CAPITULO I

INTRODUCCION
El motor de desarrollo del pas es la productividad, la que hay que buscar
con base en un proceso continuo, en el que previamente se establecen
objetivos y polticas con la idea de cambiar la mentalidad actual y
concientizar al empresario mexicano a conceptuar las cosas bajo un
principio de costo-beneficio, bajo procedimientos ,tcnicas y mtodos
que se pueden poner a su alcance de una forma sencilla y practica.
Antes de nada se requiere una actitud mental que acepte el cambio y
que sin estancamientos los esfuerzos se aprovechen y los recursos
tengan un mejor destino. Es necesario que el empresario conozca
alternativas que orienten a conducir acciones.
De esta manera se mostrara a continuacin una Auditoria Administrativa
aplicada a una empresa dedicada a la de herramientas industrial en
Cd.Obregon,Sonora. En este presente trabajo se menciona de manera
detallada sobre los elementos con que cuenta una Auditoria
Administrativa.

ANTECEDENTES
La actividad de revisar o inspeccionar algo con carcter econmico, debi estar
ligada a las primeras actividades econmicas del hombre.
La importancia de la auditoria es reconocida desde los tiempos mas remotos
tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la
civilizacin sumeria
Rodriguez (2003)declara que los problemas administrativos dieron lugar a nuevas
dimensiones en el pensamiento administrativo. En la bsqueda sistematica de
soluciones, naturalmente utilizaron la ciencia y la metodologa cientfica.
Segun Mancillas (2001) no importa cuanto haya progresado se necesita seguir
controlando las actividades y tomando decisiones con base de la informacin
proporcionada.
Fue fundado por sus actuales propietarios para atender las necesidades del
creciente desarrollo indistrial en los estadps de Sonora y Sinaloa.
Desde sus inicios HSO se diferencio por su decidido enfoque al cliente
ofrecindoles productos de alta calidad asesora en la seleccin y uso de estos asi
como el respaldo de garantas a travs de su taller de servicio.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El mundo actual cambia y evoluciona a un ritmo realmente sin

precedentes destacndose como un factor primordial la innovacin
del conocimeinto asi como su produccin difusin y adapatacion a
nuevas tecnologias.

Los problemas que surgen ante esta situacin asi como condiciones
cambiantes del entorno y social reclaman a las organizaciones para su
permanencia crecimiento y competencia de procesos de evaluacin.

Y por tanto la siguiente investigacion lleva la tarea de atacar esta

problemtica y realizar un estudio administrativo de la empresa con
las herramientas necesarias.

Justificacin

Es necesario analizar todas las consecuencias; pero

primordialmente se requiere llegar a la certeza de que
la base se sustentacin de la realidad actual es la
adecuada y facilita el cambio.

Los beneficios al realizar una auditoria administrativa,

son de suma importancia para el estudiante a lo largo
de su carrera profesional.

Hiptesis

La auditoria administrativa es la tcnica de control que

permite eficientar la gestin administrativa de una
empresa

Objetivos
Es aplicar una tcnica de control para la empresa, que
permita proporcionar a la gerencia un mtodo para
evaluar la efectividad y los procedimientos cada una de
las etapas del proceso administrativo.

Importancia del estudio

Relevancia Cientfica: Es una herramienta de informacin que
crea controversia y por lo tanto tambin sirve de comparacin
con otras investigaciones.
Relevancia Humana: Las relaciones humanas, sociales y
polticas constantemente varan, provocando situaciones cada
vez ms complicadas, que dificultan la toma de decisiones.
Relevancia Contempornea: Este tipo de investigaciones dan
una clara idea del rumbo de deben de tomar, ayudan a solucionar
los problemas existentes, impulsan al empresario a la innovacin
y a la contribucin de la calidad en el entorno en general.

MARCO
TEORICO
Se muestra los fundamentos tericos de
la investigacin, en el se describen y
analizan los estudios realizados en
relacin con el objeto del estudio.
2.1. Auditoria administrativa
Proporciona una evaluacin cuantificada
de la eficacia, con lo que cada unidad
administrativa de la empresa desarrolla
las
diferentes
etapas
de
proceso
administrativo

2.1.1.
Concepto
administrativa

de

auditoria

Franklin F. Benjamn (2001)-. Es el

examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de
precisar
el
desempeo
y
oportunidades.
Rodrguez Valencia (2008)-. Es un
examen detallado, metodolgico y
completo practicado por un profesional
de la administracin sobre la gestin
de un organismo social.
Fernndez Arena (1996)-. Es la
revisin objetiva, metdica y completa
de la satisfaccin
de los objetivos
institucionales,
en cuanto
a su
estructura.

2.1.2.Objetivo
Es verificar, evaluar y promover el
cumplimiento y apego al correcto
funcionamiento de las fases o
elementos
del
proceso
administrativo.
-La administracin de una empresa
podr llevar a cabo lo siguiente:
o Eliminar perdidas y deficiencias
o Mejorar
los
sistemas
y
procedimientos de operacin
o Mejorar los medios de control
o Desarrollar mejor al personal

2.1.3. Ventajas
Segn Rubio y Hernndez (2003)
1.Aplicacin
de
conocimientos
profesionales con gente de experiencia
capacitados en determinadas reas
especificas.
2.Aplicacin
actualizada
de
conocimientos, pues el auditor esta
obligado a conocer los avances
tcnicos del rea administrativa, as
como la solucin de problemas.

2.1.4. Etapas de la auditoria

administrativa
Segn Franklin (2001)
Comprende la totalidad de una
organizacin en lo que corresponde
a su estructura, niveles, relaciones y
formas
de
actuacin.
Esta
connotacin incluye aspectos tales
como:

Naturaleza Jurdica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administracin
Sector de actividad
mbito de operacin
Nmero de empleados
Relaciones de coordinacin
Desarrollo tecnolgico

Para
los
autores
Rubio
y
Hernandez (2003), el proceso de la
Auditoria
Administrativa
requiere
para su desarrollo de 4 etapas:

Planeacin
Examen
Evaluacin
Presentacin

PLANEACION:
Es donde se prepara y decide el
trabajo de auditoria que se va realizar.
Su
finalidad
es
prever,
anticipadamente a la accin, y as
garantizar que la cobertura de factores
prioritarios, las fuentes de estudio, la
investigacin
preliminar
sean
suficientes y relevantes.
El auditor debe considerar los
siguientes puntos:
1. Caractersticas particulares de la
empresa
2. Finalidad de los trabajos
3. Secuencia de su desarrollo
4. Determinacin del personal que
intervenga
5. Determinacin
de
medios
materiales

El objetivo primordial de la
planeacin
es
determinar
las
acciones que deben realizar para
instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada, tomando en
cuenta las condiciones que tienen
que prevalecer para alcanzar en
tiempo y lugar los objetivos
establecidos

EXAMEN
Segn Franklin (2001) consiste en
dividir o separar sus elementos
componentes
para
conocer
la
naturaleza, las caractersticas y el
origen de su comportamiento.
El examen icicia con la ejecucin de
los programas para obtener la
informacin de las reas sujetas al
estudio, es donde se aplican las
tcnicas de investigacin y las mas
utilizadas son:

ENCUESTAS

INTERPRETACION
DE
DOCUMENTOS

VERIFICACION

OBSERVACION

EVALUACION DE RESULTADOS Y
RECOMENDACIONES
Terminada la investigacin, el
auditor proceder a formular sus
conclusiones,
atendiendo
el
siguiente orden:

Concentracin
de los datos
obtenidos en la
investigacin

Clasificacin de
los datos
obtenidos

Evaluacin de
resultados

Determinacin
de la solucin

INFORME

- Debe presentar los hechos en

orden de importancia
- Deben tener presente quienes
leern el informe
- Recordar
que
se
hara
un
presentacin oral del informe
- Tener claro el asunto del que se
esta tratando

Antes de analizar los elementos

segn el autor Mancilas (2001)
menciona algunas consideraciones
que se deben tener en cuenta su
elaboracin:

TO
EN
EM
EL

Es el resultado de la auditoria
administrativa y en el se asientan los
hechos y recomendaciones hechas
por el auditor, tiene por objeto
recabar
informacin
de
la
formulacin, periodicidad y utilidad
de los informes.

Conside
raciones
General
es

Anexo
s

Observa
ciones
relevant
es

Coment
arios

Observa
ciones
detallad
as
Recome
ndacion
es

Mancillas, (2001). Si se esta auditando administrativamente a una

entidad,
que se revisa
es su administracin y para evaluar debe
2.2 loProceso
administrativo
contar con un marco referencial.
Lazcano, (1995). Las fases que integran el proceso administrativo
pueden variar de acuerdo con las propuestas de diversos autores de
acuerdo a las experiencias y conocimientos.
2.2.1 Planeacin.
Knootz y Wehirich, (2004) la planeacin es un proceso metodolgico
que a de surgirse, estableciendo los principios que lo orientaran, y
sostienen que una buena planeacin administrativa conlleva a una
serie de planes, mencionados a continuacin:

Misin. Funcin bsica de una empresa

Objetivos. Fines hacia los que se dirige la actividad
Estrategias. Determinacin del propsito y los objetivos bsicos a largo plazo de una
empresa
Polticas. Declaraciones generales que guan durante la toma de decisiones
Procedimientos. Mtodos para manejar las actividades futuras
Programas. Conjunto de metas, reglas, pasos a seguir, entre otros elementos
Presupuestos. Exposicin de planes y resultados esperados
Reglas. Normas que dictan la accin

Adems sugieren el siguiente proceso de planeacin:

Atenciones a las oportunidades

Todos los administradores deben hacer un anlisis de posibles oportunidades futuras
Establecimiento de objetivos
Se especifican los resultados esperados
Desarrollo de premisas
Se trata de supuestos sobre las condiciones en las que el plan ser puesto en
marcha
Determinacin de cursos alternativos
Consiste en buscar y examinar cursos de accin alternativos, los que no son
perceptibles a primera vista
Seleccin de un curso de accin
Es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de decisiones
Formulacin de planes derivados
La planeacin pueda darse por concluida.
Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestacion

2.2.2 Organizacin
Robbins y De Cenzo, (1996) sostienen que la organizacin es el proceso
mediante el cual se divide las tareas y actividades con el objeto de combinar
los esfuerzos de las personas que integran los equipos de trabajos.
A continuacin se presentan los siguientes conceptos:
Organigrama. Consiste en hojas en las que cada puesto de jefe se
representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto.
Descripcin de puestos. Estipula la funcin bsica del puesto.
Manuales de organizacin. Son documentos que sirven como medios
de comunicacin y coordinacin.
Instructivos especiales. Documentos que contienen informacin sobre la
forma en que se debe realizarse una operacin especifica.

La organizacin cuenta con los siguientes principios:

1.
Principio de especializacin
2.
Principio de unidad de mando
3.
Principio de autoridad-responsabilidad
4.
Principio de equilibrio direccin-control
2.2.3 Integracin.
Knootz y weihirich, (2004) es el proceso de obtener y articular los elementos materiales y
humanos que la organizacin y la planeacin sealan para el adecuado funcionamiento de
un organismo social.
Se necesita lo siguiente:
. Reclutamiento
. Seleccin
. Contratacin
. Induccin

2.2.4 Direccin
Es aquel elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo
planeado por medio de la autoridad del administrador. Entre los muy variados aspectos que
el auditor deber revisar y evaluar, se encuentran los siguientes:
Comunicacin
Liderazgo
Supervisin
Motivacin
2.2.5 Control.
Se define como el proceso de corregir el desempeo individual y organizacional para
asegurar que los hechos se ajusten a los planes. Orientan al gerente para en el uso de los
recursos cumplir con las metas especificas. Existen tres tipos de control que son:

Control preventivo. Cuando mayor sean la calidad de los administradores en un sistema

administrativo, menos necesidad habr de controles directos.
Control concurrente. Tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e
incluye la direccin, vigilancia de las actividades segn ocurran.
Control final. Este se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores
para corregir posibles desviaciones de estndares aceptables.
Principios del control:
Equilibrio, debe proporcionarse el grado de control correspondiente
De los objetivos, ningn control ser valido si no se fundamenta en los objetivos
De la oportunidad, el control debe aplicarse antes de que se efectu el error
De las desviaciones, deben ser analizadas detalladamente para conocer las causas
que las originan
Costeabilidad, un control solo debe implementarse si su costo se justifica ante los
resultados que se esperan en el.
De excepcin, el control debe establecerse preferentemente a las actividades
excepcionales a fin de reducir costos y tiempos.

Delimitacin de Estudio
La

reas a auditar son los departamentos de:

operaciones, mercadotecnia, administracin, ventas,
crdito y cobranza. La auditora ser aplicada a todo el
proceso administrativo de la empresa y el tiempo de
su realizacin es de tres meses y medio.

METODOLOG
A

 La

aplicacin de la auditoria administrativa se llevo a cabo en la

empresa herramientas y servicios de obregn S.A de C.V, y su
realizacin tom un periodo de res meses y medio.

SUJETOS
Aplicadas a cinco gerentes de la empresa como son:
Gerente De Mercadotecnia
Gerente De Operaciones
Gerente Administrativo
Gerente De Crdito Y Cobranzas
Gerente De Compras

MATERIALES
Encuestas:

Se realizaron en base a una entrevista a manera de

cuestionario
Interpretacin de documentos que se encontraron, verificacin de
los mismos y la observacin en general.

PROCEDIMIENTO
Inicio de la bsqueda de una empresa
En un principio se acudi a la empresa y se hizo una
entrevista con el gerente de operaciones, para explicarle
los pormenores de la investigacin como:
BENEFICIOS
PROCEDIIENTO
OBJETIVO EN GENERAL
Con el fin de obtener la autorizacin para realizar el estudio.

 Una

vez autorizada la realizacin de la auditoria

administrativa por la empresa a persona encargada en este
caso el gerente de mercadotecnia, llen la carta convenio.
En la cual se establece clausulas que contienen derechos y
obligaciones.
Entrega del cronograma de las actividades
La
aplicacin
de
los
cuestionarios
del
proceso
administrativo
Se comparan los porcentajes de cada fase del proceso
administrativos
Resultados obtenidos en el sistema de evaluacion se sigui
a la elaboracin de graficas comparativas
Informe final

INTRODUCCIN
Se realizo en la empresa Herramientas y Servicios de Obregn S.A e C.V.
(HSO)

Pasos

Aplicacin

Aplicacin de cuestionarios del

proceso administrativo y
formatos

Mercadotecnia

Anlisis de Puestos

Crdito

Formas de papelera

Cobranza

Como llevan a cabo los informes

Compras
Administracin

RESULTADOS DE LA EVALUACIN
De

acuerdo al resultado, se encontr que la empresa cuenta

con un total de 69% que representa al rea real de la empresa.

La Planeacin cuenta con un 59%

La Organizacin cuenta con un 76%
La Integracin cuenta con un 89%
La Direccin cuenta con un 65%
El Control cuenta con un 59%

DETERMINACIN DE HECHOS
En la empresa HSO, se encontr que cuenta con porcentaje bajo en
el rea de planeacin , este es de 59%, debido que carece de varios
elementos importantes que no permiten el funcionamiento optimo.
La Organizacin de HSO, opto un porcentaje de 76% que es
adecuado a los resultados esperados.
La Integracin de la empresa cuenta con un porcentaje de 89%,
este es excelente relacionado con lo ideal.
La Direccin tubo un porcentaje de 65% siendo adecuado.
Respecto al Control se octavo de un porcentaje elemental del 59%,
los resultados muestran que los instructivos no son actualizados
constantemente lo cual puede ocasionar deficiencia en las
actividades

Formulacin y Utilidad de los Informes:

Se

encontr que la empresa no cuenta con un formato especifico

para cada informe, ya que cada uno de los Gerentes tiene su
propio mtodo para generar los informes.
Esto ocasiona que no sean entendibles y se cometan errores al
buscar informacin de ellos.

Formulacin y Utilidad de la forma de Papelera:

En HSO se encontr que el formato utilizado, es
adecuado pero no es muy claro en su informacin en
cuanto en los registros de materiales utilizados y de
materiales adquiridos.

ANALISIS DE CONDICINDE TRABAJO

Se

observo que el rea de distribucin no es del todo efectivo, a

pesar que el rea es amplia
Los cubculos que se encuentran en la oficina tienes espacio
reducido, lo cual puede ocasionar molestia al estar laborando.

ANALISIS DE PUESTO
Se encontr que la empresa si cuenta con un formato
bien diseado y estructurado, solo que esta muy
incompleto, la identificacin de los puestos esta muy
general y es necesario

CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES:
CONCLUSIONES:
la aplicacin de una auditoria administrativa es sin lugar a dudas una
herramienta de control indispensable para mantener optimo el funcionamiento
administrativo de las empresas.
El factor del tiempo obliga a los cambios, en todos los aspectos, el comercio, la
industria, los servicios pblicos, etc.
Lo mas importante es entender la necesidad que se tiene de la misma, al
actuar como un detector de reas de gran oportunidad donde la empresa se
vea beneficiada y todo ese resultado se refleje en su productividad y en un
mayor nivel en el mercado.

Recomendaciones:
Se sugiere la formulacin de procedimientos para cada
actividad y cada puesto, necesitan establecerse por escrito, asi
no habr duda de lo que se tiene que realizar y de que manera
lograrlo.
Es de suma importancia que al elaborar lis presupuestos por
escrito, contemplen cada departamento de la organizacin, en
el cual el reclutador identifica las vacantes mediante la
planeacin de recursos humanos, tambin los vacantes
actuales y las que se emplean a futuro.

 ESTE

PLAN PERMITE AL RECLUTADOR ACTUAR EN FORMA

PRACTICA, AL POSEER LA INFORMACION SOBRE LAS
NECESIDADES DEL PERSONAL PRESENTE Y FUTURAS.

ES

NECESARIO CONTAR CON CANALES DE RECLUTAMIENTO PARA

LLAMAR A TODA LA GENTE INTERESADA A TRABAJR COMO SON:

SOLICITUD DIRECTA AL EMPLEADOR

CONTACTO CON AMISTADES
RESPUESTA DE LOS AVISOS EN LA PRENSA

EL PROCESO DE SELECCIN CONSISTE EN DOS DE PASOS ESPECIFICOS:

EL PROCESO INICIA EN EL MOMENTO EN QUE UNA PERSONA SOLICITAN UN
EMPLEO.
EL PROCESO TERMINA CUANDO SE PRODUCE LA DECISION DE CONTRATAR A
UNO DE LOS SOLICITANTES.

PARA LLEVAR A CABO ESTE RECURSO SE VA CON EL SIGUIENTE PROCESO:

RECEPCION PRELIMINAR DE SOLICITUDES
PRUEBA DE IDONEIDAD
ENTREVISTA DE SELECCIN
VERIFICACION DE DATOS
REFERENCIAS
EXAMEN MEDICO
DESCRIPCION REALISTA DEL PUESTO, DECISIN DE CONTRATAR

PARA LA OPTIMA DIRECCION Y EL XITO EN GENERAL DE UNA EMPRESA, SE

RECOMIENDA QUE LOS ALTOS PUESTOD DE LA EMPRESA, TENGAN MAS
INFORMACION A CERCA DE LOS SUBDITOS
PARA EVALUAR EL DESEMPEO DEL PERSONAL, SE RECOMIENDA UTILIZAR UN
FORMATO QUE SERA UTIL PARA VALIDAR Y REFINAR LAS ACTIVIDADES DE LA
EMPRESA.
EL FORMATO PUEDE CONTAR:

CARACTERISTICAS PERSONALES
MOTIVACION
COLABORACION
INICIATIVA RESPONSABILIDAD
ASPECTOS PERSONALES
HABILIDADES

TIPOS DE FORMATO
FORMATO DE FORMULACION Y UTLIDAD:
ESTO DARA UNA PRESENTACION MAS FORMAL Y A LA HORA DE QUE SEAN
UTILIZADOS, LAS PERSONAS ENCARGADA DE REVISARLO PUEDA
ENTENDERLOS MEJOR, LO CUAL SERA UTILA PARA LA EMPRES
FORMATO DE ANALISIS DE CONDICION DE TRABAJO:
RECOMIENDA A LA EMPRESA QUE EL AREA DONDE SE ENCUENTRA LOS
EMPLEADOS SE HAGA MAYOR ESPACIO, PARA EL MEJOR AMBIENTE
LABORAL