VAMOS A PRESENTARNOS

Conozcmonos: Cul
es tu nombre? qu
actividades
desarrollas fuera de
la Universidad?
Logros de aprendizaje de la Unidad 1
Al finalizar la unidad el
estudiante reconocer los
fundamentos de la gestin de
proyectos a partir de las
ideas embrionarias de
emprendimientos y de la
gestin de procesos, y estar
en capacidad de comprender
el manejo de las ideas de
negocio, los procesos y
Proyectos, lo que le permitir
entender la matriz de grupos
de procesos y reas de
 Contenido de la Sesin
Marco Conceptual de la Gestin de
Proyectos
Concepto de emprendimiento.
Formulacin de idea de negocio.
Gestin de procesos y Proyectos.
Fundamentos de la Direccin de proyectos
Factores externos y Ambientales de la Empresa
Enfoque PMI para la gestin de Proyectos
Direccin de Proyectos, Programas y Portafolios
segn PMI
Direccin de Proyectos y Operaciones
Caractersticas del ciclo de vida del proyecto
El ciclo de vida del Proyecto y Producto
Influencia de la organizacin en los proyectos
Estructura de la gua para la Direccin del
Proyectos del PMI
Matriz de Grupos de Procesos y reas de
Conocimiento.
Relaciones entre fases y reas de conocimiento:
los procesos
La estructura y relaciones en la hoja bsica del
PMI: Fases, reas y procesos
Grupos de procesos de la Direccin de
proyectos
Introduccin a las fases del Proyecto: Inicio,
planificacin, ejecucin, seguimiento y control,
y cierre.
NO SE VALE REPETIR!

Qu es un Proyecto?

Qu caractersticas
tiene un proyecto?

Cmo se gestiona un
proyecto?
 Proceso
Un proceso (ellatnprocessus) es un
conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que al interactuar juntas,
simultnea o sucesivamente en los
elementos de entrada los convierten en
productos o resultados
Los procesos son mecanismos de
comportamiento que disean los
hombres para mejorar la productividad
de algo, para establecer un orden o
eliminar algn tipo de problema

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 Beneficios de una Organizacin
enfocada en Procesos
Ofrece una visin sistemtica de las
actividades de la organizacin
Previene posibles errores
Desarrolla un sistema completo de
evaluacin para las reas de la
empresa
Suministra un mtodo para preparar
la organizacin a fin de cumplir con
sus desafos futuros

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Conceptos /PMBOK
Suma de conocimientos en la profesin de direccin de proyectos.

Incluye:

- Practicas tradicionales comprobadas y ampliamente utilizadas

- Practicas innovadores emergentes
- Publicado, no publicado

Caracterstica importante:

Est en constante evolucin

Conceptos /Gua PMBOK
Es un estndar que proporciona
una descripcin general de los
conocimientos y prcticas de
direccin de proyectos:
Aplicables a la mayora de los
proyectos.
Existe un amplio consenso de su
valor y utilidad
Puede aumentar la posibilidad de
xito de una amplia variedad de
proyectos.
Conceptos /Usos de la Gua
PMBOK
Estndar para la direccin de
proyectos

Base comn de trminos y

definiciones

Referencia para la
certificacin PMP
Conceptos /Proyecto

Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y

controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme a requisitos especficos, incluyendo las
limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad. Directrices para la calidad

en la gestin de proyectos
 Conceptos /Proyecto (PMBOK)

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo

para crear un producto, servicio o resultado nico. La
naturaleza temporal de los proyectos implica que un
proyecto tiene un principio y un final definidos. El final se
alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto,
cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se
cumplirn o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no
existe la necesidad que dio origen al proyecto. Asimismo,
se puede poner fin a un proyecto si el cliente (cliente,
patrocinador o lder) desea terminar el proyecto
Definicin (temporal)
Proyecto
Objetivo: Lograr el objetivo y cerrar
Fin : Se alcanz el objetivo
No se puede alcanzar el objetivo
Se cerr una oportunidad

No proyecto
Objetivo : Mantener el negocio
Fin : Nuevos objetivos y reiniciar
Gestin de proyectos / Definicin y conceptos generales

Gestin de Proyectos

CONTROLAR PRESUPUESTOS?
GESTIONAR MATERIALES?
CONSEGUIR PERSONAS?
CREAR CRONOGRAMAS?

Planificacin, organizacin, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la

motivacin de todos aquellos que estn involucrados en l para alcanzar los objetivos del proyecto.
Gestin de proyectos / Definicin y conceptos generales

Gestin de Proyectos
PMI: Es la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto
con el objetivo de cumplir (y/o exceder las necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los
requisitos del proyecto, equilibrando:
Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad
Las necesidades o requisitos identificados
Los intereses de las partes implicadas
La gestin de proyectos

Diseo del proyecto

Anlisis de los requisitos del proyecto

Definicin del alcance

Definicin de los objetivos

Identificacin y segregacin de tareas

Gestin de riesgos
Anlisis de los requisitos del proyecto

REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
REQUISITOS
SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO

REQUISITOS DE LA GESTIN
REQUISITOS DE REQUISITOS
REQUISITOS DEL DEL PROYECTO
COMERCIALES
LA JUNTA PROYECTO

REQUISITOS DE
MARKETING

REQUISITOS DE LOS
CLIENTES/POBLACIN
Definicin del alcance

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y
solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con xito.

Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con
las caractersticas y funciones especificadas.
Procesos
Lugar
Participantes
 Definicin de los objetivos del proyecto

Para garantizar el xito del proyecto los objetivos deben ser:

Specific * especfico: definicin

Measurable * medible: control
Assignable * asignable: responsabilidades
Realist * realista: recursos
Time related *relacionado con tiempo: plazos
Identificacin y segregacin de tareas

1.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo

2.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo atendiendo a:

Agrupar actividades/tareas relacionadas dentro de un

mismo paquete de trabajo

Escindir la responsabilidad entre los distintos

componentes del equipo

Minimizar los interfaces entre los distintos

paquetes de trabajo
Estructura del proyecto

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al mximo la gestin y minimizar los
interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las tareas del
Proyecto.

Actividades:
Sencillas
Descomposicin detallada para evitar el desperdicio de recursos
Completas: gestin autnoma
Asignadas a un responsable nico
Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
Identificacin de los paquetes de trabajo

DISEO DEL PROYECTO

Paquetes de trabajo

PLANIFICACIN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS

INFORMACIN, CONSENSO ADQUISICIN

MATERIALES/SERVICIOS

PREPARACIN DEL
PRUEBA PILOTO
MATERIAL

EJECUCIN

SEGUIMIENTO Y CIERRE DIFUSIN

El riesgo

A qu llamamos riesgo?

Cualquier contingencia que puede ocurrir,

que provoque que el resultado real de una
actividad se desve significativamente del
resultado esperado.

Esa desviacin puede ser tanto positiva
como negativa.
Efectos positivos oportunidades
Efectos negativos amenazas
E.mail: me he dado cuenta de que cada vez
que resolvemos un problema, creamos dos
ms. Desde ahora queda prohibido resolver
problemas.
Procesos de la gestin de riesgos

1. Identificacin y caracterizacin de riesgos.

2. Cuantificacin de riesgos.
3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)
4. Supervisin y Control de los riesgos.

Herramientas:
Cuantificar riesgos OBJETIVO I MUY
I BAJO I MEDIO I ALTO
I MUY
PROY. BAJO ALTO
Matrices de priorizacin.
rbol de decisin Coste

---- < 5% 5 10 % 10 20 % > 20 %

Check list Tiempo ---- < 5% 5 10 % 10 20 % > 20 %

DAFO
Plazos ---- < 5% 5 10 % 10 20 % > 20 %
Tipos de riesgos

Aceptables y no aceptables
Evitables e inevitables
A corto y largo plazo
Positivos y negativos
Gestionables y no gestionables
Internos (planificacin y estimaciones y tcnicos) y externos (imprevisibles o previsibles)

PERSONAL COSTES CALENDARIO

Coste externos no
Personal desmotivado Inadecuada planificacin
planificados
Responsabilidad toma de
Mayores costes subcontratas Retraso en financiacin
decisiones indefinida
Desarrollo de una respuesta ante los riesgos

Hay que tener previsto como reaccionar ante una situacin de riesgo

El control y prevencin de los riesgos consiste en:

Descripcin del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de accin)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)

Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si

La gestin de proyectos

Constitucin del equipo de trabajo

Equipo de trabajo e identificacin de responsables

Reuniones de trabajo

Conflictos
Equipos de trabajo

Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razn de su trabajo,
unidas por un fin comn, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y
responsabilidades con respecto al mismo.

Implica que los participantes basen sus relaciones en,

la confianza,
la identificacin con los objetivos de la asociacin,

una metodologa activa para resolver los problemas de
una manera creativa.
Identificacin de los responsables de cada paquete de trabajo

Planificacin del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del

proyecto.
- Funciones (quin hace qu)
- Responsabilidades (quin decide qu)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas

Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.

Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.
El consenso de objetivos

El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperacin (divisin del trabajo, adaptacin de
las ideas individuales, adopcin de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada
uno en beneficio del conjunto y la satisfaccin de los individuos.

Todo ello orientado a los objetivos.

Reuniones de proyecto
Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el
punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de informacin.
Cuando se convoca una reunin debemos garantizar que sta va a ser til y
dinmica.

Reuniones eficaces:
Reuniones no muy largas
Llegar con los temas preparados
Ceirse al orden del da
Al terminar, determinar las tareas
Puntualidad
pendientes y sus responsables
Conflictos personales en el proyecto

Qu es un conflicto?
Un problema, una cuestin o materia de discusin, una situacin desgraciada y de difcil salida.
Oposicin de intereses opiniones o valores entre dos o ms partes cuya satisfaccin simultnea resulta
incompatible.

Si una persona gana, la otra pierde y viceversa

Objetivo: WIN to WIN

Los conflictos son inevitables y adems son un indicador de buena salud dentro de una organizacin.

El conflicto bien resuelto permite la evolucin de las personas

Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto.
Conflictos personales en el proyecto

Cmo reaccionar ante una situacin de conflicto

Habilidades para resolver conflictos

Enfrentar el conflicto No amenazar

Escuchar Ser asertivos

Ofrecer alternativas Prever las consecuencias

Negociar las soluciones No ser negativo

Conflictos interpersonales en el proyecto

Qu sucede si no se resuelve el conflicto?

Cada conflicto implica dos aspectos:

Si la solucin del problema no es posible, la nica satisfaccin para los implicados ser el haber
manejado la situacin de forma que no se haya deteriorado su relacin.
Planificacin temporal: elaboracin del cronograma

Planificacin requerida para asegurar la

conclusin del proyecto en los plazos previstos:
Definicin de actividades
Secuenciacin de las actividades: identificar
y definir las interrelaciones.
Estimacin de la duracin
Desarrollo del cronograma
Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la
planificacin y por debajo del presupuesto, No est mal para la
primera hora!!!!
Control del cronograma
Planificacin temporal: elaboracin del cronograma

1er paso: El Responsable estima la duracin de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las
personas disponibles, tiempo disponible.
2 paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3 paso: Plasmar esta informacin en un cronograma (tabla Excel, Project,..)
TAREAS DEL PROYECTO

TIEMPO DE EJECUCIN
Planificacin del aprovisionamiento

Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de

otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del
proyecto;
Planificar las adquisiciones: qu, cundo
Bsqueda y seleccin de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
Contratos y gestin de la relacin con el proveedor
Evaluacin del servicio prestado
La gestin de proyectos

Presupuesto y financiacin

Gestin de costes. Presupuesto.

Financiacin
Gestin de costes

Procesos requeridos para asegurar la terminacin del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado.

1. Planificacin de recursos: qu recursos y qu cantidad de ellos

2. Estimacin de costes
3. Presupuesto Planificacin del Aprovisionamiento
4. Planificacin tesorera
5. Control del presupuesto y tesorera

Riesgos
Costes subvencionables
Costes financieros (Tesorera)
Costes no subvencionables
Provisiones contingencias

Planificacin de la gestin de tesorera, en funcin de las subvenciones

Elaboracin del presupuesto

Presupuesto del proyecto + reserva de gestin = coste objetivo del Proyecto

COSTES PROVISIONES CONTINGENCIAS

FINANCIEROS RIESGOS

COSTES DIRECTOS O
INDIRECTOS
COSTES SUBVENIONABLES O
NO SUBVENCIONABLES PRESUP. DE PROYECTO COSTE OBJETIVO PROYECTO COSTE FINAL
PROVISIONES CONTINGENCIAS PROYECTO
Y
CRONOGRAMA

Presupuesto interno : dedicacin del personal

Presupuesto externo : servicios externos contratados
Control de costes

FASE 1 FASE 2 FASE 3 TOTAL

COSTES
TEORICOS

COSTES REALES

DESVIACIN
La gestin de proyectos

Seguimiento y cierre del proyecto

Gestin de cambios

Cierre del proyecto

Control de cambios

El control de cambios debe: Los cambios pueden ser;

Asegurar que los cambios sean beneficiosos
En el alcance
Detectar los factores que ocasionan los cambios
En los plazos
Determinar cundo se produce un cambio
En los costes
Gestionar los cambios reales cundo ocurren
En los riesgos

Buscar los por qu de las variaciones tanto positivas como negativas

El control de cambios se identifica en:

Los estados de revisin de los formatos del proyecto
Un archivo ordenado de todos los registros
Un Histrico del proyecto (de cambios)
Reuniones de seguimiento. Actas de reunin
 Cierre del proyecto

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:

Analizar econmicamente el resultado del Proyecto

Recursos iniciales Recursos consumidos

Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y procurar una mejora

continua
Informe de cierre

Contiene: informacin necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario,
las razones.

Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las

desviaciones son mnimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)

Alarma!: la superacin de los objetivos no se suele lograr salvo que
Estimacin en el presupuesto inicial excesivamente conservadora
Se exijan sobre-esfuerzos al personal
Ahorro en materiales, equipos, etc.
Anlisis del proyecto

Motivos del fracaso de un proyecto

Difusin y comunicacin

Procesos requeridos para asegurar la generacin oportuna y apropiada, la difusin, recopilacin,

archivo, etc. de la informacin del proyecto:

Planificacin de las comunicaciones:

QUIN necesita la informacin

QU tipo de informacin
CUNDO la va a necesitar
CMO le ser enviada

Distribucin difusin: en el momento preciso!

Difusin y comunicacin

COMUNICACIN EFICAZ

Origen idea Destino idea

Mensaje

Emisor Receptor
codifica Canal de comunicacin descodifica

Cdigo

Canales de comunicacin: Trpticos, carteles, audiovisuales, anuncios radiofnicos, elementos

fsicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.
Distribucin-difusin. Fallos ms comunes

Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicacin:

1. La periodicidad de la comunicacin
2. El filtrado de la informacin
3. El lenguaje
4. La indefinicin de los objetivos de la comunicacin
Alguna consulta?
Dudas?
FIN
DE LA SESION