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Integrantes
David Bustinza
Javier Sosa
Henry Gutierrez
Carlos Crdova
Ulises Damas
Agenda
Introduccin
Proceso de Escalamiento
Control de la Comunicaciones
Glosario
Anexos - Plantillas
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Introduccin
El objetivo del plan de gestin de las comunicaciones para el proyecto
Concesin de Lnea de Transmisin 500 KV Mantaro-MarconaSocabaya-Montalvo y las Subestaciones es describir la forma en
que se planificarn, estructurarn, monitorearn y controlarn todas las
comunicaciones e informacin del proyecto con el fin de asegurar que
la informacin llegue a los interesados del proyecto de forma efectiva y
eficiente , la gua del PMBOK, 5 Edicin, el cual nos indica los requisitos
necesarios de control requeridos para la envergadura de este proyecto.
Ubicacin
Los estudios referenciales del proyecto
consideran:
Construccin tres (03) tramos de lnea de
transmisin en 500 kV, con una distancia
estimada total de 900 km, y una capacidad
de 1400 MVA.
Construccin de dos (02) subestaciones
nuevas: Mantaro Nueva 500/220 kV y
Socabaya Nueva 500/220 kV.
Ampliacin de tres (03) subestaciones
existentes: Campo Armio 220 kV,
Marcona Nueva 500 kV y Montalvo 500 kV.
Entregables
Cronograma
El plazo aproximado de 36
meses, y se tiene un
aproximado de 900 km de
construccin de la lnea.
Presupuesto
El Consorcio Transmantaro
invertir ms de US$400
millones para hacer
realidad el proyecto Lnea
de Transmisin 500 kV
Mantaro-MarconaSocabaya-Montalvo y
Subestaciones Asociadas,
que asegurar el
abastecimiento elctrico en
el sur del pas.
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Matriz Poder-Interes
Interesado
A
B
C
D
E
F
Equipo de proyecto
Cliente (MEM)
Contratistas (Cesel , Abengoa ,
etc)
Osinergmin
Comunidades Campesinas
Autoridades Ambientales
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Influencias
Por qu?
Para qu?
Coordinar, ejecutar, controlar y verificar el
cumplimiento de los plazos, costos y
especificaciones tcnicas del proyecto para
todas las contratistas que participen en el
proyecto
Informar sobre el avance, costos y
cumplimiento de las especificaciones
tcnicas del proyecto. Coordinar libranzas,
pruebas, operacin experimental puesta en
servicio.
Evitar desviaciones en los costos, plazos y
especificaciones tcnicas del proyecto y
coordinar la implementacin medidas
correctivas Oportunas.
Expectativas
Asegurar la correcta
ejecucin del
proyecto integral
Equipo encargado de la
supervisin del proyecto
B. Cliente
(MEM)
Apoyo total al
proyecto
C. Contratistas
Ejecutan el proyecto
D. Osinergmin,
Apoyo al MEM a la
supervisin
Interesados en el desempeo
del Consorcio Transmantaro
en el proyecto
E. Propietarios
de los terrenos Servidumbre
F. Autoridades
ambientales
A. Equipo de
proyecto
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Orden Jerrquica
Todas las comunicaciones debern ser aprobadas y contar con la
firma del director de proyecto.
Todos los aspectos relacionados con la ejecucin de las obras
sern de exclusiva responsabilidad de la supervisin
comunicarlas oportunamente al contratista.
Cualquier requerimiento tcnico por parte del MEM ser
comunicado por medio de la supervisin, con el objetivo de
mantener la coherencia y control de todas las acciones que se
lleven a cabo.
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Emisor
Medio
Frecuencia
Receptor(es)
Fsico / Electrnico
nica
Contratista
Plantillas de supervisin
Fsico / Electrnico
nica
Supervisores de obra
Manual de Calidad
Fsico / Electrnico
nica
Supervisores de obra
Administrador de contrato
Fsico / Electrnico
nica
Director de proyecto
Administrador de contrato
Fsico / Electrnico
nica
Director de proyecto
Supervisor de topografa
Fsico / Electrnico
Hasta su aprobacin
Cliente
Fsico / Electrnico
Hasta su aprobacin
Cliente
Diseador
Fsico / Electrnico
Hasta su aprobacin
Cliente / Contratista
Cliente
Cronograma definitivo de la
supervisin
Presupuesto definitivo de la
supervisin
Informes de revisin del
replanteo topogrfico
Informes de revisin del estudio
de suelos
Informes de revisin de diseos
Informes de revisin de
suministros
Inspectores de equipamientos
Fsico / Electrnico
Posteriores a
inspecciones en
fbrica
Actas de recepcin y
conformidad de suministros
Inspectores de equipamientos
Fsico / Electrnico
nica
Cliente / Contratista
Director de proyecto
Fsico / Electrnico
Propietarios de
terrenos
Supervisor civil
Fsico / Electrnico
nica
Cliente / Contratista
Notificaciones de fechas de
ingresos a terrenos
Acta de conformidad
E&M para obras
civiles
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Emisor
Medio
Frecuencia
Receptor(es)
Supervisor civil
Fsico / Electrnico
Hasta su aprobacin
Cliente / Contratista
Supervisor electromecnico
Fsico / Electrnico
nica
Cliente / Contratista
Supervisor electromecnico
Fsico / Electrnico
Hasta su aprobacin
Cliente / Contratista
Fsico / Electrnico
nica
Cliente / Contratista
Fsico / Electrnico
nica
Cliente / Contratista
Supervisor de seguridad
Fsico / Electrnico
Mensuales
Cliente / Contratista
Supervisor ambiental
Fsico / Electrnico
Mensuales
Cliente / Autoridades
ambientales
Administrador de contrato
Fsico / Electrnico
Mensual
Cliente
Supervisores
Fsico / Electrnico
Semanal
Cliente
Informe de no conformidades
Fsico / Electrnico
Clinete / Contratista
Director de proyecto
Fsico / Electrnico
Cliente / Contratista
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Emisor
Medio
Frecuencia
Receptor(es)
Director de proyecto
Fsico / Electrnico
Cliente
Administrador de contrato
Fsico / Electrnico
Cliente
Supervisores
Fsico / Electrnico
Mensual
Cliente
Director de proyecto
Fsico / Electrnico
Mensual
Supervisor ambiental
Fsico / Electrnico
nica
Cliente / Autoridades
ambientales
Director de proyecto
Fsico / Electrnico
nica
Cliente
Director de proyecto
Fsico / Electrnico
nica
Cliente /
Concesionaria
Director de proyecto
Fsico / Electrnico
nica
Director de proyecto
Fsico / Electrnico
Cliente
Administrador de contrato
Fsico / Electrnico
Cliente
Concesionaria
Concesionaria
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Proceso de Escalamiento
Utilizado para elevar un problema, conflicto o disputa a un nivel ms alto para su
resolucin, pudiendo llegar en algunos casos a alcanzar el nivel ms alto de la
organizacin, dependiendo de la magnitud del conflicto durante la ejecucin del
proyecto.
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Datos de Desempeo
Validar el
Alcance
Control del
Alcance
Control del
Cronogram
a
Control de
Costos
Control de
Calidad
Control de
Comunicaci
ones
Control de
Adquisicion
es
Control de
Riesgos
Informacin de Desempeo
Monitoreo y
Control del Trabajo
del Proyecto
Reportes de Desempeo
Desarrollar el Plan
de Direccin del
Proyecto
Gestionar las
Comunicaciones
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Porcentaje de avance
Pronostico
Informe de Incidentes
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Glosario
Acrnimo: Nombre abreviado del proyecto para facilitar su comprensin e identificacin. Puede estar formado a partir de las
iniciales del nombre completo, algunas slabas o sencillamente una palabra o expresin fcil de recordar que exprese el sentido del
proyecto.
Actividades/Acciones: Cada una de las partes concretas en que se divide el trabajo a realizar y que concluye con un resultado
palpable. Aportacin en especie: Aportacin realizada sin desembolso directo de dinero sino en bienes o servicios tiles para la
elaboracin del proyecto. Un ejemplo comn en los programas transnacionales sera la aportacin de personal propio o la prestacin
de infraestructuras para su uso temporal.
Asignacin de recursos: Distribucin de los diferentes recursos disponibles entre las diferentes actividades del proyecto. La
asignacin de recursos tiene como finalidad conseguir el uso ms eficiente posible de los recursos existentes, que siempre son
limitados.
Beneficiario: Colectivo de personas u organizaciones que recibe mejoras en su funcionamiento, calidad de vida o entorno gracias a
la realizacin del proyecto.
Bloques de trabajo: Procedimiento de agrupacin de las actividades del proyecto con el objeto de mejorar la asignacin eficiente
de los recursos. La creacin de los bloques de trabajo se realiza normalmente en funcin de la similitud de los recursos empleados
para su realizacin.
Calendario de actividades: Distribucin de las acciones del proyecto en perodos de tiempo concretos. Se suele representar de
forma esquemtica en una tabla con las unidades temporales en el eje horizontal y las acciones en el eje vertical.
Carta de compromiso: Documento a travs del cual los socios se comprometen a participar en el proyecto y definen los trminos
de esa participacin, con especial atencin a las cuestiones relativas a su cofinanciacin.
Cofinanciacin: Financiacin de un proyecto por parte de varias organizaciones. Los proyectos cofinanciados por la Unin Europea
suelen exigir un determinado porcentaje de ella por parte de sus socios.
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Glosario
Complementariedad: Capacidad del proyecto de integrarse en la estrategia global de la unin Europea y actuar
conjuntamente con otras intervenciones para satisfacer las necesidades de la Unin.
Contabilidad del proyecto transnacional: La contabilidad del proyecto transnacional es una responsabilidad
del socio lder del proyecto. No obstante, se da la peculiaridad en este tipo de proyectos de que la contabilizacin
fsica de los documentos contables se realiza directamente en los partners que ejecutan las actividades. Por ello es
necesario que el responsable financiero del proyecto tenga copias de todos los documentos de soporte para
elaborar una contabilidad global del proyecto.
Control interno: Mecanismos de control existentes para verificar el correcto uso de los recursos y los resultados
de las actividades de cada uno de los socios. Dada la dispersin geogrfica es necesario contar con mecanismos
de control interno explcitos durante la realizacin de los proyectos transnacionales.
Control presupuestario: Mecanismos que sirven para conocer el ritmo de gasto de las diferentes partidas
presupuestarios y la desviacin en un momento determinado de los gastos reales frente al presupuesto previsto
del proyecto. El control presupuestario es importante para poder prever la tesorera del programa con relacin al
cobro de los diferentes tramos de la subvencin (pagos parciales).
Coste: Conversin a unidades monetarias de todos los recursos empleados para la realizacin del proyecto.
Desviaciones: Diferencias entre la cantidad presupuestada como gasto y el gasto real efectuado en un momento
dado del proyecto.
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Glosario
Diagrama de Gantt: Representacin grfica de las actividades que componen el proyecto. En la dimensin
vertical se relacionan las actividades (una por lnea) y en la dimensin horizontal el tiempo de realizacin. El
diagrama de Gantt debe recoger las fechas previstas de inicio y final de cada actividad. Se trata de una de las
descripciones de actividades de proyecto de uso ms frecuente y de ms fcil comprensin. Asimismo es un
instrumento de gran utilidad para controlar la evolucin del proyecto.
Especificaciones de proyecto: Caractersticas exigibles al resultado del proyecto por los responsables que
definieron los objetivos. Las especificaciones del proyecto deben ser claras y concretas de modo que pueda
valorarse con certeza la consecucin de las mismas. Estructuras de Desglose de Trabajo (EDT): Herramienta
diseada para organizar y jerarquizar las actividades y acciones que se deben llevar a cabo para conseguir los
objetivos de un proyecto. La identificacin de todas las acciones permite estimar con mayor precisin los recursos
necesarios, duracin y presupuesto.
Gastos generales: Gastos que corresponden a las partidas bsicas para poner en marcha un proyecto
transnacional. Se trata de gastos que no pueden ser asignados o imputados a ninguna actividad concreta. Incluye
conceptos tales como locales, asistencia jurdica, telfono, fax, material de oficina, etctera.
Hojas de tiempo: Tambin son conocidas como hojas de dedicacin. Se trata de un documento que recoge la
distinta dedicacin en tiempo de las personas del equipo a las diferentes actividades del proyecto. Son un
elemento bsico para el control presupuestario e imprescindible para la justificacin de los gastos de personal.
Indicadores: Datos operativos extrados a partir de los objetivos y resultados que pretenden cuantificar y mostrar
el impacto que el proyecto est teniendo en sus diferentes aspectos (beneficiarios, calidad, cantidad, tiempo,
etctera). Informe de seguimiento: Informes peridicos que se realizan para mostrar la evolucin del proyecto y
que recogen la evolucin del proyecto transnacional en varias magnitudes: resultados parciales, control
presupuestario, dificultades que surgen, etctera.
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Glosario
Innovacin: Proceso de introduccin de nuevas formas de trabajo a la solucin de problemas, ya sea mediante las nuevas tecnologas, productos, servicios o
procesos. Tambin puede ser mediante el intercambio de experiencias procedentes de otra zona geogrfica.
Involucrados: Todos aquellos organismos, instituciones y colectivos que tienen algn tipo de inters en el desarrollo del proyecto. Corresponde al concepto
ingls de stakeholders. Lobby: Es un anglicismo de uso comn que se utiliza para todas aquellas actividades relacionadas con mostrar el proyecto a todas
aquellas instituciones con posibilidad de financiarlo, a fin de conocer el grado de predisposicin a participar en el mismo.
Porcentaje de cofinanciacin local: Tanto por ciento del costo total del proyecto que es aportado por los socios u organizaciones asociadas. Porcentaje de
financiacin europea: Tanto por ciento del costo total del proyecto que aportan los fondos comunitarios.
PERT: El anlisis PERT (Tcnica de evaluacin y revisin de proyectos) es un proceso mediante el cual se evala el resultado probable tomando como base tres
casos: el mejor, el esperado y el peor. El resultado del anlisis es la duracin prevista del proyecto (o parte) y su fecha de comienzo o finalizacin.
Presupuesto del proyecto: Previsin de las partidas de gasto durante la realizacin del proyecto, desglosados por calendario y naturaleza de los gastos.
Proyecto piloto: Proyecto que se realiza de manera experimental para que pueda servir de ejemplo en futuras intervenciones frente a un problema concreto.
Promotor: Socio que promueve e impulsa el proyecto en las fases iniciales. Usualmente se convertir en el socio principal.
Ruta crtica: Conjunto de actividades que se deben completar en un proyecto para que pueda finalizar en el tiempo previsto. Todas las actividades incluidas en
la ruta crtica son asimismo crticas. Cualquier retraso en una de ellas afecta a la fecha de finalizacin. Transferencia de resultados: Accin de transmitir los
resultados del proyecto a todas las instituciones y organismos a quienes puedan ser de inters adems de los implicados directamente en l: autoridades
nacionales y regionales, empresas, interlocutores sociales, etctera.
Transnacionalidad: Participacin de socios de diferentes nacionalidades -principalmente de la Unin Europea, aunque pueden haber algunos de otras
naciones- en un proyecto comn promovido por uno de estos socios.
Transversalidad: Vnculos de trabajo o colaboracin de un proyecto con otras actividades previstas en el mismo programa comunitario en el marco del cual se
quiere presentar la propuesta.
Valor aadido: Resultado que solamente se puede obtener mediante la realizacin del proyecto en esa determinada forma gracias a la concurrencia de una
serie de factores nicos y exclusivos en esa ocasin.
Viabilidad: Probabilidad que tiene un proyecto de aportar un nivel aceptable de beneficios a sus destinatarios una vez finalizada la ayuda comunitaria.
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Anexos
Informe de Avance
Procedimiento de Supervisin
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Anexos
Acta de Reunin
Informe de Revisin
32
Anexos
Lecciones Aprendidas
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Questions?
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