todo documento administrativo es una comunicacin
escrita de carcter formal que se utiliza tanto en la
administracin publica como en la privada, con el fin de
permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de
derechos reconocidos por la Constitucin Poltica , las
leyes y las normas internas de cada entidad o
institucin.
 *
El oficio es un documento o comunicacin escrita de
carcter netamente oficial, protocolario, utilizado por
las autoridades o funcionarios de las diferentes
dependencias pblicas o privadas.
 *
*A nivel externo, establece comunicacin con personas
ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que
ocupan cargos directivos.

*A nivel interno,enlazan a los que desempea funciones

de direccin dentro de una entidad o institucin
 *
*Los oficios de circulacin externa, son firmados
solamente por la mxima autoridad de la institucin o
por quien hace sus veces. abandonando asuntos
especficos del trabajo.

*Los oficios de circulacin interna, confirmados por quien

desempean cargos directivos en la institucin.
 *
*Tiene la funcin de relacionar a los rganos
administrativos de la ms alta jerarqua y por
consiguiente debe ir firmado por el mximo
representante legal de la Institucin que lo
emita.

*El oficio se usa para comunicar disposiciones,

consultas, rdenes, informes o tambin para
llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de
agradecimiento.
 *
* ENCABEZAMIENTO.-Damos el nombre del
encabezamiento al extremo superior del documento y
comprende las siguientes partes: membrete, nombre
del ao, lugar y fecha, cdigo, destinatario, asunto y
referencia.

* TEXTO.- Denominamos texto a la parte central y

principal de todo documento. Las partes del texto
reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y
denominacin depende de cada clase o tipo de
documento.

* TRMINO.
 1)Membrete

2)Nombre del ao
3)Lugar y fecha

4)Cdigo

5) Destinatario
Encabezamiento
6)Asunto

7)Referencia

Texto ..

1Antefirma

2Firma

3Postfirma

4Sello

5Anexo

6con copia
Trmino
7Pie de pagina
*
1. MEMBRETE:
Es la inscripcin que identifica a la
institucin, organismo, entidad o
empresa que remite el documento.
Ejemplo:
MINISTERIO DE EDUCACIN
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PBLICO
LUIS E. VALCARCEL DE ILO
2. NOMBRE DEL AO.

En nombre de ao es la denominacin que da el gobierno a cada ao

calendario, mediante ley o decreto supremo. Ejemplo:

2009 AO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA.

3. LUGAR Y FECHA.
El lugar y la fecha es la parte que indica dnde y cundo se elabora
el documento. Comprende el nombre de la localidad y el da, el mes
y el ao de su elaboracin.

Lima, 21 de noviembre de 2009.

Lima, noviembre 23 de 2009.

En documentos de circulacin interna, se puede abreviar la fecha de

diferentes maneras:

21 noviembre 09 21/11/09 21-11-09 09-11-21

4. CODIGO.

El cdigo es la parte que individualiza al documento e identifica a

la institucin y/o dependencia de la referencia. Esta compuesta
por:

El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra

numero, con maysculas. Por ejemplo: OFICIO No.

El nmero correlativo asignado al documento, integrado por tres

dgitos, que se renuevan anualmente: 001.

Las dos ultimas cifras del ao calendario en el cual se redacta el

documento, entre guiones: - 09-.

Las siglas de la institucin, empresa y/o dependencia que elabora

el documento, separadas por guin o barra inclinada. UJCM-
DREMO.

OFICIO N. 001-09-UJCM-DREMO
5. DESTINATARIO.

Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institucin

o empresa a quien se remite el documento

6. ASUNTO.
Es el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del
motivo que le da origen. Est integrado por los siguientes
elementos:

La palabra asunto seguida de dos puntos; y,

Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento,
en forma breve y precisa, tipo telegrama.

Asunto: Concurso de plazas docentes

7. REFERENCIA

Es la parte que hace mencin a los antecedentes del documento

que se elabora.

Es una parte complementaria porque su uso es opcional. La

llevan nicamente las comunicaciones que contestan o reiteran
documentos anteriores. Esta parte comprende:

El termino referencia (completo o abreviado) seguido de dos

puntos; y
El cdigo y la fecha simplificados o abreviados del documento
que sirve de antecedente. Por ejemplo:

Ref.: Ofic. No. 123-09-OR

DE 21 de nov. de 2009
 3. PARTES DEL TEXTO
1. NOTA SOBRE EL VOCATIVO.

Es una palabra o frase de cortesa que se utilizaba antes de

empezar la redaccin del texto.

Actualmente manuales de correspondencia moderna y normas

internas de los organismos del Sector Pblico, no consideran al
vocativo parte del documento administrativo.

Seor Director
Muy seor mo
De mi mayor consideracin
2. CUERPO O TEXTO.

Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de

la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su

conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de
nuestra Institucin, se realiz las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO
2009, dicha actividad se efectu con toda normalidad y xito,
confraternizando deportivamente toda la familia del ISTLEV, en
el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo
agradecemos por el apoyo brindado para este evento.
2. DESPEDIDA.

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa.

Existen, tambin, expresiones conocidas.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para

reiterarle las consideraciones de mi estima personal.
*
1. ANTEFIRMA.-Es la palabra o frase de cortesa que se
emplea cuando se ha concluido la redaccin del texto
de un documento administrativo, precede a la firma
del responsable de la comunicacin. Pueden ser:

Atentamente,
Cordialmente,
Afectuosamente, entre otros.

2. FIRMA.- Comprende el nombre, el apellido o los

apellidos y la rbrica establecida y estilizados de la
persona que se responsabiliza el documento.
3. POSFIRMA.- La postfirma es la parte que
identifica al responsable de la comunicacin. Esta
compuesta por los siguientes elementos:

Profesin o grado acadmico, en forma abreviada.

Nombre(es) y apellidos del con maysculas.

Lic. CARLOS GUTIERRES PORTALES

Cargo que desempea, cuyos sustantivos y adjetivos

se escriben con letra inicial mayscula:

Jefe de Planificacin
4. SELLO.-EL sello es el instrumento que autentica
o legaliza el documento que se enva: refrenda la
firma del responsable de la comunicacin. Este es de
forma circular en los organismos dependientes del
Estado. Lo usan las personas que tienen cargos
directivos. Lleva el nombre de sello de legalizacin.

5. ANEXO.- ES una parte opcional. Se emplea

nicamente cuando al documento que remitimos hay
necesidad de acompaar objetos u otros documentos
tales como: recibos, facturas, certificados,
testimonios, fotografas, grabaciones, etc.

6. CON COPIA.- la con copia es la parte que identifica

o hace mencin a las autoridades, dependencias y/o
servidores a quienes se envan las copias del
documento que se redacta.
Comprende los siguientes elementos:

Encabezamiento que vienen a ser la abreviatura de la frase con

copia, as : c.c., y
La relacin de las autoridades, dependencias y/o servidores a
quienes se remiten las copias del documento. Por ejemplo:

c.c.:
Direccin
Subdireccin
Archivo.

7. PIE DE PAGINA.- el pie de pagina es la parte que identifica a los

responsables de la elaboracin del documento. Comprende las
iniciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona
que se menciona en la postfirma y de aqulla que se encarg de
su mecanografiado o digitacin

TCL: Dir.
mzs: sec.
*
1. BLOQUE. --------------------
---o--- ---, -----------
El estilo bloque se caracteriza ------------
por iniciar la redaccin de los ------------
------------
prrafos del texto sin dejar
--------------------------------------
sangra. ---------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------
-----------------------

Sin sangra ---------------------------------------------------------------

-------

---------------
O ---------
-------
--/--
 *
MINISTERIO DE EDUCACIN
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PBLICO
LUIS E. VALCARCEL DE ILO

AO DE LA UNIN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA

Ilo, 18 de Junio de 2009
OFICIO N005-09-ISTLEV.
SEOR : Ing. DARIO AQUINO YAPO
Director
ISTLEV - ILO
Av. La Cultura s/n
Presente

ASUNTO : Eleva Informe

De mi mayor consideracin:

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra Institucin, se realiz
las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectu con toda normalidad y xito, confraternizando deportivamente toda la familia del
ISTLEV, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.

Atentamente,

Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA.
DELEGADO DE DEPORTES
C.C.: Archivo
TCL: Dlg.
vsm: Sec.
 ------------------------
-----o-------
-------,----------
---------
---------
---------

--------------------------------------------
---------------------------------------------------
Con sangra ---------------------------------------
------------------------------------------------
---------------

------------

2.SEMIBLOQUE ----------
o---------

ste se singulariza por comenzar la ---/---

redaccin de los prrafos del texto

dejando sangra, que por lo general es
de 5 espacios horizontales en blanco,
el cual puede aumentar o disminuir,
slo y nicamente es a inicio del
prrafo.
 *
MINISTERIO DE EDUCACIN
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PBLICO
LUIS E. VALCARCEL DE ILO

AO DE LA UNIN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA

Ilo, 2009 noviembre 21
OFICIO N005-09-ESFA.
AL : Ing. DARIO AQUINO YAPO
Director
ISTLEV - ILO
Av. La Cultura s/n
Presente

ASUNTO : Eleva Informe

De mi mayor consideracin:

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra
Institucin, se realiz las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectu con toda normalidad y xito, confraternizando
deportivamente toda la familia del ISTLEV, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para
este evento.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.

Atentamente,

Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA.
DELEGADO DE DEPORTES
C.C.: Archivo
TCL: Dlg.
vsm: Sec.
3. BLOQUE EXTREMO
El estilo bloque extremo se distingue por
comenzar la redaccin de todas las partes -------------------
del documento en el margen izquierdo, a -----o-------
excepcin del nombre del ao que mantiene ------,----------
su ubicacin habitual y del sello de ---------
---------
legalizacin que se imprime al lado derecho ---------
de la firma ------------------------------------------------
------------------------------------------------
Todo al margen izquierdo -----------------------------------------------
------------------------------------------------
----------------------------------------------
----------,
------o
--------
---/---
 *
MINISTERIO DE EDUCACIN
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PBLICO
LUIS E. VALCARCEL DE ILO

AO DE LA UNIN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA

Ilo, 21 de noviembre de 2009
OFICIO N005-09-ESFA.
SEOR :
Ing. DARIO AQUINO YAPO
Director
ISTLEV - ILO
Av. La Cultura s/n
Presente
ASUNTO : Eleva Informe

De mi mayor consideracin:

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra
Institucin, se realiz las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectu con toda normalidad y xito, confraternizando
deportivamente toda la familia de la ESFAP, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo
brindado para este evento.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.

Atentamente,

Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA.
DELEGADO DE DEPORTES
C.C.: Archivo
TCL: Dlg.
vsm: Sec.

www.themegallery.com
 *
*Oficio Simple o Directo .- Este tipo de documento se
utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola
persona.

*Generalmente en caso de una invitacin, una peticin,

agradecimiento o informacin de eventos o actividades
culturales o deportivas. Tambin cuando un gerente se
dirige a una empresa para gestionar algn servicio.
*Oficio Mltiple

Es un documento que se usa cuando

un mismo tema o texto va dirigido a
distintos y varios destinatarios y por
esta razn las instituciones o
dependencias tiene hasta el nmero
de oficio, dejando puntos suspensivos
para escribir el nombre y el cargo de
destinatario, slo para colocar cuando
el caso lo requiera; adems esto
ayuda a agilizar el proceso que dure
la documentacin.
 La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es
igual que la del oficio simple, no obstante es
importante recordar que:

1. El nmero de oficio es el mismo para todos los

ejemplares que se van a distribuir.

2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la

palabra DISTRIBUCIN, que viene a ser la ltima parte
de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo).
Oficio de Transcripcin.