Captulo 13

Gestin de los Interesados del Proyecto

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Procesos de la gestin de Interesados
Identificar a los Interesados
Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas
por el proyecto, identificando y documentando sus intereses,
participacin, interdependencias, influencias y potencial impacto

Planificar la gestin de los interesados

Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de
forma efectiva con base en sus necesidades e intereses

Gestionar los compromisos con los Interesados

Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer
sus necesidades/requisitos, resolver polmicas y fomentar grupos de
inters adecuados

Controlar los compromisos con los interesados

Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y
ajustar las estrategias y planes para involucrar a todos los
interesados
Anlisis de los Interesados

Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin

de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes

Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia

de abordaje
Matriz de poder/inters

Matriz de poder/influencia

Matriz de influencia/impacto

Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Anlisis de los Interesados

Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas

negativamente
Conocer las razones de su oposicin
Elaborar un plan de tratamiento

Para los implicados del equipo de trabajo

Elaborar plan de tratamiento
Anlisis de los interesados

El anlisis de los Interesados es un documento que brinda

informacin importante sobre:
Las organizaciones y nombres de los interesados
Funciones de los interesados en el proyecto
Hechos nicos sobre los interesados
Nivel de influencia e inters de los interesados en el proyecto
Sugerencias para la gestin de las relaciones con los interesados
 Interesados claves
del proyecto

Ahmed Susan

Organizacin Direccin interna Equipo del proyecto

Ejemplo de anlisis de rol Patrocinador y uno

de los fundadores de
Experto en
secuenciacin del
interesados del proyecto la compaa ADN

(Stakeholders) Factores nicos Tranquilo, enfocado PHD en biologa, fcil

en el negocio trabajar con ella

Nivel de inters Muy alto Muy alto

Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia

Sugerencias en el Mantenerlo Puede hacer trabajo

manejo de las informado, dejarlo desde casa;
relaciones liderar, hacer lo que asegurarse de revisar
dice y rpido las especificaciones
Matriz de Poder / Inters
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Informacin de identificacin
Nombre
Puesto en la organizacin
Ubicacin
Rol
Datos de contacto

Informacin de evaluacin
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el inters es mayor

Clasificacin de los interesados

Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor
Matriz de anlisis de los interesados
Ejemplo 1

Estrategias potenciales para

Interesad Inters(es) en el Evaluacin de
Ganar Apoyo o Reducir
o Proyecto impacto
Obstculos

Ejemplo 2

Seguimiento
Ubicaci Activida Responsabilid
Interesado Observaciones Riesgo Plan Rol
n d ad Fech Observaci Acci Responsab Estad
a n n le o
Identificar a los Interesados

5.2
Collect
requirements

4.1
Develop Project Stakeholder Management
Project
Charter 8.1
Plan Quality
Management

Project charter
12.1 13.1 10.1
Plan Identify Plan
Communicatio
procurement stakeholde
Management Procurement documents rs Stakeholder register
ns
Management
Organizational process assets
Enterprise environmental factors 11.1
Plan Risk
Enterprise/ Management
Organization

Stakeholder register 11.2

Identify Risks
13.2
Plan
Stakeholder
Management
12.1
Plan
procurement
Management
Identificar a los Interesados

Entradas Herramientas y Salidas

1. Acta de Constitucin del tcnicas 1. Registro de Interesados
Proyecto 1. Anlisis de los
2. Documentos de Interesados
Adquisicin 2. Juicio de Expertos
3. Factores Ambientales de 3. Reuniones
la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados
Clasificacin de interesados
Indiferente
Resistente
Neutral
De apoyo
Lder

Interesad Indiferent Resistent

Neutral De apoyo Lder
o e e
Interesado 1 D D

Interesado 2 D D

Interesado 3 D A

A Actual

D Deseado
Plan de gestin de los interesados
Formal / informal
Detallado / Genrico

Contenido sugerido:
Niveles de compromiso actuales y deseables
Alcance e impacto de cambio de interesados
Interrelaciones y superposiciones entre los interesados
Requisitos de comunicacin de los interesados
Informacin a entregar; incluido idioma, formato, contenido y
nivel de detalle
Motivo de distribucin de informacin e impacto esperado
Tiempo y frecuencia de distribucin de informacin
Mtodo de actualizacin y perfeccionamiento del plan de gestin
Planificar la Gestin de los Interesados

Gestin de los Interesados del Proyecto

Empresa/ 13.1
Identificar a
Organizacin los
Interesados

Activos de procesos Registro de interesados

de la organizacin Documentos
del proyecto
Factores ambientales Documentos del proyecto actualizados
de la Empresa 13.2
4.2
Planificar
Desarrollar el la Gestin
Plan para la de los
Direccin del Interesado
Proyecto Plan de direccin del proyecto s
Plan de gestin de interesados 5.2
Recopilar
Requisitos

13.3
Gestionar los
compromisos
de los
Interesados
Planificar la Gestin de los Interesados

Entradas Herramientas y Salidas

1. Plan para la Direccin del tcnicas 1. Plan de Gestin de los
Proyecto 1. Juicio de Expertos Interesados
2. Registro de Interesados 2. Reuniones 2. Actualizaciones a los
3. Factores Ambientales de 3. Tcnicas Analticas Documentos del Proyecto
la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados
 Entender necesidades de comunicacin
grupales e individuales
Las personas no son partes intercambiables

Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se

puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice
una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas
Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes!

* Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
Preferencias personales afectan las
necesidades de comunicacin
Los introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblico
A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general
mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
A los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones,
mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las
afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
Otras consideraciones sobre comunicaciones

Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

remitente
La ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la
complejidad de las comunicaciones del proyecto
Diferentes horarios laborables

Barreras idiomticas

Diferentes normas culturales

Gestionar las expectativas de los interesados

Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las

diversas partes interesadas
Idear maneras para identificar y resolver problemas

Dos instrumentos importantes:

Matriz de expectativas de gestin

Registro de polmicas
Ejemplo de matriz de expectativas de
gestin
Medida de xito Prioridad Expectativas
Alcance 2 La especificacin del alcance define
claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales
Tiempo 1 No hay fecha para la terminacin del
proyecto. Cada gran tem se debe acordar
y programar de la manera ms realista
Cumplir con todas las fechas importantes
Terminar a tiempo
Costos 3 Este proyecto es crucial para la
organizacin. Si se justifica claramente la
necesidad de ms fondos, ellos tienen que
estar disponibles
Calidad 6 La calidad es importante y se espera que
tengamos buenos procesos para probar el
sistema
Satisfaccin del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos
profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con
ellos para terminar el proyecto
Proyeccin del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto
prev un ROI* del 40% dentro de los dos
aos siguientes a la implementacin
Etc.
* ROI: Return On Investment
Sugerencias
Enfocarse en alcanzar los requerimientos
obligatorios antes de considerar los opcionales
El patrocinador y el gerente del programa
deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario
Hay reglas estrictas para los gastos del
proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en stos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma
El personal nuevo debe tomar cursos internos
para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estndares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta
Todas las presentaciones y documentos
formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas
Nuestro departamento de finanzas trabajar
con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyeccin nos
ayudar en futuros negocio con este y otros
clientes
Ejemplo de registro de polmicas

Polmica Descripcin Impacto Fecha de Reportada Asignada a Prioridad Fecha de Estado Comentarios
en el reporte por respuesta
# (A/M/B)
proyecto

1 Costo de los Pequeo 5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador

servidores incremento accedi a
10% mayor a de costos aumentar los
lo planeado en el fondos para
proyecto cumplir el plazo

2 Dos personas Necesario 9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede
abandonaron reasignar reasignar personal
el proyecto personal en una semana
deber hablar
directamente con
Peter

Etc.
Formas de manejar los conflictos

Confrontacin: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un

acercamiento problema-solucin
Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir

Suavizar: no enfatizar en reas de diferencia pero si en las de

acuerdo
Forzar: Acercar a ganar-perder

Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial

El conflicto puede ser bueno
El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como
nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivacin para trabajar ms
duro y con ms colaboracin
Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas ticas de
un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay
puntos de vista conflictivos
Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con
frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos
emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo
Informe de lecciones aprendidas

El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un

informe de lecciones aprendidas
Una reflexin que documenta las cosas importantes que se
aprendieron al trabajar en el proyecto

El gerente de proyecto a menudo combina la informacin de todas

los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen
Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas
Gestionar los Compromisos de los
Interesados

Gestin de los Interesados del Proyecto

Documentos
4.5 13.2 del proyecto
Realizar el
Control Planificar la Documentos del
Gestin de los
Integrado de
Cambios Interesados proyecto actualizados
Plan de gestin 4.2
Desarrollar el
de interesados Plan para la
Direccin del
Plan de direccin del Proyecto
Registro de cambios 13.3 proyecto actualizado
10.1
Planificar la
Gestionar
gestin de las los 4.5
Comunicacion compromis Realizar el
es Plan de gestin de las comunicaciones os de los Control
Integrado de
Interesado Solicitud de cambios Cambios
s

Registro de asuntos 9.4

Dirigir el

Activos de procesos de la organizacin Equipo del
Proyecto
Empresa/
Organizacin 13.4
Controlar los
compromisos
Activos de procesos de la organizacin actualizados de los
Interesados
10.3
Controlar las
Comunicacion
es
Gestionar los Compromisos de los Interesados

Entradas Herramientas y Salidas

1. Plan de Gestin de tcnicas 1. Registro de Incidentes
Interesados 1. Mtodos de 2. Solicitudes de Cambio
2. Plan de Gestin de Comunicacin 3. Actualizaciones al Plan
Comunicaciones 2. Habilidades para la Direccin del
3. Registro de Cambios Interpersonales Proyecto
4. Activos de los Procesos 3. Habilidades de Gestin 4. Actualizaciones a los
de la Organizacin Documentos del Proyecto
5. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados
Controlar los Compromisos de los Interesados

Gestin de los Interesados del Proyecto

13.3
Gestionar los
compromisos
de los
Interesados
4.2
Plan de direccin del proyecto actualizado Empresa/
Desarrollar el Registro de asuntos Organizacin
Plan para la
Direccin del
Proyecto

Plan de direccin del proyecto Activos de procesos de la

13.4 organizacin actualizados
4.3 Controlar los 4.4
Dirigir y
Gestionar la
compromis Monitorear y
Ejecucin del os de los Controlar el
Proyecto Datos sobre el desempeo del trabajo Interesado
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Trabajo del
Proyecto
s

Documentos del proyecto

Documentos
del proyecto 4.5
Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios Realizar el
Control
Integrado de
Cambios
Controlar los Compromisos de los Interesados

Entradas Herramientas y Salidas

1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Registro de Incidentes
3. Datos sobre el
Desempeo del Trabajo
4. Documentos del Proyecto
tcnicas 1. Informacin sobre el
1. Sistema de Gestin de Desempeo del Trabajo
Informacin 2. Solicitudes de Cambio
2. Juicio de expertos 3. Actualizaciones al Plan
3. Reuniones para la Direccin del
Proyecto
4. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
5. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados